財務(wù)共享中心會計信息化探討

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摘要:財務(wù)管理簡單地說就是對貨幣資金的管理，當(dāng)今信息化的時代背景下加強對貨幣資金的信息化管理將會更有效的提高財務(wù)管理的效率和效果。財務(wù)共享中心作為貨幣資金管理的集中地，信息化則尤為必要和緊迫。未來的財務(wù)管理應(yīng)該是人工智能化管理，是基于大數(shù)據(jù)、移動互聯(lián)網(wǎng)、云計算基礎(chǔ)上發(fā)展而來的結(jié)果。而對于當(dāng)前階段來說，財務(wù)共享中心在即有ERP基礎(chǔ)上結(jié)合RPA(RoboticProcessAutomation機器人流程自動化)的應(yīng)用將能更好地發(fā)揮其對貨幣資金風(fēng)險管控和業(yè)務(wù)流程優(yōu)化的作用，是貨幣資金信息化管理的一個優(yōu)先選項。

關(guān)鍵詞:財務(wù)共享中心，RPA，資金管理，流程優(yōu)化

一、財務(wù)管理與資金管理

財務(wù)管理是貨幣資金從投入到產(chǎn)出過程的管理，貨幣資金作為企業(yè)財務(wù)管理的主要內(nèi)容，貫穿于整個企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營周期，推動企業(yè)發(fā)展并以獲取更多的貨幣資金來實現(xiàn)企業(yè)價值。貨幣資金日常經(jīng)營管理信息化作為會計信息化體系的重要組成部分對于財務(wù)共享中心尤為重要。調(diào)查發(fā)現(xiàn)關(guān)于貨幣資金信息化討論的文章較少，這里主要從財務(wù)共享中心對貨幣資金管理的流程優(yōu)化和RPA應(yīng)用的角度進行研究，并將A企業(yè)在RPA應(yīng)用實踐中得出的經(jīng)驗予以分享，如圖1所示。

二、RPA在財務(wù)共享中心資金管理中的應(yīng)用

(一)資金管理與RPA。企業(yè)通常以一個月為周期進行資金日常管理核算，財務(wù)共享中心資金管理基本上不涉及或極少涉及現(xiàn)金，幾乎全部的資金業(yè)務(wù)內(nèi)容都會簡要地體現(xiàn)在月度銀行對賬單上，因此，銀行對賬單上的信息可以作為企業(yè)貨幣資金日常管理的來源和基礎(chǔ)。RPA技術(shù)是指通過使用用戶界面層中的技術(shù)，執(zhí)行基于一定規(guī)則的可重復(fù)任務(wù)的軟件解決方案，是數(shù)字化的支持性智能軟件，也被稱為數(shù)字化勞動力(DigitalLabor)。RPA在資金管理過程的應(yīng)用，是將機器人流程自動化應(yīng)用到企業(yè)的相關(guān)銀行業(yè)務(wù)流程改善中，是將會計業(yè)務(wù)中與銀行收付款前后相關(guān)聯(lián)的業(yè)務(wù)，以及銀行對賬單上交易記錄的賬務(wù)處理過程進行優(yōu)化，來促進交易信息傳遞標準化，來降低運營成本，提高效率，加強財務(wù)風(fēng)險控制。財務(wù)共享中心常常集中處理不同國家和地區(qū)的業(yè)務(wù)，把從應(yīng)收應(yīng)付款的賬期管理到收付款計劃，收付款審批再到銀行實際收付款流程化管理，最后實現(xiàn)銀行交易記錄記賬自動化，進而省略期末銀行對賬的過程。(二)財務(wù)共享中心架構(gòu)與業(yè)務(wù)流程。目前財務(wù)共享中心架構(gòu)普遍主要由以下五個部門組成。①PTP(ProcureToPay_采購到付款);②OTC(OderToCash訂單到收款);③RTR(RecordToReport總賬到報表);④其他財務(wù)相關(guān)部門(Tax稅務(wù)，MDM數(shù)據(jù)管理，F(xiàn)inancialPlanning＆Analysis財務(wù)分析);⑤Support部門(IT信息技術(shù)，HR人事，LegalDepartment法務(wù)，Admin-istrativeDepartment行政)。前三個部門都與貨幣資金管理聯(lián)系緊密，PTP主要體現(xiàn)在付款業(yè)務(wù);OTC主要體現(xiàn)在收款業(yè)務(wù)的處理;RTR主要體現(xiàn)在OTC與PTP收付款清賬情況的檢查及月末結(jié)賬的控制，和涉及借款還款的賬務(wù)處理，銀行賬戶間轉(zhuǎn)賬的處理，借款利息，銀行利息，買賣外匯，匯兌損益，現(xiàn)金池業(yè)務(wù)的賬務(wù)處理等。

三、RPA在“A”財務(wù)共享中心貨幣資金管理中的應(yīng)用

(一)信息化升級前現(xiàn)狀。A公司在資金管理信息化升級之前使用的相關(guān)系統(tǒng)軟件主要有QAD(ERP系統(tǒng))、TRAX(TransactionProcessingSystems，與銀行間交易處理系統(tǒng)，主要用于向銀行發(fā)送業(yè)務(wù)指令，接收銀行數(shù)據(jù)信息。)其貨幣資金日常管理流程為:收付款計劃—付款資金準備—銀行收付款—會計分錄—記賬—賬務(wù)核對—月末結(jié)賬。其中賬務(wù)核對量大時間緊，是月度按時結(jié)賬的關(guān)鍵也是財務(wù)風(fēng)險管控的關(guān)鍵。資金管理信息化改進前的對賬流程方式:①ERP銀行賬簿數(shù)據(jù)下載;②銀行對賬單下載;③對比前兩步數(shù)據(jù)，找出差異補充記賬。OTC和PTP部門在日常銀行清賬時會在查看銀行對賬單確認實際收付款后在ERP系統(tǒng)中的子賬系統(tǒng)中通過自創(chuàng)一條銀行收付款分錄的方式記錄子賬，RTR部門和其他相關(guān)財務(wù)部門在查看銀行對賬單后直接根據(jù)業(yè)務(wù)內(nèi)容手動記錄總賬。從月度銀行收付款信息量來看，PTP部門占比約70%，OTC部門占比20%，RTR及其他部門約占10%。(二)資金管理信息化升級方式。信息化升級后A公司改變了銀行對賬單的獲取方式和各部門的清賬方式，銀行對賬單信息由銀行定期傳遞給TRAX，再由TRAX定期傳遞給QAD，各部門在QAD中找到各自的銀行信息并清理各自的賬務(wù)。A公司主要采取三種方式清賬。①使用參數(shù)型。A公司通過標準化付款流程和信息，PTP在QAD中確認付款計劃時會生成一個參數(shù)，參數(shù)在確認付款時發(fā)送給TRAX，TRAX再發(fā)送給銀行，銀行實際付款后有將含有參數(shù)的信息包含在銀行對賬單信息中發(fā)送回TRAX，最終體現(xiàn)在QAD中。RPA利用此參數(shù)會自動實現(xiàn)應(yīng)付與銀行的匹配實現(xiàn)自動清賬。此方式可以實現(xiàn)約99%的PTP付款清賬。②描述匹配型。通過標準化銀行對賬單中的關(guān)鍵詞，固定標準的總賬科目和子科目及成本中心等利用RPA實現(xiàn)清賬自動化。可以實現(xiàn)OTC和RTR約80%的收付款清賬。③手動分配型。手動分配QAD中尚未清理的銀行付款項目，約占5%。以RPA為基礎(chǔ)的財務(wù)共享中心資金管理信息化升級后大幅提高了工作效率，減少了人工成本，提升了貨幣資金管理的精準性，財務(wù)風(fēng)險得到了有效的管控。但也應(yīng)注意到銀行信息數(shù)據(jù)，MT940的傳遞過程經(jīng)過中介環(huán)節(jié)存在丟失數(shù)據(jù)的可能性，應(yīng)該加以重視，總之，RPA作為目前實現(xiàn)資金管理信息化的重要工具，也作為最終實現(xiàn)資金管理智能化的橋梁值得參考。

四、未來展望

伴隨著財務(wù)信息化的應(yīng)用，最終實現(xiàn)財務(wù)管理職能化。未來傳統(tǒng)財務(wù)人員工作重心將轉(zhuǎn)變，傳統(tǒng)的財務(wù)工作者的工作重心將隨著人工智能最終取代基礎(chǔ)財務(wù)工作，同時，不斷追隨企業(yè)的主營業(yè)務(wù)的改變而加強信息標準化建設(shè)以推動會計信息自動化的進一步向前發(fā)展。

參考文獻:

［1］陳虎孫彥叢郭奕趙旖旎．財務(wù)機器人:RPA的財務(wù)應(yīng)用［J］．財務(wù)與會計，2019(16)．

［2］楊瑾．貨幣資金管理信息化初探［J］．新會計，2019(4)．

作者:于雷 單位:安道拓(中國)投資有限公司大連分公司