信息化背景下企業(yè)內(nèi)部控制的建構(gòu)

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摘要：在信息技術(shù)發(fā)展的今天，尤其是以Internet為代表的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用，使得內(nèi)部控制信息化成為現(xiàn)代企業(yè)重點(diǎn)改革對(duì)象。那么怎樣才能實(shí)現(xiàn)信息化與企業(yè)內(nèi)部控制的完美融合，實(shí)現(xiàn)信息化背景下企業(yè)內(nèi)部控制的有效建構(gòu)呢，這是本文重點(diǎn)探究?jī)?nèi)容。

關(guān)鍵詞：信息化；企業(yè)；內(nèi)部控制

企業(yè)內(nèi)部控制，即企業(yè)為達(dá)到經(jīng)營(yíng)目標(biāo)，保障資產(chǎn)安全完整，維護(hù)會(huì)計(jì)信息資料準(zhǔn)確性，使既定的經(jīng)營(yíng)計(jì)劃與經(jīng)營(yíng)目標(biāo)能順利實(shí)施，確保一切經(jīng)營(yíng)活動(dòng)可正常進(jìn)行而在內(nèi)部展開(kāi)的自我調(diào)整、約束與控制的手段、方略的統(tǒng)稱。不管對(duì)哪個(gè)企業(yè)來(lái)講，內(nèi)部控制的重要性均不言而喻。企業(yè)內(nèi)部控制制度會(huì)隨企業(yè)發(fā)展，社會(huì)經(jīng)濟(jì)進(jìn)步與外部環(huán)境等因素出現(xiàn)程度不同而改變。所以，企業(yè)需盡力實(shí)現(xiàn)信息化與內(nèi)部控制建設(shè)的彼此結(jié)合，提升企業(yè)管理水平與經(jīng)濟(jì)效益。

一、企業(yè)內(nèi)部控制信息化的重要性

信息化發(fā)展浪潮里，企業(yè)最早加入改革行列中，為達(dá)到增強(qiáng)效率、規(guī)范管理、提高利潤(rùn)的目的，內(nèi)部控制活動(dòng)過(guò)程也大力應(yīng)用了計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，且建構(gòu)了相當(dāng)龐大的數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)作為決策與評(píng)估時(shí)的參考依據(jù)。我國(guó)企業(yè)在內(nèi)部控制信息化上的實(shí)踐已累積了不少經(jīng)驗(yàn)，很多企業(yè)均順利完成了網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)建設(shè)和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用推廣等信息化計(jì)劃，增強(qiáng)了內(nèi)部控制效率與質(zhì)量，備受市場(chǎng)、社會(huì)的注意與肯定。企業(yè)審計(jì)人員使用信息科技來(lái)完成內(nèi)部控制有獨(dú)特優(yōu)勢(shì)與作用，具體包括：

1.實(shí)時(shí)處理確保及時(shí)

全面信息化環(huán)境可為企業(yè)創(chuàng)設(shè)實(shí)時(shí)傳輸?shù)钠脚_(tái)，讓企業(yè)能夠借助信息系統(tǒng)控制整個(gè)業(yè)務(wù)流程。這樣能夠避免產(chǎn)生人為控制的錯(cuò)誤和舞弊現(xiàn)象。其中，在傳統(tǒng)企業(yè)不斷發(fā)展的環(huán)境中，各個(gè)會(huì)計(jì)流程和業(yè)務(wù)流程是相互分開(kāi)的，而會(huì)計(jì)信息明顯滯后于整個(gè)企業(yè)發(fā)展中的業(yè)務(wù)信息，導(dǎo)致企業(yè)會(huì)計(jì)人員僅僅局限在事后核算工作，所以無(wú)法利用會(huì)計(jì)信息來(lái)控制整個(gè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，難以為企業(yè)提供準(zhǔn)確科學(xué)的信息。企業(yè)在不斷發(fā)展的過(guò)程中，通過(guò)實(shí)現(xiàn)資金流、物資流和信息流三流合一，逐步將企業(yè)內(nèi)部控制由事后控制轉(zhuǎn)向事中控制，由適時(shí)控制轉(zhuǎn)向?qū)崟r(shí)控制。

2.多級(jí)復(fù)核確保公正

現(xiàn)代信息技術(shù)在應(yīng)用的過(guò)程中主要是利用集群數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)，在一定程度上節(jié)約了企業(yè)硬件投資資金，促使整個(gè)企業(yè)信息能夠直接儲(chǔ)存在單一的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)中，還可以讓單一的數(shù)據(jù)系統(tǒng)同時(shí)在多臺(tái)服務(wù)器上進(jìn)行運(yùn)行，而并不需要進(jìn)行各種應(yīng)用代碼和體系結(jié)構(gòu)修改。這種技術(shù)的應(yīng)用，在一定程度上增強(qiáng)了系統(tǒng)應(yīng)用的可靠性，所以在數(shù)據(jù)容量逐步變大的情況下，企業(yè)便能夠利用小型服務(wù)器進(jìn)行擴(kuò)充。這樣當(dāng)服務(wù)器在發(fā)生故障的時(shí)候，并不會(huì)影響整個(gè)系統(tǒng)的安全性，所以服務(wù)器在應(yīng)用的過(guò)程中能夠非常輕松的分擔(dān)部分負(fù)載。同時(shí)，還能夠有效減少各個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)訪問(wèn)的時(shí)間，全面增強(qiáng)系統(tǒng)應(yīng)用的新能，真正實(shí)現(xiàn)多臺(tái)便宜的計(jì)算機(jī)構(gòu)成的it數(shù)據(jù)中心，以此來(lái)代替花費(fèi)較高的大型設(shè)備。在整個(gè)單一的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)中，能夠及時(shí)進(jìn)行信息儲(chǔ)存和查詢。很多相同的信息進(jìn)行多次應(yīng)用，便能夠形成多級(jí)復(fù)核，相互影響、相互作用。其中，企業(yè)在利用信息化技術(shù)進(jìn)行內(nèi)部控制時(shí)，便需要充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)傳輸與程序控制的作用，有效利用異地復(fù)核和用戶權(quán)限限制來(lái)真正達(dá)到內(nèi)部牽制與不容職務(wù)的分離，讓財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)直接轉(zhuǎn)變成為業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，從根本上防止各項(xiàng)數(shù)據(jù)在錄入的過(guò)程中出現(xiàn)錯(cuò)誤或者舞弊的現(xiàn)象，逐步形成信息化環(huán)境相互作用的內(nèi)部控制。

3.集成管理提高效率

在現(xiàn)代信息化技術(shù)應(yīng)用范圍不斷擴(kuò)大的背景下，企業(yè)可充分利用高級(jí)集成技術(shù)，讓整個(gè)企業(yè)內(nèi)部與各個(gè)企業(yè)之間的信息進(jìn)行建構(gòu)，并設(shè)置統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，充分利用應(yīng)用軟件與輔助開(kāi)發(fā)工具。這樣除了互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，還可以利用電子郵件中心技術(shù)、呼叫中心技術(shù)等企業(yè)信息化管理平臺(tái)，從而逐步拓展企業(yè)與企業(yè)間、企業(yè)與客戶間、個(gè)人與個(gè)人之間的溝通途徑。但是，不管是采用哪一種技術(shù)，選擇哪一個(gè)途徑，都需要及時(shí)更改相同的數(shù)據(jù)庫(kù)，從而保障在不同的途徑中所看到的信息能夠同步。這樣實(shí)行信息集成管理，能夠讓企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中能夠準(zhǔn)確及時(shí)的獲取行業(yè)的信息，以此來(lái)加快決策速度，有效增強(qiáng)企業(yè)發(fā)展中的運(yùn)營(yíng)效率。

二、信息化背景下企業(yè)內(nèi)部控制的建構(gòu)

1.進(jìn)一步健全信息溝通機(jī)制

通過(guò)構(gòu)建信息系統(tǒng)進(jìn)行良好的溝通，能夠?yàn)槠髽I(yè)管理層提供更加準(zhǔn)確、合理的信息，讓整個(gè)企業(yè)的管理層能夠更加全面的了解企業(yè)行業(yè)不斷發(fā)展中的情況，以便工作人員與相關(guān)部門之間能夠及時(shí)完成信息溝通，從而全面提升企業(yè)在不斷發(fā)展過(guò)程中的運(yùn)行效率。首先，應(yīng)實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息化戰(zhàn)略計(jì)劃與整體戰(zhàn)略計(jì)劃的結(jié)合。企業(yè)管理人員應(yīng)對(duì)信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)引起重視，使不同職能部門間的信息系統(tǒng)更切合；其次，不同部門應(yīng)結(jié)合控制系統(tǒng)需求辨識(shí)使用者需要的信息，并對(duì)其進(jìn)行處理、加工，將收集的不同信息傳遞至企業(yè)內(nèi)部相應(yīng)人員，確保他們能在崗位上盡心履職；最后，企業(yè)在進(jìn)一步建構(gòu)內(nèi)部控制制度框架基礎(chǔ)上，不斷完善會(huì)計(jì)和相應(yīng)財(cái)務(wù)信息報(bào)告負(fù)責(zé)機(jī)制，促法人治理結(jié)構(gòu)更健全，使每一位企業(yè)員工均可全面掌握內(nèi)部控制系統(tǒng)，懂得自己在崗位應(yīng)履行的職責(zé)，同時(shí)企業(yè)可及時(shí)交換且獲取他們執(zhí)行管理和控制企業(yè)運(yùn)營(yíng)時(shí)所需要的各類信息。

2.強(qiáng)化財(cái)務(wù)信息安全控制

若要保證財(cái)務(wù)信息安全，應(yīng)定期檢查與備份資料，尤其是重要資料需實(shí)施多級(jí)備份。存取數(shù)據(jù)需建立操作日志，使刪除、修改數(shù)據(jù)時(shí)留下”操作痕跡“，供日后檢查。存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)選用可防火、防潮的設(shè)備，維護(hù)數(shù)據(jù)安全。此外，需對(duì)硬件實(shí)施加密，或采用專業(yè)技術(shù)，把一些重要數(shù)據(jù)信息文件設(shè)置成隱形文件或?qū)Ｓ梦募?/p>

3.進(jìn)一步優(yōu)化控制環(huán)境

首先，應(yīng)制定且認(rèn)真貫穿執(zhí)行相應(yīng)會(huì)計(jì)信息化舞弊案的法律，規(guī)范企業(yè)一切經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)，使企業(yè)內(nèi)部控制活動(dòng)有法律的護(hù)航；其次，信息時(shí)代，內(nèi)部審計(jì)范圍向以內(nèi)部控制為主的包括內(nèi)部控制評(píng)審、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估與防范以及如何增強(qiáng)經(jīng)濟(jì)效益等綜合性基礎(chǔ)審計(jì)方向發(fā)展。因而，企業(yè)應(yīng)改進(jìn)審計(jì)方法，將事后財(cái)務(wù)收支審計(jì)與事前、事中管理效益審計(jì)相結(jié)合，手工賬表審計(jì)與現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)審計(jì)相融合，維持內(nèi)部審計(jì)的獨(dú)立性與權(quán)威性。

4.強(qiáng)化內(nèi)部控制監(jiān)督和信息披露

在現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展的今天，企業(yè)應(yīng)通過(guò)糾正性、檢查行與預(yù)防性防控措施和實(shí)時(shí)監(jiān)督技術(shù)，全面檢測(cè)信息系統(tǒng)中產(chǎn)生的異常或大額交易，將所收集的所有數(shù)據(jù)均作出實(shí)時(shí)處理，再及時(shí)反饋給管理層，實(shí)現(xiàn)事前預(yù)防、事中控制和事后總結(jié)的全程結(jié)合。此外，企業(yè)應(yīng)不斷升級(jí)計(jì)算機(jī)輔助審計(jì)技術(shù)與系統(tǒng)軟件，重視對(duì)收益大于成本的內(nèi)控信息披露工作。

5.完善企業(yè)的業(yè)務(wù)控制程序以強(qiáng)化控制活動(dòng)

企業(yè)應(yīng)借助現(xiàn)代化信息技術(shù)完成工作流程再造，并設(shè)法實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程重組與信息化應(yīng)用的同步推進(jìn)，制定完整、規(guī)范的財(cái)務(wù)管理制度和財(cái)務(wù)流程，促業(yè)務(wù)流程與系統(tǒng)有效整合，實(shí)現(xiàn)對(duì)信息系統(tǒng)運(yùn)行、維護(hù)整個(gè)過(guò)程的全面監(jiān)督，并達(dá)到控制的自我評(píng)價(jià)。如水泥制造業(yè)投融資期間應(yīng)注重對(duì)投資、融資、貸款等業(yè)務(wù)的核準(zhǔn)、授權(quán)；生產(chǎn)時(shí)重視材料領(lǐng)取和分?jǐn)傎M(fèi)用實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)成本的有效控制。

6.組建一支高素質(zhì)企業(yè)團(tuán)隊(duì)

信息化時(shí)代，企業(yè)要實(shí)現(xiàn)良好發(fā)展，除了強(qiáng)化財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)隊(duì)伍建設(shè)外，還應(yīng)強(qiáng)化信息技術(shù)人才、內(nèi)控人員的管理。對(duì)企業(yè)包括財(cái)務(wù)人員在內(nèi)的內(nèi)控職能人員年齡、知識(shí)結(jié)構(gòu)等給予優(yōu)化，重視人才培訓(xùn)培養(yǎng)，結(jié)合企業(yè)實(shí)際與內(nèi)控管理相關(guān)要求，為企業(yè)培育出大量綜合素質(zhì)高、能力強(qiáng)的專業(yè)性人才，為企業(yè)發(fā)展儲(chǔ)備力量。還可借助信息化管理方法進(jìn)行人才管理，制定員工檔案跟蹤制度，建立員工檔案，把員工工作表現(xiàn)、獎(jiǎng)勵(lì)與工作期間的能力態(tài)度等給予詳細(xì)記錄，重視人才考核，合理展開(kāi)人才分配，讓每一位員工均能在滿意的崗位上實(shí)現(xiàn)自己的理想與抱負(fù)，達(dá)到企業(yè)與員工同成長(zhǎng)。

總之，信息化內(nèi)部控制工作的開(kāi)展并非孤立的，還需多部門配合與協(xié)調(diào)；信息化內(nèi)部控制建設(shè)也并非一蹴而就，而是隨企業(yè)的發(fā)展壯大而逐漸完善的。在企業(yè)今后的發(fā)展中，內(nèi)部控制方面還需進(jìn)一步順應(yīng)信息化發(fā)展趨勢(shì)與步伐，強(qiáng)化信息化內(nèi)部控制與管理，實(shí)現(xiàn)多部門協(xié)調(diào)聯(lián)動(dòng)，通過(guò)學(xué)習(xí)化方式與手段使企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理等工作能高效、穩(wěn)步開(kāi)展，使得信息系統(tǒng)為企業(yè)發(fā)展作出更大貢獻(xiàn)。

作者:盧欽萍 單位:魯南中聯(lián)水泥有限公司

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