秘書進退維谷局面規避論文

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秘書與領導之間的關系,是秘書人際關系中最重要的關系,是決定秘書工作成敗的關鍵因素。每個秘書都希望有一個良好的領導環境和愉快的工作氛圍,但現實工作中很多時候領導們的意見是不一致的,這就導致秘書經常處于領導與領導之間的“夾縫”中進退維谷的局面,處理得不好,就會將兩方都冒犯。那么,在工作中秘書該如何應對這種局面呢?

1求同存異,統籌兼顧

領導分工不同,考慮問題的出發點就不同,即使都是為了搞好工作,意見也不一定全都一致。另外,當一項工作涉及各個相關方面時,往往不同方面的分管領導人都會關注這項工作。如果各領導人分別從自己的職能角度,對這項工作做出了看法不同的指示時,就出現了使秘書左右為難的多頭指示,秘書就可能被“夾”在中間,兩頭受氣。對此,秘書一定要認清楚領導意見的相同之處,做到求同存異。因為這樣做,一則兩個領導的意見都符合,二則領導也希望團結一致,不講團結的畢竟是少數。這樣就可避免兩頭受氣了。

某公司新年度經濟目標經領導決策敲定后,各部門經理迅速組織所屬二級單位分解任務。王經理讓辦公室林主任準備會議室明天召開安全會議,接著劉經理也讓他準備會議室在同一時間召開采購部職員會議,可會議室只有一個。張主任硬著頭皮對劉經理說:“能否將會議拖后一下,王經理先提出要用會議室的。”劉經理答道“我的事挺多,明天晚上還要出差呢。”林主任又找王經理,可王經理說會議通知早已發出,想改也來不及了。經驗豐富的林主任在無奈之際他大膽地出了一策:把兩個會議合在-起開,很快提議得到了兩位經理的認同。其實,有許多“夾板”是由于秘書在執行命令過于死板而人為造成的。如果下級能從實際出發,變通地執行,就可避免了,從而收到了皆大歡喜的結果。

2領會精神,維護大局

從管理科學化的角度來說,多頭指示是不利于工作有序進行的。但從秘書工作頭緒多,要與各個方面打交通的實際情況來看,多頭指示往往是難以避免的。面對這種情況,作為領導人,應主動會商,討論出各方面都能接受的方案來,不要使下級為難。作為秘書,應主動尋求領導人意見的共同點,靈活處理。如果處理不當,不僅會使工作陷于混亂,而且會影響秘書與領導甚至影響領導人之間的關系。我們常說,秘書執行領導指示,必須抓住“精神實質”,這就是強調正確領會領導意圖。不同領導的指示盡管在許多具體細節上各有所異,但在大的方面精神實質是一致的,有時秘書之所以會出現被領導之間“夾”住的現象,往往是由于理解有誤,人為造成矛盾,從而自己把自己給“夾”住了。所以,秘書在執行領導命令時,一定要對上級的命令仔細分析一下,抓住了精髓再干。

早晨剛上班,市旅游局秘書小王就被局長叫去“接旨”:最近市里準備搞一個旅游新聞會,讓他集中精力撰寫一份專題匯報。他回到辦公室,分管局長又安排:下午市委宣傳部組織了一個旅游座談會,請他參加一下。小王一聽,急忙解釋道:“局長剛剛吩咐我集中精力寫匯報哩,我哪有時間參加座談會。”“磨刀不誤砍柴功嘛,參加一下對你會有好處的,自己看著辦吧!”分管局長絲毫沒有讓步的意思。小王頓時感到十分委屈,但隨即靜下心來一想,從大局看兩件工作實際上是并不矛盾。因為參加旅游座談會能為他寫好匯報材料提供素材,再說,局長又沒有馬上讓他“交卷”。于是,他立即到分管局長那里去“領命”了。這里,小王就是仔細分析了領導的指示,從大的方面找到了它們的共同點,從而將它們統一起來,將要形成的“夾板”也化為烏有了。

3力爭協調,融洽關系

按理說,領導人之間的工作意見不一致,確有領導層本身協調不夠的原因,但作為被“夾”者,秘書多從好處著眼,充分發揮自身的主觀能動性,通過創造條件爭取讓領導意見統一起來,才能改善被動局面。秘書應主動與領導們溝通或促進領導之間的溝通,共同商討出一個妥善的辦法。若各分管領導人各持已見,相持不下,秘書要請示主要領導人,由主要領導出面協調或裁決。

為隆重慶祝建廠50周年,某廠決定搞一次大型廠慶活動。廠長對廠辦主任老張的廠慶方案給予了高度的評價,并讓他找分管財務的副廠長審定,以劃投資金著手籌備。沒想到了副廠長那里,副廠長以投資過大理由反對。老張本來想說“廠長都同意了,難道要否定廠長的決定”,但他一想這不就制造了領導間的矛盾了嗎?兩難之際,他想到財務主管往往有“手緊”的習慣,看到大花費心疼,何不讓廠長出面呢?于是他在廠長面前說了一大堆副廠長的好話,就是資金困難,需要廠長協調一下。果然,在廠長的工作下,副廠長批準了廠慶方案。當領導意見相左時,顧此失彼會受氣,擁護一方得罪一方制造兩方矛盾會更受氣。正是意識到這一點,老張才不氣餒不急躁,從好處想問題,讓一個領導說服另一領導,這樣,自己就避開了矛盾,也讓領導統一了意見。

4掌握特點,靈活運用

任何領導者都有一套具體的領導方法,其安排工作都存在著一定的靈活性,而這種靈活性又常常體現在每個領導的性格、習慣、作風等特點中。因此,要想避免被領導之間的“夾板”夾住,平時就要注意摸清并掌握不同領導的特點,做到心中有數,將影響工作的矛盾消除在萌芽狀態。比如對愛說過頭話的領導,理解時就要防止“過頭”,對說話“欠火”的領導,理解時就不能總“欠”著應該到的“火”。只有摸清不同領導的喜好,才能采取靈活機變的措施,防止生搬硬套而制造的“夾板”,從而避免自己“夾住”自己。

新年將至,某保險公司辦公室照慣例要向協作單位發放禮物,承辦此項工作的秘書小李卻為不知發放多人的范圍犯了愁——分管公關的副經理下了明確指示:“全市所有協作單位。”但他知道,這個副經理沒有“主心骨”,而外出的經理思想又比較保守、謹慎,一旦經理怪罪下來,副經理便會將責任推到自己頭上。小李便多了一個心眼,找到副經理說:“你的這個指示我認為可行,但是不是還要請示一下經理呢?如果不請示,您也得簽個字,我好去財務處領錢。”如此一來,副經理犯了嘀咕,生怕辦事不妥自己承擔后果。于是他便讓小李跟經理通話自行處理了。這里,小李的話就很有機變性:他讓副經理請示經理或簽字,就是為自己留條后路——如果事情辦錯了,是副經理牽的頭,經理將不能怪罪自己。

總之,當遇到領導的意見是不一致時,秘書決不能偏向一方,擅作主張;或者搬弄是非,投機討好;或者按照秘書個人意愿取其所需。秘書應竭盡全力,使之協調統一,避免釀成領導之間的矛盾和糾紛。若發現個別領導的指示有明顯的錯誤,將會帶來不良后果時,應把事實和情況向該領導人匯報清楚,提出參謀建議,分析利弊得失,幫助修正決策。若該領導人固執已見,秘書可按照程序和原則,向上報告情況。對于事關幾個分管領導職權范圍內的問題,各分管領導人的意見難以統一時,最好在適當的場合,向領導班子請示,由領導班子的辦公會集體研究決定。這樣,秘書就能不被領導們的“夾板”夾住。