水電工程項目設計檔案管理探討

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摘要:基于國家大力發展清潔能源、積極建設新型電力系統和助力實現雙碳目標的時代背景,聚焦清潔能源建設的關鍵要素,即水電工程項目。從檔案分類與編號、設計產品檔案管理兩方面對水電工程項目設計檔案的管控模式及相關舉措進行了有益探索,以期為同行提供參考。

關鍵詞:水電工程項目;設計檔案;檔案分類與編號;檔案管理

1概述

近年來,我國出臺多項與水力發電相關的政策,推動水力發電行業的建設和發展。依據這些政策及規劃要求,國家水力發電行業在“十三五”期間得到了長足的發展,水力發電能力有了大幅度提升。當前,國家“十四五”發展綱要也再次強調了可再生能源的重要性,并明確要求加快水電站的布局,進一步推動能源清潔化。水電工程作為風光水互補清潔能源基地建設的關鍵要素,可將水能直接轉化成清潔的電能,將在國家新型電力系統建設和助力實現“3060”碳達峰碳中和目標征程中發揮積極作用,其重要性不言而喻。《“十四五”全國檔案事業發展規劃》明確提出了“要創新建設項目檔案監督指導方式,對國家重大建設項目檔案驗收要實行事前指導及事中、事后監管”[1]的要求。因此對如何進一步做好水電工程項目檔案工作和更好服務項目建設進行深入研究顯得尤為關鍵和必要。陸婭瓊[2]結合具體項目對大型水電站建設工程項目檔案形成過程、作用與特點進行了研究分析,并就進一步加強檔案管理工作進行了探討。馬春茹[3]從檔案管理信息化、檔案工作落實、提升管理意識、規范管理流程、完善監管等方面提出具體措施,以解決目前水電工程項目檔案管理過程中存在的問題。李華莉[4]重點闡述了全過程管理理念在電力工程項目檔案管理工作中的應用。王偉義[5]則從總承包項目檔案管理的角度分析了做好文件收集、整理、歸檔等全過程管控的相關策略與思路。筆者將聚焦水電工程設計檔案管理中的檔案分類與編號、設計產品檔案管理兩方面,對其管控模式及具體舉措進行探索與研究,以解決當前在水電工程項目設計檔案管理過程中普遍存在的檔案分類不清晰以及檔號編制不統一等問題,以便更好服務項目建設。

2水電工程項目設計檔案分類方案與檔號編制研究

2.1歸檔文件的收集范圍

水電工程建設檔案產生于水電站工程建設全過程,反映了工程勘察設計、施工建設、竣工驗收和生產運行全過程。故各項目歸檔文件收集范圍應包括設計、采購、施工、以及試運行過程中的各類文件。通常情況下以《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》(DA/T28-2002)[6]為依據。其主要內容包括:(1)設計文件。工程項目各設計階段中形成的設計報告、圖紙及設計更改資料等。(2)采購設備文件。工程涉及的采購設備合同、制造圖、產品合格證及產品使用說明書。(3)施工文件。施工階段:土建施工文件,設計變更資料,設備及管線、電氣、儀表安裝施工文件;原材料和施工質量保證文件,設備調整方案、措施、調試報告和調試過程中的設備缺陷處理記錄、調試試運行質量驗評表、調試工作總結;監理文件、質量監督文件等。(4)階段驗收文件。階段和單項(專項)工程驗收鑒定書、總結,待驗工程已完和未完項目清單等。(5)試生產階段。生產準備文件,企業技術標準(現場運行規程、操作及事故處理規程、管理制度與措施等);機組整套啟動及試生產期間的文件材料(試生產記錄、設備缺陷及事故處理記錄、分析、結論和試生產工作總結);設備命名,主系統啟動及倒送廠用電方案等。(6)竣工驗收階段。工程建設總結(各分包單位)、工程總體竣工驗收文件和樞紐工程、庫區移民、工程檔案、消防、勞動安全衛生環保等7個單項的竣工驗收文件、竣工決算報告、審計報告和竣工驗收鑒定書等。(7)工程管理文件。建設項目審批文件、土地征用文件以及施工過程中各類管理文件等。

2.2現行行業規范

目前可為水電工程項目設計檔案分類與檔號編制工作提供依據的現行行業規范有3個,分別是《檔號編制規則》(DA/T13-1994)[7]、《水電建設項目文件收集與檔案整理規范》(DL/T1396-2014)[8]和《水電工程項目編號及產品文件管理規定》(NB/T35075-2015)[9]。各規范適用范圍及側重點略有不同,具體特點如下:(1)DA/T13-1994屬于檔案行業推薦性標準。標準條文對檔號的三種結構、五項編制原則(唯一性原則、合理性原則、穩定性原則、擴充性原則、簡單性原則)和編制方法做了宏觀規定,側重點是檔號編制,未涉及檔案分類,屬于大綱級文件。因此,適用于所有行業生產活動所產生檔案的檔號編制。DA/T13-1994中檔號結構示意圖見圖1。(2)DL/T1396-2014屬于電力行業推薦性標準,標準條文對水電工程項目檔案分類及檔號編制均做了相應規定。檔案分類是從項目建設單位的角度考慮的,依據文件為水電建設項目檔案分類(6~9大類),其中6類為電力生產類,7類為科研開發類,8類為項目建設類,9類為設備儀器類。檔號由項目代碼或年度、分類號(一、二、三、四級類目參照6~9大類)和案卷流水號三組代碼構成,均采用阿拉伯數字標識。DL/T1396-2014中檔號結構示意圖見圖2。圖2DL/T1396-2014中檔(3)NB/T35075-2015屬于能源行業推薦性標準。標準條文主要對水電工程項目編號及產品文件編號規則進行了規定,編號結構中涉及具體的項目階段和專業分類,較DL/T1396-2014規定更為詳細,但未明確檔案分類方案。為便于管理,目前國內水電設計企業普遍保持設計產品編號與檔號相一致的傳統,因此該規范也可作為水電設計企業開展設計檔案檔號編制工作的基本依據。NB/T35075-2015中檔號結構示意圖見圖3。綜合上述各規范特點,水電工程項目的建設單位應依據DL/T1396-2014要求開展設計檔案分類及檔號編制工作,以滿足項目竣工檔案驗收的基本要求。而設計單位主要是滿足企業內部檔案管理需要,可參照NB/T35075-2015要求開展設計檔案分類與檔號編制工作。

3水電工程項目設計產品檔案管理研究及思考

水電設計企業檔案部門一般兼具設計產品印制交付管理職責,具備對設計產品檔案進行有效管控的先天優勢。實際操作中,基于歸檔管控時序不同,水電工程設計產品歸檔主要有“出版→歸檔”和“歸檔→出版”兩種方式。前者屬于傳統管理方式,適用于信息化建設相對滯后的水電設計企業。后者屬于新興管理方式,近年來,隨著“白圖替代藍圖”的不斷推進,越來越多的水電設計企業采用了該模式[10]。從設計產品歸檔時間來看,有即時歸檔、定期歸檔、隨工程進度歸檔以及多種方法結合歸檔等方式。盡管方式多樣,但真實、齊全、完整、準確的歸檔要求和管理服務生產的原則宗旨相對統一。針對水電站工程建設工期長,工程結構復雜,承擔的施工單位多,從勘測、設計、施工、安裝到竣工驗收,所形成的檔案資料繁多,投產運行后檔案利用頻繁等實際情況,要開展好水電工程設計產品檔案管理工作,以下四點值得思考及探討:(1)進一步強化設計產品印制交付的管理職能,同時加大業務指導與監督檢查力度,推進整編工作向設計人員回歸,壓實末端設計人員責任,有效釋放專職檔案人力資源,更好保障設計產品檔案管理效果。(2)充分運用網絡信息化、數字化、智能化手段,建設與完善檔案管理信息系統功能,實現掃碼歸檔,提升歸檔工作效率與歸檔及時性、準確度。(3)加強水電工程設計產品全程管理,建設設計產品簽署簽證系統(CA數字認證),實現電子文件自動簽署歸檔,從技術上保障設計產品電子檔案的真實、完整、可用與安全。(4)水電站工程建設所形成的檔案專業門類多,檔案內容豐富、專業性強,并且一個工程項目通常由多個分包單位來承建。工程竣工后,建議集中地點、集中相關人員現場統一組卷,建立檢索目錄,在案卷編制過程中各司其職,知識互補,有利于提高竣工檔案案卷的編制質量。達到案卷標準統一、分類合理、立卷科學和無相互交叉重號現象,保持了竣工檔案的唯一性,利于借閱、查找及便于移交后輸入計算機管理。避免了竣工檔案因分散辦公溝通不及時所造成的重復勞動,大幅度提高了工作效率。在保證竣工檔案達到國家標準的同時,移交后也可直接進入建設單位檔案庫房,上檔案排架,且無需重新整理、分類,減少了大量的重復性工作。

4結語

水電工程項目檔案管理工作已伴隨國家水力發電行業發展多年,積累了較為豐富的經驗,也形成了一套較為成熟的管理體系。但面對水電建設模式的不斷變化、設計方式的持續革新以及檔案管理模式的更加完善,原有經驗會有不適應新發展形勢的地方。結合目前行業規范要求,聚焦水電工程設計檔案管理中的檔案分類與檔號編制和設計產品檔案管理兩方面,從建設單位和設計單位兩個維度對規范的適宜性進行了對比分析并提出見解。同時對水電設計企業如何做好設計產品檔案管控,保障設計產品檔案的真實性、完整性、可用性與安全性進行了探討與研究,并提出了相應舉措,可為同行開展水電工程項目設計檔案管理工作提供一定參考。

作者：呂衛 單位：中國電建集團成都勘測設計研究院有限公司