高職檔案管理信息化建設(shè)探討

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摘要:高職院校檔案記錄著學(xué)校的各項活動內(nèi)容，包括學(xué)校的發(fā)展歷史，招生情況以及學(xué)校教學(xué)活動等，檔案管理工作也是高職院校管理內(nèi)容的重要組成部分。隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，尤其是信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，檔案管理信息化也成為高職院校發(fā)展的必然趨勢，就建設(shè)現(xiàn)代化的信息檔案管理體系對高職院校發(fā)展的意義，以及通過什么樣的方式進(jìn)行建設(shè)兩個方面進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞:高職院校;檔案管理;信息化

1檔案信息化建設(shè)的含義

檔案信息化建設(shè)主要是指利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)采集的自動化、信息處理的規(guī)范化、資料使用的便捷化、檔案管理的一體化。檔案信息化建設(shè)不同于傳統(tǒng)檔案管理模式，它與計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)緊密結(jié)合，通過規(guī)范、統(tǒng)一的檔案處理系統(tǒng)，將傳統(tǒng)紙張檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)檔案，檔案信息化建設(shè)離不開專業(yè)的技術(shù)人才，既需要了解檔案的基本工作流程，也需要掌握計算機(jī)技術(shù)的操作運用。

2檔案信息化建設(shè)的重要意義

2．1有利于推動高校現(xiàn)代化管理水平，提高檔案管理效率。檔案信息化建設(shè)是高校現(xiàn)代化建設(shè)的重要組成部分，更是高校管理工作的重要內(nèi)容，檔案管理包含多方面的內(nèi)容，既有科研、教育內(nèi)容，也有規(guī)章制度、校園建設(shè)等方面內(nèi)容，提高檔案管理的信息化水平有利于加大高職院校的信息化建設(shè)力度，提高管理效率。高職院校在進(jìn)行檔案信息化的建設(shè)過程中會對相關(guān)信息化設(shè)備進(jìn)行升級改造，培養(yǎng)一批現(xiàn)代化信息技術(shù)人才，提高信息化管理系統(tǒng)。檔案信息化建設(shè)是高校進(jìn)行現(xiàn)代化建設(shè)的前提和基礎(chǔ)，通過信息化建設(shè)能夠確保高校工作的順利開展，為高校科研、教育工作提供便利。2．2有利于提高檔案管理水平，增強(qiáng)檔案利用率。檔案信息化建設(shè)能夠?qū)鹘y(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。這樣用戶就能夠通過網(wǎng)絡(luò)獲取所需要的檔案信息，實現(xiàn)檔案信息的重復(fù)利用。信息化檔案不會受到外界因素的影響，不會因為使用不當(dāng)而造成破損或者毀壞的現(xiàn)象發(fā)生，而且通過網(wǎng)絡(luò)能夠提高信息檔案的使用效率，只要是合法用戶都可以進(jìn)行檔案資料的查閱和使用。另外，信息化檔案在管理上也比較方便，只要通過檔案管理系統(tǒng)對信息進(jìn)行錄入、保存、存檔就能夠使用，而且對于新增檔案信息和內(nèi)容都能夠第一時間進(jìn)行補(bǔ)充，提高檔案的及時性和完善性，檔案管理人員也能夠通過管理系統(tǒng)快速的查出檔案信息，提高工作效率。2．3符合現(xiàn)代化的發(fā)展需求，實現(xiàn)檔案管理的優(yōu)化升級。隨著我國教育水平的不斷提高，高職院校的數(shù)量和規(guī)模在不斷擴(kuò)大，在學(xué)生人數(shù)不斷增長的過程中，高職院校的各種管理工作也變得較為困難，學(xué)生檔案信息處理也較為麻煩，而通過檔案信息化管理體系的建設(shè)，能夠有效的提高高職院校檔案管理效率，適應(yīng)現(xiàn)代化教育的發(fā)展需求。

3檔案信息化建設(shè)的方式

3．1轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理理念，提高信息化建設(shè)意識。想要實現(xiàn)高職院校檔案信息化的順利開展，就需要提高高職院校檔案管理人員的現(xiàn)代化意識，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理理念，只有如此才能確保檔案信息化建設(shè)的順利開展。首先，高職院校要做好信息化建設(shè)的宣傳工作，定期對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高他們的認(rèn)知水平;其次，要提高檔案管理人員對現(xiàn)代技術(shù)的了解，高職院校可以聘請一些檔案信息化建設(shè)優(yōu)秀的管理人員到學(xué)校開展交流學(xué)習(xí)活動，讓檔案管理人員認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)的重要意義，從根本上提高對檔案信息化建設(shè)的重視度。3．2加大檔案信息化建設(shè)的投入力度。想要實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)，就需要加大檔案信息化建設(shè)的投入力度，從多個方面確保檔案信息化的順利實現(xiàn)。首先，要完善校園網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，為檔案信息化建設(shè)提供基本保障。檔案信息化建設(shè)是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下完成的，通過網(wǎng)絡(luò)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的數(shù)據(jù)化處理，并將檔案信息傳遞到檔案管理系統(tǒng);其次，要完善硬件設(shè)施，購買計算機(jī)、交換器等基礎(chǔ)設(shè)備，為檔案信息化建設(shè)提供必備工具;再次，要有完善的軟件系統(tǒng)，高校可以自己購買檔案管理系統(tǒng)或者通過技術(shù)人員制作自己學(xué)校的檔案系統(tǒng)，只有具備高效的檔案處理系統(tǒng)才能有效將傳統(tǒng)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)檔案，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)化管理;最后，還要提高信息化檔案管理的防御措施，確保網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息管理的安全性，要建立安全防護(hù)系統(tǒng)，定期對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境進(jìn)行檢測，為檔案信息化管理提供一個穩(wěn)定、安全的環(huán)境。3．3培養(yǎng)信息化檔案管理人才。人才是檔案管理的基礎(chǔ)，在建設(shè)檔案管理信息化的過程中，必須要重視專業(yè)人才的培訓(xùn)，提高檔案管理的效率。首先，要提高傳統(tǒng)檔案管理人員的計算機(jī)水平，通過培訓(xùn)提高他們對網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)的使用，實現(xiàn)人才的優(yōu)化升級;其次，要引進(jìn)現(xiàn)代化檔案管理人才，提高管理隊伍的整體水平。

4結(jié)語

高職院校檔案管理信息化建設(shè)是現(xiàn)代化發(fā)展的需求，有利于提高高職院校的管理水平和檔案使用效率，在信息化建設(shè)中，高職院校要結(jié)合自身情況，從高職院校檔案管理的具體情況出發(fā)制定合適的信息化建設(shè)策略，只有如此才能有效發(fā)揮高職院校檔案管理信息化的水平。

參考文獻(xiàn):

［1］宋曉玲．新階段高職院校檔案管理信息化建設(shè)淺析［J］．陜西檔案，2016(1)．

［2］季順霞．高職院校檔案管理的信息化建設(shè)探析［J］．中國管理信息化，2015(9)．

作者:李晶國 單位:赤峰工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院