辦公自動化系統(tǒng)設(shè)計(jì)論文

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摘要

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，尤其是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的超速發(fā)展，帶動了信息的廣泛交流甚至導(dǎo)致了信息爆炸，“信息時(shí)代”這一詞匯似乎己經(jīng)被普遍接受。因此，無論是對于一個(gè)國家還是對于一個(gè)企事業(yè)單位，如果要在未來的社會中獲得發(fā)展，掌握信息技術(shù)已變成一個(gè)基本要素。

當(dāng)前，許多學(xué)校計(jì)算機(jī)的普及率正在不斷的提高，在一定程度上提高了各部門的辦公效率。隨著校園計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的建立，其日常的業(yè)務(wù)、公文管理等信息量不斷膨脹，低效辦公方式與不斷增長的辦公業(yè)務(wù)量之間的矛盾日益尖銳，依靠人工手段及時(shí)對大量的信息進(jìn)行收集、整理和分析是難以做到的，只有改革傳統(tǒng)的辦公方式，充分利用先進(jìn)的辦公技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)信息管理現(xiàn)代化，才能提高辦公效率以適應(yīng)形勢的發(fā)展，為信息的上傳、下達(dá)提供極為生動的通信方式。

本文設(shè)計(jì)的信息管理平臺，主要實(shí)現(xiàn)以下功能：1．信息管理2．郵件管理3．學(xué)生管理4．教師管理5．會議管理6.通訊錄7.時(shí)間提醒等七個(gè)模塊。此平臺的搭建能夠?yàn)檩^好的提高高校教學(xué)單位日常的行政辦公效率，具有一定的實(shí)用性。

關(guān)鍵詞：自動化；C/S；辦公自動化；信息管理現(xiàn)代化；辦公效率

3系統(tǒng)設(shè)計(jì)分析

3.1辦公自動化的概念

辦公自動化(OA:OFFICEAUTOMATION)就是采用Internet/Intranet技術(shù)，基于工作流的概念，使企事業(yè)單位內(nèi)部人員方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作；改變過去復(fù)雜、低效的手工辦公方式，實(shí)現(xiàn)迅速、全方位的信息采集、信息處理，為企事業(yè)單位的管理和決策提供科學(xué)的依據(jù)。一個(gè)企事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)辦公自動化的程度也是衡量其現(xiàn)代化管理的標(biāo)準(zhǔn)。

雖然諸如Lotus1-2-3和MSOffice系列的許多應(yīng)用軟件可以提高辦公效率，但是這僅僅是針對個(gè)人辦公而言。辦公自動化不僅兼顧個(gè)人辦公效率的提高，更重要的是可以實(shí)現(xiàn)群體協(xié)同工作。協(xié)同工作意味著要進(jìn)行信息的交流，工作的協(xié)調(diào)與合作。由于網(wǎng)絡(luò)的存在，這種交流與協(xié)調(diào)幾乎可以在瞬間完成，并且不必?fù)?dān)心對方是否在電話機(jī)旁邊或是否有傳真機(jī)可用。這里所說的群體工作，可以包括在地理上分布很廣，甚至分布在全球上各個(gè)地方，以至于工作時(shí)間都不一樣的一群工作人員。

辦公自動化可以和一個(gè)企業(yè)的業(yè)務(wù)結(jié)合的非常緊密，甚至是定制的。因而可以將諸如信息采集、查詢、統(tǒng)計(jì)等功能與具體業(yè)務(wù)密切關(guān)聯(lián)。操作人員只須點(diǎn)擊一個(gè)按鈕就可以得到想要的結(jié)果，從而極大得方便了企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的管理和決策。

辦公自動化還是一個(gè)企業(yè)與整個(gè)世界聯(lián)系的渠道，企業(yè)的Intranet網(wǎng)絡(luò)可以和Internet相聯(lián)。一方面，企業(yè)的員工可以在Internet上查找有關(guān)的技術(shù)資料、市場行情，與現(xiàn)有或潛在的客戶、合作伙伴聯(lián)系；另一方面，其他企業(yè)可以通過Internet訪問你對外的企業(yè)信息，如企業(yè)介紹、生產(chǎn)經(jīng)營業(yè)績、業(yè)務(wù)范圍、產(chǎn)品/服務(wù)等信息，從而起到宣傳介紹的作用。隨著辦公自動化的推廣，越來越多的企業(yè)將通過自己的Intranet網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接到Internet上，所以這種網(wǎng)上交流的潛力是非常巨大的。

3.2需求分析

對一個(gè)軟件項(xiàng)目而言，在目標(biāo)確定后，完善的需求分析對軟件開發(fā)的成功是極為重要的。本系統(tǒng)采用面向?qū)ο蟮乃枷雭硗瓿蓪栴}空間和用戶功能需求的“理解”、“表達(dá)”和“驗(yàn)證”工作，以問題空間的對象為主體和線索來把握和描述用戶的功能需求，將屬性和方法作為一個(gè)整體來處理。

需求分析階段的第一項(xiàng)工作是理解和表達(dá)用戶的需求，明確未來軟件“做什么”，包括詳細(xì)定義未來軟件的功能、性能、外部接口、有關(guān)屬性、設(shè)計(jì)限制和數(shù)據(jù)庫需求過程，并確認(rèn)支持性的硬件、軟件環(huán)境和輔助軟件。第二項(xiàng)工作是使用自頂向下逐層分解的系統(tǒng)分析方法，把整個(gè)軟件分解成若干個(gè)子系統(tǒng)或軟件成分，把整個(gè)軟件的外部需求，分別賦予軟件的各個(gè)功能成分，詳盡的定義每個(gè)成分的外部功能，并嚴(yán)格標(biāo)定它們之間的接口。編寫軟件“需求分析說明”是第三項(xiàng)工作。目標(biāo)是提供一個(gè)用戶和開發(fā)者對未來軟件的共同理解，即明確定義未來軟件的需求，系統(tǒng)的構(gòu)成及有關(guān)接口，需求分析相當(dāng)于用戶和開發(fā)者之間的連通橋梁。3.2.1辦公工作模型分析

通過考察某校的辦公工作環(huán)境，可以得出如圖3-1所示的辦公工作模型。領(lǐng)導(dǎo)是辦公工作中的核心，是企業(yè)或機(jī)關(guān)的“大腦”。各職能部門需要把有關(guān)本部門的信息加以提煉，以表格或圖表的形式報(bào)送給領(lǐng)導(dǎo)，以便于領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)掌握本單位的全面情況；領(lǐng)導(dǎo)對這些信息進(jìn)行分析、預(yù)測，做出決策后，將決策傳遞給各職能部門。