淺議行政檔案管理信息化技術

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一、行政檔案管理中的信息化應用步驟

作為行政檔案管理中信息化應用的基本目標，我們在對檔案信息進行基礎錄入、整理、分類都是為了能夠將所收集到的資料有效的應用到計算機系統當中，以便在需要的時候進行提取與查找，也只有這項工作的開展才能夠真正實現空間的節約、避免時間上的浪費。

二、信息化技術在行政檔案管理中的應用優勢

（一）信息化技術能夠有效提升檔案質量。信息化技術下的行政檔案管理不僅能夠保證每一份歸檔的治療都能夠呈現一種清晰、整潔的卷面，同時也能夠確保一切歸檔資料都能夠按照要求進行保管，同時一改傳統紙質檔案的弊端，在不斷流失的時間長河中，依舊保證檔案的完整性與內容的清晰性。（二）節約人員投入、提升工作效率的應用。在傳統的紙質行政檔案管理中，通常都是需要動用較多的人工來進行檔案的收集、保管、查閱與整理工作，這不僅浪費了很多的人力資源成本，同時也消耗了大量的時間成本，往往還會由于人員素質低下的因素導致了“磨洋工”、“出工不出力”等現象的存在。而信息化技術下的行政檔案管理則是最大程度上提升了檔案的存儲效率與存儲量，在提升工作效率的通知避免了無謂的人員浪費，將檔案的信息化變成了一種實際的生產力。（三）具有時間與空間的優勢應用。在實際的行政檔案管理應用中，信息化技術還能夠突破傳統的紙質檔案管理弊端，擺脫空間與時間上的束縛展開檔案管理工作。特別是對于一些時間緊、任務重的行政檔案查詢工作，信息化能夠幫助每一名檔案管理員通過互聯網的獨特優勢，在任何時間、任何地點、任何環境下都能實現檔案信息的輸入與讀取、查詢，為現代化企業的行政管理發展提供了保障。（四）環境優勢的應用。傳統的行政檔案管理工作通常都是在一個空曠、寬敞的房間內展開，然而隨著企業的發展與業務量的擴充很容易導致現有庫房倉容不足、自然保管環境無法適應實際需求等問題，同時這種不足也直接導致了工作的不便利。然而信息化行政檔案管理的引入，便從本質上解決了這一問題，不僅不需要對環境溫度、空氣濕度等進行嚴格要求，同時也節省了倉容問題，只要在實際的工組中擁有一臺能夠連上網絡的電腦與專業化的檔案管理系統，那么便可以實現先進的信息化行政檔案管理工作，從本質上提升了工作效率與工作質量。（五）可復制與可共享的應用。傳統的紙質行政檔案應用中，讓人感覺到十分復雜的一項工作便是對相關資料的復印工作，特別是對于一些內容復雜、時間跨度較大的檔案資料，在進行拷貝的過程中可以稱之為是一項巨大工程。所以在實際的應用中我們可以利用信息化技術的優勢，通過對檔案建立電子化信息錄入來輕松實現共享與復制功能。同時在信息化檔案技術的應用中，還能夠突破傳統的信息檔案紙張極易損壞的局限性，即便被多人翻閱、查詢我們的電子檔案也能夠保證其完整性與無損性。不過，與其他世界萬物一樣，信息化的行政檔案也在共享與復制的過程中存在一定的負面效率，比較突出的便是信息的泄露與原始資料收到計算機病毒與黑客的攻擊，所以為了避免這方面的不足，我們行政檔案信息管理者與具體的操作人員必須要做好原始資料的留存工作，一方面對于有條件的企業可以考慮建立兩套電子檔案系統、定期對系統內的數據安全情況進行檢查，最大程度上避免黑客的非法訪問；另一方面，在設定訪問權限的時候，相關的技術人員與管理者必須要對訪問者做好篩選工作設定相關的權限與功能，以此來避免一些行政檔案的不必要泄露與訪問。

三、結論

綜上所述，信息化技術下的行政檔案管理工作中，不僅可以實現多人的信息共享目標，同時也能夠擁有先進的可復制性、不可替代的保密性等優勢，然而這種先進的數字化技術的掌握卻并不是一件一勞永逸的事情，所以在實際的工作中我們每一名行政檔案管理者與具體的操作人員都必須要有一種與時俱進的理念來進行專業領域的不斷學習，通過緊跟時代腳步來不斷提升個人的技術應用水平。最終以此來實現現代化的信息應用與整體的行政業務水平提升，為黨和國家奉獻上一份令人滿意的信息化應用答卷而努力。

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作者:吳秀杰 單位:四平市重點工程建設辦公室