水利水電勘測(cè)設(shè)計(jì)檔案管理探析

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【摘要】在水利水電勘測(cè)設(shè)計(jì)中會(huì)形成大量的數(shù)據(jù)與資料，極具保存與利用價(jià)值，要清醒認(rèn)識(shí)加強(qiáng)水利水電勘測(cè)設(shè)計(jì)檔案管理工作的重要性。水利水電勘測(cè)設(shè)計(jì)檔案中涵蓋了方方面面的內(nèi)容，管理難度極大，需要我們轉(zhuǎn)變工作思路，才能實(shí)現(xiàn)水利水電勘測(cè)設(shè)計(jì)檔案管理規(guī)范化與科學(xué)化水平的提升。本文通過(guò)分析水利水電勘測(cè)設(shè)計(jì)檔案管理的難點(diǎn)，提出了加強(qiáng)水利水電勘測(cè)設(shè)計(jì)檔案管理的對(duì)策。

【關(guān)鍵詞】水利水電勘測(cè)設(shè)計(jì)；檔案；管理

隨著社會(huì)的發(fā)展與時(shí)代的變遷，我國(guó)水利水電工程建設(shè)取得了矚目成就，水利水電勘測(cè)設(shè)計(jì)檔案數(shù)量也越來(lái)越多。水利水電勘測(cè)設(shè)計(jì)檔案作為水利水電工程建設(shè)中的重要內(nèi)容，具備極高的開(kāi)發(fā)與利用價(jià)值。對(duì)此，在當(dāng)前社會(huì)發(fā)展背景下，我們要注重對(duì)水利水電勘測(cè)設(shè)計(jì)檔案管理模式的創(chuàng)新，確保能夠讓各種勘測(cè)設(shè)計(jì)檔案得到妥善管理，真正發(fā)揮出檔案應(yīng)有的作用，為我國(guó)水利水電工程建設(shè)奠定良好基礎(chǔ)。

一、水利水電勘測(cè)設(shè)計(jì)檔案管理的難點(diǎn)分析

（一）檔案管理制度不完善。受到資金、條件以及人員等方面的影響，當(dāng)前水利水電勘測(cè)設(shè)計(jì)檔案管理制度還不夠完善，同時(shí)對(duì)已經(jīng)實(shí)行的檔案管理制度來(lái)說(shuō)，檔案管理人員也未嚴(yán)格執(zhí)行，從而影響了最終檔案管理效果。如此一來(lái)，在水利水電勘測(cè)設(shè)計(jì)檔案管理上就顯得非常凌亂，隨意性較強(qiáng)，不利于檔案管理工作質(zhì)量的提升。同時(shí)因?yàn)槿藛T思想上的忽視，水利水電勘測(cè)設(shè)計(jì)檔案的完整性與可靠性也無(wú)法得到保障，容易出現(xiàn)安全問(wèn)題，也為檔案作用的發(fā)揮帶來(lái)了不利影響。（二）檔案管理方式簡(jiǎn)單，管理基礎(chǔ)薄弱。當(dāng)前水利水電勘測(cè)設(shè)計(jì)檔案管理模式非常單一，很多時(shí)候仍然采取傳統(tǒng)的工作方法，這樣導(dǎo)致檔案管理工作效率得到提升。因?yàn)樗娍睖y(cè)設(shè)計(jì)檔案管理信息化建設(shè)緩慢，所以一些先進(jìn)的計(jì)算機(jī)信息化軟件作用得不到發(fā)揮，缺乏完整的目錄與索引。這樣一來(lái)，導(dǎo)致水利水電勘測(cè)設(shè)計(jì)檔案管理周期過(guò)長(zhǎng)，工作量大，效率難以實(shí)現(xiàn)提升。（三）歸檔材料不完善，質(zhì)量也不高。在水利水電勘測(cè)設(shè)計(jì)工作開(kāi)展過(guò)程中，檔案的收集與整理不及時(shí)，歸檔的材料不夠完整，無(wú)法將水利水電勘測(cè)設(shè)計(jì)檔案的價(jià)值真正體現(xiàn)出來(lái)。如在水利水電勘測(cè)設(shè)計(jì)工作中會(huì)形成大量的文件資料，若是收集不及時(shí)，將影響檔案的完整性，也極易出現(xiàn)珍貴檔案遺失的問(wèn)題，不能在后續(xù)水利水電工程建設(shè)中發(fā)揮出應(yīng)有的參考與指導(dǎo)作用。

二、加強(qiáng)水利水電勘測(cè)設(shè)計(jì)檔案管理的對(duì)策

（一）充分認(rèn)識(shí)水利水電勘測(cè)設(shè)計(jì)檔案的作用。要想提升水利水電勘測(cè)設(shè)計(jì)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化水平，我們需要轉(zhuǎn)變思想觀念，對(duì)水利水電勘測(cè)設(shè)計(jì)檔案的重要性有足夠的認(rèn)識(shí)，要知道其關(guān)系著我國(guó)水利水電工程建設(shè)，無(wú)論是水利水電部門還是檔案管理人員，都應(yīng)該切實(shí)增強(qiáng)檔案意識(shí)。我們應(yīng)該不斷完善水利水電勘測(cè)設(shè)計(jì)檔案管理方法，采取科學(xué)的管理手段，從檔案實(shí)際特點(diǎn)出發(fā)，積極對(duì)檔案收集渠道進(jìn)行拓展。在水利水電勘測(cè)設(shè)計(jì)檔案管理工作中，也應(yīng)該做好檔案法律法規(guī)、部門規(guī)章制度、檔案利用實(shí)例等宣傳工作，靈活運(yùn)用各種宣傳手段，引起每個(gè)工作人員的關(guān)注，促使他們積極參與到水利水電勘測(cè)設(shè)計(jì)檔案管理中，為提升檔案管理質(zhì)量作出自己最大的貢獻(xiàn)。（二）完善水利水電勘測(cè)設(shè)計(jì)檔案管理制度。通過(guò)建立完善的檔案管理制度，可以發(fā)揮出對(duì)水利水電勘測(cè)設(shè)計(jì)檔案管理的規(guī)范性與指導(dǎo)性作用。我們要從現(xiàn)階段水利水電勘測(cè)設(shè)計(jì)檔案管理難點(diǎn)出發(fā)，大力組織信息咨詢、講座、科學(xué)普及等活動(dòng)，促使更多人意識(shí)到水利水電勘測(cè)設(shè)計(jì)檔案管理的意義。同時(shí)要將崗位責(zé)任制落到實(shí)處，這樣能夠促使檔案管理人員提高責(zé)任心，能夠履行好自身職責(zé)，科學(xué)規(guī)范地開(kāi)展檔案管理工作。要遵循“誰(shuí)主管，誰(shuí)負(fù)責(zé)”和“分級(jí)管理，分級(jí)負(fù)責(zé)”的原則，將每個(gè)工作人員的責(zé)任明確下來(lái)，特別是對(duì)一些涉密的水利水電勘測(cè)設(shè)計(jì)檔案，也要實(shí)行完善的保密制度，避免檔案出現(xiàn)丟失、泄密的問(wèn)題。水利水電勘測(cè)設(shè)計(jì)單位應(yīng)該盡快將涉密計(jì)算機(jī)等設(shè)備配置齊全，讓工作中形成的勘測(cè)設(shè)計(jì)檔案得到妥善保管，嚴(yán)格限制查閱權(quán)限，真正發(fā)揮出勘測(cè)設(shè)計(jì)檔案在水利水電建設(shè)中的作用。（三）創(chuàng)新水利水電勘測(cè)設(shè)計(jì)檔案管理方法。第一，應(yīng)該推動(dòng)檔案管理文檔一體化進(jìn)程，對(duì)文檔一體化管理來(lái)說(shuō)，應(yīng)該在每個(gè)單位文件、檔案類目設(shè)置與劃分上做到明確，在文件轉(zhuǎn)換格式上也應(yīng)該達(dá)到相關(guān)規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)要求，確保各類文件管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)接口進(jìn)行有效銜接。水利水電勘測(cè)設(shè)計(jì)檔案管理部門應(yīng)該在工作方式上進(jìn)行轉(zhuǎn)變，建立電子文件自動(dòng)上傳工作窗口，確保工作人員可以利用計(jì)算機(jī)直接把電子文件上傳至檔案服務(wù)中，保證歸檔的及時(shí)性。第二，要加快檔案管理信息化建設(shè)步伐，逐步將水利水電勘測(cè)設(shè)計(jì)檔案通過(guò)掃描轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字文件，并通過(guò)高級(jí)管理軟件在單位數(shù)據(jù)庫(kù)中進(jìn)行保存，這樣有利于檔案信息資源的更好共享。通過(guò)檔案管理現(xiàn)代化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，能夠讓電子文件運(yùn)行更加安全，歸檔也更為簡(jiǎn)單，同時(shí)提升了檔案信息資源管理的規(guī)范化水平，讓電子文件歸檔、保管與利用等實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、有序化的提升。（四）優(yōu)化水利水電勘測(cè)設(shè)計(jì)檔案管理環(huán)境。在水利水電勘測(cè)設(shè)計(jì)檔案管理中，還要對(duì)檔案管理環(huán)境進(jìn)行優(yōu)化，利用完善的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施，達(dá)到提升水利水電勘測(cè)設(shè)計(jì)檔案管理效率的目的。一方面，應(yīng)該在檔案管理硬件設(shè)施上進(jìn)行改善，通過(guò)打造檔案專用庫(kù)房，配置相應(yīng)的氣體自動(dòng)滅火裝置、吸塵器、空調(diào)、除濕機(jī)、加濕機(jī)、紫外及臭氧滅菌裝置等設(shè)備；另一方面，還要在檔案信息化硬件上配置齊全，盡快購(gòu)置電腦、復(fù)印機(jī)、掃描儀、電子檔案防磁柜和專業(yè)檔案管理軟件等信息化軟硬件設(shè)施，為水利水電勘測(cè)設(shè)計(jì)檔案管理工作的順利開(kāi)展打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。（五）提升檔案管理人員綜合素質(zhì)。隨著我國(guó)科技水平的提升，水利水電工程建設(shè)水平也更高，對(duì)水利水電勘測(cè)設(shè)計(jì)檔案管理工作的要求也逐步提升。對(duì)此我們要注重培養(yǎng)更多高素質(zhì)檔案管理人才，對(duì)此要定期開(kāi)展培訓(xùn)教育工作，讓檔案管理人員掌握更多基礎(chǔ)知識(shí)，了解水利水電勘測(cè)設(shè)計(jì)工作流程，從而及時(shí)開(kāi)展檔案收集、整理、存儲(chǔ)、分類和利用等工作。同時(shí)還要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員信息化素質(zhì)的培養(yǎng)，能夠?qū)⒏鞣N現(xiàn)代化設(shè)備與技術(shù)應(yīng)用到水利水電勘測(cè)設(shè)計(jì)檔案管理中。同時(shí)對(duì)檔案管理人員來(lái)說(shuō)，也應(yīng)該積極認(rèn)識(shí)到學(xué)習(xí)的重要性，清楚自己責(zé)任的重要性，只有做好了勘測(cè)設(shè)計(jì)檔案管理工作，才能為后期水利水電工程建設(shè)創(chuàng)造良好條件。

三、結(jié)語(yǔ)

總之，水利水電勘測(cè)設(shè)計(jì)中會(huì)形成大量?jī)?chǔ)存價(jià)值極高的文件資料，我們必須引起高度重視，建立完善的規(guī)章制度，保證水利水電勘測(cè)設(shè)計(jì)檔案管理工作的開(kāi)展有章可循。同時(shí)我們還要積極引入新的技術(shù)與方法，增強(qiáng)每個(gè)工作人員的管理意識(shí)與責(zé)任心，科學(xué)規(guī)范開(kāi)展水利水電勘測(cè)設(shè)計(jì)檔案管理工作。這樣才能讓水利水電勘測(cè)設(shè)計(jì)檔案得到有效應(yīng)用，促進(jìn)我國(guó)水利水電事業(yè)的發(fā)展。

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作者:劉海英 單位:山西省水利水電勘測(cè)設(shè)計(jì)研究院有限公司