醫院票據管理信息化建設研究

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一、醫院票據管理的內容及信息化建設的目標

醫院票據是醫院收入的一種法定憑證，也是會計核算的原始憑證。醫院票據主要有三類：第一類是住院收費票據、門診收費票據，用于門診結算和住院結算；第二類是行政事業單位資金往來收據，用于單位之間往來款結算等非經營性業務；第三類是內部往來收據，由醫院內部自行組織印刷。H省腫瘤醫院住院收費票據和門診收費票據隨著多年前HIS的實施，已經實現了收費業務、票據使用全程信息化，因而本文討論的票據指的是第二類和第三類票據。票據管理分為票據請購、領用、使用、票款核對、會計處理、核銷等環節，任何一個環節出問題，都會給醫院帶來經濟損失。近年來隨著醫療衛生體制改革的深入、規模的擴大以及支付方式的多樣化，醫院資金來源渠道更加多元，票據的使用種類和使用量也在日益擴大，給票據管理工作提出新的挑戰。現階段醫院票據管理存在以下問題：對票據管理工作重視不夠，缺乏相應的制度措施；使用不規范，有填寫不規范、字跡模糊、甚至出現“大頭小尾”等現象；購、領、繳、存等管理環節存在漏洞；票據管理人員權責利劃分不明確。這些問題已經威脅到了醫院的資金安全，甚至影響到醫院的發展。因此，借助信息化手段，建立覆蓋票據整個生命周期各個環節的信息化管理系統，實現票據管理的科學化、規范化、精細化，在現階段十分必要。通過票據管理信息化建設要實現以下幾個目標。第一，實現醫院內所有票據的全生命周期信息化管理；第二，確保收費過程的資金流、業務流、信息流的集成，實現“閉環”管理；第三，通過信息崗位共享，提高核算的效率和準確度，避免資金運行中可能出現的錯誤和舞弊，實現收費盡收盡繳。

二、醫院票據管理信息化建設的實踐

H省腫瘤醫院通過專業的票據管理軟件來處理票據業務，并將該軟件與已有的HRP系統對接，實現了票據管理全程信息化管理。結合H省腫瘤醫院的實踐，以下從實施準備、實施過程、實施要點幾方面來介紹票據管理信息化建設。（一）實施準備。1．流程梳理流程梳理是票據管理信息化建設的關鍵，要明確票據管理的每個環節，環節的先后順序，各個環節需要哪個崗位來操作，將工作依據、工作內容、工作標準、注意事項標注出來。2．合理設置崗位權限崗位權限設置要合理，體現“不相容職務”原則。票據管理崗位、票據使用崗位不相容，出納、制單不相容，應收管理崗位、制單不相容，等等。需要說明的是，并不是出納不能制單，而是出納不能對自己開取票據的業務制單，在信息系統中要做出強制隔離。3．票據管理模塊與會計核算模塊對接將票據管理模塊與會計核算模塊對接，實現數據的自動傳輸，制單人在系統內審核完票據，并與票號對應后可以自動生成會計憑證，從而有助于提高核算效率和準確性。（二）票據業務運行過程。票據業務的運行主要包括票據購買及登記、領用、使用打印、財務入賬、制單稽核、票據核銷六個環節，涉及到四個崗位：票據管理、票據使用人、制單、往來核算管理崗位。具體運行過程如右圖所示。1．票據購買及登記環節票據購買由票據管理部門即財務部指定專門的票據管理員，根據票據使用情況定期去國家財政管理部門購買票據或組織印刷院內票據。購買或印刷好后由票據管理人根據票據種類逐本逐號進行登記。2．票據領用環節票據使用人包括現金出納、銀行出納、新農合會計、省市醫保會計四類。其中，現金出納負責現金收入業務；銀行出納負責銀行轉賬收入業務；新農合會計負責參保新農合患者的收入業務，與各地新農合辦公室定期結賬；省市醫保會計負責參保省市醫保患者的收入業務，與各地醫保辦公室定期結賬。票據管理崗位按票號分配給票據領用人，票據使用人只能使用票號分配范圍內的票據。為了方便打印，從領用開始，財政票據就需要按號拆散，一本使用完畢再統一裝訂保管，內部收據則可以采用活頁型。3．票據使用及打印環節業務發生時，票據使用人根據業務范圍在系統里錄入、打印票據。票據錄入項包括付款單位名稱、事項內容、金額、收款方式等。其中：現金出納填寫收款方式時按實際情況選擇現金、POS或沖賬；銀行出納填寫收款方式選擇轉賬；新農合會計和省市醫保會計除了開具票據外，還要接收并核對網銀數據與新農合平臺金額和省市醫保金額，如有差異注明原因，生成對賬列表。要注意開完票據后如果發現票據信息有誤，在系統中找到這張票據直接點“作廢”。在開具票據過程中，對于票據模板、記錄摘要等設置內容要盡量結構化，用選項代替文字錄入，提高效率。此外，要為票據使用崗位配置打印機以保證票據的打印。4．財務入賬環節制單崗位收到原始單據后，在HRP系統中根據票據生成列表，查找票號自動生成憑證，并將票據號錄入到記賬憑證附件里，一個票據號只能對應一個記賬憑證。如果列表中票號未顯示，錄入票據同步后生成憑證。注意：如果在入賬之后發現票據信息錯誤，則應當紅字沖銷。5．制單稽核環節制單崗位每天要在系統中統計已開具的票據和已入賬的票據。對于已開具未入賬的票據分類別制定催收期限，例如押金類期限一天，醫保基金、新農合基金類期限一周，對于超過期限未入賬的票據要及時查明原因并上報上級主管。6．票據核銷環節票據使用完畢歸檔時，票據管理崗位要在系統里逐號核對，在確定所有未報廢的票據都有對應的記賬憑證時，方可辦理以舊換新。（三）建設要點。在票據管理信息化建設過程中，H省腫瘤醫院認識到，信息系統再完善、再先進，能否成功實施關鍵還在于人的參與。因此，通過事前規劃、實施前培訓、實施后追蹤三個環節，讓一線相關崗位深度參與到流程設計和信息化實施過程中，才能夠保證票據管理信息化建設的順利進行。事前規劃：在系統研發之前，要組織相關人員深入討論，開展頭腦風暴，發揮一線人員的作用，使流程、職責等細節貼合實際。實施前培訓：系統上線之前，要將票據管理的目標、原理、流程、職責劃分、操作注意事項等知識對相關崗位進行統一培訓，讓每個崗位了解自己的職責和任務，熟悉整個流程，做好本崗工作的同時也知曉如何配合其他崗位工作。實施后追蹤：系統上線一段時間之后，還要召集相關崗位組織討論，看業務覆蓋是否全面，流程設計是否科學適用，崗位協同是否便利，環節上是否還有進一步精細的空間。

三、總結

醫院內部控制不論在管理理論研究上還是在實踐應用中都是個大課題，雖然財政部《行政事業單位內部控制規范》2012年就已出臺，但因各單位基礎情況迥異、大家的認知水平不同，各單位推動的情況、推行的效果差別也很大。筆者認為，與其長篇大論，不如在整體規劃的前提下，從細節著手，在環節上實現制度和措施的出臺和完善，引導局部機制建立逐步擴展到系統機制的協同；用單點突破、帶動小范圍認知升級，進而使內控理念貫徹醫院運營的各個環節，系統整合作用得到發揮。票據管理信息化的成功實施帶動了醫院資金內控乃至整體內控的完善，同時也為其他部分的控制建設提供了很好的思路和方向，由點及面、由小到大，最終推動醫院內部控制體系的建設和完善。

參考文獻：

[1]佟秋利，翟楓，孫國光等．高校票據管理系統的設計與實現[J]．中國管理信息化，2010，（11）：31-35．

[2]韓斌斌．做好醫院票據內控管理[N]．中國會計報，2017-4-28．

作者:韓斌斌 單位:河南省腫瘤醫院/鄭州大學附屬腫瘤醫院