探求中小企業實施人力資源外包的流程論文

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摘要：對“先天不足”,又面臨許多發展困境的中小企業來說,實施人力資源外包是提高其人力資源管理水平,增強市場競爭力的有效途徑。本文從實踐的角度,對中小企業實施人力資源外包的流程進行了分析和設計,試圖通過流程的規范,降低人力資源外包的風險,增強其有效性。

關鍵詞：中小企業人力資源外包流程

中國的中小企業,盡管其對經濟發展的作用舉足輕重,但由于外部環境和內部條件的影響和制約,其生存、發展面臨許多突出問題。學界關注、研究較多的問題有兩個:一是中小企業融資難的問題。由于資本市場的不完善和融資中存在的“抵押物少、財務賬目不清、信用記錄不足、單筆業務金額少、管理成本高、存在較大程度的信息不對稱”等問題,中小企業存在嚴重的“麥克米倫鴻溝”①。二是中小企業人力資源管理存在的問題。由于諸方面的原因,中小企業人力資源管理的水平相對比較落后,已經成為制約企業進一步發展的瓶頸。為破解難題,減低成本,提高效益,許多中小企業紛紛采用人力資源外包,將一些非核心業務外包出去,自己專注于核心業務的管理,從而大幅度提高自身人力資源管理水平,增強市場競爭力。

1人力資源外包的內涵與作用

外包是在20世紀90年代西方企業實施“回歸主業,強化核心業務”的大背景下興起的一種企業新戰略手段。英國學者GaryHamel和美國戰略研究學者CIKIPrahaoad于1990年在《哈佛商業評論》上發表了一篇題為《企業的核心競爭力》的文章,首次提出了“外包”這個詞。外包(Outsourcing),直譯為“外部尋求資源”,指企業整合利用其外部最優秀的專業化資源,從而達到降低成本、提高效率、充分發揮自身核心競爭力和增強企業對環境的迅速應變能力的一種管理模式。

人力資源外包就是指企業根據需要將某一項或幾項人力資源管理工作或職能外包出去,交由其他企業或組織進行管理,以降低人力成本,提高管理效率。一般而言,中小企業實施人力資源外包,能實現以下三個目標:

一是降低經營成本。人力資源管理活動歷來被作為重大的成本中心,而通過人力資源外包可以精簡企業內部人力資源管理職能人員,以更好的成本效益為員工提供更滿意的人力資源服務。

二是促使人力資源部門職能的轉換。隨著人力資源管理對企業重要性的增加,企業要求人力資源管理部門更具有戰略性和靈活性。通過非核心業務的外包,可以使企業人力資源管理部門從作業性、事務性工作中解放出來,集中精力思考戰略需要。

三是獲得優質人力資源服務。優秀的人力資源外包商通常擁有人力資源管理各方面的專家,他們能夠建立起一整套可以適用于不同企業的綜合性專業知識、技能和經驗,為客戶做更為有效的人力資源管理工作。

就中小企業而言,其人力資源外包內容主要包括員工招聘、員工培訓、人事咨詢、人才派遣等。這些基礎性的事務性工作外包后,中小企業人力資源部門可以集中精力從事戰略性人力資源工作,如企業文化、員工關系、績效考核等戰略性工作,從而提升企業的競爭力。

2中小企業人力資源外包存在的突出問題

當前中小企業人力資源外包在我國還處于起步階段,雖然積累了一些經驗,但在實踐當中還存在一些突出的問題。

一是認識不統一。由于是一個新生事物,企業各方認識不一致,導致外包方案不能有效實施。如有的人擔心實施外包后,使企業高度依賴外包商,導致企業人力資源管理能力的弱化,從而消弱企業的競爭力。

二是人力資源外包組織不完善,流程有待改進。一些企業雖然寄很大希望于實施人力資源外包業務以降低企業運營成本,提升人力資源管理水平,提高企業整體競爭力,但并沒有從制度上和程序上給予保障。企業沒有一個完善的人力資源外包委員會對人力資源外包進行管理,也沒有對人力資源外包的具體實施制訂了詳細的執行程序和建立監督機制。企業只是將責任劃分給人力資源部門去落實,而人力資源部門在外包項目的實施過程中又往往忽略或者沒有充分與生產、銷售等部門進行溝通聯系。這樣,在人力資源外包實施的過程中,就很難取得協同效應,很難取得預期的效果。

三是對忽略對人力資源外包商的管理。人力資源外包商的好壞直接影響到外包的效果。目前,人力資源外包商的服務質量是參差不齊的,這使得企業在選擇外包商時存在較大風險。比如,在人才派遣上,有些外包服務商經常不能按照要求的時間和人數安排足夠的員工供企業使用,而且提供的員工質量也是良莠不齊,有的根本不能達到企業的要求。但有時企業又急于用工,所以不得不選用達不到要求的員工,這就給企業使用員工的部門造成很大的隱患。在生產過程中,由于員工不合格造成的品質問題不斷出現,降低了工作效率,加大了管理難度。另外,許多中小企業在人力資源外包的實踐中,對外包商只是簡單地提要求、定任務,沒有將外包商當成“自家人”看待,使得外包服務游離于企業,從而發揮不了應有的作用。

四是外包員工的管理,監督不到位。一些生產性的企業,往往需要使用較多的人力資源外包員工(有的甚至占企業員工總數的70%)。雖然每個人力資源外包商都有相關的駐企業人員負責相關事務,但他們的工作質量達不到員工的要求,企業也沒有實施有效的監督,員工滿意度很低。人力資源外包員工每月都會有很多諸如薪資,住宿等問題,他們雖然及時反應給相關的人力資源外包商駐企業的管理人員,但往往不能得到滿意的答復和解決,導致員工離職率居高不下。企業對這些員工的培訓和培養都沒有得到相應的回報。

3中小企業人力資源外包的流程設計

為解決上述存在問題,規范中小企業人力資源外包活動,使實施人力資源外包的企業實現“降低成本、提高效率”的目的,應把握以下運作流程。

(1)成立企業人力資源外包領導小組。該小組是企業實施人力資源外包的決策和實施機構,一般由企業高層和企業人力資源、財務、生產、銷售、采購等部門負責人參加,必要時也可以聘請外部專家參加,以提供專業的咨詢和指導。該小組的任務主要有三:一是加強宣傳,統一認識。要使企業上下充分認識到開展人力資源外包的優勢,從而統一思想,強化執行,形成合力。二是加強溝通,實現協同。人力資源部門作為外包戰略的執行部門,要加強與用人單位的溝通,了解他們對外包員工的素質、能力的基本要求,以及運作過程中存在的問題,并及時向企業人力資源外包領導小組反饋,為正確決策提供科學依據。三是制定并實施符合企業實際的人力資源外包方案。

(2)明確外包內容。盡管人力資源外包可以為企業帶來很多好處,彌補其“先天性不足”,但是其帶來的風險也不可低估。因此,在決策的時候要慎重考慮,三思而后行。理論上,人力資源外包的范圍較為寬泛,幾乎可以囊括所有的人力資源工作。但實踐中,人力資源外包一般分為三大類服務:人力資源事務處理服務(主要包括薪資計算與發放、保險福利計算與繳納、員工檔案托管、人員派遣等)、人力資源咨詢服務(主要涉及人力資源戰略、人力資源規劃、組織結構設計、崗位說明書設計、人力資源業務流程設計、績效和薪酬體系設計、員工保留計劃、e-HR規劃等)、人力資源業務流程服務(主要涉及薪資管理、獎金與福利管理、績效管理、招聘管理、培訓管理等)。作為決策者,首先要判斷的就是根據企業外部環境和內部條件,到底哪些功能適合外包,哪些不適合外包?

(3)外包計劃。根據企業確定的外包內容,擬定詳細的外包計劃,包括進度安排、財務安排、人力資源外包的活動類型、人員安排及對外包商的要求、逾期要達到的效果等。總體來說,外包計劃越詳細越好,以便有意向的外包商有針對性地開展工作。外包計劃制定后,要通過有效的途徑和平臺招標信息,比如可以定向,可以在企業的網站,也可以在外包專業網站,從而使企業外包需求有效到達外包商。

(4)選擇與評價。確定兩到三家外包商進行最終比較,要求服務商提交方案,方案必須詳細,要包括外包模式、服務項目、每個服務項目流程和報價、方案所涉及的各種法律文本、服務質量監控參考指標、服務獎懲措施和意外補救措施等。在這個過程中,企業要加強與外包商的溝通,為其提供相應的資料,或者邀請外包商來企業實地考察。在這個階段,人力資源部門要廣泛收集信息,對應標外包商進行考察,提出初步的評價意見,為企業人力資源外包領導小組決策提供依據。

(5)確定外包服務商。選擇合適的人力資源外包商,是外包過程中非常重要的一環。在確定最終的外包服務商時,要充分考慮三個方面的因素:一是考慮外包商的信譽與實力,其以前的業績狀況、目前的財務狀況等能否支持這一業務;二是外包商與企業的匹配情況,外包商是否真正理解企業的需要,是否有足夠的能力來解決企業所需要解決的問題。三是外包商提供的方案是否可行,是否符合企業實際,能否幫助企業提高核心競爭力,降低運行成本。

(6)實施與控制。通過外包企業的部分業務,可以使企業將精力集中于核心業務。但外包絕不意味著置之度外,放而不管,而是應該不斷監控和評估外包服務商的工作進度和質量,以使其按協議要求不折不扣地辦事,從而達到預期的目的。要處理好于外包商的關系,致力于和外包商建立長期合作關系,這樣有助于外包商深入了解企業文化從而提供更好的服務。作為企業人力資源外包項目的主要執行部門,企業人力資源管理部門還要及時將實施中和實施后的信息反饋給公司高級管理層,以便采取有效措施對人力資源外包商加以管理。因此,必須制訂一個監控計劃和項目進行中的監督方案,以保證外包的順利進行。

(7)評估效果。主要看方案實施后是否給企業帶來了業績改善,是否充分發揮了外包優勢,規避了外包風險。通過效果評估,來確定是否需要對外包活動進行調整。調整至少包括三個方面:一是企業的外包業務有可能需要改變,如以前外包的業務需要內部化,出現新的外包業務。二是企業將放棄外包活動,依靠內部來進行管理。三是企業可能會考慮選擇其他人力資源外包商來開展外包業務。

4結語

人力資源管理外包是企業外包戰略中的一個新領域。中小企業人力資源外包的重要性會得到越來越廣泛的認同,對于規模小、資金不足的中小企業來說,較早地邁出人力資源外包這一步,將成為提升自身競爭優勢的重要途徑。

參考文獻

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