企業(yè)合同管理內(nèi)部控制探討

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摘要：合同管理是企業(yè)經(jīng)濟管理與內(nèi)部控制的重要內(nèi)容與手段，通過合同管理的提升與內(nèi)部控制，對于加強企業(yè)經(jīng)濟管理具有重要意義，本文從合同簽訂環(huán)節(jié)、合同執(zhí)行追蹤、合同保管環(huán)節(jié)、合同糾紛處理四個方面對企業(yè)合同管理現(xiàn)狀進行分析評價指出存在的問題，進而提出可行性建議。

關(guān)鍵詞：合同管理；經(jīng)濟管理；合同簽訂；合同執(zhí)行追蹤

一、引言

合同是平等主體的自然人、法人、其他組織之間的設立、變更、終止民事權(quán)利義務關(guān)系的協(xié)議。合同的管理貫穿于企業(yè)經(jīng)濟活動的始末，提高合同管理水平不僅可以提升企業(yè)經(jīng)濟管理水平，還可以為企業(yè)經(jīng)濟活動的開展提供法律與制度保障，避免產(chǎn)生合同法律風險。

二、企業(yè)合同管理現(xiàn)狀及存在的問題

作為企業(yè)經(jīng)濟業(yè)務開展的首要環(huán)節(jié)，企業(yè)合同管理的重要性不言而喻，本文擬從合同管理的四個環(huán)節(jié)：簽訂準備環(huán)節(jié)、執(zhí)行追蹤環(huán)節(jié)、合同保管環(huán)節(jié)、合同糾紛處理環(huán)節(jié)對現(xiàn)行企業(yè)合同管理現(xiàn)狀進行剖析并發(fā)現(xiàn)問題。

1.合同簽訂環(huán)節(jié)

合同簽訂的前期審核環(huán)節(jié)應重點予以把關(guān)，合同簽訂前評審制度可以優(yōu)化合同簽訂的程序，明確相關(guān)部門的職責，提高合同履約及履行的質(zhì)量，規(guī)范合同的管理。但是現(xiàn)行企業(yè)中，特別是中小企業(yè)，缺乏對合同簽訂前的評審，極容易導致責任劃分不清，合同履約不明確，弱化后期合同的執(zhí)行追蹤管理，導致經(jīng)濟糾紛的出現(xiàn)。第二，企業(yè)合同管理過程中，應有規(guī)范、嚴格的論證程序，但是實際工作中缺乏論證導致合同的簽訂初期環(huán)節(jié)缺乏有效的經(jīng)濟分析預測，為后期的執(zhí)行與追蹤帶來一定的困難，容易產(chǎn)生經(jīng)濟損失，給企業(yè)帶來經(jīng)濟風險。第三，合同簽訂要素不完整。大多企業(yè)在合同簽訂環(huán)節(jié)，忽視合同要素完整性的重要性，合同簽訂較為隨意，如不填寫簽訂時間、甲方乙方名稱不規(guī)范、僅有法人章無法人代表簽字等。第四，簽訂無期限合同。經(jīng)濟發(fā)展迅速的現(xiàn)代，市場行情、企業(yè)情況變動較大，為保護企業(yè)的經(jīng)濟利益，應盡量避免簽訂無期限合同。但在實際工作中，由于合同管理意識薄弱，合同風險管理理念的匱乏，很多企業(yè)在簽訂合同時對合作期限約定較為模糊，極容易給后期合同的執(zhí)行帶來困難，若出現(xiàn)違約情況會給企業(yè)帶來糾紛風險。

2.合同執(zhí)行跟蹤

合同的執(zhí)行追蹤是合同管理的核心環(huán)節(jié)，企業(yè)應有專門的合同管理部門對合同的執(zhí)行追蹤情況進行管理，但是實際工作中，企業(yè)無專門的合同管理部門，并且無統(tǒng)一、規(guī)范的臺賬對合同進行日常管理，導致日常的合同執(zhí)行與追蹤管理難以實現(xiàn)，給后期合同的監(jiān)督與審計帶來困擾。第二，企業(yè)缺乏對合同執(zhí)行追蹤管理的監(jiān)督。合同執(zhí)行追蹤的監(jiān)督能夠?qū)贤膱?zhí)行情況、履約情況進行詳細明確記錄與上報，便于決策者提出建議，同時也防止合同的超期履行與合同的空檔履行，能夠及時給管理層預留出時間續(xù)約或者簽訂新的合同。

3.合同保管環(huán)節(jié)

合同的保管內(nèi)容應包括：合同簽訂前期的論證、審核、合同原件、與合同執(zhí)行相關(guān)的一切手續(xù)、信息等，但是現(xiàn)階段企業(yè)合同管理過程中存在合同保管內(nèi)容殘缺，部分合同原件丟失僅有復印件，缺少合同前期申請、論證等一系列相關(guān)資料。第二，企業(yè)合同無統(tǒng)一存放，無合同主管部門負責合同的保管，導致在日常工作及審計檢查等過程中，合同的調(diào)取、查閱、統(tǒng)計需與多個企業(yè)部門溝通協(xié)調(diào)。特別是對于大型企業(yè)而言，合同統(tǒng)計工作較大難度，難以實現(xiàn)合同的統(tǒng)一規(guī)范化管理，對后期的追蹤更無從落實。

4.合同糾紛處理

在合同糾紛處理方面，大多企業(yè)暫無專門的制度、工作方法予以規(guī)范。在產(chǎn)生合同糾紛的情況下，在有爭議的情況下，一般也是內(nèi)部自行溝通協(xié)商解決，合同糾紛處理未納入合同管理視線，但作為合同管理的重要組成部分，合同糾紛處理應作為一項重點工作，而非根據(jù)工作慣例忽視其重要性。

三、加強企業(yè)合同管理內(nèi)部控制建議

針對以上企業(yè)合同管理過程中存在的問題，為加強企業(yè)合同管理內(nèi)部控制可從以下幾個方面著手：

1.合同簽訂環(huán)節(jié)

第一，合同簽訂前，應進行經(jīng)濟效益論證，并與合同統(tǒng)一進行檔案管理；第二，建立合同簽訂前的評審制度；第三，完善合同簽訂要素，明確合同履行期間；第四，完善合同簽訂審批表手續(xù)，確定合同的審批主體及各主體相對應的審批責任，在簽訂審批表中應基于本部門審核內(nèi)容和職責范圍，進行簽署意見。

2.合同執(zhí)行追蹤

合同的執(zhí)行需在相關(guān)科室進行流轉(zhuǎn)，任何一個環(huán)節(jié)的遺漏會造成合同執(zhí)行的誤差。首先，歸口部門建立合同管理臺賬，定期書寫合同執(zhí)行書面情況，防止合同的疏漏管理，書面情況報告在合同執(zhí)行完畢時，隨同合同原件留檔備存；其次，合同主管部門建立合同執(zhí)行流轉(zhuǎn)追蹤臺賬，并根據(jù)合同執(zhí)行進度與合同要求及時進行追蹤管理，監(jiān)督歸口部門對合同的執(zhí)行追蹤，防止合同執(zhí)行管理的疏漏。

3.合同保管環(huán)節(jié)

企業(yè)合同管理過程中，首先應設立合同管理部門；其次，規(guī)范合同的檔案管理，合同從簽訂準備階段到合同執(zhí)行完畢之后一切相關(guān)資料均需隨合同正本存檔。在法律規(guī)定的期限內(nèi)，結(jié)合企業(yè)實際發(fā)展需要對合同進行規(guī)范的檔案管理；最后，實施對合同的信息化管理。

4.合同糾紛處理

建立合同糾紛處理方案或管理辦法，有專門的科室、專業(yè)的團隊進行跟蹤處理，有規(guī)范的處理方案、審批制度；在有經(jīng)濟責任的情況下，應根據(jù)實際情況進行規(guī)責處理；對于糾紛處理情況，應及時更新至合同管理臺賬中，方便日后信息的獲取；最后，嚴格按照檔案管理辦法，進行歸檔留存至相應的合同檔案中，并進行標識予以輕松辨識。

作者:杜建行 單位:鄭州大學

參考文獻：

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