高職院校檔案信息化建設的研究

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1高職院校檔案信息化建設的必然性

1．1時展的要求

隨著時代的進步，計算機網絡技術的普及，各種信息的收集、存儲、使用變得越來越快捷方便。檔案作為重要的信息資源正步入信息化時代。數字化檔案信息能夠讓使用者不受時間、空間的限制，在互聯網上就可進入自己權限范圍內的檔案管理系統查閱檔案資料；數字化信息在采集、整理、利用、存貯與傳統的檔案管理具有不可比擬的優勢。因此，高職院校綜合檔案室作為儲藏信息基地的組成部分，應在傳統的檔案收集保存利用的基礎上，盡快采用現代信息技術，以信息化手段不斷提高檔案保存功能和利用效率。

1．2高職院校自身發展的要求

高職院校主要為社會培養高技能實用型人才，在我國的現行教育體制中發揮著不可替代的作用。隨著職業教育教學改革的不斷深入，學校與企業的接觸更加廣泛、融合不斷深化；學校更加開放，優質的教學成果以視頻的形式放在信息庫中，供學生自由選擇；學生學習可能在教室，可能在實訓室，可能在網上，更可能在企業的某個崗位上；學生學習與工作交替進行也屬常事；企業招聘畢業生可能來學校查閱學生檔案進行面試，也可能就在網上進行。這就要求學校在諸如辦學資質、學生的學習操行信息、教學文件、精品課程等都將以檔案的形式有條件地供人們查閱，與人交流。這勢必要求高職院校加快檔案信息化建設。

1．3檔案工作發展的要求

數字化檔案信息使高職院校檔案業務工作更為方便、快捷、高效。計算機管理檔案可使傳統的以紙質為載體的檔案轉變為機讀檔案，它以光盤、磁盤作為信息存儲的載體，向數字格式轉變，建立檔案網站并與校園網聯接，為學校教學、管理、科研提供了先進的技術手段和網絡環境，方便師生和社會查閱、利用有關檔案。同時也使檔案采集更加方便，管理更加輕松，存儲更加安全，利用更加有效。

2高職院校檔案管理存在的問題

2．1檔案信息化意識不強

首先高職院校領導層對檔案工作信息化建設重視不夠是普遍現象。其次是檔案工作者自身存在重保管、輕利用，重館藏管理、輕信息服務等觀念，有的甚至認為自己只是一個檔案資料管理員，抓好常規管理就行，至于檔案信息化建設，領導和上級主管部門要求搞時積極一陣子，不作要求就放一放。這樣就形成了領導不重視，自身輕建設的狀況，嚴重影響了檔案信息化建設。

2．2檔案信息化基礎設施薄弱

由于高職院校從領導到檔案工作者信息化意識不強，導致了高職院校檔案信息化基礎設施投入遠遠落后于其它方面。特別是高職院校經費普遍比較緊張的情況下，很少會安排經費加強檔案信息化所需的硬件和軟件建設。導致檔案信息化成為高職院校信息化進程中的落伍者。

2．3檔案工作人才缺乏

目前，多數高職院校專、兼職檔案工作人員數量均偏少，面對繁瑣的工作，只能疲于應付，基本沒精力從事檔案信息化研究。高職院校檔案工作人員要么畢業于非檔案管理專業，缺乏檔案管理基礎理論知識，要么檔案工作人員只有專業知識而缺乏相關的信息技術知識。再加上檔案工作不受重視，檔案工作人員在高職院校被忽視，甚至被邊緣化，導致檔案工作留不住人才，后繼乏人。這些都制約著高職院校檔案信息化建設的發展。

3高職院校檔案信息化建設的設想

3．1提高認識，加強領導，明確職責

思想是行為的先導，提高對檔案信息化重要性認識，是推進檔案信息化建設的前提。首先必須認識到檔案工作是利在當代，功在千秋的事業，檔案信息化是提升檔案在記錄歷史、傳承文明、服務社會、造福人類等工作質量的重要手段，是學院數字化校園建設的重要組成部分。檔案信息化是檔案工作自身發展的要求，也是科學技術發展的必然。高職院校必須把檔案信息化工作作為一項重要工作認真抓好。學院可成立檔案信息化建設領導小組，全面領導、規劃、組織、協調全院檔案信息化工作，確保學院檔案信息化建設有計劃、有步驟地實施。學院各部門單位可配備兼職檔案管理人員，建立以綜合檔案室為中心的全院檔案信息化建設組織網絡。學院綜合檔案室作為學校檔案工作的職能部門要把電子檔案的收集、整理、保管、利用納入檔案管理程序和崗位職責，對各單位、部門歸檔工作提出相應要求，并進行監督和指導。各單位、部門兼職檔案員按照學院統一部署，有計劃地做好本單位、本部門的電子文件的收集、積累、鑒定、保管、歸檔等工作，保證本單位、本部門產生的電子文件真實、完整、規范，并通過學院數字校園的檔案管理系統上傳到綜合檔案室，綜合檔案室進行整理后放于檔案數據庫。

3．2加大資金投入，優化信息設施配置

檔案信息化建設，資金投入是保障，檔案管理系統的開發建設，計算機及附屬設備的配備和人員素質的提高都需要經費投入。在信息化建設項目上既要舍得投入，又要使資金投入效益最大化。檔案部門在購置新設備時，要根據檔案信息化建設需求和學院的支付能力合理購置適合的、性價比最優的信息設施；也要提高舊設備利用率，充分利用部分可正常運行的舊設備，將有限的資金優先用于購置其他更急需的信息設備上。同時，檔案管理的設施配置要與數字化校園建設相匹配。

3．3推進檔案資源數字化建設

一是充分運用計算機技術，加快檔案目錄數據庫建設，做到全部檔案案卷級目錄都實現機驗，重要全宗檔案逐步實現文件級目錄機驗，以提高檔案檢索利用服務質量。二是積極建設各種數據庫，通過對接收的各種電子檔案進行數字化處理，逐步建立檔案全文信息查詢數據庫系統。三是大力推進檔案數字化轉換，努力實現學院室藏重要全宗紙質檔案和照片、錄音、錄像檔案的數字化，建立相應的數字化綜合應用平臺。

3．4利用校園網，實現檔案管理網絡化

高職院校的檔案軟件管理系統只是數字化校園的一個子系統，只有接入學院的數字校園網才有生命力。檔案數據必須與校園網建立文檔一體化的信息系統，利用先進的數據庫技術和網絡技術實現學院內部信息的共享和傳輸的數字化，實現文件轉化為檔案的“無縫交接”，以便電子文件的歸檔、查詢，以及與上級主管機關、社會之間的信息交流，真正實現資源共享。

3．5加強檔案管理隊伍建設

現代檔案工作對檔案工作人員提出了越來越高的要求，他們應該是既懂檔案業務，又熟悉信息技術的復合型人才。高職院校要從實際出發，對現有檔案人員進行教育與培訓，充分發揮其對本校檔案情況熟悉的優勢，盡快提高其應用信息技術的水平。同時，要進行統籌規劃，有計劃地引進和培養年輕人才，努力使本校檔案工作人員結構合理，優勢互補，為不斷提高檔案信息化水平提供智力支撐。

3．6構建安全保障體系

信息安全，是檔案信息化建設的重要內容。檔案信息安全主要包括三層意思：一是檔案信息內容的保密性，二是數字化檔案保存的持久性，三是信息存儲和傳輸的可靠性。為保證檔案信息的安全，技術上要部署網絡殺毒軟件，硬件防火墻，有些檔案存儲設備為了保密還必須采取物理措施與網絡分離；制度上要建立嚴格的安全、保密制度，杜絕非法操作和泄密事件的發生；管理上要對軟件、硬件經常維護，定期升級，及時發現問題，消除隱患。

作者:方紅單位:長江工程職業技術學院