民辦高校科技檔案的管理水平研究

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從總體上看，民辦高校的檔案管理工作處于一個較低水平徘徊的狀態，難以適應新形勢下檔案管理工作現代化的要求。同時，科技檔案本身的特點對檔案管理又提出了一些特別的要求:第一、專業性是科技檔案最突出的特點之一。科技檔案的專業性特點集中表現在檔案形成領域和檔案的內容性質兩個方面。科技檔案的專業性特點，不僅使之區別于一般檔案，而且不同專業形成的科技檔案彼此之間互相區別，比如產品研發檔案和城市規劃檔案雖然同屬于科技檔案，但是兩者之間有著根本的區別。因此，科技檔案管理具有強烈的專業性要求，體現在管理機構上，就是出現了許多不同種類的專門檔案館(例如:城建檔案館、通訊科技檔案館、電影檔案館等)。第二、種類的多元性和類型的多樣性，是科技檔案的又一明顯特點。在各個檔案門類中，以科技檔案的種類最為繁多、類型最為復雜，呈現出多樣化的鮮明性特點。以種類而言，由于科技、生產活動的多專業性，導致了它的伴生性的科技檔案在種類上的多元化①。以類型而言，科技檔案是所有一切檔案種類中，類型最為豐富多樣的一種。可以說，科技檔案包含了各種載體、各種形式的檔案內容。這就要求我們管理科技檔案必須要具備相應的技術和設備，以便全面管理好科技檔案中的各種內容材質。第三、科技檔案具有成套性的特點。科技檔案都是人們在圍繞一個獨立的科研項目或生產活動的進行，規律性地形成的一系列相關的科技文件整體。成套性是科技檔案相對于其他檔案最鮮明的特點②。對科技檔案的成套性認識不足，常會造成檔案收集不全、檔案分散保管等不利于科技檔案管理和利用的錯誤。第四、科技檔案具有時效性的特點。科技檔案的時效性特點是指它具有較強的現實使用性，相比于其他檔案，如政務、人事檔案，科技檔案的時效性在歸檔時就已經顯現出來了。

有些民辦高校的檔案管理員本身不是檔案管理專業出身，檔案利用意識不強，對檔案管理的看法僅僅就是保管好檔案，對于檔案利用及其價值漠不關心，長此以往，空守檔案“金山”而自不知③，使檔案的價值及檔案工作的社會認可度都會下降。針對民辦高校檔案管理的特點及科技檔案自身的這些特點，作為民辦高校的檔案管理者，如何在充分利用自身條件的基礎上提高對科技檔案的管理水平并實現科技檔案的充分、有效利用呢?首先，檔案管理者自己要轉變觀念。堅決拋棄陳舊的檔案觀念，樹立現代化檔案管理理念。把檔案管理從單純的“保管”轉變到主動調查、主動參與、主動服務的現代管理方式。作為民辦高校檔案管理者，要主動與學校科研單位及個人聯系，了解科研工作的情況，提供力所能及的檔案資料，并主動幫助他們收集保存科研過程中形成的第一手資料。在實踐中，應該努力使整個科研開發進程與立卷建檔進程結合起來④，包括:下達項目計劃應與明確科研材料歸檔任務同步提出，對項目進程的檢查與科研相關材料歸檔規范性檢查同步進行，項目成果的鑒定、驗收與科研材料歸檔鑒定、驗收同步實施，確保科研材料規范有序以及在歸檔后的完整性。通過積極參與社會科研與生產活動，主動提供檔案支持，同時也可以進行檔案利用宣傳，提升檔案館(室)的知名度，提高公眾利用科技檔案的興趣和熱情。其次，檔案管理部門要合理利用有限的經費。在調查研究的基礎上，有計劃、分步驟地購進必備的檔案管理設備。作為民辦高校檔案管理機構，經費可能不如公辦院校那樣充足，尤其要求檔案管理人員學會“精打細算”，把有限的經費用到必須的地方，保證科技檔案管理工作順利進行。加快科技檔案的數字化建設，實現最廣泛、更便利的服務是民辦高校科技檔案提升水平的必然趨勢。科技檔案的數字化建設不僅可以使有限的資源能在最大的范圍內得到利用，更能夠有效避免重復建設重復投資，既有效地解決好當前民辦高校科技檔案管理資金欠缺的問題，也最大限度地提供了科技檔案的服務，促進了科研的發展以及科技檔案的開發利用，切忌一味地追求“大而全”的傳統管理模式。再次，民辦高校的檔案管理者要充分認識到科技檔案價值的時效性，極力促進科技成果的轉化利用。人類進行科學活動，獲取科技成果，其最終目的是為社會服務。如果科技檔案長期擱置，就會“藏”而不“用”，造成科技檔案價值的自然流失。科技檔案一個重要特征就是價值的時效性:即其對社會的有用性，是有很強的時限性的。在科技迅速發展的今天，科技活動前所未有的頻繁，科技檔案的積累速度快速增長，這個時限是越來越短暫了，因此，科技檔案管理的一個重要任務就是要加大對科技檔案的開發利用力度，催化科技成果向現實生產力快速轉化，實現最大限度地利用其價值為經濟建設服務。在國家教育十二五規劃的大背景下，全國高校必然會掀起一股科研熱潮。

如何在這股浪潮中激流勇進而不是被浪潮吞沒?這就需要科技檔案管理者具備高超的技能、專業的知識以及超前的意識，不斷學習科技檔案管理專業知識，更多地涉獵相關學科的一般常識，這樣才能管理好科技檔案打下良好的基礎。此外，民辦高校的檔案管理者在科技檔案利用過程中，還要注意知識產權保護。健全科技檔案分類管理制度是有效保護的依據⑤。只有依據相關法律法規，結合本單位的工作特點與知識產權的分類，制定出具體可行的保護制度，知識產權保護才能最終落到實處。這些制度必須規定本單位具體的每項知識產權權屬如何確定，知識產權的保護范圍、保護時限，采取何種保護方法，確定轉讓利用的條件等;同時，為了加強保護工作的系統性，這些制度還必須與科研、人事、及利用部門的管理制度相聯結，使知識產權保護得到全方位的支持。保護知識產權還必須做好對科技檔案的密級確定工作。檔案管理者要多多聽取檔案形成者的意見，并結合檔案管理專業知識科學定級，嚴防科技秘密在檔案管理和利用的過程中泄密。事實證明，在過去很長的時間內，我國的檔案管理部門或檔案管理者不注重對檔案價值的鑒定，對檔案密級確定不準確，造成了很多核心技術或生產工藝泄密的事件，給單位和國家造成了無法挽回的損失。所以，作為主要科研基地的高校，檔案管理者一定要高度重視對秘密檔案的保護。如果民辦高校檔案機構本身不具備鑒定能力或保密條件的，可以與檔案形成者合作進行鑒定和檔案保密工作。總之，隨著國家教育改革與發展十二五規劃的逐步推進，高校科研工作必將再上一個新臺階。高校科研工作的發展對于檔案管理部門提出了新的要求，作為民辦高校檔案管理人員，應深感責任重大，提前做好各項準備工作，以最專業的管理、最周到的服務為社會公眾利用科技檔案，使科技檔案發揮出自身最大價值。

本文作者：熊建文戶麗萍工作單位：宿遷學院