計算機技術在檔案管理的應用

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信息技術是隨著計算機發展而來的一種管理方法。與傳統的檔案管理方法相比，計算機技術具備很多傳統方法無法比擬的優勢。計算機能夠提高檔案管理工作者的工作效率，加快檔案檢索速度，加強檔案安全，增長檔案的壽命，降低檔案管理成本，提升檔案管理水平。隨著計算機的普及，檔案管理工作早已無法離開計算機技術。因此，加快計算機技術在檔案管理中的應用是現代檔案管理的客觀要求，只有充分掌握了計算機技術，并將計算機技術應用到檔案管理工作中，檔案管理工作才能符合現代檔案管理的工作模式，提高檔案管理水平。

1計算機技術在檔案管理中的意義

1.1計算機技術和檔案管理相結合是現展的需求。如今是一個信息化的時代，計算機作為信息最為重要的載體早已被廣泛的應用到了各行各業。傳統的檔案管理工作方法已經不再適用于現在的檔案管理工作，其在管理工作中較低的工作效率和管理水平已無法滿足當今龐大的信息量。因此，用計算機技術代替傳統的管理技術是一種必然的發展趨勢，也是一項重大的生產力的改革。這樣的改革在各行各業中都是必然的，也是有利的。因此，作為檔案管理工作者應該主動提高計算機技術并將計算機技術應用到檔案管理工作中，將傳統的工作與現代計算機技術相結合，并不斷創新尋找更高效的工作方法。1.2傳統檔案管理與現代信息處理相配合。在我國目前的檔案管理工作中，檔案基本還是實體檔案。檔案管理工作者最主要的工作還是對實體檔案的保管，并盡量提高檔案壽命。然而，計算機技術在對數據的儲存中，有著極大的優勢。這不僅體現在數據的壽命，還體現在數據的管理成本和管理效率中。數據作為一種虛擬的編碼在計算機中的儲存基本上不會發生任何改變，其壽命可以說是實體檔案無法比擬的。不僅如此，計算機可以的儲存數據也是實體檔案無法比擬的，一張小小的硬盤就可以儲存記錄在實體檔案中所有的數據。除此之外，計算機的對于信息的管理也是十分有效。計算機技術提供的數據檢索、處理功能能夠極大的提高檔案管理工作者的工作效率。因此，計算機在處理數據、存儲數據的優勢能夠在檔案管理工作中得到充分的體現。1.3檔案管理中應用計算機有助于管理人員與時代接軌。檔案管理工作的工作重點首先是培養工作人員的工作意識，提高工作人員的現代化意識。只有讓工作人員能夠與現代化技術接軌，才能提高檔案管理工作的工作水平。當前計算機技術還未全面地在檔案管理工作中得到普及是因為檔案管理工作人員還未充分意識到計算機技術在檔案管理工作發揮的作用。因此，提高檔案管理工作者的現代化意識使工作者與時代接軌是當前的首要任務。

2計算機技術在檔案管理中應用的具體措施

2.1加速計算機技術在檔案管理工作中的普及。要實現真正的檔案管理工作現代化，就要提高計算機技術在檔案管理工作中的普及，要最大程度上使工作者能夠熟練應用計算機技術進行檔案管理工作。檔案管理工作中引入計算機技術能夠很好的實現現實檔案編目及檢索的自動化、檔案的自動存儲和電子文檔管理等操作。因此，普及計算機技術是檔案管理工作現代化中重要的一步。2.2檔案工作人員應提高檔案意識和業務素質。檔案作為一種寶貴的信息資源，被廣泛的關注和重視。因此，檔案管理工作者應該提高自身素質，提高業務能力和工作能力。在對檔案管理工作者進行培訓時，首先應該提高工作者的素質修養，其次應該提高工作者對于計算機的應用能力。在招聘工作人員時，應該優先選擇有一定計算機技術基礎的工作者。只有這樣，檔案管理工作者才能熟練掌握計算機辦公技術，才能在檔案管理工作中充分發揮自身優勢與時代相接軌。2.3建立健全相應的法律法規。電子檔案相較傳統檔案雖然有許多的優勢，但也有其劣勢所在。比如說電子檔案容易被盜取，且在法律上的效力沒有實體檔案那樣強。因此，應該建立健全的相應的法律法規來提高電子檔案的法律效力，強調電子檔案的法律地位。對于盜取電子檔案的人，法律應該對其做出一定的懲罰。

3總結

綜上所述，計算機技術在檔案管理工作中有著極大的優勢。現代檔案管理工作者應該主動將計算機技術應用到檔案管理工作中，充分發揮計算機技術在檔案管理工作中的優勢。只有這樣，我國檔案管理工作才能實現全面信息化，并提高檔案管理工作的工作水平。

參考文獻

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作者:王競榮 曹景玉 單位:1.魯控水務集團有限公司 2.山東省淮河流域水利管理局規劃設計院