探討事業(yè)單位檔案管理信息化建設

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1檔案管理信息化存在的問題

1.1沒有認識到檔案管理信息化的重要性。檔案管理的信息化建設關鍵在于抓住以信息化形式向社會提供服務的重點。目前事業(yè)單位的檔案保管還集中在實體檔案保管上，還沒有主動實現(xiàn)檔案重審信息化建設。首先，沒有對檔案資料進行必要的分類提取加工，電子檔案的使用效益較低，無法滿足現(xiàn)代社會對事業(yè)單位檔案資料提出的需要。其次，沒有認識到信息化建設對降低檔案管理成本，提高檔案查詢速度的作用，檔案管理還停留在守護“死檔案”的方式上。第三，檔案管理還依然依靠手工操作，受制于技術條件，無紙化檔案閱讀還只停留在概念階段，傳統(tǒng)管理模式制約了檔案管理工作發(fā)展。1.2缺乏檔案管理信息化建設的總體規(guī)劃。首先，事業(yè)單位檔案管理信息化建設總體規(guī)劃與事業(yè)單位的發(fā)展戰(zhàn)略不符，沒能根據(jù)事業(yè)單位的總體發(fā)展規(guī)劃進行科學設計，導致檔案管理信息化建設規(guī)劃不切實際。其次，沒能進行深入的調(diào)研和科學的論證，有的事業(yè)單位檔案管理信息化建設規(guī)劃過于超前，缺乏實施信息化建設的必要和前提條件。第三，沒能注重檔案管理信息化建設的實際效果，不具備相關計劃的擴展性和靈活性，沒有給檔案管理信息化建設留出足夠的發(fā)展空間。1.3沒能建立檔案管理信息化建設的網(wǎng)站。信息化是依靠互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展起來的。實現(xiàn)檔案管理的信息化建設目標必然依靠網(wǎng)站作為信息輸送的結點。但是，目前事業(yè)單位檔案管理網(wǎng)站還處在設計階段。首先，事業(yè)單位檔案管理信息化建設沒能借助網(wǎng)站形式開展網(wǎng)上檔案查詢、電子文件傳輸，電子文檔歸檔等具體工作。其次，無法借助網(wǎng)站形式為全社會提供電子檔案服務，嚴重降低了事業(yè)單位檔案的使用效率。第三，沒能把事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)納入事業(yè)單位統(tǒng)一的信息系統(tǒng)，無法全面統(tǒng)一進行網(wǎng)絡維護，無法實現(xiàn)相關數(shù)據(jù)資源共享，沒能發(fā)揮出檔案的綜合效率，更不具備當前以及今后一段時間的主流硬件設備。

2檔案管理信息化的基本價值

2.1全面提升檔案管理效率。事業(yè)單位完善檔案管理信息化建設可以全面提高檔案管理工作的效率，進一步壓縮檔案管理成本，實現(xiàn)事業(yè)單位檔案資料的充分有效利用。首先，傳統(tǒng)檔案管理媒介主要是紙張，需要專業(yè)的工作人員收集數(shù)據(jù)信息資料，檔案管理成本較高，檔案安全性較低，檔案錯誤情況較多。采用信息化的管理方式，全面借助網(wǎng)站平臺進行檔案信息的管理，不僅極大的降低了檔案管理難度，而且提高了檔案管理的效率。首先，檔案管理主要借助硬盤和云存儲方式，提升了數(shù)據(jù)信息存儲的容量，可以全面提高檔案信息量。其次，采用計算機進行文字等資料編輯和錄入，不僅降低了檔案管理難度，而且提高了檔案整理效率，拓展了檔案數(shù)據(jù)存儲方式。第三，進一步突破了時空對檔案的限制，管理人員可以隨時進行管理，可以更好為用戶服務，全面提高了檔案管理實用價值。2.2進一步加強信息化水平。促進檔案管理工作信息化建設可以進一步加強事業(yè)單位的信息化建設水平。事業(yè)單位在信息技術飛速發(fā)展的今天，必須把信息技術引入到科教文衛(wèi)事業(yè)當中，實現(xiàn)檔案管理的信息化，可以間接的提高事業(yè)單位工作效率。首先，信息的傳播主要依靠網(wǎng)絡進行的，以電子文檔為主進行存儲，要求事業(yè)單位日常辦公也必須使用電子文檔，這樣不僅提高了事業(yè)單位的日常辦事效率，而且也極大的提高了事業(yè)單位的信息化水平。其次，信息化的關鍵點在于共享，實現(xiàn)了檔案數(shù)據(jù)資料的共享，也就意味著信息的實時傳遞，這樣更有利于信息和數(shù)據(jù)的交換，可以全面提高事業(yè)單位的工作水平，進一步提高事業(yè)單位工作人員的素質(zhì)，促進事業(yè)單位取長補短。第三，依靠信息系統(tǒng)進行檔案存儲，更方便事業(yè)單位內(nèi)部使用檔案數(shù)據(jù)資料，使相關人員在查閱檔案時更加方便，從而極大的提高了事業(yè)單位檔案管理人員和工作人員辦事效率。

3檔案管理信息化的主要措施

3.1提高檔案管理人員的信息素質(zhì)。提高檔案管理人員的信息化素質(zhì)和知識水平，對于檔案管理工作而言，有著不可估量的重要價值。提高檔案管理人員的信息化素質(zhì)應當從以下幾方面做起：首先，為檔案管理人員樹立信息化發(fā)展的主流意識，更新檔案管理工作觀念，促進檔案管理人員主動的提高信息技術的應用能力。其次，加強對檔案管理人員的信息技術培訓，提高檔案管理人員的信息技術水平，有計劃的為檔案管理人員進行信息技術知識和實際能力的培訓。第三，注重對檔案管理人員的信息技術水平進行考核，制訂檔案管理的信息技術標準，要求檔案管理人員努力達到與崗位適應的操作水平。第四，建立必要的獎懲機制，鼓勵檔案管理人員形成信息技術創(chuàng)新的動力，引導檔案管理人員圍繞工作實踐鉆研信息技術。3.2加強檔案管理信息化硬件建設。必要的是硬件設施是事業(yè)檔案開展信息化管理的基礎，隨著現(xiàn)代云計算和大數(shù)據(jù)的應用，必要的硬件設備是實現(xiàn)檔案管理信息化的基礎。首先，為了保證檔案數(shù)據(jù)資料在網(wǎng)絡環(huán)境的高效使用，必須加強硬件設備的建設，為事業(yè)單位檔案管理配備性能較為良好的服務器系統(tǒng)，實現(xiàn)中央控制和各終端的有效連接。其次，加強大對事業(yè)單位檔案管理工作的資金投入，按照相關的發(fā)展規(guī)劃，在保證資金到位的前提下，加快實現(xiàn)檔案管理的信息化進程，推進檔案管理信息化的建設速度。第三，逐步的將高水平的電子計算機設備滲透到事業(yè)單位檔案管理日常工作中，實現(xiàn)檔案管理錄入存儲的信息化操作，依靠信息設備實現(xiàn)檔案管理信息化的新常態(tài)。第四，圍繞當前的移動互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展趨勢，在取得事業(yè)單位的行業(yè)大系統(tǒng)開發(fā)前提下，盡可能的實現(xiàn)事業(yè)單位檔案數(shù)據(jù)的移動客戶端傳播，逐漸豐富事業(yè)單位檔案的信息化發(fā)展傳播渠道。3.3加強檔案管理信息化軟件建設。開展符合事業(yè)單位檔案管理實際需要，以及符合行業(yè)發(fā)展總體進程的事業(yè)單位檔案管理軟件系統(tǒng)，對于事業(yè)單位檔案管理信息化建設有著更為重要的意義和價值。首先，應當根據(jù)事業(yè)單位的業(yè)務工作實現(xiàn)需要，建立可以互聯(lián)互通，共享信息服務，無障礙進行數(shù)據(jù)傳播的信息系統(tǒng)。其次，建立事業(yè)單位檔案管理信息化建設的綜合性服務網(wǎng)站，進一步提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設的服務水平，圍繞有效綜合性平臺，拓展事業(yè)單位檔案管理信息化的網(wǎng)站建設。第三，加強事業(yè)單位數(shù)據(jù)信息保護系統(tǒng)的開發(fā)和升級工作，不斷提升數(shù)據(jù)檔案抵抗病毒和惡意攻擊的能力，保證檔案數(shù)據(jù)資料在網(wǎng)絡的安全傳遞，做好檔案數(shù)據(jù)資料的備份工作，在保證檔案數(shù)據(jù)安全前提下，做好檔案信息的服務工作。

4結論

實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的信息化建設，不僅符合檔案管理工作要求，而且也符合我國經(jīng)濟社會發(fā)展趨勢。為了做好檔案管理的信息化建設，就必須提前做好規(guī)劃，抓住有利時機，沉著應對信息技術帶來的挑戰(zhàn)，結合事業(yè)單位傳統(tǒng)檔案管理方式，做好事業(yè)單位檔案管理的轉(zhuǎn)型升級工作。

作者:周麗君 單位:通河縣清河鎮(zhèn)中心小學

參考文獻

[1]栗盛民.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設的方法策略[J].東方企業(yè)文化,2013(16):128-129.

[2]蘇紅.事業(yè)單位檔案管理信息化建設存在的問題與解決措施[J].理論觀察,2014(5):127-128.