高校教務秘書教學管理研究

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摘要：在高校教學管理工作中，教務秘書這一職位具有極強的特殊性。該職位既不直接參與到教學活動之中，又不是教學管理工作的第一執(zhí)行者，由此在教學管理工作中發(fā)揮著特殊的作用。文章就針對高校教務秘書在教學管理中的作用這一課題開展深入研究，構(gòu)建起高校教務秘書在教學管理中更好發(fā)揮其作用的路徑。

關鍵詞：高校教務秘書；教學管理；作用；路徑

一、引言

教務秘書在高校教學管理工作中的位置舉足輕重，其作用的發(fā)揮能夠直接影響高校日常教學管理工作質(zhì)量。為此，對如何讓高校教務秘書在教學管理中充分發(fā)揮出應有的作用應提起高度重視。原因在于，高校等教育改革正如火如荼地開展，高校教學管理工作也在時時刻刻迎接新的挑戰(zhàn)，而教務秘書的工作職能、工作范疇、工作量也會發(fā)生變化，在教學管理工作中的作用也會發(fā)生轉(zhuǎn)變。所以，明確高校教務秘書在教學管理中的作用，并將應有的作用充分發(fā)揮出來顯然是加強高校教學管理、提升高校教學質(zhì)量的當務之急。

二、高校教務秘書在教學管理中的作用所在

在高校教學管理工作中，教務秘書是其他人不可取代的職位，其作用非常特殊。具體表現(xiàn)在學校領導、院系教學主管部門、教師、學生的銜接方面，以及日常教學瑣碎事務的協(xié)調(diào)與處理等多個方面。因為教務秘書在日常教學管理工作中扮演著承上啟下的角色，各項與教學有關的事務都要經(jīng)過教務秘書的周轉(zhuǎn)，在這一過程中需要將上級領導的工作日程進行合理安排，并且要協(xié)調(diào)和處理好教師“教”、學生“學”所出現(xiàn)的矛盾與問題，同時，還要參與到教學管理相關工作之中。因此，教務秘書在教學管理中的作用既體現(xiàn)在服務方面，也體現(xiàn)在保障方面。

三、高校教學管理工作中教務秘書發(fā)揮其應有作用的側(cè)重點

1.要有詳細的工作職責、業(yè)務范圍、工作量作為支撐。在高校教學管理工作中，充分發(fā)揮教務秘書的作用必須從宏觀角度找到側(cè)重點，認清哪些是前提條件，哪些是推動力。而讓教務秘書明確工作職責、業(yè)務范圍、工作量則是前提條件，這也是充分發(fā)揮教務秘書應有作用的基本側(cè)重點。因為教務秘書只有明確工作職責、業(yè)務范圍、工作量才能體會到職位的重要性，進而激發(fā)其完成每一項工作任務的積極性和主動性，為更好地發(fā)揮其應有的作用打下堅實的基礎。2.高校要給予教務秘書更多的人文關懷和業(yè)務關懷。在高校明確教務秘書詳細的工作職責、業(yè)務范圍、工作量基礎上，教務秘書必然會積極地投身于各項工作任務之中，長此以往，必然會出現(xiàn)心力交瘁、不堪工作重負的情況，工作的積極性也會受到一定的打擊，進而導致應有的作用也沒有體現(xiàn)。為此，高校還要為教務秘書提供一定的人文關懷和業(yè)務關懷，通過適當調(diào)整假期、發(fā)放福利作為激勵之外，高校還要為教務秘書建立更多的培訓與指導平臺，幫助教務秘書緩解長時間的工作壓力，進而達到更好地發(fā)揮其應有作用的目的。在下文中則會根據(jù)這兩個側(cè)重點，就具體的實施路徑加以闡述。

四、高校教務秘書在教學管理中更好發(fā)揮其作用的路徑

1.進一步明確各學期每個階段教務秘書的職能和工作范疇。高校教務秘書在各學期每個階段的職能大體相同，主要承擔著各方協(xié)調(diào)、服務各方、上傳下達、提供建議與意見、統(tǒng)籌規(guī)劃等工作職能。各方協(xié)調(diào)是指，在整個教學運行過程中，針對各方存在的沖突進行及時化解，確保各項教學能夠有序、順利地開展。服務各方則是指全力輔助各方開展“教”與“學”的工作，為之提供一切的便利條件。上傳下達是指，將上級領導所下達的工作指示傳達到下級實施部門，并且向上級呈遞下級部門所提供的反饋與意見，確保上下級之間保持密切的溝通。提供建議與意見是指，針對上級領導的工作決策，以及下級實施部門的信息反饋，教務秘書提出自己的處理意見和建議，為減輕上級領導工作負擔的同時，為下級實施部門提供良好的建議與意見。統(tǒng)籌規(guī)劃是指，針對領導、教師、學生日常工作安排進行嚴密部署，為領導能夠嚴抓教學管理、教師嚴格執(zhí)行教學管理、學生能夠遵守教學管理提供保障。在高校各學期每個階段中，教務秘書的工作范疇往往并不會發(fā)生明顯變化。在開學前，教務秘書肩負著參與課程教學計劃的制訂、編排各學院（或各系）課程表、征訂教材、向教師發(fā)放授課任務書等工作。在學期初，教務秘書要協(xié)助學校教學主管、各院系教務主管檢查教師課程準備情況、處理學生選課后續(xù)工作、上課到位率、及時協(xié)調(diào)有關部門處理新開課程所存在的沖突，以及補考試卷的印發(fā)、統(tǒng)計學生調(diào)劑情況、制作各院系教學相關表格等。在學期中，教務秘書要肩負起派發(fā)學校各項教務通知、為學校各項措施的出臺提供依據(jù)、安排教師課堂教學審查活動、編寫所有教學文書、復查學生學籍變動材料、處理突發(fā)性教學事件等工作，這一階段也是教務秘書工作量逐漸增大的階段。在學期末，教務秘書需要協(xié)助各院系領導組織學生畢業(yè)實習、畢業(yè)論文答辯，協(xié)助各院系輔導員收集學生資料信息、發(fā)放學生個人檔案、登錄學生考試成績、安排掛科學生補考等一系列工作，這一階段教務秘書工作負荷程度最高。高校教學管理工作中，讓教務秘書能夠深刻認識到自身的職能和工作范疇所在，日常工作自然會體現(xiàn)出極強的條理性，緊張而又充實的工作過程也能夠激發(fā)教務秘書的工作斗志，為更好地發(fā)揮出教務秘書的作用提供前提。2.高校要引導教務秘書梳理好相關工作并減輕工作壓力。高校在明確教育管理部門教務秘書工作職能和工作范疇后，巨大的工作量勢必會為教務秘書帶來嚴重的心理沖擊。為此，讓教務秘書更好地發(fā)揮其作用就需要高校提供充分的引導，幫助教務秘書梳理好相關工作的同時并減輕其工作壓力。在此期間，高校應該做到兩個方面：首先，要引導教務秘書認識到每一項工作內(nèi)容的性質(zhì)是什么，以及開展該項工作的目的是什么。只有教務秘書厘清這些工作內(nèi)容的性質(zhì)和目的，才能把性質(zhì)相同、目的一致的工作合并到一起，縮減工作完成的時間，提高工作效率。其次，要為教務秘書提供緩解工作疲勞的平臺，以及減壓方式。高校教學管理部門要適當開展心理疏導活動，通過設立教職員工心理咨詢室來開展這些活動，從而為廣大教務秘書減輕工作疲勞感，實現(xiàn)心理層面上的放松。同時，還要利用雙休日、節(jié)假日開展拓展實踐活動，通過實踐活動改變教務秘書在工作中的心態(tài)，確保教務秘書自身的工作壓力能夠釋放出去，為在教學管理中發(fā)揮出更好的作用提供動力。3.要定期委派教務秘書參與各種校內(nèi)、校外培訓活動。高校教學管理工作中，更好地發(fā)揮教務秘書的作用必須注重日常的培養(yǎng)工作，要確保教務秘書的工作思想能夠與時俱進。在這里，定期委派教務秘書參與各種校內(nèi)、校外培訓活動是必然。其間，高校教學管理部門應向?qū)W校提出申請，由高校負責具體事宜的籌劃與安排，組織教務管理團隊身赴國內(nèi)知名高校進行實地走訪和交流，以培訓會、交流會的形式為高校教務秘書團隊提供異地培訓，培訓內(nèi)容包括網(wǎng)絡辦公、日常工作事務處理原則等方面，確保教務秘書能夠與外界產(chǎn)生更多的互動，積累廣大高校教務秘書的學習經(jīng)驗。另外，高校還可以定期邀請他校教學管理團隊來校參觀、交流，并在本校開展相關的培訓會、交流會，將先進的教務秘書工作理念傳入本校的同時，將本校教務秘書工作的特色與優(yōu)勢與他校來訪人員分享，確保教務秘書團隊的工作理念、工作思維能夠得到及時革新，由此來達到高校教務秘書在教學管理工作中的作用最大化這一最終目的。

五、結(jié)論

高校教學管理工作中，最大限度發(fā)揮教務秘書應有的作用并非易事，需要系統(tǒng)的研究、實踐作為基礎，調(diào)整并根據(jù)實踐成果做出相應的調(diào)整，由此才能確保教務秘書在高校教學管理中的作用充分發(fā)揮出來。當然，本文所提出的觀點勢必會存在某些不足，還需要廣大高校教育管理工作者、學者踴躍地獻言獻策，為不斷加強高校教學管理工作質(zhì)量盡一份力。

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作者:孔德頌 單位:南京理工大學泰州科技學院