RPA在酒店企業財務的應用

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1概述

1.1酒店企業財務工作現狀。現階段由于酒店行業的業務特點尚沒有一套完整的商業化ERP系統能夠有效地將酒店業務功能與財務管理功能結合在一起，除酒店自行開發的系統之外，大部分企業采用專業的酒店管理系統配合財務管理軟件及系統外的手工管理表格模板進行管理操作。酒店企業財務人員處理會計核算、資金管理、稅務管理、預算管理的工作占據了其工作時間的絕大部分，而用于決策支持與規劃未來的工作時間則少之又少。運用信息技術提高會計核算、資金管理、稅務管理、預算管理的運作效率，降低財務交易處理成本，增強決策支持、規劃未來功能，促進企業財務向信息化、自動化轉型迫在眉睫。1.2酒店企業財務工作中存在的問題。1.2.1財務核算自動化程度低。首先，大量業務系統數據需要人工審核。酒店業務系統提供的數據鑒于內控及財務核算準確性要求，必須對業務系統數據進行審核，如房價審核、收款方式審核、發票開具等項目的審核。現階段酒店一般安排審核崗位來手工完成。該業務每天發生技術含量低，崗位工資少，人員流動頻繁，且無法保證審核后的準確性。其次，財務核算需要大量的手工操作。總賬系統中的酒店營業收入憑證、費用報銷的付款憑證、收款憑證的制作均需要以手工方式錄入，消耗財務人員大量的時間和精力。最后，酒店信息系統的集成度不高，各系統之間的通信無法自動完成。如酒店員工用餐成本在各部門之間進行分攤需要將員工用餐系統中各部門的用餐數據導出，同時將供應鏈系統中員工餐廳的成本數據導出，再進行計算分攤后手工制作會計憑證錄入總賬系統。1.2.2預算編制不合理，預算執行過程中的監控不及時。在酒店信息系統集成度不高的情況下，無法把驅動酒店營業收入及各項變動成本的動因數據以手工的方式記錄、分析、建模并以此為依據編制預算。經常是以上年的財務會計的科目數據分類匯總后參照營業收入的比例進行預測并以此為基礎進行預算編制，造成預算編制本身不合理。在自動化程度較低的情況下，預算指標實際執行情況無法及時反映，信息相對滯后，對預算控制不利。1.2.3財務會計核算沒有與酒店業務充分融合，財務分析不深入。酒店財務會計核算僅以客戶、供應商、部門三個維度展開，未深入到酒店業務層次，財務分析籠統，無法對酒店業務提出深入的指導性意見。如酒店的交際應酬費用，在財務會計核算體系下，只對該費用進行部門核算，未能按招待對象進行費用歸集，其發生的金額是否為酒店帶來營業收入的增長或為酒店帶來其他經濟利益的流入無法確定，無法對未來的經營中是否應增加或減少針對該對象的交際應酬費提出合理化建議。

2領域應用

2.1rpa的概念。流程自動化技術(RoboticProcessAutomation，RPA)是基于計算機編碼以及基于規則的程序，通過執行重復的基于規則的任務來將手工活動進行自動化的一種技術。RPA具有7×24小時不間斷工作、基于明確規則、模擬用戶與電腦交互、不破壞現有信息系統的特點，可以針對業務流程自動化實現短平快的開發和應用;侵入性低，只需要將企業內外部不同的系統連接起來，就能實現交互的目的，因此開發成本比較低，是企業信息化轉型的首選。2.2RPA在酒店企業財務領域的應用。酒店企業財務利用RPA對數據的收集、整理、傳輸、保存、輸入、報告等功能實現對會計核算、資金管理、稅務管理、預算管理的流程自動化改造，并將其進行有效的連接，形成一套集核算、管理、控制、決策功能的財務信息系統。2.2.1RPA在會計核算領域的應用。其一，PRA在會計審核工作中的自動化應用。運用RPA對數據的自動采集、整理功能自動登錄酒店PMS業務系統、對賬平臺或打開數據文件進行數據收集、下載，將數據按規則整理成固定格式的模板，將模板文件與規則設定文件比較，自動生成差異報告文件發送給操作人員確認并修改，將正確的文件以模板的形式傳遞給下一個自動化流程。其二，RPA在憑證編制過程中的自動化應用。利用RPA技術將會計核算的起點由會計憑證推向業務數據，將業務數據收集并整理為憑證模板的格式，利用財務軟件提供的憑證接口導入到總賬系統中。其三，RPA在采購付款過程的自動化應用。利用RPA模擬人工操作實現采購付款的自動化操作，將經過審核的采購請款單掃描成電子文檔，通過OCR識別請款單信息，自動錄入到ERP系統并將請款單信息與ERP系統中的采購訂單、入庫信息、發票信息進行核對，核對后輸入付款信息并生成應付賬款憑證、自動提交付款申請，經審批后根據付款指令生成付款模板文件自動導入網銀系統，經審批后付款并自動生成付款憑證模板導入總賬系統。其四，RPA在費用報銷過程中的自動化應用。RPA模擬人工與OA平臺相結合實現采購報銷的流程自動化。員工收集、掃描報銷單據，由RPA程序調用OCR自動識別單據信息，員工登錄OA平臺勾選信息提交報賬申請，部門領導審批后發送至財務審核，RPA程序自動對發票真偽、重復報銷、報銷標準、預算控制進行審核，審核后自動提交付款審批，審批后自動付款并生成付款憑證。其五，RPA在業財融合領域中的應用。利用RPA自動取數等功能將業務數據與財務數據進行關聯并存儲在數據庫中，在財務分析過程中進行調用并開展多維度分析。2.2.2RPA在資金管理領域的應用。其一，RPA在銀企對賬流程中的自動化應用。利用RPA模擬人工登錄網銀系統下載對賬單及賬務明細，執行對賬操作并生成余額調節表，自動按賬戶進行循環完成所有賬戶的對賬工作。其二，RPA自動生成資金報表。在實施了收款、付款憑證自動化的過程中已歸集了相關的收、付款業務類別、期間、客戶、供應商、交易金額等信息，利用以上信息RPA可以自動生成已定義好的資金報表。2.2.3RPA在稅務管理領域的應用。RPA在稅務管理領域的應用主要體現在納稅申報、增值稅發票查驗及認證兩個方面。納稅申報自動化應用需要在納稅申報前在總賬報表系統中設置好相對應的申報表數據源，利用RPA在規定的日期執行登錄總賬系統獲取數據并生成申報表自動發送給財務人員審核，經過審核后自動登錄稅務系統導入并提交申報數據、下載申報回執并進行相關的憑證處理。增值稅發票查驗及認證需要對已取得的發票進行掃描，通過RPA調用OCR控件識別發票信息，登錄發票查驗平臺，輸入發票信息查驗發票并返回查驗結果，再登錄發票勾選確認平臺下載可認證清單、匹配發票并勾選，批量上傳勾選清單進行認證同時進行會計憑證處理。2.2.4RPA在預算管理領域中的應用。預算管理在酒店企業很大程度依賴人為判斷，但RPA仍然可以在預算編制、預算執行情況監督及預算報告中發揮自動化的作用。預算管理人員設置預算模型，通過RPA自動從業務系統及數據文件中取數，自動編制并分解預算，監測并審計預算占用和執行情況，自動創建預算報告發送給相應的管理人員。在數據建模過程中利用RPA自動取數的功能將預算控制的關鍵動因存儲在預算數據庫中，預算編制過程中可快速實現不同管理要求不同版本的預算供管理者進行決策;在預算執行過程中監測關鍵動因的變化情況，在預算執行發生偏差時可迅速找到偏差原因，及時調整管理行為以確保預算目標的實現。

3建議

基于RPA在財務領域的多場景應用，企業運用RPA時應注意以下三個方面。3.1選擇合適的業務流程實施。RPA酒店企業實施RPA可根據自身的業務規模和特點選擇合適的業務流程實施，首先該流程應具有明確的判斷規則，其次該流程應是企業頻繁、大量發生的業務，最后與RPA相配合的應用系統必須穩定運行。機器人流程自動化并不是說沒有人工的參與，其自動化的含義是指本流程的自動化，而與之配合的其他流程可以是人工操作，也可以是其他管理系統。所有流程中自動化流程越多，財務系統的運行效率就越高，對決策的支持就越強。3.2實施RPA的成本控制。PRA的實施成本主要取決于業務流程復雜程度、機器人的部署數量。業務流程中用到OCR、大數據、NLP等技術越多，則PRA所能實現的功能越強，成本也就越高。數據檢索與記錄、影像識別與處理、平臺文件的上傳與下載等基本功能成本相對較低，企業可根據自身的需求進行選擇。數據處理建議使用微軟的VisualBasicApplication(以下簡稱VBA)在Excel辦公軟件中進行，其開發成本遠低于RPA的模塊開發成本且后期易與數據透視表、動態圖表制成商業智能儀表盤利于財務分析。3.3注意培養財務人員對。RPA技術的學習RPA編程易于學習，通過拖拽控件的方式實現自動化業務流程。主流的RPA平臺均提供了類似于流程圖設計器的圖形界面，在這個界面中，使用代表流程步驟的圖標來創建業務流程定義。財務人員學習RPA的流程編寫，不斷增加自動化流程，將使財務系統自動化的程度越來越高。在業務流程發生改變時，財務人員可對機器人流程做出相應的調整，為整合后的系統增加靈活的擴展功能。

4結論

隨著信息技術的迅猛發展，酒店行業競爭的加劇，酒店企業面臨更加復雜的經營環境，要求酒店財務降低交易處理成本，提供深入價值鏈的經營支持和決策支持，向數字化、智能化轉型。RPA技術的實施能有效地提高企業的財務運營效率，降低財務部門的人工成本，促進財務人員由核算型向管理型轉變，為酒店信息化轉型提供了一個風險和成本可控、收益可觀的解決方案。酒店企業應充分利用其優點緊跟科技發展的腳步，運用信息技術、自動化技術提高勞動生產率，挖掘財務數據的價值，提升企業核心競爭力。

參考文獻:

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［2］高良田.基于RPA技術的財務機器人應用研究［J］．財會月刊，2019(18):10－11.

［3］姜紅德.智能機器人(RPA)改變財務管控模式［J］．中國信息化，2017(12):44.

作者:于學龍 單位:畢思特大酒店(廈門)有限公司