職業院校行政機構管理標準化研究

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摘要：職業院校肩負著培養新時代技術技能型人才的重要使命，是培養技術技能型人才的重要基地。隨著社會對技術技能人才需求的不斷增加，職業院校的教育顯得越來越重要。文章通過分析發現河北省職業院校存在機構設置不合理、缺乏專業管理隊伍和組織結構權力不平衡等現實困境，并根據困境給出了完善院校管理制度、加強管理隊伍建設和多主體參與學校治理等政策建議。

關鍵詞：職業院校；機構管理；管理現代化

隨著經濟的轉型升級，技術技能型人才需求明顯增加，職業教育作為教育市場和勞動市場的重要銜接，地位和作用也越發凸顯。職業院校作為高素質技術技能人才培養的重要基地，其管理機構設置的合理性更是直接影響到學校的辦學質量和管理水平。原有的機構管理模式已經不能滿足職業院校的高質量發展需求，只有構建更加高效精簡、科學合理的機構管理模式才能實現河北省職業教育的高質量發展。

1職業院校機構管理的現實困境

現階段河北省職業院校在行政機構管理中有相應的規章制度，但是機構部門在實際工作中效率仍有待提高，存在諸多問題。制度不夠完善、不夠規范，沒有考慮學校的實際情況，導致行政管理工作無法順利開展。行政機構管理工作，總是在發現問題和解決問題中不斷循環，一邊摸索、一邊總結，導致一旦有關鍵人員調動，離開崗位后，相應工作的推行就變得非常困難。這些問題出現的原因是缺少標準化、規范化的管理模式，只有改變現有的機構管理模式，構建標準化和規范化的行政機構管理體系，才能夠進一步提升職業院校的行政管理水平。院校要實現標準化、規范化的行政管理就要處理好行政管理人員和師生的關系，處理好行政管理部門設置與其職能的關系。

1.1管理機構設置不合理，責任分工不明確

大多數職業院校采用的都是類似于“金字塔”式的管理模式，院校的各個行政部門和管理人員都按照崗位責任分配到不同的層級，其職能的實現主要是通過行政部門和工作人員行使行政權力的方式。而職業院校的任務除了教書育人外，還包括科研、社會服務等，根據工作需要設置相應的行政機構，導致校內行政機構和學術機構臃腫繁多。由于人員職能交叉，任務分配時會出現互相推卸責任的情況，時間長了就會出現部門任務不平衡，有的部門任務多、責任重，有的部門清閑散漫、無所事事。工作任務過于集中也會導致行政管理人員的心理不平衡，部門之間的溝通聯系不順暢，管理工作秩序混亂，矛盾、脫節和重復的情況頻繁發生。隨著職業院校的快速發展，學校的辦學規模不斷擴大，招生規模也急劇增加，院校的工作內容和工作任務也越來越復雜，繁雜的工作也加大了管理的難度，管理職能部門的合理設置顯得尤為重要。但是院校在管理過程中遇到的新問題往往通過設立新部門或是臨時交給某一部門來解決，沒有經過系統的設計分配，導致院校行政機構設置越來越龐雜。而新設立的部門也大多缺乏科學規劃，很大程度上只是為了解決新增加的事務性工作，這就容易出現機構重復和職能交叉的問題，導致工作推行的不順暢和無效率。

1.2行政管理隊伍不穩定，專業素質有待提高

目前大多數職業院校缺乏高水平、高素質的管理隊伍，缺少專業高效的管理技術。院校大多數行政管理人員并沒有接受過系統的管理專業知識和技能的學習，所以行政管理人員在處理事務性工作時往往會參考以往的工作流程和工作方法。這樣雖然可以讓行政工作看起來簡單一點，但是隨著職業院校規模和工作內容的變化，以往的工作流程已經不能滿足院校管理的需要，需要重新梳理工作內容和工作目標，創新工作方法，進而提升管理效率。同時會降低其對職業的認同感，還會導致其工作態度敷衍，缺少服務意識，在工作過程中出現“打折扣”的現象，無法高質量完成工作任務，阻礙了職業院校的持續發展。相較于院校的教學、教研管理，多數院校容易忽視行政管理對院校發展的作用。在激勵措施方面也容易忽略行政管理人員，導致管理人員隊伍的不穩定，人員流動性較大。行政管理人員的主要任務是保障學校管理工作的順利開展，所以日常工作比較繁瑣，很難取得科研成果和獎勵榮譽，長時間就會使行政人員失去工作熱情，產生職業倦怠。尤其是具有技術、有能力的年輕基層管理人員，缺少相匹配的職業發展規劃，整日忙于繁瑣的事務性工作，會降低其工作熱情，導致人員的頻繁變動。這樣不利于高校行政管理工作的開展，新入職的管理人員并不熟悉相應的工作內容和工作要求，沒有時間進行系統學習，只能邊做邊學，在短時間內也很難達到專業水平，工作效率也會比較低。

1.3組織結構權力分配不平衡

職業院校上下級從屬關系較為明顯，院校行政機構對院系管理的影響很大。學校作為學術性組織機構，很難通過自上而下的層級管理實現高效率的運轉，要根據院校的辦學規律和教學發展規律進行有效管理。學術權力和行政權力在院校運行過程中是長期存在的，行政權力是學校管理控制和執行的保障，學術權力是學校履行教書育人職責的核心，兩種權力都發揮著重要的作用，都是必不可少的。行政權力影響力較大，相較于學術權力來說占據了主導位置，并在一定程度上影響學校的教學和學術事務。學校的日常管理工作主要由行政部門來負責，行政人員管理著學校的各種資源，在解決學校的學術事務時也習慣用行政思維和行政命令，這會影響教授、專家參與學校管理的積極性。而行業企業主要通過為學生提供實習崗位、為專業建設和課程設置提供咨詢建議等方式參與學校的治理，在學校人才培養過程中并沒有發揮其應有的作用，不能把企業真實的用人需求納入到人才培養過程中。行政權力的過多使用會對教學和學術研究工作帶來壓力，學校會在行政權力的指導下開展工作，教學和學術研究的導向性會被削弱，當權力配置不合理，無法實現互相監督、彼此牽制的時候，就會出現問題。

2職業院校機構管理改革的建議

解決職業院校機構管理問題，提升行政管理水平，就要不斷提高院校管理規范化水平，構建標準化工作體系，轉變管理觀念，樹立服務意識，落實“放管服”政策，把關注點放到師生需求上，做好全校師生的服務工作。優化組織機構的結構，明確部門權責關系和工作流程，科學制訂管理制度，嚴格按照制度行使各項權力，民主監督行政決策的決定和實行，及時發現組織機構運行過程中的問題。提高各級部門人員的標準意識，注重工作開展的科學性、有效性，簡化工作流程，完善管理制度，切實做好監督管理工作，確保學校各項工作的順利開展。圍繞工作標準進行動態管理，明確工作內容，細化職責權限，做好管理記錄，定期總結經驗問題，方便日后查閱整改，保證工作完成質量。

2.1完善院校管理制度，合理設置管理機構

職業院校要根據實際情況和發展方向，重新梳理行政機構的工作內容和工作任務，可以通過引入社會化機制、提升教學科研機構能力等方式，對原有的行政機構進行拆分或整合，科學規劃、調整機構設置，完善機構管理制度，明確各部門的職責職能，避免出現工作內容交叉的情況，推進人員責任的落實，提高工作效率。要樹立以培養學生為中心的管理理念，結合職業教育的特色，把握職業教育規律和發展方向，構建一站式服務治理模式，把各部門看作是一個整體協調運行。利用現代信息技術手段改革現有的業務流程，精簡審批流程，實現各部門信息資源的共享和交流溝通無障礙，調動各部門的主動性和創造性，改進工作方法，實現高質量、高效率的管理工作，有效提高職業院校的管理水平。雖然職業院校的機構設置大致相同，但是院校在管理過程中要突出自身特點，選擇合適自身辦學模式、專業建設和師資結構的管理方式，形成自己的管理特色。構建行政管理質量標準體系，綜合考慮高校的工作總量，在此基礎上針對不同工作任務及工作量來確定行政機構和崗位數量，進一步明確各部門、各崗位的職責，列出具體的工作清單，并詳細說明每一個工作任務的標準。讓行政管理人員能夠通過工作清單了解自己的工作內容和要求，保質保量地完成各項工作。加強各部門工作的程序化管理，規范工作流程，制定工作方案，明確工作流程各個環節的質量標準，保證各項工作的順利開展，幫助行政管理人員進行科學決策。對于高校較為成熟的常規工作制定相應的工作方案，規范行政管理人員的日常工作流程，記錄工作中出現的問題和處理經驗，不斷完善工作方案，進一步提高學校的管理水平。

2.2加強管理隊伍建設，轉變管理服務觀念

要想提高學校的管理水平和管理效益，就要組建一支高水平、高素質專業化的管理隊伍，要做到管理行為的專業化和知識技能的專業化。職業院校要加大對管理人員的培養和引進，引進具有管理經驗和相關專業知識的管理人才，為職業院校管理團隊注入新鮮血液。同時開展現代管理理論和方法的學習，提高管理人員的規劃、協調和溝通能力，促進職業院校管理能力有效提升。對于有創新精神和發展潛力的教師，可以根據個人意愿吸納到管理隊伍中，開展針對性的培訓，進行重點培養。各職能部門管理人員要通過采用科學的管理方法和管理策略，提高管理效率和管理質量。高水平、高素質專業化的管理隊伍不僅要有專業的知識技能，還要有較強的管理服務意識，能夠做到以服務師生為中心，對師生態度熱情友好，嚴格履行管理服務職能，切實為師生做好管理服務工作。同時，還要建立合理的輪崗機制，增強管理人員的工作信心和工作熱情，促使管理人員積極參與到各項工作中，努力提升自身綜合能力，提高職業認同感，保證工作效率和工作質量。

2.3完善考評獎懲制度，拓寬職業發展途徑

為了進一步激發行政管理人員的工作熱情和工作活力，消除職業倦怠，職業院校需要制定科學、規范、標準化的考評程序和獎懲制度，實現精神獎勵和物質獎勵的有機結合。通過精神獎勵提升管理人員的士氣，避免出現敷衍了事、精神不振的情況。同樣也要合理采用物質獎勵，提升管理人員的工作熱情和積極性。對于消極怠工、玩忽職守的行政管理人員也要及時進行懲罰。在獎懲過程中要做到公平公正、公開透明，接受全校師生的監督，不能出現徇私舞弊的情況，要最大限度保障行政管理人員的切身利益，只有這樣才能夠真正地起到激勵作用。拓寬行政管理人員的職業發展途徑，可以根據行政管理人員的學歷、工齡、工作內容和工作業績等情況，對行政人員進行職級、崗位的調整，增強職業認同感，解決行政管理人員晉升難度大、發展空間小的問題，打通行政管理職業發展通道。營造出積極競爭的氛圍，讓有技術、有能力、敢擔當的行政管理人員能夠在不同崗位得到鍛煉和發展，切實提高行政管理的工作效率。

2.4合理分配組織結構權力，多主體參與學校治理

職業院校要構建多主體參與學校治理的體系，實現行政權力和學術權力相互配合、互相支撐，行政權力的執行要為學術權力的發揮提供有效保障。學術權力的合理運用也為行政權力的有效執行打下了堅實的基礎，只有兩者協同配合，各盡其責，才能共同推進學校的高質量發展。要完善規章制度建設，在重大決策的制定上做到科學、民主，嚴格按照程序執行，做到督導程序和決策程序的透明化，在校園內營造良好的民主管理氛圍，尊重教師的各項權力，激發教師參與學校管理的積極性，擴大師生的監督管理權，創造良好的校園氛圍。學校兼具行政和學術雙重特性，既要認同常規層級的存在，保持學校內部管理的效率和資源利用的效益，重視專業科層的作用。行政管理人員大多更加關注自身崗位相關的信息，對于其他部門和崗位的工作內容了解較少，容易影響行政管理人員的判斷和決定，所以要構建多主體參與學校治理的運行機制，打破壁壘，相互協作。職業院校與行業企業之間有著密不可分的關系，在產教融合的大背景下，要充分發揮行業企業在實施職業教育的重要辦學主體作用，打通職業院校與行業企業協同發展的路徑，創新行業企業參與職業院校治理的機制，培養行業企業真正需要的高素質技術技能型人才。職業院校是培養技術技能型人才的重要途徑，要提升職業院校的行政管理水平，就要根據院校實際情況解決現階段行政機構管理過程中存在的問題，構建規范化、標準化的管理體系，提升服務質量，保證院校工作的順利開展。

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作者：崔階萱 張國娟 單位：河北工業職業技術大學