科技期刊學術組稿策略

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1引言

高水平的科技期刊應當時刻關注本學科的最新發展動態及前沿突破性成果，刊發優質稿件，并且在出版內容和運作模式方面都應有吸引作者和讀者的特色，而這些特色的形成，必須通過期刊編輯的選題和運作來實現。其中，在確定選題后有目的地組稿、約稿，從而得到符合要求的高水平文章是實現目標的重要手段之一。面對國際、國內眾多同行科技期刊和各種新媒體的競爭，如何準確、高效、快速地組織到最新、最前沿的高質量文章，領先于其他期刊，是科技期刊編輯必須思考的重要問題［1－3］，也是編輯重要的工作技能。期刊的組稿方法多種多樣，例如當面約稿、書面約稿、郵件約稿、電話約稿等，其中，通過參加本行業的專業學術會議進行約稿而獲得高質量的稿件是一個較為有效和快速的方法。科技期刊編輯參加學術會議不僅可以了解本專業領域的最新研究動態、進展和熱點問題，更有助于宣傳自己的期刊，并通過與專家學者面對面的交流來組織稿件［4］。通過參加會議組稿的相關研究文章并不多，僅有一些對編輯參加學術會議組稿的會前準備、會中工作和會后跟蹤做了比較詳細的介紹［4－6］。本文不僅比較系統、全面地梳理了如何通過參加學術會議進行組織稿件，包括從選擇會議到出版后宣傳的全流程工作，還提出了針對目前約稿到稿時間長、文章類型單一的情況，采用在會議中整理報告錄音、當面采訪等方式得到高水平不同類型學術文章的方法，以及如何在會前準備、會中約稿、會后跟蹤、推廣宣傳、約稿處理等方面做到細致到位的工作方式和方法，以期與同行交流參考。

2開展會議組稿的必要性

科技期刊的作者是各領域的科研人員，是科技期刊最重要的資源，一般通過學術會議和專業期刊進行研究成果的報道和交流。科技期刊編輯如果能夠融入科研交流，對于了解和熟悉學科熱點、前沿和有爭議性的問題是非常有益的。因此，編輯通過參加學術會議當面與專家交流和組織稿件常常是最有效的組稿方式，與其他組稿方式相比，具有目標明確、溝通效率高、來稿速度快等特點，這也是科技期刊編輯的重要工作內容和技能［7－9］。開展會議組稿的優勢和必要性主要體現在以下幾個方面:(1)發現前沿，了解熱點和焦點，關注未來。專業學術會議通常涵蓋了該學科領域最新的研究進展和熱點問題。一些科研人員的前沿研究在未完成或未發表之前會通過學術會議進行交流和討論。因此，編輯通過參加專業學術會議能夠發現這些正在進行中的前沿研究內容，同時，也有助于了解本學科的熱點問題、最新發展動態、爭論問題以及未來的發展趨勢，為期刊準確把握學科方向和組織稿件提供重要的參考依據。(2)專家集中，容易面談，高效約稿。一般專業學術會議，尤其是高水平的學術會議，聚集了本學科重點項目的學術帶頭人和科研一線工作者等諸多知名專家和學者，他們的學術報告或發言反映了學科發展方向和進展，因此，抓緊這個時機盡量與專家面談約稿，組稿成功概率會大大提高。此外，與會人員中還包括了許多活躍的青年學者，應盡可能地向這些本學科領域的新生力量推介期刊并建立長期聯系，從而發掘更多潛在的投稿專家，為將來組稿做好準備工作［4，9－11］。(3)發展國際高水平作者。參加國內外的權威學術會議，還可以認識很多國際學者，特別是華人科學家，他們通常比較支持國內期刊的發展，愿意把國外的最新科研成果介紹到國內來，以促進國內外的學術交流與合作。(4)容易形成專題或專輯。一般專業學術會議都有一個或多個比較明確的會議主題，與會專家圍繞主題，撰寫報告。因此，編輯可以選擇合適的主題有針對性地進行約稿，或者邀請本學科影響力較大的報告嘉賓擔任客座主編，由他們協助篩選并向該領域科研成果突出的學者進行約稿，再將與主題內容相關的文章集結成專題或專輯出版［11，12］。這樣，文章的內容會比較集中、全面、深入，時效性較強，權威度較高，更易引起讀者關注。(5)提煉不同類型的文章和選題。專家在做學術報告時會提出一些觀點或論點，可能會形成不同類型的文章。如果是總結性的報告，可以以綜述的形式發表;如果是比較新的系統成果，可以以論文形式發表;如果是一些觀點或有爭議的問題，則可以考慮以觀點的形式發表等等。(6)與專家建立友誼，便于長期合作。與專家的交流是期刊和編輯被專家了解和認識的過程。通過參加學術會議面對面的交流和討論，與專家學者建立起長期的聯系和友誼，后續的約稿、審稿工作亦會比較順利。

3會議組稿的主要方式

通過參加學術會議來組稿的方式方法多種多樣，科技期刊編輯需要針對不同的情況選擇合適的組稿方式，以提高組稿效率和成功率。會議組稿的方式主要包括:(1)參與會議協辦，出版專題。一般專業學術會議在進行學術交流的同時會接受投稿和出版論文集，因此學術期刊與會議的合作順理成章，期刊作為協辦單位或支持媒體，在可以得到學術會議專題的優質論文的同時，還可以擴大期刊的影響力。(2)邀請組織或參加會議的專家擔任專題客座主編。為了加強權威性，一般可以邀請大會的主席、秘書長或者在本學科影響力較大的知名學者擔任專題的客座主編，負責整個專題的策劃和審稿，提高稿件質量和出版效率。(3)聽取報告，約請文章。參加學術會議的時候，可以認真聽取大會的學術報告，如果覺得適合期刊出版，可以當面約稿。這樣，在會議結束時，就可能得到一批比較合適的稿件。(4)整理大會報告，出版文章。有些專家雖然在學術會議上答應撰寫稿件，但時間會拖得比較久，失去時效性，因此，可以在聽取大會報告時進行錄音，然后根據錄音整理成文字版本，再根據專家的PPT由編輯整理成文章，在專家確認和修改后盡快出版。(5)采訪知名專家，整理文章。如果某些文章的專業性不是很強，而時效性要求較高，則可以采取采訪的方式整理成文章，專家確認后發表。(6)組織采訪不同觀點的學者，整理成文章。如果在學術會議上發現專家對某些問題持不同態度，則可以采訪各方專家，提煉觀點內容，形成文章出版。

4會議組稿流程中的重點工作內容

會議組稿是一個有計劃、有步驟的過程，有些編輯參加學術會議存在盲目性、被動性和隨意性，組稿效果并不理想。為了提升會議組稿的效率和效果，期刊編輯需要從會前準備、會中活動、會后跟蹤、稿件審理、稿件出版、宣傳推廣等幾個環節做好工作［4，12，13］。

4.1會前準備

(1)選定主題。為了更好地體現期刊的前沿性和重要性，在會前要通過數據分析、專家咨詢等方法確定要參加的學術會議，選定擬組稿的專業方向，并與編委充分溝通，綜合各方信息制定選題內容。(2)確定專家。選好主題后需認真研究參加會議的專家背景和主要研究成果，確定是否適合撰寫相關內容的稿件，之后與相關學科編委進行溝通，得到確認后可以列出所有專題內容和作者名單，并寫好專題策劃書。(3)會前郵件溝通。為了避免唐突，編輯最好在參會前主動發郵件與專家聯系，告知其主要意圖，這樣在會議見面時方便自我介紹，同時會省掉許多中間環節，也表現出對專家重視和禮貌。(4)準備正式的紙版約稿函。在確定組稿專題和人員后應盡快擬定約稿函，針對不同的專家填入相應的學科方向、約請文章題目、專家姓名等相關信息，并邀請主編或本學科編委簽名，以示重視。

4.2會中活動

(1)聽取學術報告，發現新選題。在參加學術會議時，應盡量多聽取專家的學術報告，了解最新前沿進展，同時尋找新的文章選題。(2)當面約稿，確定出版時間。在會議上要注意被約稿專家的行蹤，抓住合適的時機與被約稿專家交談，并呈送紙版約稿函。如專家同意則盡量敲定交稿時間。(3)聽取辦刊建議。在參加學術會議期間，應盡量多接觸專家，介紹期刊，聽取辦刊的意見和建議，實際上也是一種對期刊宣傳的手段。(4)邀請審稿。有些專家如果對期刊不是很了解，則除介紹期刊外，還可邀請其擔任審稿專家，尤其是對一些青年學者，讓其進一步了解期刊情況，從而為將來約請稿件做好準備。

4.3會后跟蹤

(1)郵件確認。學術會議一般時間較短，編輯與專家學者的交流通常非常短暫和匆忙，不會作深入交談，因此，會后的跟蹤聯系十分重要。編輯通常可以采用郵件的方式進一步與專家確認，此外，也可以經常發郵件問候，間接提醒專家稿件的寫作進度和交稿時間。(2)電話提醒。對于國內專家，約稿的獲得不能單純依靠當面約談和郵件聯系，還需要及時的電話溝通和確認，以保證稿件的到位。(3)直接拜訪。為了進一步了解專家的研究進展，對同意供稿和有意向的專家，可以進一步采取登門拜訪的形式，加深了解和信任，以便組織更多選題和文章。

4.4組稿的審理

會議組稿的審理與普通稿件有所不同，可以適當減少審理次數以加快稿件處理流程。因為，在選擇約稿對象時，已對被約稿件內容有了初步的判斷，專家的資質已經得到認可，目的性很強。但仍需要注意以下幾個問題:(1)約稿時要留有余地。因為無法確定文章的具體內容，因此在約稿時應明確交件的審理流程，強調同行評議的必要性，給將來拒稿留有余地。(2)盡快給出審稿結果。如果約稿的學術水平確實達不到期刊要求，應盡快退稿，不要耽誤專家向其他期刊投稿的時間，以盡量降低專家對拒稿的不滿。(3)拒稿時態度誠懇，意見準確中肯。對約請的稿件進行退稿時一定要謹慎，其中退稿信的內容至關重要，應盡量肯定稿件的優點，指出不足時一定要有非常明確的具體意見，讓作者從中受益，進而提高文章的質量。注意語句不能太生硬，以免影響與作者的友情。

4.5組稿的出版

會議約稿的出版流程與正常稿件的不同主要表現在約稿出版時間相對確定和有所優先。被約請的稿件一般質量較高，作者也是高水平學者，予以優先出版才能維護作者對期刊的忠誠度。因此，在出版時需注意以下事項:(1)盡早出版。對于已錄用的稿件，應盡快安排出版，這樣才能體現出期刊認真負責的態度和高效的出版節奏，利于吸引專家再次投稿。(2)按時出版。作為專題組稿，到稿的時間可能參差不齊，但按時出版更加重要，如果部分稿件還未到齊，則只能先出版已有的部分專題文章，以后再安排遲到的稿件。

4.6出版后的宣傳和推廣

會議約請的稿件學術質量一般相對較高，需要重點宣傳和推廣，以使其產生較大的影響，同時也能使作者感受到期刊對文章的重視程度，有利于提高作者未來投稿的積極性。此外，約稿出版后的推廣還應做好以下幾方面工作:(1)回訪作者，鼓勵作者引用。稿件出版后，應該盡快告知約稿作者，在表示感謝、增進感情的同時，也提醒作者寫下一篇文章時引用。(2)約請其他稿件。為了充分反映作者工作成果的連續性，在文章出版一段時間后，可以向作者約請下一篇文章，以便產生后續效應。(3)推送相關專家。為使文章出版后在本行業產生一定的影響力，應盡量讓有可能借鑒和引用此文章的專家知曉，因此編輯應主動向相關領域專家推介此文章。(4)跟蹤評價稿件質量。文章質量的好壞，一方面需要在約稿前進行學科分析，另一方面要在出版后進行跟蹤分析，評價所約稿件的質量，為今后的約稿方向提供參考。(5)表彰和獎勵。對于為期刊發展做出較大貢獻的約稿專家，可予以一定的表彰和獎勵，以提高專家投稿的積極性和對期刊的重視程度。

5約請專題稿件時應注意的主要問題

通過參加學術會議，圍繞會議主題組織專題出版的可行性較高，但需要注意幾點問題:(1)同一或類似選題的出版周期不能間隔太近，否則稿件質量將難以保證。(2)專題中文章的質量應不低于自由來稿的質量。(3)對于把關不嚴的專題客座主編，需采取公開審稿的方式對專題稿件增加審次，以加強質量控制。(4)一個專題中的作者應盡量分布在多個高水平研究機構中，避免集中在同一單位，成為某個單位的專輯。(5)一個專題中，同一作者出現的頻率不宜太高，尤其是通信作者和第一作者應特別注意。

6約稿失敗的常見原因分析

科技期刊編輯通過學術會議組稿的成功與否與很多因素有關。除了約稿專家方面的因素，很多時候約稿失敗是由于期刊或編輯自身的原因導致的，其中較為常見的有:(1)學科和專家了解不到位。如果編輯對所參加學術會議的內容和專家的背景不夠了解，會導致溝通不暢，給專家留下不好的印象，約稿成功率將大大降低。(2)期刊介紹不夠充分。對于不了解期刊的專家，如果在短時間內不能充分展示期刊的亮點，則無法獲得其關注，很難吸引專家向期刊投稿。(3)未找到合適的交談時機。專家出席會議的時間可能很短，如果在會議中找不到合適的交談時間，則前功盡棄。(4)專家對期刊印象不佳。如果專家以前跟期刊有所接觸，且印象不佳，則一般不會答應約稿。此時編輯必須充分溝通，取得專家的諒解和信任，才有答應約稿的可能性。(5)期刊影響力不夠。如果期刊在行業內的影響力不大，吸引高水平專家投稿的難度較大，專家會以各種理由拒絕約稿。

7總結與展望

在科技期刊的發展中，有意識地組織高水平、前沿熱點的文章出版，是形成期刊學科特色、提高期刊學術質量和擴大影響力的重要手段之一，而編輯作為辦刊的主體，應積極主動地洞察科技前沿成果，組織高水平文章出版。科技期刊編輯通過參加高水平的專業學術會議，能深入了解學科的發展前沿，約請到優質的稿件。因此，期刊編輯應重視這部分工作，在參加學術會議的會前數據分析、選題策劃、專家咨詢，會中的當面交流和約稿，會后的跟蹤和約稿審理等方面進行精心的策劃和準備，并在組約稿件時創新方式、方法，采用科研人員容易接受的模式，提高組約稿成功率。