企業行政機關文檔一體化管理研究

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電子文件和電子檔案作為數字化信息系統的重要組成部分，從生產管理、處理和信息傳遞等方面入手，提出新的實施要求。此外，電子檔案的管理涉及的影響因素多，在一體化管理的過程中，需要進行認知度指導。如果系統化管理存在其他問題，則勢必造成不良影響，因此，在實施階段要凸顯出優勢和關鍵，發揮現有系統的最大化作用，以符合指標要求。

1企業行政機關文檔一體化管理概述

文件和檔案的管理一直是一體化管理的重點，如果不提前進行文檔有序管理，則易造成異常影響。此外，檔案文書管理也比較復雜，檔案來源于文書，文書工作的質量決定檔案工作質量，根據文件管理和檔案的物質需求和要求等，結合行政機關文件以及管理系統的要求等，實現一體化操作。為了滿足實施文件的需求，以系統化理論作為基礎，從系統化的角度入手，借助計算機和網絡技術進行操作，以符合理論指導要求。此外，機關文書的種類比較多，統籌規劃和指導很重要。統籌規劃、科學管理等符合要求，在系統化分析的階段進行處理，一般情況下，采用計算機技術和網絡技術等能凸顯出優勢[1]。企業行政機關在文書管理階段如何最大限度開發文件是關鍵，在一體化的管理和實施后，符合自動化系統要求。根據現狀和實施要求，需要了解現有的文件信息類型，結合檔案信息的相關指標和共享程度等，最大限度進行文件和檔案信息的管理。企業行政機關的一體化文檔管理在現有基礎上實施，必須提升工作效率，文檔一體化管理體現了行政機關網絡信息程度，整體優勢明顯[2]。

2企業行政機關文檔一體化管理現狀

根據當前行政機關文案管理的具體要求，在整個工程中必須凸顯出管理的優勢。企業行政管理有重要的意義，在實際文件落實的過程中，影響文檔一體化管理的因素較多，具體如下。2.1電子文件內容變動大。電子文件是可以修改的，內容變動大。文件修改后識別難度大，因此，把握原有的狀態難度比較大，根據文件類型和電子文件傳遞信息的類型等可知，需要做好元件的界定工作。電子文件在眾多的電子計算機上顯示后，便于進行保存。在操作過程中需要提前進行系統識別，此外，元件和復印件的種類多，在文件保存的過程中需要適應新的環境。文件的長期保存需要掌握固定類型，結構和格式等可能出現變動，電子文件不再是固定的形式，結合存儲載體和文件類型模式等，提前進行分辨。2.2電子檔案管理人才匱乏。對電子文件、電子文檔以及歸檔后的文案進行管理，需要工作人員掌握系統的實際類型。電子檔案管理需要人才支持，在信息收集、積累和整理的過程中，對企事業機關的具體管理有嚴格的要求，但是部分工作人員相關知識缺乏，導致整體管理現狀不容樂觀。2.3管理軟件有局限性。當前在系統軟件管理的過程中，可能存在手工文件，增加了難度。結合一體化管理系統和其他要求等，可能存在重復性或者檔案不統一的現象。在智能性分析的基礎上，如何進行安全評估很重要，軟件本身有局限性，導致檢索質量差。2.4缺少統一的標準。長期以來，文件工作和檔案工作等采用的是分開管理模式，文件的類型比較多，在一體化實施中，需要掌握實際類型，如果存在管理難度大的情況，則發揮現有標準模式的標準作用，提升檔案服務能力。但是在實施過程中存在缺少統一標準的現象，管理難度大。

3做好企業行政機關文檔一體化管理系統工作的措施

針對當前企業機關文檔管理過程中存在的各種問題，在后續實施過程中需要明確一體化管理的內容和要求，只有按照系統要求進行落實，才能提升穩定性。以下對做好企業行政機關文檔一體化管理系統工作的措施進行分析。3.1進行分項目組織管理。結合組織形式和現有的管理案例要求，原有的項目管理存在很多問題，如果不提前進行管理，則易出現異常現象。分立管理符合要求，行政部門在實施過程中需要做好所屬關系對比工作，結合對應的部門管理概況和文件以及檔案形式要求等，一體化管理后整體吻合率高。檔案的落實很重要，結合支持力度和配合情況等，文件和檔案工作可能存在失去平衡的現象，在一體化管理的階段，要掌握辦公自動化系統，政府網上管理的過程中，對涉及的辦公人員、機構和制度以及辦公環境等需要進行改革處理，機關檔案工作相對來說是適應的，如果不及時進行管理，整體上顯得比較滯后。3.2創新組織體系。結合現有的文件和檔案類型，在現有基礎上確定行政關系和業務指導的隸屬關系。計算機系統的優勢明顯，網絡通信作為當前重要的手段，在現有管理基礎上需要適應自動化新技術條件要求，以文件類型和生成等作為基礎，在知識經濟時代，確定合適的事業管理制度。在各項管理體系創新管理的基礎上，了解范圍和趨勢，執行現有的文檔管理流程是關鍵，以自動化系統為基礎，提前確定工作標準，約束各項行為，保證文檔管理的穩定性[3]。3.3完善現有的業務規范。文檔一體化管理發展到一定階段后，需要進行理論建設，政策指導建設符合要求，需要積極發揮理論形式的優勢，導向作用明顯，在實施階段必須了解政策指導的具體作用，在標準化實施的階段，科學化、規范化和標準化的方式等符合業務形式要求，在各項業務指導的階段，明確文檔類型、協同作用評估很重要，根據文件生命周期和職責要求等進行協調分析，保證業務內容形式符合要求。尤其是工作人員，對企業行政機關的文案類型進行歸納和整理、周期建設也是關鍵，在協調統一處理過程中確定自動化措施，滿足要求[4]。3.4樹立整體管理理念。根據辦公自動化的系統應用要求，在當前管理過程中，先進的數字、網絡技術和傳輸工具等作為基礎，在機關行政管理的過程中，以計算機作為基礎，系統化的處理后能發揮信息共享的優勢。文件、檔案一體化管理不只是在傳統的文書檔案管理領域，而是覆蓋各種職能部門產生的各種不同門類、不同載體的文件、檔案，通過綜合管理，充分發揮各個部門文件、檔案的整體效果。單位的文件和劃分等很重要，結合現有的標準形式和規范要求等，形成一個有機整體，各類文件系統管理能實現緊密銜接，數據共享也是關鍵，在當前系統化管理的過程中明確文件類型，只有按照系統要求落實，才能符合要求。

4結語

文檔一體化管理以自動化系統為基礎，在實施過程中，如何凸顯出系統化的優勢是關鍵。結合用戶需要和軟件系統的升級要求等，在軟件開發和應用中，提前進行維護和處理。結合成本評估和文案管理的內容要求，對檔案進行編輯處理。當前文檔一體化管理的應用范圍逐漸擴大，在運行和實施中需要了解一體化管理的具體作用，只有做好一體化管理工作，才能符合要求，促進整體進步。

參考文獻

[1]安娜.企業行政機關文檔一體化管理系統[J].電子技術與軟件工程,2015(10):59.

[2]黃曉薇.政府機關文檔一體與電子文件管理分析[J].科技創新導報,2011(29):221.

[3]王彩榮.行政機關的文檔一體化管理[J].黑龍江史志,2011(12):44,48.

[4]王亞軒,鄭俠.淺談機關文檔一體化管理[J].黑龍江檔案,2017(4):42-43.

作者:王曉丹 趙強 胡衛震 單位:海洋石油工程股份有限公司