單軌制下企業(yè)會(huì)計(jì)檔案電子化管理分析

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隨著社會(huì)信息化和電子文件管理進(jìn)程的加速，會(huì)計(jì)檔案管理逐漸從傳統(tǒng)紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案管理、紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案影像化管理向會(huì)計(jì)檔案電子化管理邁進(jìn)。實(shí)施會(huì)計(jì)檔案單軌制管理具有良好的信息基礎(chǔ)、合規(guī)的法律政策環(huán)境和成功的試點(diǎn)實(shí)踐，是大勢(shì)所趨。然而在很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)，完全實(shí)現(xiàn)“無紙化”難度較大，可通過會(huì)計(jì)檔案電子化方式實(shí)現(xiàn)“少紙化”。本文著重探討企業(yè)會(huì)計(jì)檔案電子化的實(shí)現(xiàn)方式和實(shí)現(xiàn)機(jī)制。

一、企業(yè)會(huì)計(jì)檔案電子化的實(shí)現(xiàn)方式

會(huì)計(jì)檔案電子化管理是契合信息化時(shí)展趨勢(shì)，通過數(shù)字化技術(shù)實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案從傳統(tǒng)紙介質(zhì)向電子化檔案的轉(zhuǎn)變，并通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)電子化檔案的遠(yuǎn)程訪問和管理，提升檔案信息利用效率，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案信息的隨需訪問。縱向上看，企業(yè)要建立一個(gè)電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)與會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)、報(bào)賬服務(wù)平臺(tái)、銀企直聯(lián)系統(tǒng)、資金稽核平臺(tái)、會(huì)計(jì)影像系統(tǒng)、會(huì)計(jì)預(yù)算系統(tǒng)等系統(tǒng)的無縫對(duì)接。從橫向上看，企業(yè)要有一個(gè)依托ERP系統(tǒng)建設(shè)統(tǒng)一的企業(yè)級(jí)信息平臺(tái)，起到對(duì)經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)原始數(shù)據(jù)統(tǒng)一采集、信息交換、數(shù)據(jù)共享的功能，實(shí)現(xiàn)與內(nèi)部會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的無縫對(duì)接。也就是說，企業(yè)要依托已應(yīng)用的大ERP系統(tǒng)建立統(tǒng)一的企業(yè)級(jí)信息平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)與內(nèi)部會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的無縫對(duì)接，通過系統(tǒng)間的邏輯關(guān)系實(shí)現(xiàn)電子會(huì)計(jì)檔案的追溯查詢；同時(shí)將分散在各會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)的電子會(huì)計(jì)檔案信息上傳到電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電子檔案信息的一點(diǎn)查詢；并通過電子會(huì)計(jì)檔案和紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的匹配，做到會(huì)計(jì)檔案信息的完備、完整。(二)具體實(shí)現(xiàn)方式依據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第八條規(guī)定，形成的電子會(huì)計(jì)資料不屬于具有永久保存價(jià)值或者其他重要保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案才可僅以電子形式保存。結(jié)合企業(yè)現(xiàn)階段會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)際，參照企業(yè)會(huì)計(jì)檔案歸檔范圍和保管期限表，制定企業(yè)會(huì)計(jì)檔案保管載體形式建議表如表1所示。具有永久保管期限的會(huì)計(jì)檔案采用紙質(zhì)、電子兩種保管形式；原始憑證不受企業(yè)自主可控，采取紙質(zhì)、電子兩種保管形式；內(nèi)部原始憑證和記賬憑證僅保管電子載體；其他會(huì)計(jì)資料類別相對(duì)重要，也建議采取紙質(zhì)、電子兩種保管形式；會(huì)計(jì)賬簿等類別的會(huì)計(jì)檔案建議僅保存電子載體即可。實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案電子化最大的難點(diǎn)在于如何實(shí)現(xiàn)原始憑證與記賬憑證的關(guān)聯(lián)、記賬憑證與銀行對(duì)賬單等外部會(huì)計(jì)資料的關(guān)聯(lián)、電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)與所有會(huì)計(jì)檔案的關(guān)聯(lián)。1.外部原始憑證與記賬憑證的關(guān)聯(lián)一是通過報(bào)賬條形碼實(shí)現(xiàn)外部原始憑證紙質(zhì)版與電子記賬憑證的關(guān)聯(lián)。企業(yè)員工通過報(bào)賬管理平臺(tái)報(bào)賬時(shí)，報(bào)賬管理平臺(tái)自動(dòng)生成報(bào)賬單條形碼，通過報(bào)賬單條形碼建立外部原始憑證與記賬憑證之間的關(guān)聯(lián)，依靠信息化手段檢索調(diào)閱。二是通過會(huì)計(jì)影像系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)外部原始憑證電子版與電子記賬憑證的關(guān)聯(lián)。對(duì)紙質(zhì)原始憑證拍照或掃描后，通過影像系統(tǒng)將電子影像件與電子記賬憑證相關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)共同調(diào)閱。三是通過會(huì)計(jì)稽核系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)銀行回單與電子記賬憑證的關(guān)聯(lián)。保存銀行電子回單要復(fù)雜一些，主要原因是電子回單的產(chǎn)生系統(tǒng)在銀行，屬于外部系統(tǒng)，需要通過稽核系統(tǒng)核實(shí)后，才可以存入電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)，與記賬憑證相關(guān)聯(lián)。四是通過《會(huì)計(jì)憑證歸檔對(duì)照表》實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證與電子記賬憑證的關(guān)聯(lián)。紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證裝訂時(shí)，每?jī)?cè)應(yīng)附《會(huì)計(jì)憑證歸檔對(duì)照表》，報(bào)表中包含記賬憑證編號(hào)、報(bào)賬單編號(hào)、有無附件、制單人、金額、摘要、來源系統(tǒng)等信息。會(huì)計(jì)憑證的裝訂按照?qǐng)?bào)賬單條形碼順序裝訂，從而實(shí)現(xiàn)通過紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案上的條形碼找到記賬憑證，通過記賬憑證找到紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的流程。2.內(nèi)部原始憑證與記賬憑證的關(guān)聯(lián)企業(yè)依托ERP系統(tǒng)建設(shè)統(tǒng)一的企業(yè)級(jí)信息平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)對(duì)經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)中原始數(shù)據(jù)統(tǒng)一采集、信息交換、數(shù)據(jù)共享的功能。員工通過報(bào)賬管理平臺(tái)填寫報(bào)賬單時(shí)，諸如會(huì)議通知單、設(shè)備采購單、簽訂合同單、出入庫單等通過企業(yè)級(jí)信息平臺(tái)可實(shí)現(xiàn)與報(bào)賬單的在線鏈接，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)與電子記賬憑證的關(guān)聯(lián)，依靠信息化手段檢索調(diào)閱。比如出入庫單在系統(tǒng)內(nèi)已有相應(yīng)的審批流程，不再打印出入庫單作為內(nèi)部原始憑證保管。3.會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告等會(huì)計(jì)檔案的電子化保管在會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)、報(bào)賬服務(wù)平臺(tái)內(nèi)，都保存有相關(guān)的電子會(huì)計(jì)資料數(shù)據(jù)，根據(jù)實(shí)際需要，將相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行組配，形成記賬憑證、總賬、明細(xì)賬、日記賬，經(jīng)過鑒定，存入電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)。為保證電子會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)性和有效性，可分三個(gè)階段做好電子會(huì)計(jì)檔案的質(zhì)量監(jiān)控工作：歸檔前，重點(diǎn)對(duì)原始憑證的真實(shí)性予以核實(shí)；歸檔中，隨機(jī)抽查，比較電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)和來源系統(tǒng)的數(shù)據(jù)是否統(tǒng)一；歸檔后，對(duì)在電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)中一年以內(nèi)的電子會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行隨機(jī)抽查，與其來源系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行一致性檢查。

二、企業(yè)會(huì)計(jì)檔案電子化的實(shí)現(xiàn)機(jī)制

(一)職責(zé)明確，界定檔案部門與其他部門的管理權(quán)限。為保證會(huì)計(jì)檔案電子化工作質(zhì)量，需推動(dòng)檔案與業(yè)務(wù)的融合，明確管理職責(zé)，合理優(yōu)化管理流程，確保各項(xiàng)管理工作落實(shí)。具體而言，財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)日常會(huì)計(jì)檔案電子化歸檔管理工作，負(fù)責(zé)待歸檔會(huì)計(jì)文件材料移交前收集、鑒定、裝訂的部分工作，并積極配合檔案部門工作。檔案部門負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案保管工作，統(tǒng)籌各環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)工作，積極開展并監(jiān)督、指導(dǎo)業(yè)務(wù)部門檔案系統(tǒng)的使用。企業(yè)信息職能部門負(fù)責(zé)規(guī)劃、建設(shè)、優(yōu)化有關(guān)會(huì)計(jì)檔案電子化運(yùn)行系統(tǒng)和平臺(tái)，負(fù)責(zé)系統(tǒng)運(yùn)行的安全和穩(wěn)定，負(fù)責(zé)電子會(huì)計(jì)檔案的備份。(二)頂層設(shè)計(jì)，依托ERP系統(tǒng)建設(shè)統(tǒng)一的企業(yè)級(jí)信息平臺(tái)。會(huì)計(jì)檔案電子化是要實(shí)現(xiàn)電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)與內(nèi)部系列會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的高度集成，系列會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)與企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理系統(tǒng)高度集成，這需要建立在一定的信息技術(shù)基礎(chǔ)之上。但是在現(xiàn)階段各企業(yè)內(nèi)部和企業(yè)之間仍然廣泛存在著信息孤島問題。依托ERP系統(tǒng)建設(shè)統(tǒng)一的企業(yè)級(jí)信息平臺(tái)，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)中原始數(shù)據(jù)的統(tǒng)一采集，各專業(yè)子系統(tǒng)通過企業(yè)信息平臺(tái)交換信息、共享數(shù)據(jù),以克服當(dāng)前信息系統(tǒng)的缺陷。即企業(yè)需要依托ERP系統(tǒng)構(gòu)建一個(gè)全新的信息中心職能部門來統(tǒng)一采集各個(gè)專業(yè)子系統(tǒng)所需要的“同源數(shù)據(jù)”，維系協(xié)調(diào)企業(yè)級(jí)平臺(tái)和專業(yè)子系統(tǒng)之間以及各專業(yè)子系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)交換關(guān)系，經(jīng)初步分類和必要的技術(shù)轉(zhuǎn)換后統(tǒng)一數(shù)據(jù)信息，成為生產(chǎn)采購、營(yíng)銷、財(cái)務(wù)、人力資源等子系統(tǒng)相互聯(lián)系的平臺(tái)和紐帶。(三)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，實(shí)現(xiàn)電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)與各系統(tǒng)間的高度集成。系統(tǒng)集成是會(huì)計(jì)檔案電子化的關(guān)鍵。電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)主要負(fù)責(zé)存儲(chǔ)、保管電子會(huì)計(jì)檔案和紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案影像件，為用戶提供會(huì)計(jì)檔案信息應(yīng)用服務(wù)。電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)對(duì)接會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)、報(bào)賬服務(wù)平臺(tái)、銀企直聯(lián)系統(tǒng)、資金稽核平臺(tái)、會(huì)計(jì)影像系統(tǒng)等，自動(dòng)收集電子會(huì)計(jì)資料。(四)標(biāo)準(zhǔn)先行，設(shè)計(jì)統(tǒng)一科學(xué)的技術(shù)規(guī)范。會(huì)計(jì)檔案電子化面向眾多接入系統(tǒng)和眾多相關(guān)部門，需要制定統(tǒng)一的會(huì)計(jì)電子檔案歸檔接口。一是制定會(huì)計(jì)電子檔案歸檔范圍，界定會(huì)計(jì)電子檔案歸檔范圍，制定歸檔流程、著錄項(xiàng)等業(yè)務(wù)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。二是制定會(huì)計(jì)電子檔案接入標(biāo)準(zhǔn)技術(shù)規(guī)范。基于電子檔案OAIS模型，制定電子檔案接入標(biāo)準(zhǔn)，包括電子檔案接入的文件格式、報(bào)文結(jié)構(gòu)、接入頻率、校驗(yàn)規(guī)則等技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)具備“一點(diǎn)接入”能力的統(tǒng)一在線歸檔接口，實(shí)現(xiàn)ERP、報(bào)賬、資金等與會(huì)計(jì)電子檔案相關(guān)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)與電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)在線對(duì)接。(五)夯實(shí)底板，健全會(huì)計(jì)電子檔案安全保障體系。會(huì)計(jì)檔案電子化安全問題至關(guān)重要，需從電子檔案使用、IT系統(tǒng)安全、信息網(wǎng)絡(luò)保障三方面建立電子檔案安全保障體系。在使用電子檔案時(shí)要建立安全權(quán)限控制機(jī)制，在線瀏覽與會(huì)計(jì)檔案原文件相互保持獨(dú)立，同時(shí)保證會(huì)計(jì)檔案電子文件所有展現(xiàn)形式的一致，從而強(qiáng)化電子化檔案使用時(shí)的安全性保障。在IT系統(tǒng)安全方面，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一用戶與認(rèn)證管理，并通過采用雙機(jī)熱備、負(fù)載均衡、安全控制列表、冗余存儲(chǔ)、組合數(shù)據(jù)備份等IT系統(tǒng)安全保障技術(shù)來保證會(huì)計(jì)檔案電子化的IT系統(tǒng)安全。在信息網(wǎng)絡(luò)保障方面，將電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)的云端和網(wǎng)絡(luò)安全納入企業(yè)信息化安全管理體系。(六)紙電共存，建立適應(yīng)當(dāng)下及未來的會(huì)計(jì)檔案保管機(jī)制。由于外部環(huán)境的約束，會(huì)計(jì)紙質(zhì)檔案與電子檔案仍會(huì)長(zhǎng)期并存。針對(duì)此種情況，紙質(zhì)檔案與電子檔案的同步管理顯得尤為重要。為此，一方面要同步歸集，協(xié)同業(yè)務(wù)部門修訂基礎(chǔ)業(yè)務(wù)規(guī)范，從業(yè)務(wù)源頭保證紙質(zhì)檔案與電子文件的生成、整理、移交方式；另一方面要同步管理，通過建立歸檔對(duì)照表、報(bào)賬條形碼等手段實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的整合管理，保障紙質(zhì)檔案與電子檔案之間的順利互相查找。

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作者:李晶偉 單位:中國人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院