檔案管理職業素養論文

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一、中職學校檔案管理工作概述及其重要性

（一）中職學校檔案管理工作概述。學校檔案是學校開辦以來直接記錄和反映學校發展經過、辦學中各項活動所取得的成果以及辦學中形成的痕跡資料的總和。它是學校教育教學工作不可缺少的寶貴史料，也是衡量一所學校管理水平和教學工作的標尺之一，是了解學校發展、考查學校歷史、總結辦學經驗、改善教學管理、提高教學質量、促進學術交流的信息資源寶庫。（二）中職學校檔案管理工作在國家治理中的重要作用。在當今信息化迅猛發展的條件下，國家對檔案工作也提出了更加具體的管理要求，2011年3月，中辦、國辦發出《關于分類推進事業單位改革的指導意見》，同年7月國辦為落實兩辦改革意見出臺了9個配套改革規定，同年11月《事業單位人事管理條例》公開征求意見；2013年底，全國各地響應中組部實施意見，召開干部人事檔案管理業務培訓，著重對干部人事檔案中“三齡兩歷-身份”等重要材料不準確、不齊全等因素提出了進一步完善的要求，同時也對人事檔案的改版工作（16K版本改為A4版本）作了明確部署，也對干部人事檔案中的第四類、第九類提出了新的整理要求，細化了第四類中的學歷、學位、學績、培訓和專業技術材料，細化了第九類中的工資、吸收錄用、入伍、任免、出國、離（退）休、代表登記表等材料；2014年9月，全國各地召開干部人事檔案培訓會議，傳達全國干部人事檔案專項審核工作會議精神，嚴格執行《黨政領導干部選拔任用工作條例》和《關于加強干部選拔作用工作監督的意見》，對進一步從嚴管理干部人事檔案方面提出了更多要求。另外，中辦、國辦《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》要求，從2014年起對2011年貫徹執行《中華人民共和國檔案法》的情況以來進行執法檢查；中華人民共和國財政部國家檔案局令第79號《會計檔案管理辦法》頒布并于2016年1月1日起施行；財政部也對資產管理、政府采購、公共能源消耗等方面作出了明確規定。以上事項充分體現了國家對人、財、物的管理提出了更加規范的管理要求，同時也告訴我們，檔案工作必須在國家治理中發揮起它應有的重要作用。（三）中職學校合理配備高素質的檔案管理人員的重要性。現今，中職學校辦學面臨著重大的變革，和國家新形勢下的發展息息相關，如何讓學校符合時代要求，辦出成果、辦出特色，必須把握時代命脈，順應時代要求，合理利用好現有的檔案資源寶庫，從中研究和改進辦學渠道、合理運用好單位的管理人員、教師骨干、專業特長人員，了解清楚國家政策性文件等信息資源。為使學校檔案管理工作真正發揮其最大限度的利用價值，為學校的辦學發展提供真實有效的檔案信息，合理配備好高素質的檔案管理人員顯得特別重要。

二、中職學校檔案管理工作現狀分析

檔案管理是學校管理的基礎性工作，是制定學校辦學工作的決策性依據。但從以往的情況看，有些同志認識不到檔案工作在學校發展中的重要性和必要性，存在著“輕檔案”的思想，不注重檔案的收集，還有一部分同志對檔案管理的認識較為膚淺，總認為學校檔案管理沒必要要求得那么嚴格，甚至還有人認為檔案工作可有可無，平時表現出對檔案工作不理不問的現象，上述對檔案管理不夠重視的思想，導致了檔案工作欠缺大局考慮，形成檔案管理人員缺乏，沒有配備精力充沛、專業性強的人員來進行管理，人員更換較為頻繁，加上缺乏系統化培訓，檔案管理人員素質較低，造成了人手不足、認識不到位、積極性不高、檔案管理方法陳舊落后、科室工作人員的檔案意識淡薄等因素，出現了收集、整理中的許多資料不完整或歸檔證據不足、整理不規范等問題，通過《全國干部人事檔案專項審核》一事的全盤整頓之后，學校職工和領導都從中得到了很多教訓和深刻認識。

三、提高檔案意識，合理配備高素質的檔案管理

人員是有效改進存在問題的重要途（一）提高和增強學校全體員工對檔案工作的重要性認識，是搞好學校檔案工作的先決條件。利用學校教職工政治學習時間、短信群發系統等手段，對全體教職工進行知識的學習和宣傳，使領導干部和全體師生員工都認識到學校檔案工作的重要性，樹立和增強全民檔案意識，樹立“檔案就是資源”“檔案就是成就”的理念，營造全員重視檔案工作的氛圍。（二）配備責任心強，敬業、精業等高素質的人員擔任學校的檔案管理工作是搞好學校檔案工作的重要條件。首先，建立和完善科學的檔案管理機制，配備檔案專職人員，全面負責學校的檔案管理工作，學校各處室再確定一名兼職檔案工作人員，負責配合鑒定、收集、移交本處室的檔案資料，形成檔案工作齊抓共管的局面。其次，由管理專職人員牽頭，建立健全嚴密并切實可行的檔案管理制度，及時、定期把檔案移交清單發放到各處室，起到提醒各處室進行一年一度的鑒定移交，再統一由檔案管理人員按照《檔案法》及上級檔案管理部門的要求，對學校工作中產生的文書檔案、教育教學、設備、基建、會計、學籍、黨、團等各種門類和載體檔案進行鑒定、分類、整理、編目、上架，以保證學校的各種資料齊全完整，使檔案工作做到有章可循，有法可依。四、中職學校檔案管理人員還應具備的職業素養與道德中職學校的檔案管理工作是一項繁雜而枯燥的工作，內容涉及面較廣，大類包括文書檔案、財務檔案、人事檔案、學籍檔案、基建檔案、照片檔案、印章檔案、電子檔案、實物檔案……有些大類之下又分為很多種類型，如文書檔案分為永久類、長期類、短期類，財務檔案又分為事業經費類、基建類、下屬產業類等，學籍檔案類又分為錄取名冊、學籍冊、畢業生登記冊等門類，人事檔案類就更為復雜，隨時都有工資變動、職務變動、職稱變動、獎懲變動、國培信息變動、省培信息變動等情況，各類檔案中所涉及的內容就更為廣泛，有上級管理部門下達的指令性、指導性文件，學校教學改革、培養目標、培養計劃、專業設置方面的規定和辦法，學科、專業與實驗室建設、學校發展規劃、學校管理制度、教學管理制度、學生管理制度，學生學籍類材料又包括在校學生的基本情況、學籍變更、學習成績、教育實習、實驗實訓實習材料及成績、學生獎懲材料、學生入團和入黨情況、學生參加各種大賽的情況、畢業生材料、學校申報和審批材料、總結和各類計劃材料、招生就業材料……要把學校的檔案管理工作做好，必須配備一位思想好、責任心強、熟悉學校工作、懂得學校辦學規律、有較好的政治素質和較強業務能力的同志來擔任此項工作，健全工作人員崗位責任制、檔案室管理制度、查閱制度、資料保管保密制度，嚴格按規章辦事。做到上述繁雜而精細的檔案管理工作人員，必須還要具備以下職業素養和道德：（一）要有較強的業務知識素養。檔案工作具有自身的規律和系統的理論體系，檔案工作的各個環節都有一些專門的規范和技術，如檔案的整理、鑒定、安全保管、編研利用等工作，都具有一定的專業性，需要具有一定的專業知識和現代科技知識才能做好檔案工作。（二）要有豐富的文化知識素養。檔案信息是一種載體，檔案工作人員要發揮檔案信息的利用價值，必須熟悉檔案的基本內容，掌握檔案內容所涉及的人文、地理、文學、歷史以及以《檔案法》為核心的法律知識等；檔案工作人員在對檔案進行收集、整理及管理的過程中，又始終貫穿著分析、研究、綜合、判斷、統計、登記、標注、編印等環節，因此，檔案工作人員還要具有較高的閱讀能力、語言文字標注能力和語言文字表述能力，在各個環節的工作過程中又要具備溝通協調能力。（三）要有熟練的現代化管理設備等運用能力素養。隨著科學技術的進步，隨著社會信息化及電子政務的出現和發展，檔案管理與社會各行各業一樣，必須由傳統的手工方式向現代化過渡，不斷完善其更新發展的進程，最終實現檔案管理現代化。因此，檔案工作人員必須具備運用現代化手段收集整理檔案的能力、運用計算機技術處理保存檔案的能力，運用光盤刻錄技術最大限度地延長檔案壽命和對檔案進行數字化、圖像化處理提高利用效果等能力。（四）要有熱愛檔案事業的道德修養和工作熱情。首先，要有敬業精神。牢固樹立各行各業都是為人民服務的思想和理念，樹立正確的人生觀和價值觀，以“在平凡的崗位可以做出不平凡的成績”為工作動力，樹立服從大局、圍繞學校教育教學工作、服務師生員工的思想，做到團結互助、積極主動的工作態度，努力提高服務質量和工作效率。其次，要有勤業、精業的工作熱情。學校檔案管理工作的內容涉及較廣，工作程序繁雜枯燥，但也要拿出對學校歷史高度負責的精神，以默默無聞、埋頭苦干的奉獻精神，在忙亂中分清先后，繁雜中找出規律，遵紀守法，誠實守信，嚴格遵守《檔案法》和國家各項法律、法規以及學校規章制度，嚴于律己，堅持原則，精益求精，不拖不延，按時、按量、按質完成檔案管理工作。再次，寬以待人，樹立榜樣。在日常檔案管理工作中，正確處理部門和部門之間、職工與職工之間的關系，自覺維護學校和科室的聲譽，增強集體凝聚力，確保檔案的保密與安全。熱情服務，儀表整潔，語言文明，營造良好的檔案工作氛圍，樹立檔案人員良好的形象。

【參考文獻】

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作者:張春麗 單位:云南建設學校