醫學期刊約稿處理方式

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如何吸引國內優質稿件，提升刊物質量和影響力，學者們已經做了不少努力和研究，如改進投稿、審稿系統平臺、縮短出版周期、加快稿件處理流程等，其中最有效、最快捷的方法是向行業專家約稿。近幾年的研究顯示，期刊編輯們就約稿的技巧、溝通方法、思路轉變、約稿的選題、模式、策略等方面進行了多方面的探討，總結出了一定的規律和心得[5-8]。然而對于約來的稿件如何進行后續處理，尤其是對不符合期刊發表要求的稿件，如何進行退修甚至是退稿，這方面的研究和討論目前還不多見。本文通過對筆者所在期刊（《中華微生物學和免疫學雜志》，簡稱微免雜志）近4年的專家約稿進行回顧分析，根據稿件的不同處理結果，總結出醫學期刊約稿過程中所要面對的各種問題，并提出解決方法，為醫學期刊編輯同行提供參考。

1新時期約稿的意義

發表高質量的SCI論文是每個科研工作者的夢想。對于個人，論文被SCI收錄的數量及被引用次數，可以反映出他的研究能力與學術水平；被SCI收錄的論文總量，也反映了整個研究機構的科研，尤其是基礎研究的水平；因此國內大部分醫學院校和科研單位對即將畢業的學生或者是科研工作者晉升職稱都有硬性的規定，如需要發表兩篇SCI文章，或者發表一篇影響因子在3以上的文章，有的時候要求可能更高。SCI收錄的中國大陸出版的醫學期刊僅有6種，MEDLINE收錄的中國大陸出版的醫學期刊有30種。而且國內期刊的影響因子普遍不高，以中華醫學會137種系列雜志為例，影響因子超過1.0的僅有23種，占系列雜志總數量的16.8%。最高的是中華顯微外科雜志，影響因子為1.9（user.medline.org.cn/serialjournal/seriaJournalPage.do）。相比國外的醫學期刊，如國內作者比較熟悉的《BritishMedicalJournal》（BMJ），2006年的影響因子為9.245，《NatureMedicine》影響因子約31，《TheNewEnglandJournalofMedicine》影響因子達到44多。顯而易見，同樣一篇文章發表在國內或國外期刊可以獲得不同的價值。2013年我國作者作為第一作者的論文被美國SCI收錄23.14萬篇，我國每年產出數百萬篇學術論文，90%以上的高水平論文投向了國外期刊[4]。在國家創新能力快速提升、新媒體如火如荼、科技創新日益全球化的今天，國內的科技期刊只有走規模化、數字化、網絡化之路，才能跟上時代潮流，千方百計地利用國內的優秀稿件資源，通過刊發一些具有國際影響力的文章，帶動雜志的國際化發展。坐等稿件的時代已經過去了，主動出擊才能掌握主動權。傳統出版物的年代，約稿可能意味著榮譽、銷量；互聯網時代，約稿成功與否意味著生存與發展。因此，加強組稿約稿工作，是科技期刊提高學術水平、維持雜志可持續發展的必然途徑[9-10]。以微免雜志為例，表1顯示了2012—2015年間所有發表的文章中約稿所占比例（以一個自然年為計數統計單位）。可見雖然專家約稿占全年收稿量的比例較低，但是其刊出錄用率高于自由投稿的稿件。

2醫學期刊約稿稿件的特殊性

普通科技期刊約稿存在3個潛在規則：約稿必佳、約稿必發、約稿待遇必有差。關于約稿待遇有差，反映在約稿處理時效快、優先出版、投送稿費及時等方面。科技期刊的約稿程序大體相同，如確定選題、選擇撰稿人、發送約稿函、追蹤進展等。醫學期刊的約稿除了遵循科技期刊約稿程序的一般規律外，還有其特殊性。

2.1醫學論文的特征和分類

醫學論文的種類較多，體裁各異，主要可分為七大類：評論類；論著類；簡，報類；病例報告類；綜述、講座類；會議紀要類；消息動態類。根據學科分類的不同，醫學期刊上刊載的論文體裁各有側重。以微免雜志為例，平均每期刊發的論文有15～17篇，其中研究論著占13～15篇（長篇論著和短篇論著），占到一期雜志的2/3版面，綜述2～4篇，簡報以補白為主，很少占用正式版面。醫學論著是醫學論文體裁中常見的一種表現形式，在寫作的形式上有比較規范的要求，除了包括一般論文要求的文題、作者姓名、作者單位、屬地、郵編，符合問題內容要求的中文摘要、英文摘要、關鍵詞（3～8個）以外，還應有前言（研究目的）、資料（材料）與方法、結果（實驗數據）、結論（創新點）和參考文獻等各項內容，缺一不可，是作者從自己已占有的基本素材（第一手資料）出發，經過科學、嚴謹地整理、加工、分析、論證，得出論點并形成規范性的文字作品。綜述則是總結前人的經驗和分析目前的研究現狀最新進展，然后根據作者自己的思考進行整理，寫成文章。醫學綜述所用資料須準確、成熟、新近并具權威性前沿并具權威性。一般醫學期刊登載的綜述多為3000～5000字，參考文獻達數十篇乃至百篇，尤其是外文參考文獻不應少于1／3。

2.2普通醫學論文的作者

醫學期刊的作者除了包括各大醫療機構的一般醫務工作者外，還包括全國各大醫學院校的師生，中高級衛生防疫檢驗工作者，全國各級疾控中心工作人員，科研院所的醫學研究人員等。有研究顯示[11]，醫學期刊作者的構成中，碩士研究生及以上學歷者占全部作者的81.84%，工作單位性質以三級醫療機構為主（48.88%），職稱以中級職稱為主（34.08%），說明擁有高學歷、高職稱的作者為醫學期刊的主要撰稿人。

2.3約稿文章的撰寫者

醫學期刊中，約稿的對象一般為某領域內的知名專家，但是向某一專家約稿并不意味著稿件一定為專家本人撰寫。文章的撰寫者可以分為4大類：①專家本人，一般以大綜述為主。綜述是對某一學科、專業或專題的大量文獻進行整理篩選、分析研究和綜合提煉而成的一種學術論文，是高度濃縮的文獻產品。無論是在寫作的高度還是深度上，專家親自撰寫的文章質量一般較好，是提高期刊閱讀量和文獻引用率的保障。②學生作者。知名專家一般年齡較大，行政和社會兼職較多，面對眾多期刊的約稿，本人缺乏相應的寫作時間和精力，于是將任務轉交給自己的學生。一般為專家提出寫作思路，學生獨立撰寫完成。③同一實驗室的工作人員。共同做課題或項目，對于實驗程序和結果都比較了解，由同一實驗室中的工作人員進行撰寫，專家負責審核。④合作單位人員。合作實驗室或是合作項目，按照協議要求，獨立操作完成不同的實驗部分，實驗數據和結果雙方共享，論文成果由合作作者和合作單位共同享有。醫學論文約稿文章的實際撰寫者不一定是專家本人，因此專家約稿不能與文章質量畫等號[12]，約稿稿件的審理結果可能出現幾種情況：可發表，修改后發表，修改后再審，退稿。無論是否本人親自撰寫，約稿專家一般均會在正文中署名，或者作為通訊作者，以示對文章的重視。

2.4拆分文章現象

醫學期刊中，約稿的對象一般是掌握有一定資源的資深學者，他們可以整合或調動一些復雜的醫學數據，甚至是壟斷性的（如各地方疾控中心掌握了大量的疾病監測數據信息；醫學研究所或研究院擁有比較全面的醫療大數據或生物大樣本數據庫，國家重點研發計劃精準醫學研究等重點專項），利用自身優勢撰寫出來的文章避免了自由來稿內容重復、陳舊、時效性差等弊端，但同時，這樣的文章對于期刊也是稀缺資源，常常導致各個期刊之間的爭奪。有研究顯示[10]，截至2005年2月，我國有4758種科技期刊，其中醫學期刊有987種，占20.7%。各類期刊中，僅次于工程技術類期刊而居第二位。面對眾多期刊的約稿請求，一些科研人員常常將發表內容拆分成最小可發表單元投送到不同雜志。除了存在以上情況，還有一種被動拆分文章現象：從事某種疾病或治療手段的臨床研究時，往往會獲取大量的數據資料和統計結果[12]，如果作者把自己的所有新觀點、新發現都一股腦兒地拋出來，迫不及待地告訴編輯和讀者自己的這項研究的重要價值。一方面，這會導致文章內容冗長、結構散亂。另一方面，不容易交代清楚研究發現的核心意義，讓編輯和審稿人看后感覺不知所云。另外，大部分醫學院校也有這方面的要求：例如研究生答辯前必須，而且必須是學位論文研究內容的一部分。學生通過答辯后，將自己的學位論文拆分發表，既便于發表取得的研究成果，又有利于同行交流，還便于檢索。

3醫學期刊約稿的處理方式

經過外審和終審定稿會審閱可以直接錄用的文章，應及時告知約稿專家審理的結果，并聯系后續出版事宜。退修改甚至是不符合雜志出版要求，需要退稿的文章處理應慎重。

3.1約稿稿件的一般處理流程

不同的作者撰寫的文章處理應一視同仁，遵循科技期刊三審一定的審稿機制，但對于約稿，尤其是對有較強的針對性、時效性的文章，在不影響正常出版程序的前提下，可在送審時間安排、審稿人的選擇、優先排版、刊發等方面予以適當照顧[13]。

3.1.1特稿特辦，優先審稿

一方面，期刊編輯部對約稿（特別是重要約稿）要敢于“開綠燈”，允許“特稿特辦”、“優稿先審”。約稿一旦到手，要在第一時間安排編輯初審，對延期初審“零容忍”。另一方面，編輯要設法讓同行專家按時審回稿件。遴選合適的審稿專家送審的同時提醒審稿專家及時收稿。微免雜志曾在2013年1月組織刊發了一期重大傳染病專刊。但是因為各種原因收稿工作一直延續到2012年12月底，出版時間非常緊迫。編輯不敢懈怠，加班加點，首先認真對稿件進行初審，查漏補缺。誠然，約稿對象的專業水平和學術見解是普通編輯難以企及的，但編輯在論文格式規范、結構編排、圖表美化以及語言文字處理上比較具有優勢，通過編輯之手的約稿稿件質量進一步提高，這時再遴選外審專家，并短信告知審稿人的審稿時限，及時督促評審專家按時返回審稿意見。編輯將審稿意見逐條進行整理潤色，從網上發給作者后再以短信通知作者，并盡可能指導作者按照雜志規范進行修改。2013年1月底雜志專刊順利刊出，取得了良好的社會效果和反響。

3.1.2最短時間，優先發表

用最快的速度讓新理論、新技術、新觀點與讀者見面，是吸引優秀文章，逐漸使期刊編輯部具有較強競爭優勢的有效方法之一［14］。約稿一旦通過同行專家評議，就應將其納入“快速通道”或“綠色通道”，在最近一期安排發表。如果事先與約稿人就發表的時間有所約定，應嚴格遵守承諾，如無特殊原因，不能提前或延期發表甚至隨意調整版面內容。不能因發表費是否繳納而影響到稿件的刊發，約稿文章是否收取版面費不同期刊編輯部有不同的規定，可因人或因事而異，但是只有讓約稿對象切實感受到給予約稿相較自然投稿的特殊服務，約稿對象才可能樂意接受期刊編輯部的下次邀約。

3.1.3第一時間，寄送樣刊

樣刊是作者勞動心血和科研成果的見證，作者收到了樣刊才是一次約稿過程和行為的終止。對約稿而言，贈送樣刊一樣重要：首先，提供樣刊是期刊編輯部對作者應盡的義務；其次，優先寄送樣刊，表明期刊編輯部對約稿作者的重視。①時效，寄送時盡量選擇特快專遞（為節省經費，一般期刊編輯部給作者寄送樣刊均為郵寄掛號）；②數量，打破常規制度（微免雜志規定每篇發表文章寄送3本樣刊），盡量給約稿文章中的每位署名作者都寄送一本當期樣刊；③回訪，樣刊寄出后，立即發短信告知作者注意查收，數天后可再發短信或打電話詢問作者是否收到，若其仍未收到，承諾再寄。通過一系列特殊的服務，約稿對象可充分感受到期刊編輯部的服務熱誠和心意，也為下次的合作打下良好的基礎。

3.2約稿文章的退修

不能完全達到發表要求、但經過補充調整可以錄用的文章，需要請第一作者進行修改。如第一作者不是約稿專家，應短信或電話告知，并禮貌性地懇請專家予以協助。對于修改意見，編輯應仔細推敲審稿人的每一條審理意見，摒除一些強硬的、高高在上等句式的詞語，在充分尊重作者勞動成果的基礎上撰寫退修函。退修意見應全面、詳細、具體，力求一次退修成功，避免二次修改的發生。并可遵循以下原則：①優先待遇：一旦審理意見顯示需要修改，編輯應優先予以處理，減少稿件在編輯部的停留時間。②修改適度：即在忠于原稿的基礎上提出改寫意見，勿強迫作者接受審稿人及編輯的所有觀點，給予作者對不同意見申訴的權利。不破壞論文的整體性，在不影響閱讀的前提下，盡量不對作者的寫作文風、文章長度等作過多限制[15]。③條理清晰：將希望作者修改的地方逐條羅列，并準確應用“必須”、“最好”、“建議”等修飾性詞匯告知作者對文章的修改程度。④不做承諾：一般期刊論文，只要期刊編輯部同意作者進行修改，也就意味著論文可以被錄用。而醫學科技論文不同，可能會有需要增補試驗，增加觀察病例等需要耗費一定時間的修改意見。遇到無法增補的情況，這篇文章的意義就會大打折扣。所以在撰寫修改意見時，對于文章是否能夠發表，或者以什么體裁發表（論著、短篇、簡報），言語間應給自己留有余地。

3.3約稿文章的退稿

無論約稿是否為專家親自撰寫，退稿意見一定要知會專家本人。這就會涉及“面子”問題。如何盡可能地避免約稿專家面臨尷尬的局面，是一門學問。編輯對于不同退稿情況應區別對待，做到退稿不退人。

3.3.1撰寫正式的退稿函

醫學科技期刊中，審稿意見一般由兩位不同的外審專家出具，編輯需要對外審意見進行綜合整理，去粗取精。就微免雜志而言，對一般的醫學論文，退稿的結論可歸納為幾類：①內容單薄，結論粗淺；②實驗設計存在缺陷，實驗數據不合理；③研究內容不具創新性；④撰寫粗糙，不規范。編輯在撰寫普通稿件退稿函時，可根據退稿模板簡單整理退稿意見，以方便作者了解自己稿件存在的最大問題。而對于約稿文章，無論是何原因退稿，首先應肯定指出文章的優點或者是可取之處；然后，措辭懇切具體地指出本文的不足（如撰寫不規范，內容缺少新意，實驗設計不合理，數據缺失等），如有必要可按照重點順序進行分條羅列，并允許作者就退稿意見提出不同的看法和觀點，態度應誠懇，退稿理由應充分；最后對專家的來稿表示感謝，并注明編輯的聯系方式，方便作者與編輯之間的必要交流。

3.3.2必要的電話溝通

正式的公函發出后，應及時電話與約稿專家進行溝通，以顯示對這篇稿件處理的謹慎和重視，而普通稿件的退稿一般省略此步驟。在和醫學專家進行電話交流時，需要選擇一個恰當的時機，即不會妨礙醫學專家的工作，也不會為其帶來麻煩。如醫科院校中的專家，應避開其授課、講學的時間段；醫院中的專家，應避開其出診、門診的時間段。總之，由于醫學工作的不確定性和復雜性，醫學專家的工作往往存在隨機性[16]。編輯應盡可能的事先打探和了解醫學專家的作息時間，在合適的時間段與專家進行談話，往往取得事半功倍的效果，不但容易獲得專家的理解，還可能爭取到下一次合作的機會。筆者剛工作不久，曾因退稿一事與一位醫學專家電話溝通，未曾想到當時專家正在參加一個學術討論會，并在會中透露了雜志約稿事宜，導致這次事件后雜志和專家的關系十分緊張。

3.3.3推薦相關雜志

一篇約稿有可能因撰寫者經驗不足，實驗設計出現大的漏洞而導致全篇文章需要大修改或大的調整，對于有時效性要求的雜志而言，文章即使經過修改達到錄用標準也會錯過最佳出版周期。出現這種情況的原因有多種，如編輯對約稿專家的近期工作了解不全面，或者專家本人因精力有限對文章的把關不嚴等。編輯可在退稿的同時，向作者推薦其他的相關雜志，并提供具體投稿信息，如投稿網址、聯系方式等，這樣不但幫助兄弟雜志得到一篇有價值的文章，還可以給專家留下一個負責任的印象。

3.3.4培養鼓勵作者

對于年輕的學生型作者，寫作水平和寫作內容雖不能達到雜志發表的要求，編輯仍應給予鼓勵。現在很多作者有很好的研究意向，但科研設計卻不太合理，更多的作者不知如何撰寫醫學論文，例如不知如何撰寫摘要，前言部分不能很好地闡述該研究的目的、背景，方法、結果和討論各部分內容混淆，討論部分書寫凌亂等。因此造成所投稿件被退修、要求重新書寫然后再審、甚至退稿。編輯應根據專家外審的意見提出切實而具體的修改建議，以擴寬作者思路，激發寫作靈感。從科研選題、實驗設計到寫作規范、投稿事項等方面為作者指明方向，為其提供繼續前進的動力，同時也為雜志的發展培養潛在的作者，通過一切渠道擴大雜志的作者隊伍。

3.3.5爭取后續的合作機會

有研究顯示，高水平、高質量的優秀期刊退稿率為70%～90%，中等水平的期刊退稿率為40%～70%[17]。所以退稿工作不僅是對科研工作和學術的尊重，也是對讀者和作者的尊重。但無論是什么原因的退稿，都會使作者產生一系列的心理變化，往往生出挫敗、沮喪等負面情緒。尤其是知名的專家學者，還要顧及身份和面子問題。編輯應在委婉地闡述問題的同時，強調事件發生的獨立性，積極鼓勵專家繼續為雜志撰寫高質量的文章[18]。微免雜志2014年曾向一名在相關領域內很有權威的編委進行約稿，這位編委對雜志工作比較關心，愿意支持，無奈自身工作比較繁忙，因此就委托了一位自己的學生負責稿件撰寫工作。稿件經過幾次修改和審理仍不能達到預期的效果，編輯部決定退稿。編輯就稿件的處理與專家本人電話交流，得到了專家的理解，同時，專家本人承諾一定再親自撰寫一篇文章。4個月后，專家兌現了承諾，文章水準和質量較高，發表在“專家述評”欄目中，頗受同行和讀者們的歡迎。

3.4拆分文章的處理

為了發表的論文數量而拆分論文與一稿多投一樣，都是利益驅動，是對科學的不負責任。自由來稿的文章如果發現是拆分文章，一般做退稿處理。約稿文章如果審稿過程中發現研究不完整，內容比較單薄，有拆分文章之嫌，可在退修函中予以明確指出，并建議增補內容，提高文章的質量后才能予以發表。對于一個完整的系列研究，在實驗的不同階段總結成文，編輯應建議作者在同一雜志陸續發表，才能達到好的傳播效果。微免雜志曾在2016年的第2期刊發4篇有關“中東呼吸綜合癥”的專欄研究論文，這4篇文章均為同一研究團隊的約稿。當時編輯得知這個團隊還有后續研究，不久就將總結成文，立即主動邀約，希望能夠得到全部的研究資料。得到作者的肯定答復后，編輯在專欄文章前增加一篇100字左右的編者按，除了對這4篇約稿文章進行評論外，還將有后續刊登的事情做了預告聲明。當期出版后，雜志的閱讀量不但有所增加，還有讀者表示愿意預定后面的相關刊期。

通過對微免雜志近4年專家約稿處理情況的回顧追蹤調查，發現專家約稿稿件的刊出率大大高于普通自由投稿的刊出率，即約稿稿件超過2/3均達到發表水平。說明向知名專家約稿是爭取優質稿源的主要途徑。在退稿的處理上，沒有出現一例因退稿意見分歧導致的糾紛，可見大多數專家和學者學風嚴謹、求真務實、通情達理，只要編輯們在處理約稿稿件的過程中實事求是、態度誠懇、表達得體，就能夠妥善處理約稿中的各種問題，和專家學者建立起相互信任的合作關系，不斷為雜志爭取更優秀的稿源。醫學期刊中，專家約稿屬于稀缺資源，普遍認為，專家約稿的質量自然高于普通來稿。但實踐證明，決定稿件是否錄用的唯一標準為稿件的質量，而不能以撰寫者的身份作為選擇稿件的標準。編輯在面對一篇專家約稿時，不要有畏懼心理，敢于動筆，再好的作品都需要經過編輯的整理加工，使稿件內容得到最大化增值。