企業銷售內部控制論文

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一、ERP環境下的企業內部控制

1.ERP系統及其特點。ERP從廣義上講,指的就是在大信息化時代背景下，借助快速發展進步的電子信息技術,將企業的所有資源集中到一起,主要是實現企業核心業務的自動化。ERP系統主要專注于簡化企業常規業務處理的流程,將傳統的人工操作模式轉化為一個相對完善的人機結合的操作系統，提高整個企業的運行效率,也為企業的管理層對企業進行管理提供有效管理手段。ERP系統是一個以集成性、及時性為主要特征的管理系統,已經為各大中小型企業所使用,這種人機結合的操作系統與以往傳統的操作系統相比,表現為以下特點。（1）ERP系統顯著提高企業管理水平。在管理系統中的配置使企業的管理效率有了極大的提升,同時將人為因素對企業各項業務活動處理的影響降到更低的水平,這樣一來就提高了企業各項工作運轉的效率。（2）ERP系統促使企業管理工作更加系統和深入。傳統環境下的企業管理,只要注意嚴格把控人為因素即可,但是在ERP環境下,企業的管理不僅僅涉及人為因素,同時還要做好對信息系統中的數據以及對信息系統本身的管理和監控,這種情況下要實現高效的企業管理就更是難上加難。（3）ERP系統使業務數據和財務數據高度集成化。企業在正常運營過程中，每發生一項業務活動,該項業務所涉及到的數據將會迅速及時地傳遞到ERP系統,使所有的業務人員和會計人員都能夠快速地獲取所需要的信息并對數據進行處理,這樣就在很大程度上避免了因數據傳遞過程中的延時性而導致的一些差錯。2.ERP與企業內部控制。內部控制在管理層面是不可或缺的元素,實踐證明,有效的內部控制則企業強大,無效或低效的內部控制則企業混亂無序。在新的信息系統環境下,企業內部控制體系的主要目的仍然是確保企業資產安全,確保各項工作順利且高效進行,確保各項數據和信息真實可靠,其所包含的五個基礎組成部分也沒有發生改變。它們仍然是控制環境、控制活動、風險評估、信息與溝通、對環境的監控五個要素,但是在新的信息系統環境下,這五個要素也分別表現出其新的特征,導致在ERP環境下企業實施內部控制表現出一定的特殊性。（1）控制活動重心發生了變化。ERP環境下,企業所有業務流程的相關處理和操作都是由會計人員和業務人員通過計算機系統操作來進行,所有涉及到的數據都自動儲存在ERP系統內,內部控制不僅是要對各項審批程序進行控制,更要確保計算機系統本身是安全可靠的，所以內部控制的重心由傳統模式下的人變為了現在的人與機。（2）控制風險進一步提升。ERP環境下,企業很多業務流程的審批是根據系統內已經設定的初始設置來進行的，如果ERP系統的初始設置本身就存在一定問題或者獲得授權審批的人員出于某些私人目的人為地對這些設置進行了修改，都會使ERP系統在處理業務活動時出現問題，使內部控制風險提高。（3）控制環境是以團隊整體控制為總框架?？刂骗h境為企業發展塑造了一個基本的框架和構造，決定著企業的基本氛圍和格調，對于塑造企業文化、提高企業凝聚力、潛移默化地影響企業員工的控制意識都有著極其重要的作用。（4）信息與溝通的層面更要著重注意對各模塊之間的協調管理、統一控制。ERP改變了以往的電子信息系統環境，使得各部門之間信息、數據的共享程度更高，各部門之間的溝通和交流更加方便。一項業務活動的發生可能需要幾個模塊共同操作，在傳統模式下這可能是一項很復雜的工作，但是在ERP環境下，各種業務數據都是通過網絡來進行分享和傳遞的，如果某個環節出現問題，其他模塊也能夠及時了解并作出相應的處理,使得工作極大程度地高效化。（5）需要對所使用的ERP系統本身進行有效的管理和監督，使得ERP環境下的內部控制更加復雜。企業日常業務活動的處理都要用到電子信息系統，在ERP環境下，由業務人員將原始數據手動輸入ERP系統中，系統就會根據這些原始數據自動生成很多單據、憑證，這樣就解決了傳統環境下工作效率低下的問題。

二、ERP環境下企業銷售業務的基本流程分析

對企業銷售業務進行內部控制的目的主要是降低銷售過程中由于一些業務處理的不恰當而導致的風險，由此盡最大努力去避免不必要的損失，將可能面臨的風險降到一個可接受的水平。而風險是無處不在的，它可以存在于銷售和收集過程的各個方面，所以，為了能夠深入了解和分析在ERP環境下,企業如何對銷售環節實施有效的內部控制,從而有效合理地對內部控制制度進行再設計，首先應該做到的就是熟悉和了解ERP環境下的企業銷售流程和收集流程的各個環節,在ERP環境下,大部分企業銷售和收款業務的處理如下，見圖1（見下頁）。1.接到訂單申請，創建銷售訂單。在大多數企業中，每一筆銷售業務都開始于客戶向企業提交訂單申請，然后企業會根據客戶對于產品的要求交由銷售部門來創建銷售訂單。在這個過程中，應該重點關注的就是客戶的信用程度高低和銷售訂單是否合乎標準，以此作為是否接受該筆訂單的一個參考的標準。2.審核銷售訂單，簽訂銷售合同。為了能夠使供貨方和銷售方清楚地知曉各自各自所享有的權利以及應承擔的責任與義務，并確保交易發生后貨款能夠及時收回，交易雙方必須要按照一定的程序來簽訂銷售合同。一般情況下，獲得授權的人員會與客戶擬定一份銷售合同草案，主要包括商品名稱、商品數量和商品質量，運輸方式、付款期限、付款方式等內容。銷售部門會根據企業的銷售政策審查批準銷售合同草案，審批時，審批人員的工作重點是銷售合同草案是否有利于公司利益、貨款能否及時收回、權利與義務的劃分是否明確、如有糾紛雙方應該如何解決等等。3.信用審核。信用審核的主要目的是保證在交易達成后企業能夠在合同規定的期限內收到貨款，減少壞賬損失，切實地保障企業經濟利益的流入。首先，信用管理部門會深入了解和調查客戶以往的交易記錄以了解其資信狀況，再根據企業常規的銷售政策、信用政策，確定信用額度、信用期限，然后將信用客戶的最高授信額度、付款期限等數據輸入ERP系統。然后，在進行信用審批時，ERP系統自動根據內置的信用政策和審批程序進行審批，信用政策通常包括兩個方面：信用期限和信用限額，不符合信用政策的訂單將會被凍結。4.錄入銷售訂單,生成發貨單。銷售合同草案經過相關人員的批準后，銷售人員將與客戶就具體交易細節進行協商，最終簽訂正式的銷售合同，雙方的合作關系正式達成,此時，銷售訂單將會被錄入ERP系統，ERP系統將自動生成發貨單。確認貨物出倉以后，管理人員將根據訂單的狀態實時地對倉儲管理系統的存貨數據進行更新,實時反映企業庫存量。5.生成出庫單，出庫發貨。倉儲部門在收到發貨單以后，會按照發貨單的要求，錄入出庫單，貨物安排就緒以后，會對發貨單上列出的名稱、數量、規格、批號等信息進行一一核對，經核對無誤后會合理地安排發貨時間，同時對ERP系統中的該批銷售發貨單進行勾對操作。6.開具虛擬銷售發票，申請金稅發票。發票出庫單確認無誤以后，就要在ERP系統中開具虛擬發票，這項工作在系統正常操作的情況下通常沒有錯誤。在稅務發票生成以后，會計人員下一步要進行的操作就是根據發票來過賬。虛擬銷售發票過賬的主要目的是確認是否所有的已發貨出庫的貨物都已開具發票、是否有虛假交易開具發票或重復開具發票等。7.收款。為保證收款環節的正常進行，應該確保收款業務是按照ERP系統中的三種收款方式即預收賬款收款方式、賒銷方式、直接收款方式來進行款項的收回的?，F如今市場競爭極度激烈，企業會給出各種優惠條件來爭取客戶，而賒銷在三種銷售方式中已經成為主要的銷售方式。賒銷會在很大程度上提高企業的銷售量和銷售收入，但是賒銷也存在著很大的風險，貨款能否及時地收回是不確定的，企業只能根據客戶的信用程度來決定是否要賒銷給客戶。如果企業銷售貨物的方式是賒銷，那么在此過程中，企業應該重點關注的就是應收賬款的管理問題，款項能否按照預期準時收回，在一定程度上與應收賬款的管理有著密不可分的聯系，所以就要重點關注如何對應收賬款進行有效的管理。在實際受到貨款時，錄入收款單，及時轉銷該筆應收賬款,實時反映應收賬款的金額。8.銷售退回、銷售折扣與折讓。企業已經售出的商品如果存在質量問題或者其他問題，商品可能會被退回，也有可能購貨方會要求企業給予其一定的銷售折讓、折扣。銷售退回業務包括三個步驟:對退回商品進行審批、驗收入庫退回貨物、沖銷應收賬款。應該注意的就是退貨一定要通過審批,還有退回貨物應該及時收回入庫并做相關記錄。銷售折讓和折扣包括兩個步驟:對給予客戶的折讓和折扣進行審核、核銷應收賬款。審批環節尤為重要，一定要符合相關的審批要求,嚴防徇私舞弊、收受回扣。9.壞賬注銷。對于確定無法收回的壞賬,企業應提供充足的證據和資料證明壞賬確實無法收回且符合會計政策,然后經有關部門批準后，再由會計人員核銷壞賬。10.清賬。清賬指的是在月末的時候，由應收賬款管理人員對企業的應收賬款進行清理，對于已經收回的應收賬款確認是否已經進行了轉銷，這對于保證企業貨款及時收回發揮著極其關鍵的現實作用。

三、ERP環境下企業銷售業務內部控制制度的設計和完善

ERP系統應用于內部信息管理系統并成為其核心,這就表明,信息化大背景下,企業要想順利實現對所有資源的合理配置,就必須將企業內部控制和管理與ERP系統相結合。絕大多數企業的盈利都是通過銷售收款來實現的,企業現金凈流量和凈利潤的實現必須直接依賴于銷售業務,這樣一來,銷售業務就成為企業其他各項業務活動的核心,其他各項業務活動都服務于銷售業務,它們的順利運行為銷售業務的順利運行提供重要保障。而在ERP系統操作環境下,人機結合使各項業務的處理更加復雜,銷售業務就更加應該受到重視,而銷售業務的內部控制也就必然成為企業內部風險控制的重點。熟悉了在ERP系統的操作背景下，銷售業務具體流程的各環節以后，就可以據根據各個環節所可能面對的重大風險點來對銷售業務的內部控制制度進行合理化有效化的設計和完善。內部控制制度的設計應遵循全面性原則，企業正常的經營管理都會涉及到內部控制，而且內部控制貫通于各項業務活動的每一個環節，并于決策層、管理層和監督層貫徹實施。ERP環境下，要想達到對企業銷售環節高效有力的控制，就應該在ERP系統中建立一個完整全面的內部控制制度體系，使內部控制滲透于企業銷售業務的每一個環節，對每個環節進行嚴格的驗收把控，提高銷售環節的工作效率，保證整個銷售業務的順暢進行，為提高企業的經濟效益保駕護航。1.ERP環境下訂單環節的內部控制。企業每天會接到很多來自不同客戶的訂單申請，為了科學規范地去處理這些訂單申請，企業一般都設有獨立的訂貨管理模塊，對收到的訂單進行管控。銷售合同正式簽訂之后，企業與客戶的交易也就正式達成，此時就需要將銷售訂單錄入銷售管理模塊，如果沒有銷售訂單，也就不會有后續各種單據的生成，因此，對于企業正常的銷售業務，其內部控制的關鍵的一步就是要加強企業對銷售訂單的控制，對商品類型、規格、數量及質量、可給予客戶的信用期和信用額度,還有銷售價格和銷售折扣進行重點把控。所以，在訂貨環節的內部控制中，應注意以下三點。（1）企業應當在ERP系統中設置嚴謹認真的銷售業務審批程序，包括兩種:一是普通的業務審批程序，二是特殊業務審批程序，這種審批程序不符合正常的銷售政策。所有的銷售必須經過嚴格的審查和批準，才可以執行。（2）在ERP系統中檢查各項文件的準確性，將文件審查和相關的業務管理系統數據相結合，例如，將進銷存模塊中的數據和生產模塊中的信息相結合，保證審批的合理性和有效性，從而避免企業簽訂銷售合同以后，因無法滿足客戶的需求而給企業帶來名譽損失和利益損失。（3）客戶提交訂單并與企業形成合作關系，企業才有利可圖，但是在這種利益的背后也隱藏著很大的風險，所以為了能夠保證銷售收入的正常實現，降低不確定性，應該在ERP系統中建立完整的客戶信息數據庫，對客戶以往所達成的交易進行全方位深入的調查，從而了解客戶的資信狀況，搜集相關信息并記錄入庫，并設置完整的程序對可給予客戶的信用條件、信用額度、賒銷時間、最低銷售價格等進行審批。2.ERP環境下發貨環節的內部控制。通過審批的銷售訂單，就可以進入發貨環節。對發貨環節進行內部控制制度設計，主要是為了降低倉儲管理人員在沒有得到授權的情況下出于某些利益圖謀私自發貨，以及發出貨物在品質、規格等方面無法滿足客戶需求的可能性。發貨環節的內部控制應該注意以下幾點:（1）倉儲部門應該嚴格按照已經審批通過的銷售出庫單來安排發貨，避免倉庫保管人員在沒有審批或審批沒有通過的情況下私自發貨。發貨時,要對企業和客戶雙方的情況進行全面考量，合理調配企業的庫存，同時也要考慮到客戶對這批貨物的需求是否十分緊急，然后合理有序地安排發貨，對出庫單要隨時跟蹤，保證整個出庫過程不存在徇私舞弊的情況，在確認貨物出庫以后，要及時更新存貨管理系統。（2）出庫單經過配送監管人員的審核以后，系統會提示是否要開具銷售發票。如果客戶要求貨物與發票同行，那企業就應該讓系統根據銷售訂單、銷售發貨單自動開具發票，然后將銷售發票與貨物一同發出;如果不要求的話，可以在客戶確認收貨以后再開具發票，這樣也能夠避免貨運途中一些意外因素導致票據與貨物不符。（3）在某一項業務的發生過程中，會涉及到很多單據、憑證以及會計記錄，這些資料及信息相互之間是密不可分的,它們共同確保一項經濟業務的發生是客觀存在且合理合法的。因此，為了達到這個目的，我們應在ERP系統中關聯相關的票據、憑證等，如將銷售發票與銷售訂單、裝運憑證、銷售出庫單進行關聯，使這些相關票據的數據能夠互相追蹤、互相檢查,從而使企業管理人員能夠詳細全面地了解整個銷售業務的運行，保證ERP系統中所記錄的銷售業務都是完整可靠的。（4）ERP環境下，在職責分配方面，企業應該按照職務不相容原則來合理設計安排銷售業務環節涉及到的人員，存貨保管人員、貨物裝運審核人員、開具發票人員應該是不同的員工。3.ERP環境下收款環節的內部控制。（1）賒銷這種銷售形式在企業銷售業務過程中占到很大的比例,從時間價值的角度出發給予客戶優惠，能夠在很大程度上吸引客戶，但是賒銷業務的發生使企業內部控制的風險加大,所以本文既然是要對收款環節的內部控制制度進行設計，其重心就應證應收賬款信息實時有效，方便企業管理人員查看并做出一些相關決策。同時在收到貨款以后要對客戶信用信息庫進行更新，調整信用額度、信用期限等。（2）對于信用期限已過，但依舊無法收回的應收賬款，企業應在客戶資信狀況管理系統中重新對客戶進行信用測評，并在客戶信用信息庫中進行記錄和修改，將所有涉及到該客戶信用的信息同步進行更新。在下一次交易時，企業就可以根據修改過的信用數據確定可以給予客戶的最高賒銷額度、賒銷期限、信用條件等。（3）對于分期付款的交易，為了保證貨款及時收回，應該在ERP系統中設置一個應收賬款收回提醒程序，在付款日前大約一周提示客戶按時還款，保證貨款能夠如期收回，實際收到貨款時，由會計人員將收款單錄入銷售管理系統中，并以ERP系統內設置的票據之間的對應關系為基礎對應收賬款進行自動核銷。

四、應對ERP環境下企業銷售業務內部控制風險的實施措施

為了保障ERP環境下企業銷售與收款內部控制制度能夠得到有效的實施，并充分發揮其作用，提出了以下幾點保障性的實施措施。1.企業管理人員應該注重建立和培養企業的風險防范思維和意識。風險隨時都可能發生在企業正常經營活動的任意一個環節，為了避免在風險發生之時企業無從應對，就應該在風險未發生之前提前準備好相應的措施來應對可能會發生的風險。首先，應該在ERP系統中對客戶的資信狀況進行評估并實時更新和修改客戶信用信息庫，從而防范因客戶信用風險而導致企業承擔無法估量的損失。其次，企業要設置嚴格的信用審批程序，根據程序中設定的可以給予客戶的最高賒銷額度、賒銷期限、信用條件來對客戶所提交的訂單進行審批。2.在ERP系統中著重加強對銷售管理模塊應收賬款的管理，包括應收賬款的催收、應收賬款的對賬等。首先，對于信用期限已過仍然沒有收回的應收賬款應該按照應收賬款逾期時間長短分別管理，對于逾期已久的應收賬款要重點防范壞賬的產生，如果確定無法收回那就應該及時確認壞賬。其次，銷售人員應對于逾期仍然無法收回的的應收賬款應該經常與客戶進行溝通并催促其歸還欠款，在歸還期限截止前一周應提醒客戶及時歸還，通過這樣的方式來盡可能降低應收賬款形成壞賬的風險。最后，企業應該設置專門的人員定期與客戶進行對賬（每半年一次），對于那些不符的賬款應該及時與客戶取得聯系并進行溝通，在需要的情況下也可實地對賬。

作者:王鳳 單位:山西省飲食服務公司