如何做好糧食檔案管理工作

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【摘要】在糧食經濟由計劃經濟轉入市場經濟的今天，想要在新形勢下保障單位檔案管理工作有序的進行，就應當跟上時代的步伐，不斷促進糧食檔案管理規范化的進程，提升檔案工作人員的綜合素質，提倡創新服務，加大檔案基礎設施的投入。本文就如何做好新形勢下的糧食系統檔案管理工作作出一些分析，希望對同行有所幫助。

【關鍵詞】新形勢；糧食；檔案管理

1糧食檔案管理工作的現狀

1.1糧食檔案管理規范化所存在的問題。1）糧食檔案管理系統不完善。首先要對計劃經濟時期檔案資料的收集與整理要求全面深入。其次，糧食日常檔案管理工作較為薄弱，專業管理人員缺失，在局機關大多為兼職人員從事檔案管理，工作中專業性不強，資料遺漏時有發生，影響了檔案資料的完整性。在基層糧所也存在制度不全，人員兼職，崗位邊緣化等因素影響了檔案工作的推進，進而產生工作效率低下且工作質量不高的問題。2）糧食信息化管理系統建設不完善。盡管目前信息化管理方法已經推廣開來，但是依然存在許多問題。首先，硬件設施及設備配備不齊全，無法為信息化管理提供基礎條件。其次，軟件設施的檔案管理功能不健全或者是軟件程序復雜等問題也制約著檔案管理的規范化。信息化建設的不完善，產生信息化管理滯后，必定會影響檔案管理規范化的進程。3）糧食檔案管理不完善。在糧食系統從計劃經濟轉軌市場經濟體系以來，由于糧食流通體制改革中，人員分流較多，機構改革力度較大，導致糧食檔案在人員更選中大量文件資料出現遺失，為以后的文檔查閱工作帶來不便，不少分工檔案的老人相繼離崗，也使得檔案管理一度出現“真空期”。1.2檔案從業者所面對的問題。1）檔案工作人員業務素質不高?？陀^上，由于糧食檔案管理工作人員多為兼職干部，造成檔案管理工作薄弱。隨干部崗位輪換、人員流動頻繁，兼職干部不僅事多且繁雜，主觀上也無太多精力去學習檔案專業知識，導致檔案相關業務素質不高。2）檔案工作人員的心理反應。檔案管理工作是枯燥、瑣碎的，且需要特別的細心、認真。檔案管理者絕大多數時間要面對各種材料整理、統計、鑒定，與外界打交道的機會較少，容易局限自己，產生職業疏遠感、壓抑、失落的心理；同時檔案管理者的工作是日復一日的單調、重復的勞動過程中，乏味之感會油然而生，容易產生煩躁情緒。3）檔案管理者的認知度不高。檔案管理工作崗位似乎總是處在全局工作的邊緣，得不到應有的理解、尊重和發展條件。甚至擔心這一崗位一但被固化，難以獲得輪換到其他崗位鍛煉的機會，形成檔案從業人員缺乏職業成就感。

2新形勢下解決檔案管理現狀的措施

2.1完善檔案管理工作的管理體制。2.1.1認識到檔案管理工作的重要性。在新形勢下對檔案管理工作時效性的要求也越來越高，就更需要一套完善的管理體制。那么，完善管理體制應該先從局領導著手，讓“一把手”認識到檔案管理工作的重要性，提高對檔案管理的重視度，積極為單位的檔案工作提供人、財、物的保障。2.1.2構建完善的檔案管理制度。在管理制度中應當結合糧食工作的特點，明確檔案的歸檔制度、檔案的安全保管制度、檔案的保密制度、檔案的借閱制度，將每一個工作制度進行細化，明確相關人員的工作職責，并落實到實處，保證工作能夠細致規范化的開展。2.1.3建立相應的監督體系。該體系監督者可以是高層管理人員也可以是檔案的使用人員，不必投入過大的人力，卻能為檔案工作有序進展提進行保駕護航。2.2加快檔案管理信息化的進程。首先加大對檔案信息化相關的硬件設備的投入，如電腦、掃描儀、照相機等，積極推進數字檔案室的建設；然后在軟件方面，選擇起點較高且便于掌握的軟件，逐步實現檔案數字化管理。在新形勢下應當充分發揮互聯網技術的優點，強調信息化，比如可以在網上工作動態、信息簡報等，并且開展電子檔案和實體檔案的整理、分類、編號等工作。同時完善多媒體檔案庫，加大電子數據的收集，不斷開展照片、錄音與視頻等數字化工作，豐富檔案資源。2.3解決檔案工作人員面對的問題。2.3.1工作人員的業務素質上要“爭一流”。確立專職檔案管理崗位，配備專業檔案人員，同時加強對相關檔案管理人員進行技術、專業化的培訓，加強其對信息化技術的熟悉程度，同時強化繼續教育，對檔案管理人員定期進行新知識、新技術的教育，以適應檔案工作發展的需要。2.3.2檔案工作者的心理上要“沉住氣”。首先應注重提高檔案人員對檔案管理工作的認識，掌握先進的科學管理方法，強化職業技能的訓練，改變自身所掌握的技能跟不上時代步伐的現象；其次是培養檔案人員的責任意識，才能在工作中做到認真負責，調動自身積極性，煩躁的心理就會自然消退。

3新形勢下糧食檔案管理與服務的創新

隨著現代化管理技術的廣泛運用，電子文件的大量產生，檔案室不僅要接收和管理傳統的紙質檔案資料，而且也要接收和管理電子形式的檔案以及新型載體的檔案。從服務方式上看，除要求提供檔案原件摘抄外，還要求提供不同載體檔案的修復、保護、復制等服務。因此，新形勢下的管理與服務的創新可以從以下幾點著手。3.1人力資源結構的配備要地求“?！?。任何形勢的創新都要靠人去實施與實現，所有的創新工作歸根到底是人的觀念、意識和素質的創新。破除檔案工作人員的兼職現象，推行檔案專業人才的配置，努力培養數字化和現代化檔案需要的復合型人才。3.2檔案資源的建設上要求“嚴”。加強檔案資源建設并不是要求收集的檔案材料越多越好，而是要嚴格按照《檔案法》、《檔案工作實務》等法律法規和業務標準，結合單位自身的特點，重點收集具有代表性的資料，形成檔案資源的集中集約優勢。3.3檔案服務機制上要求“新”。檔案管理部門必須改變長期形成的重“管理”輕“利用”的思想觀念和“你來要，我查找；你不來，我不管”的被動服務，提倡主動積極服務，推動檔案服務均等化、便利化。加強兄弟單位間檔案工作的協作，本單位通過建設誠信檔案查詢等方式提供檔案“一站式”服務。讓“死”檔案變為“活”檔案，逐步實現檔案資源共享。

4檔案硬件管理上求“牢”

一要加強檔案基礎設施的建設。按照檔案保管利用要求，科學配置檔案辦公、利用和保管場所，進一步提高單位檔案室安全防災標準，推進檔案安全裝備的現代化，切實改善檔案室保管保密的條件。二要提高檔案網絡與信息安全的水平。保障電子文件和電子檔案長期保存和利用。對上網文件、檔案進行嚴格把關，嚴防把涉密資料傳輸到非涉密網絡上。

作者:陳國華 單位:山東省煙臺市龍口市糧食收儲管理中心