人民銀行采購(gòu)管理績(jī)效審計(jì)實(shí)踐及思考

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摘要:目前，人民銀行還沒有制定一套采購(gòu)管理績(jī)效審計(jì)評(píng)價(jià)體系，而采購(gòu)管理是人民銀行財(cái)務(wù)預(yù)算管理的核心內(nèi)容之一，如何開展評(píng)價(jià)及評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)如何掌握，這對(duì)于基層行提高采購(gòu)管理水平具有重要意義，有利于內(nèi)審部門發(fā)揮更好的參謀助手作用。本文通過廣泛查閱資料后，大膽編制了央行采購(gòu)管理績(jī)效審計(jì)評(píng)價(jià)體系，運(yùn)用層次分析等各種方法，研究符合央行實(shí)際的采購(gòu)管理績(jī)效評(píng)價(jià)指標(biāo)，并通過審計(jì)實(shí)踐提出應(yīng)對(duì)策略。

關(guān)鍵詞:采購(gòu)項(xiàng)目;績(jī)效案例;審計(jì)評(píng)價(jià);啟示

一、審計(jì)背景

采購(gòu)管理工作一直是人民銀行加強(qiáng)內(nèi)部管理，服務(wù)于央行業(yè)務(wù)的一項(xiàng)重要工作，特別是集中采購(gòu)項(xiàng)目，是單位財(cái)務(wù)資產(chǎn)管理的重要內(nèi)容，是崗位廉政和風(fēng)險(xiǎn)防控的重要部位，是確保央行各項(xiàng)業(yè)務(wù)順利運(yùn)行的一個(gè)基本保障，也是容易引發(fā)腐敗事件發(fā)生的一個(gè)節(jié)點(diǎn)。為規(guī)范采購(gòu)行為，提高采購(gòu)資金使用效益，防范資金風(fēng)險(xiǎn)，營(yíng)造規(guī)范、嚴(yán)密、風(fēng)清氣正的采購(gòu)管理環(huán)境，更好地服務(wù)于央行治理，提高項(xiàng)目資金績(jī)效管理水平，我們將采購(gòu)管理納入重點(diǎn)關(guān)注的審計(jì)內(nèi)容，同時(shí)對(duì)運(yùn)行的過程和績(jī)效進(jìn)行了深入研究和探索。為提高采購(gòu)管理績(jī)效水平，需要盡快形成一個(gè)完整的評(píng)估框架體系。盡管我們?cè)趯徲?jì)實(shí)踐中可以獲取集中采購(gòu)管理應(yīng)具備的完整、準(zhǔn)確、實(shí)時(shí)特征，但還不具備可擴(kuò)展的功能特征，我們本著先易后難、循序漸進(jìn)的方式制定原則和標(biāo)準(zhǔn)，一是合理選取目標(biāo)值，既考慮當(dāng)前利益和局部利益，又要兼顧長(zhǎng)遠(yuǎn)利益;二是處理好播種與收獲的關(guān)系，同時(shí)還要通俗易懂。為實(shí)現(xiàn)上述目的，我們選取個(gè)別地市級(jí)機(jī)構(gòu)進(jìn)行解剖麻雀式的績(jī)效審計(jì)實(shí)踐。

二、審計(jì)指標(biāo)的確定及嘗試

按照采購(gòu)邏輯我們對(duì)采購(gòu)環(huán)節(jié)進(jìn)行了逐項(xiàng)梳理，結(jié)合各個(gè)環(huán)節(jié)的工作狀況篩選出最合理、最適用的績(jī)效指標(biāo)，運(yùn)用多目標(biāo)決策，建立全方位、多層次的評(píng)價(jià)指標(biāo)體系，在具體指標(biāo)體系設(shè)計(jì)上結(jié)合實(shí)際工作，對(duì)采購(gòu)過程中所反映的業(yè)績(jī)和效果進(jìn)行評(píng)定，評(píng)價(jià)指標(biāo)重點(diǎn)遵循如下原則:一是系統(tǒng)性。設(shè)計(jì)采購(gòu)管理內(nèi)部控制、采購(gòu)管理2個(gè)一級(jí)指標(biāo)，項(xiàng)目管理等12個(gè)指標(biāo)，45個(gè)三級(jí)指標(biāo)。二是可操作性。設(shè)計(jì)指標(biāo)盡可能滿足人民銀行采購(gòu)工作實(shí)際，通用易懂，可以衡量，借鑒了澳大利亞國(guó)家審計(jì)署官方發(fā)表的單一來(lái)源采購(gòu)審計(jì)報(bào)告中的一些思路，在合規(guī)性審計(jì)的基礎(chǔ)上，將績(jī)效和合規(guī)審計(jì)相結(jié)合，指導(dǎo)審計(jì)人員對(duì)具體指標(biāo)評(píng)價(jià)具有可操作性。我們針對(duì)三級(jí)指標(biāo)編制了解釋。三是定量分析和定性分析相結(jié)合。其中定量指標(biāo)按照量化成度劃分評(píng)分等級(jí)標(biāo)準(zhǔn)。采購(gòu)績(jī)效審計(jì)評(píng)價(jià)是依采購(gòu)項(xiàng)目的經(jīng)濟(jì)性、效率性、效果性為評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)各單位在采購(gòu)過程中所反映的業(yè)績(jī)和效果進(jìn)行評(píng)定。

(一)技術(shù)指標(biāo)

暫定為采購(gòu)資金節(jié)約率、項(xiàng)目完成率和合規(guī)率三項(xiàng)指標(biāo)，這是經(jīng)過調(diào)研后確立，對(duì)審計(jì)對(duì)象具有一定指導(dǎo)作用。

1.經(jīng)濟(jì)性指標(biāo)。一是固定原則，這個(gè)指標(biāo)具有持續(xù)性和連續(xù)性;二是可實(shí)現(xiàn)性原則，目標(biāo)值制定要合理，在現(xiàn)有的采購(gòu)內(nèi)外環(huán)境和條件下，必須經(jīng)過努力完成。經(jīng)濟(jì)性指標(biāo):審計(jì)期采購(gòu)資金節(jié)約率=(采購(gòu)計(jì)劃額－實(shí)際支付額)/采購(gòu)計(jì)劃額。

2.效率性指標(biāo)。一是完整、精確性原則，指標(biāo)值可操作，并得到確認(rèn)。主要是人員效率和成本指標(biāo)。二是可行性原則，杜絕虛假數(shù)據(jù)和信息，使其具有權(quán)威性。效率性指標(biāo):集中采購(gòu)項(xiàng)目合規(guī)率=(集中采購(gòu)各類項(xiàng)目數(shù)量－不合規(guī)各類項(xiàng)目數(shù)量)/集中采購(gòu)項(xiàng)目數(shù)量。

3.效果性指標(biāo)。低成本原則，確保各單位以最低成本機(jī)會(huì)取得最佳的評(píng)估效果，全面和普遍體現(xiàn)管理的具體定義。效果性指標(biāo):集中采購(gòu)項(xiàng)目完成率=(集中采購(gòu)項(xiàng)目數(shù)量－未完成項(xiàng)目數(shù)量)/集中采購(gòu)項(xiàng)目數(shù)量。

(二)績(jī)效審計(jì)的嘗試

采購(gòu)是收集、評(píng)估、選擇、確認(rèn)、等價(jià)交換的過程，加強(qiáng)采購(gòu)業(yè)務(wù)工作規(guī)范化，提高采購(gòu)績(jī)效管理效能，已成為央行內(nèi)部管理工作的重中之重。

1.經(jīng)濟(jì)性。從遵循的原則性看，經(jīng)選取的計(jì)劃采購(gòu)數(shù)據(jù)是部分本審計(jì)單位經(jīng)過層層上報(bào)，有據(jù)可查，具有合理性。從相關(guān)性來(lái)看，編制的的集中采購(gòu)計(jì)劃，既著眼于資金當(dāng)前和未來(lái)的工作需要，也滿足了集中采購(gòu)管理辦法規(guī)定的限額標(biāo)準(zhǔn);從可行性看，制定的方案，達(dá)到采購(gòu)?fù)瓿陕实臉?biāo)準(zhǔn);節(jié)約資金總額數(shù)字較為可觀，節(jié)約率普遍較高;確定的各項(xiàng)采購(gòu)方案選取的資源分配較為合理。經(jīng)審計(jì)某機(jī)構(gòu)計(jì)劃集中采購(gòu)資金與實(shí)際采購(gòu)相比較節(jié)約資金數(shù)額較大，占比12%，實(shí)現(xiàn)了少花錢，多辦事，提高了績(jī)效管理水平。

2.效率性。被審計(jì)單位從可實(shí)現(xiàn)性上保證了最低成本獲得最佳評(píng)估收益。從審計(jì)過程看，某機(jī)構(gòu)27個(gè)集中采購(gòu)項(xiàng)目，審計(jì)過程中提取的數(shù)據(jù)真實(shí)，獲取合理，集中采購(gòu)項(xiàng)目完成率100%。但3個(gè)項(xiàng)目在采購(gòu)文件及合同編制基本完整存在不同缺陷，占項(xiàng)目的11.11%。應(yīng)引起相關(guān)部門重視，特別是事權(quán)和法律部門應(yīng)維護(hù)央行權(quán)益，完善相關(guān)條款。經(jīng)測(cè)算某機(jī)構(gòu)集中采購(gòu)項(xiàng)目合規(guī)率89.99%

3.效果性。從審計(jì)結(jié)果看，審計(jì)期內(nèi)集中采購(gòu)項(xiàng)目全部完成，被審計(jì)單位在實(shí)施采購(gòu)過程中能夠合理使用資金，滿足單位正常工作需要。從利用效果看，被審計(jì)單位在審計(jì)貨物、服務(wù)、工程不同采購(gòu)種類或不同采購(gòu)方式的節(jié)支情況，集中采購(gòu)資金基本保證了正常辦公、維護(hù)和服務(wù)需要，某機(jī)構(gòu)節(jié)約率為6.06%。

4.實(shí)現(xiàn)了內(nèi)審增值作用，積累了績(jī)效審計(jì)經(jīng)驗(yàn)。績(jī)效審計(jì)為我們提供了全新的審計(jì)方式方法，通過建立科學(xué)、系統(tǒng)的評(píng)價(jià)指標(biāo)，將傳統(tǒng)審計(jì)內(nèi)容進(jìn)行定性、定量分析，使問題的提出更具有科學(xué)性和針對(duì)性，易于被管理層所認(rèn)同和接受，審計(jì)突破了傳統(tǒng)的合規(guī)性審計(jì)束縛，充分體現(xiàn)了績(jī)效審計(jì)理念，從具體指標(biāo)值審計(jì)來(lái)看，采購(gòu)工作的內(nèi)部控制管理、操作程序、合同管理、資金使用過程監(jiān)督、檔案歸集整理等方面存在一定不足，其中大多屬于沿用歷史操作習(xí)慣出現(xiàn)的問題，有的屬于管理不善或不規(guī)范，根據(jù)審計(jì)發(fā)現(xiàn)及系列分析，得出被審計(jì)單位存在采購(gòu)程序不盡合理，采購(gòu)物品購(gòu)置周期過長(zhǎng)，評(píng)審人才庫(kù)使用結(jié)構(gòu)不夠均衡等不足的結(jié)論，實(shí)現(xiàn)了內(nèi)審的增加價(jià)值，達(dá)到了預(yù)期目標(biāo)。提示了被審計(jì)單位如何“做得更好”。

三、關(guān)注績(jī)效審計(jì)發(fā)現(xiàn)的不足及原因分析

(一)目前基層單位供應(yīng)商信息庫(kù)建立的普遍不好或未建立。經(jīng)審計(jì)調(diào)查，發(fā)現(xiàn)某機(jī)構(gòu)借用政府供應(yīng)商信息庫(kù)收集供應(yīng)商信息共58個(gè)，全年27個(gè)集中采購(gòu)項(xiàng)目中標(biāo)的供應(yīng)商均在供應(yīng)商信息庫(kù)之中，登陸該系統(tǒng)后發(fā)現(xiàn)該機(jī)構(gòu)是采購(gòu)1個(gè)項(xiàng)目之后，再入庫(kù)1個(gè)項(xiàng)目。而基層單位這個(gè)信息庫(kù)系統(tǒng)各采購(gòu)單位建立的不完備，自行選取電子信息樣本也各有不同，座談中被審計(jì)單位反映，基層行人員少，資源和信息有限，應(yīng)由上級(jí)行自上而下統(tǒng)一編制信息庫(kù)并能與政府網(wǎng)結(jié)合，這樣能解決基層人員少，減少咨詢成本高的問題，如果能夠在央行頂層框架上建立采購(gòu)供應(yīng)商信息庫(kù)，會(huì)節(jié)約基層行經(jīng)濟(jì)成本，降低人、財(cái)、物的消耗。

(二)評(píng)審人員的選取不夠科學(xué)。依據(jù)《中國(guó)人民銀行集中采購(gòu)管理辦法》(銀發(fā)〔2010〕21號(hào))第十九條“總行和地市中心支行以上分支機(jī)構(gòu)應(yīng)建立集中采購(gòu)項(xiàng)目評(píng)審人員庫(kù)。評(píng)審人員可適當(dāng)吸收當(dāng)?shù)卦盒！⒔鹑跈C(jī)構(gòu)、科研機(jī)構(gòu)等部門技術(shù)專家、單位內(nèi)部中級(jí)以上技術(shù)職稱人員”規(guī)定，對(duì)人力資源的利用進(jìn)行了統(tǒng)計(jì)分析，審計(jì)人員分別對(duì)其人力資源配置和使用情況進(jìn)行全面統(tǒng)計(jì)列表，其次對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目逐一列表統(tǒng)計(jì)篩選分析，并與人才庫(kù)使用情況進(jìn)行比對(duì)。已經(jīng)全部使用這個(gè)系統(tǒng)，并隨機(jī)抽取了相關(guān)人員，我們根據(jù)采購(gòu)立項(xiàng)、審批、評(píng)審、驗(yàn)收等環(huán)節(jié)對(duì)集中采購(gòu)人才庫(kù)的抽取使用情況進(jìn)行了統(tǒng)計(jì)分析，進(jìn)行了較為深入細(xì)致的梳理，該機(jī)構(gòu)2014年完成集中采購(gòu)項(xiàng)目27個(gè)，投入人力219人次，2014年抽調(diào)評(píng)審人員重復(fù)率為58.33%。有4人未被抽取，6人僅抽取1次，1人重復(fù)抽取9次，說(shuō)明該庫(kù)人員使用結(jié)構(gòu)不夠均衡，人力資源利用和隨機(jī)抽取不夠科學(xué)。

(三)采購(gòu)的項(xiàng)目申請(qǐng)時(shí)間和設(shè)備到貨驗(yàn)收時(shí)間間隔過大，周期過長(zhǎng)，一定程度上削弱了業(yè)務(wù)部門對(duì)物資需求的保障能力。經(jīng)統(tǒng)計(jì)測(cè)算某機(jī)構(gòu)采購(gòu)項(xiàng)目周期，檢查完成任務(wù)時(shí)限，對(duì)各類物資的采購(gòu)周期進(jìn)行測(cè)算，發(fā)現(xiàn)某機(jī)構(gòu)集中采購(gòu)各類物資的周期性長(zhǎng)短不一，總行統(tǒng)一采購(gòu)的最長(zhǎng)周期為160個(gè)工作日，最短周期為143個(gè)工作日，平均周期為151.5個(gè)工作日;機(jī)構(gòu)詢價(jià)方式采購(gòu)的最長(zhǎng)周期為181個(gè)工作日，最短周期為10個(gè)工作日，抽查19個(gè)項(xiàng)目，采購(gòu)周期為58.74個(gè)工作日，貨物類周期最長(zhǎng)周期為84個(gè)工作日，最短周期為10個(gè)工作日，平均周期為44.4個(gè)工作日;工程類最長(zhǎng)周期為181個(gè)工作日，最短周期為35個(gè)工作日，平均周期為112.5個(gè)工作日。

(四)采購(gòu)公示內(nèi)容不夠完整，有的流于形式，不能很好的接受群眾監(jiān)督，未能真正做到嚴(yán)格自律。我們對(duì)采購(gòu)信息流程進(jìn)行了細(xì)致梳理，發(fā)現(xiàn)某機(jī)構(gòu)在一個(gè)完整年度完成27項(xiàng)采購(gòu)項(xiàng)目，信息公示是由實(shí)施部門負(fù)責(zé)，所承辦的項(xiàng)目直接在人民銀行內(nèi)聯(lián)網(wǎng)上進(jìn)行公示或以打印的紙質(zhì)公告在行內(nèi)進(jìn)行張貼。2014年度除2項(xiàng)公示不及時(shí)外，其它25項(xiàng)公示均能夠在詢價(jià)評(píng)議結(jié)束后當(dāng)日在人民銀行內(nèi)聯(lián)網(wǎng)或張貼公告的形式進(jìn)行了公示，公示的內(nèi)容具有不完整性，不完整率為7.41%。究其產(chǎn)生的原因，主要是思想認(rèn)識(shí)不到位和業(yè)務(wù)水平不強(qiáng)。一部分采購(gòu)工作人員對(duì)采購(gòu)內(nèi)部控制、工作流程、風(fēng)險(xiǎn)隱患等認(rèn)識(shí)不到位影響了單位采購(gòu)工作水平的提高。其次內(nèi)控制度缺失或缺乏指導(dǎo)效力，不利于明確集中采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)組織機(jī)構(gòu)、相關(guān)部門和崗位人員之間的權(quán)利和義務(wù)，不利于明確各項(xiàng)采購(gòu)活動(dòng)的操作流程，不利于形成“按制度流程辦事”的集中采購(gòu)內(nèi)控環(huán)境。未能充分發(fā)揮內(nèi)控制度的指導(dǎo)規(guī)范功能。一些業(yè)務(wù)人員對(duì)制度學(xué)習(xí)不到位，以慣例代替制度，影響了集中采購(gòu)的操作水平。集中采購(gòu)具有較強(qiáng)的專業(yè)性，部分單位受組織集中采購(gòu)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)培訓(xùn)較少、部分人員在不同崗位兼職等因素影響，對(duì)一些操作流程的理解存在偏差，導(dǎo)致在實(shí)施采購(gòu)、采購(gòu)評(píng)審、合同簽訂、組織驗(yàn)收、檔案管理等環(huán)節(jié)出現(xiàn)各種違規(guī)操作。

四、思考和啟示

(一)績(jī)效審計(jì)改善了雙方關(guān)系，鍛煉了審計(jì)隊(duì)伍。我們以績(jī)效管理審計(jì)為切入點(diǎn)，采購(gòu)管理績(jī)效審計(jì)達(dá)到了預(yù)期的效果，也堅(jiān)定了我們繼續(xù)開展績(jī)效審計(jì)的信心。其次鍛煉了隊(duì)伍，加強(qiáng)了團(tuán)隊(duì)合作意識(shí)，開拓了審計(jì)人員思維能力。采購(gòu)管理績(jī)效審計(jì)實(shí)踐，由于審計(jì)覆蓋面廣，涉及的人員多，使審計(jì)人員接受了一次全面的審計(jì)思維洗禮。大家從有畏難情緒，到認(rèn)真學(xué)習(xí)鉆研績(jī)效審計(jì)理論，再到具體審計(jì)實(shí)踐，嘗試了審計(jì)思路的轉(zhuǎn)變，突破了原有老舊的審計(jì)認(rèn)知，優(yōu)化了知識(shí)結(jié)構(gòu)，審計(jì)人員的潛力得到進(jìn)一步挖掘，綜合素質(zhì)得到了大幅度提高。結(jié)合工作實(shí)際，一方面在深入調(diào)研的基礎(chǔ)上擴(kuò)大績(jī)效審計(jì)范圍;另一方面熟練掌握績(jī)效審計(jì)的方式方法，增強(qiáng)方案和評(píng)價(jià)指標(biāo)制定的科學(xué)性和合理性，使評(píng)價(jià)結(jié)果更趨客觀、公正，使審計(jì)發(fā)現(xiàn)在審計(jì)過程中成為“審與被審”雙方的共同成果，達(dá)成共識(shí)，對(duì)提高被審計(jì)單位業(yè)務(wù)工作管理水平的發(fā)揮起到了促進(jìn)作用。

(二)建議總行內(nèi)審部門盡快制定一套集中采購(gòu)管理績(jī)效審計(jì)評(píng)估體系。頂層框架應(yīng)有精確性，精確描述集中采購(gòu)管理方面完整性、實(shí)時(shí)性、可信性、相關(guān)性、可用性、可調(diào)整性，預(yù)測(cè)性、低成本等等內(nèi)容，在業(yè)績(jī)指標(biāo)、人員指標(biāo)、管理指標(biāo)、效益指標(biāo)、時(shí)間指標(biāo)、服務(wù)指標(biāo)、信用指標(biāo)等方面進(jìn)行深入探求，達(dá)到一個(gè)共性的，共同認(rèn)知的范疇。這是提高人民銀行集中采購(gòu)管理績(jī)效和改善央行形象的有效措施，可以減少或避免利益輸送造成的腐敗行為，提高依法行政執(zhí)政能力。

(三)進(jìn)一步加強(qiáng)基層行集中采購(gòu)的預(yù)算約束，嚴(yán)格考核，提高采購(gòu)資金使用效率。建議總行將集中采購(gòu)預(yù)算與計(jì)劃執(zhí)行詳細(xì)情況納入考核體系，加大對(duì)各省及下轄各機(jī)構(gòu)編制集中采購(gòu)預(yù)算和集中采購(gòu)計(jì)劃的審核力度，加強(qiáng)對(duì)年度采購(gòu)預(yù)算和采購(gòu)計(jì)劃執(zhí)行情況的監(jiān)督，要求基層單位提高集中采購(gòu)預(yù)算和計(jì)劃的編制質(zhì)量，積極加強(qiáng)績(jī)效效能管理，促進(jìn)集中采購(gòu)管理轉(zhuǎn)型，積極構(gòu)建合適的績(jī)效評(píng)價(jià)指標(biāo)，完善其持續(xù)發(fā)展的配套措施，為可持續(xù)全面開展集中采購(gòu)管理評(píng)價(jià)奠定堅(jiān)實(shí)有力基礎(chǔ)。針對(duì)車輛保險(xiǎn)、維修、保養(yǎng)、加油以及電子耗材中的硒鼓、墨盒等服務(wù)和貨物項(xiàng)目，應(yīng)該對(duì)這類物品采購(gòu)項(xiàng)目加大授權(quán)管理力度，既考慮到不同地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展條件，商品服務(wù)貿(mào)易的可選擇性，又進(jìn)一步細(xì)化采購(gòu)實(shí)施程序，切實(shí)提高定向采購(gòu)工作成效。針對(duì)采購(gòu)供應(yīng)商信息庫(kù)，建議總行集采中心建立橫向到邊、縱向到底的采購(gòu)供應(yīng)商信息庫(kù)管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，將政府采購(gòu)監(jiān)管機(jī)構(gòu)、采購(gòu)人、政府采購(gòu)商、供應(yīng)商計(jì)算機(jī)終端連接，形成全國(guó)性范圍內(nèi)共享信息資源的應(yīng)用信息平臺(tái)，并可附帶各種應(yīng)用模塊，便于今后開展的工作。

參考文獻(xiàn):

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作者:中國(guó)人民銀行沈陽(yáng)分行內(nèi)審處課題組 單位:中國(guó)人民銀行沈陽(yáng)分行