檔案信息化建設(shè)與技術(shù)檔案管理思考

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摘要：隨著時(shí)代的發(fā)展，中國經(jīng)濟(jì)也在迅速崛起和發(fā)展，科學(xué)技術(shù)也在不斷的創(chuàng)新，可以說，中國已經(jīng)進(jìn)入了信息時(shí)代，各個(gè)行業(yè)與領(lǐng)域都在朝著信息化建設(shè)方向發(fā)展，以謀求更好更快的發(fā)展，檔案管理工作也不例外，只有保持自身的先進(jìn)性，做到與時(shí)俱進(jìn)，才能不斷的發(fā)展，在信息時(shí)代背景下，檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)主要體現(xiàn)在檔案信息化建設(shè)，這是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。筆者立足工作實(shí)踐，對檔案管理工作中，檔案信息化建設(shè)與技術(shù)展開探究，僅供參考。

關(guān)鍵詞：中國經(jīng)濟(jì)；信息時(shí)代；信息化建設(shè)；檔案管理

中國已經(jīng)進(jìn)入信息時(shí)代，在信息化時(shí)代背景中，信息化已經(jīng)成為各行各業(yè)發(fā)展的必要路徑，新時(shí)代背景下，檔案管理工作也應(yīng)該進(jìn)行自我改革與自我創(chuàng)新，如此才能緊跟時(shí)展趨勢，滿足時(shí)代的要求，從而提高自身的工作質(zhì)量與效率，提升檔案管理工作的服務(wù)水平，進(jìn)而提高檔案信息資源的利用效率，充分體現(xiàn)和發(fā)揮檔案信息資源的價(jià)值。鑒于此，本文圍繞這一題目展開探究，以期能夠促進(jìn)我國檔案管理工作的信息化發(fā)展，促進(jìn)檔案管理工作的進(jìn)步。

一、檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容

1.基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

基礎(chǔ)設(shè)施中，最為關(guān)鍵的是軟件設(shè)施與硬件設(shè)施，兩者是檔案信息化建設(shè)前提，為檔案信息化檢核提供技術(shù)支持。其中，檔案信息網(wǎng)絡(luò)，是基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的關(guān)鍵，發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，包括檔案傳輸、檔案交換，還有檔案信息資源的共享，都要通過檔案信息網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)。因此，要從兩方面入手：一是提高計(jì)算機(jī)的使用率，二是要加快檔案管理網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。

2.檔案信息資源建設(shè)

此項(xiàng)工作重點(diǎn)在于建立綜合的檔案目錄數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)庫中應(yīng)該包含兩部分內(nèi)容：一是檔案館所有的檔案的目錄，二是要包括全宗文件級(jí)目錄。與此同時(shí)，數(shù)據(jù)庫的類型也應(yīng)包括兩種，第一種是全文字?jǐn)?shù)據(jù)庫，第二種是多媒體數(shù)據(jù)庫。此外，要做好電子文件信息的整理歸檔工作，而對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，要對其進(jìn)行數(shù)字化處理，從而豐富檔案信息的類型，更好的滿足各類用于的使用需求，需要注意的是，要做好電力檔案的備份工作[1]。

3.應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)

首要任務(wù)是大力檢核檔案信息管理系統(tǒng)，在檔案管理工作實(shí)踐中，應(yīng)用通用性能強(qiáng)，且具有兼容性特征的系統(tǒng)，保證該軟件系統(tǒng)可以與互聯(lián)網(wǎng)聯(lián)通，并且可以與各大門戶檔案網(wǎng)站聯(lián)通，滿足政府、企業(yè)、組織，還有社會(huì)個(gè)人群體對檔案的使用需求。

4.人才隊(duì)伍建設(shè)

人員是檔案管理工作的具體實(shí)施者，對檔案管理的信息化實(shí)施水平有著重要影響，因此，要重視和正視檔案管理工作人員的作用，推進(jìn)人才隊(duì)伍的建設(shè)，打造專業(yè)的檔案信息化人才隊(duì)伍，這是目前檔案信息化建設(shè)工作中的重要內(nèi)容之一，重點(diǎn)是要對相關(guān)的檔案工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，促使其形成先進(jìn)的理念，掌握先進(jìn)的知識(shí)與技術(shù)，能夠熟練操作先進(jìn)的信息化設(shè)備，同時(shí)，還要加強(qiáng)對領(lǐng)導(dǎo)人員的培訓(xùn)，從而提高檔案管理人員的整體素質(zhì)，為信息化檔案管理工作奠定良好基礎(chǔ)[2]。

二、檔案信息化建設(shè)與技術(shù)檔案管理的措施

1.完善檔案信息化工作體系

首先，明確管理體制，完善運(yùn)行機(jī)制。最為基礎(chǔ)的是要遵循相關(guān)法律法規(guī)，在此基礎(chǔ)上，各個(gè)部門之間，要建立聯(lián)動(dòng)管理機(jī)制，以此實(shí)現(xiàn)對電力文件的實(shí)時(shí)監(jiān)控，以及全程管理。各地的檔案局，應(yīng)該充分發(fā)揮自身的作用，發(fā)揮協(xié)調(diào)功能，努力構(gòu)建一個(gè)上下聯(lián)動(dòng)，彼此協(xié)調(diào)的工作體系。初次以外，電子政務(wù)工作中，應(yīng)該注重并提高檔案信息化的所占比例。其次，完善法律法規(guī)，規(guī)范相關(guān)工作。具體而言，在建設(shè)過程中，要對其進(jìn)行專項(xiàng)規(guī)劃，化整為零，將整體龐大的任務(wù)分解，安排各各個(gè)負(fù)責(zé)單位和部門，其中，要明確任務(wù)量，以及任務(wù)完成的時(shí)間。除此以外，管理工作中，采用績效評估的方式，對各單位、各部門的工作量化評估，并將評價(jià)結(jié)果公布，然后與其進(jìn)行討論交流，幫助單位、部門認(rèn)識(shí)到工作中的薄弱環(huán)節(jié)，以此督促單位、部門能夠更加積極認(rèn)真的進(jìn)行檔案信息化相關(guān)工作[3]。

2.推進(jìn)檔案數(shù)字化和資源共享

要充分認(rèn)識(shí)到，資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的最核心工作，目前的情況下，檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)應(yīng)該集中在以下兩方面：一是推進(jìn)檔案數(shù)字化，首先，要尊重?cái)?shù)字化建設(shè)的規(guī)律，定制合理的建設(shè)計(jì)劃，并切實(shí)做好監(jiān)督工作，促使數(shù)字化建設(shè)工作可以有序進(jìn)行，與此同時(shí)，要建立完整的數(shù)字化目錄，并給予數(shù)字化建設(shè)工作充足的資金、技術(shù)、人才支持，促使個(gè)部門之間能夠團(tuán)結(jié)一致，齊心協(xié)力。二是實(shí)現(xiàn)資源共享。具體而言，要在國家相關(guān)法律法律的指導(dǎo)下，建立綜合檔案信息系統(tǒng)，并將去與辦公系統(tǒng)融合，各單位和部門可以通過網(wǎng)絡(luò)，將內(nèi)部形成的文件信息進(jìn)行處理、歸檔，以時(shí)間為排序標(biāo)準(zhǔn)，建立檔案信息目錄，以此促進(jìn)檔案信息化建設(shè)[4]。

3.健全技術(shù)支撐

檔案信息建設(shè)技術(shù)的研發(fā)，首先應(yīng)鼓勵(lì)檔案部門的相關(guān)技術(shù)人員進(jìn)行積極攻關(guān)，加大自主技術(shù)研發(fā)，同時(shí)，也可通過合作開發(fā)的方式研發(fā)新技術(shù)。對于檔案信息化建設(shè)而言，首要任務(wù)是要完善基礎(chǔ)設(shè)施，在前文的論述中，已經(jīng)明確，要做好軟硬件設(shè)施的建設(shè)工作，除此以外，要注意更新審計(jì)現(xiàn)有的工作設(shè)備，為檔案信息化工作提供設(shè)備支持。更為重要的是，要加大關(guān)鍵性軟件的研發(fā)，對軟件開發(fā)企業(yè)進(jìn)行等級(jí)評定，最終實(shí)現(xiàn)在全國范圍內(nèi)形成一個(gè)一致的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，所開發(fā)與應(yīng)用的軟件要具有兼容性。此外，還要做好軟件的安全建設(shè)，防止不法人員盜取、破壞檔案信息，加強(qiáng)訪問限制。

三、結(jié)語

綜上所述，筆者立足自己的檔案工作經(jīng)驗(yàn)，重點(diǎn)分析了當(dāng)前檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容，并提出了做好檔案管理工作的相關(guān)措施，但是，由于筆者自身能力與學(xué)識(shí)有限，文章中可能存在一些不足，希望有關(guān)人員不吝賜教。

作者:尚曉麗 單位:大慶油田有限責(zé)任公司第三采油廠信息中心

參考文獻(xiàn)：

[1]李忠峪.加快我國流動(dòng)人員人事檔案管理信息化建設(shè)的若干思考[J].大眾科技,2010,8:218-219.

[2]孫曉蓉.城建檔案信息化建設(shè)與工程檔案管理的思考[J].城建檔案,2012,11:36-38.

[3]彭柳.檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考[J].城建檔案,2017,1:17-18.

[4]熊偉.檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考[J].中國管理信息化,2016,18:172-173.