湖南體育教師檔案管理探析

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1.湖南省中學體育教師檔案管理存在的問題

中學體育教師檔案是中學教師檔案類型中的一種，通過調查顯示：湖南省中學體育教師檔案管理取得了一些進步，但還存在很多不足，主要體現在以下幾個方面：①該地區大多數中學對體育教師檔案管理模式過于強調教師檔案的保密和安全性，管理方式仍以手工操作的方式為主，管理模式和理念均比較陳舊和落后，致使該類檔案利用率水平較低；②僅重視對該地區中學體育教師檔案實體的管理，而對其進行數字化建設和網絡化管理進程比較緩慢；③該地區幾乎所有中學仍采用由教務處、組織部、人事處等多部門對體育教師檔案實體和信息進行分散管理的形式，同時，該地區每所高校又缺少相關明確的統籌安排的制度，致使每個管理部門各自為政，造成人力、物力、財力的浪費，嚴重影響了該地區中學體育教師檔案完整性和系統性的保持，違背構建社會節約型社會原則；④檔案管理人員的專業素養不高，懂體育的檔案管理人員非常缺乏，以致造成了大量冗余的信息歸檔。

2.對策

2.1構建明確的中學體育教師檔案內容體系

為有效地解決目前湖南省中學體育教師檔案內容存在的問題，首先應該明確組成我國中學體育教師檔案的內容和結構及其組合方式。中學體育教師檔案應該由人事檔案、教學檔案、科研檔案、訓練比賽檔案和健康檔案5個相對獨立的、能反映體育教師各方面信息的子系統組成，每個子系統下，又包含了許多若干層的子系統和具體的指標或因素，子系統與子系統、指標與指標之間，相互獨立，但在一定情況下又通過中學體育教師相互影響，相互制約，同時，這些子系統和基本內容結構因素也時刻通過地受外界環境的影響，因此，中學體育教師檔案內容體系是指組成該體系的各個部分在時間和空間上的不同組合、通過中學體育教師相互制約、相互作用的結果。在該系統中，中學體育教師是該系統唯一的主體，任何一個內容指標或子系統發生改變，都將不同程度的影響整個系統［3］；同時，該體系還是一個隨著外界環境以及主體的發展變化而不斷得到充實和豐富的動態系統。通過以上的方式，我們就能初步的構成中學體育教師檔案內容體系，明確中學體育教師檔案內容的基本結構及其體系，就能有效地了解目前湖南省中學體育教師檔案內容存在的問題，有利于制定針對體育教師檔案管理的的科學模式。

2.2加大投入，強化中學教師檔案管理人才隊伍的建設

“千秋大業，關鍵在人”，人才是先進生產力和先進文化的重要創造者，是推動社會發展的主要因素和動力，因此，中學要想改善和提高教師檔案管理水平，建設一支高水平的專業管理隊伍是關鍵。首先，領導更新觀念，將中學檔案管理納入至學校的發展規劃中來；其次，適當加大檔案管理經費投入的力度，依據學校檔案管理發展的需要，引進具有多方面能力水平的復合型檔案管理人才，對現有的專職檔案管理人員進行培訓，提升其業務水平；再次，重視兼職檔案管理人員的培養，豐富其檔案管理專業知識體系，同時，加強與體育教學管理部門的合作，增加專兼職檔案人員的體育知識。

2.3改變觀念，形成科學有效的中學體育教師檔案管理模式，提升利用率

維護檔案的完整與安全，便于社會各方面的利用是檔案管理工作的目的［4］，中學體育教師檔案管理是中學教師檔案管理的一部分，其目的為了維護中學體育教師檔案的完整性和完全性，從而滿足領導、相關管理部門及其教師利用的需要。而目前，湖南省中學體育教師檔案主要由教務處、體育組、人事處等部門采用手工操作的方式進行分頭管理的模式，且多數以紙質版的檔案實體為主，這種模式基本保證了它的安全性和真實性，在一定時期內提高工作效率，但此管理模式比較分散，不但造成了人力、物力和財力的浪費，而且還制約了相關領導、管理部門及其相關教師對其利用的效率。鑒于此，本文根據湖南省中學的實際情況，依據上文所論述的中學體育教師檔案內容體系系統性、完整性以及動態性特征，結合該地區現有的教師檔案管理模式所具有優點的基礎上，提出了以“雙套制”一體化管理模式，即在現有管理模式的基礎上，在各自學校檔案館（室）內設置一個“文件中心”，將本校的體育教師紙質和電子欄案信息共同保存并建立相應的數據庫和相應的檢索和反饋等系統，進行統一的管理和利用的方式，在該模式中，中學體育教師本人是其檔案信息的唯一來源，而現有的管理部門依據中學體育教師檔案內容體系的結構特點進行相應的分工，負責體育教師檔案信息的收集、整理、審核等工作，而“文件中心“則負責通過相應的計算機軟件將所有上交的體育教師檔案信息統籌管理，同時做好最終歸檔工作，這種管理模式由于把中學體育教師檔案信息當成一個整體、系統進行管理并建立了數據庫，同時又采用了原始的紙質載體，因而既能有效地提高相關人員對其利用的效率，又能吸收傳統手工操作管理方式的優點，確保檔案信息的真實性和安全性。

2.4加快中學體育教師檔案數字化進程，加大信息資源開發力度，逐步實現體育教師檔案網絡化管理

目前湖南省中學體育教師檔案管理仍采用落后和低效的傳統手工操作和單純檔案實體管理模式，此管理模式由于其管理理念局限及其自身存在弊端等原因，不但造成了人力、財力和物力的大量浪費，而且影響了中學體育教師檔案工作和利用效率的提高，嚴重制約了中學體育教師檔案信息資源的發展，使該地區中學體育教師檔案信息與其實體的比值處于比較低的水平［5］。為有效地改善或改變這一落后現狀，提高中學體育教師檔案利用和工作的效率，充分發揮中學體育教師檔案應有的價值與功能，該地區的中學領導必須加大檔案管理的投入力度，利用當今社會各種高科技技術，加快中學體育教師檔案數字化進程；改變傳統落后的管理理念，在現有的傳統管理模式的基礎上引入先進的信息資源管理理念；加大中學體育教師檔案信息資源的開發，結合本校的實際情況，通過建立校內中學體育教師檔案網絡管理數據庫，收集并完善中學體育教師信息［5］，注重中學體育教師檔案實體管理的同時，加強并深化它的內容信息開發的力度，匯編各種信息，逐步實行網絡化管理。

作者：龍飛工作單位：衡鋼中學