高校檔案管理制度建設(shè)論文

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信息化革命的浪潮席卷各行各業(yè)，“互聯(lián)網(wǎng)+”成為大勢所趨。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下，高校檔案管理亦應(yīng)順應(yīng)科技發(fā)展，主動適應(yīng)信息化的趨勢，不斷探索創(chuàng)新，利用先進(jìn)的信息技術(shù)手段，大力推進(jìn)檔案電子化、數(shù)字化，培養(yǎng)相關(guān)方面的專業(yè)人才，推動高校實現(xiàn)優(yōu)化管理和創(chuàng)新發(fā)展。

一、“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下高校檔案管理工作的特征

（一）效率提高。在錄入信息環(huán)節(jié)方面，傳統(tǒng)人工模式下檔案中每一個信息要素的輸入都要靠人工手寫。這個過程費時費力，且在大批量的工作模式下容易產(chǎn)生人工登記誤差，在“源頭”上造成檔案信息失真，而現(xiàn)代信息技術(shù)能夠?qū)ν|(zhì)性信息進(jìn)行批量處理。在信息處理整合方面，傳統(tǒng)人工模式只能做到單維度，無法形成矩陣式管理，而信息化模式下，學(xué)生的信息是作為一個信息元素點存在，管理人員要調(diào)閱信息，只需要設(shè)定目標(biāo)元素點，就能將具有統(tǒng)一屬性的檔案迅速調(diào)閱，工作效率大大提高。（二）服務(wù)范圍擴展。“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下，共享經(jīng)濟(jì)得到迅猛發(fā)展。先進(jìn)的科技手段與發(fā)達(dá)的網(wǎng)絡(luò)平臺，使信息在更廣闊的范圍內(nèi)共享成為可能。高校檔案管理工作的目的不僅僅是保存資料，也要為必要的資料調(diào)閱提供支持。傳統(tǒng)人工模式下，要在浩如煙海的檔案中搜尋到需要的信息，要耗費大量的人力、物力。而“互聯(lián)網(wǎng)+”模式下，檔案管理部門在實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化歸檔后，可以通過專業(yè)人士開發(fā)出檔案檢索平臺，給高校管理人員和師生以適當(dāng)?shù)脑L問、查閱以及復(fù)制權(quán)限，讓檔案使用者足不出戶，在PC端，甚至手機APP上就能查閱檔案信息。這種檢索方便快捷，提高了服務(wù)效率和水平，也擴展了高校檔案管理工作服務(wù)的范圍。高校之間還可以搭建平臺，就一些信息進(jìn)行資源共享，打破信息傳遞的行政藩籬，真正發(fā)揮出“互聯(lián)網(wǎng)+”時代信息自由、實時流通的優(yōu)勢。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下高校檔案管理制度建設(shè)的對策

（一）完善制度。高校管理需要順應(yīng)時展大勢，不能囿于傳統(tǒng)。高校管理者要有改革者的氣魄，在借鑒兄弟高校以及其他企事業(yè)單位做法的基礎(chǔ)上，結(jié)合本校實際，制訂檔案管理信息化改革的方案，扎實推進(jìn)。以陜西某高校為例。該校于2014年引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理電子軟件，管理層隨即召開全校行政系統(tǒng)會議，要求各院系行政人員在一個月時間內(nèi)將在編教師以及在校學(xué)生的基本資料電子化，并進(jìn)行全面檢查。在管理層的重視和督促下，該項工作提前一個星期完成驗收。經(jīng)過管理層兩年的努力，該高校目前已經(jīng)實現(xiàn)了檔案管理信息化，師生反饋極佳。因此，高校檔案管理信息化制度的建設(shè)，與高校管理層的高度重視與積極推動是分不開的。（二）與時俱進(jìn)。“互聯(lián)網(wǎng)+”不是靜止的，而是隨著信息技術(shù)的發(fā)展而不斷進(jìn)步的。同樣，高校檔案管理信息化制度建設(shè)也不是一蹴而就，更不是一勞永逸的。關(guān)注信息技術(shù)發(fā)展，不斷優(yōu)化檔案信息化管理工作，提升使用便捷性，是一個長期推進(jìn)的過程。當(dāng)前我國高校檔案電子化管理工作比較偏重紙質(zhì)資料的電子化轉(zhuǎn)換，信息收集和整理的內(nèi)容主要是原先紙質(zhì)資料承載的內(nèi)容，在范圍上沒有太大的突破，而且對軟件更新、維護(hù)、個性化、差異化建設(shè)的重視力度也不夠。因此，高校檔案管理部門要建立動態(tài)監(jiān)測系統(tǒng)，要求各院系將檔案信息及時上報匯總，對在工作和管理中發(fā)現(xiàn)的新問題，提出的新思路都要及時溝通。例如，近年出國旅游成為熱潮，不少師生利用假日時間出國旅游，高校應(yīng)當(dāng)要求院系行政管理人員及時搜集師生的出入境信息，在突發(fā)情況下能夠有一手資料，也能從側(cè)面加強監(jiān)管，必要時可以與政府部門共享。另外，檔案總量是巨大的，但不同使用者的需求是多樣化的，高校應(yīng)當(dāng)完善檔案管理工作機制，細(xì)化檔案類別，搭建不同性質(zhì)與內(nèi)容的檔案數(shù)據(jù)庫，為檔案使用者提供高效快捷的個性化服務(wù)。總之，多樣化分類，建立多樣標(biāo)簽，是完善檔案信息化建設(shè)的一個重要內(nèi)容。（三）加強培訓(xùn)。檔案管理信息化制度的建設(shè)與實際操作需要專業(yè)人士的參與。一方面，高校可以適當(dāng)外聘相關(guān)方面的專業(yè)人士參與到高校檔案管理信息化制度建設(shè)的工作中來；另一方面，高校也要調(diào)動已有的人力資源，加強對現(xiàn)有檔案管理工作者的相關(guān)培訓(xùn)，幫助其適應(yīng)信息化管理要求，提高其應(yīng)用新技術(shù)、操作新軟件的能力。高校可以組織檔案管理工作者進(jìn)行職業(yè)后續(xù)培訓(xùn)，對能力不達(dá)標(biāo)、態(tài)度不端正的職工予以調(diào)崗處理，還可以組織職工到其他單位學(xué)習(xí)，通過現(xiàn)場觀摩，激發(fā)他們的學(xué)習(xí)熱情。此外，高校還可以鼓勵管理人員組成學(xué)習(xí)團(tuán)隊，利用業(yè)余時間交流、推介學(xué)習(xí)和應(yīng)用信息化管理工具的經(jīng)驗，或者定期開展工作技能競賽，對優(yōu)勝者進(jìn)行適當(dāng)?shù)莫剟睢８咝＿€可以建立適當(dāng)?shù)募顧C制，提升管理人員參與信息化管理培訓(xùn)的積極性和主動性，對學(xué)習(xí)能力強、思維活躍的管理人員進(jìn)行物質(zhì)與精神獎勵，多角度、全方位提升管理人員的信息化工作水平，扎實推進(jìn)高校檔案管理信息化工作的開展。

三、結(jié)語

“互聯(lián)網(wǎng)+”是時展的趨勢，實踐表明，擁抱信息化已經(jīng)然成為各行各業(yè)發(fā)展的方向。高校檔案管理工作也要積極實現(xiàn)信息化發(fā)展，實現(xiàn)工作效率的提高、服務(wù)范圍的擴大，以方便檔案利用者的查詢、調(diào)閱和對檔案的進(jìn)一步利用。高校管理者要扎實推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，相關(guān)人員要不斷學(xué)習(xí)，提升自己的工作水平和能力，使檔案管理信息化系統(tǒng)能夠與時俱進(jìn)。總之，高校檔案管理工作是高校發(fā)展建設(shè)的重要內(nèi)容，必須加強信息化建設(shè)，為高校工作乃至我國高等教育事業(yè)的發(fā)展作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

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作者:何京 單位:蘭州資源環(huán)境職業(yè)技術(shù)學(xué)院