社會參與理論的檔案信息化管理研究

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1高校檔案信息化管理的社會參與理念的提出

在知識經濟時代，隨著網絡信息技術的發展，檔案信息資源在社會與經濟發展中具有重要的價值，并且其在不斷參與社會經濟建設的過程中，開始展現出越來越大的利用效益。同時，檔案資源的頻繁開發利用也給檔案管理工作帶來了新的挑戰，尤其是在檔案信息化管理模式下，給檔案管理工作提出了新的挑戰。檔案管理社會化參與理念的提出，一定程度上緩解了檔案資源保管與利用的壓力，一方面降低了檔案管理成本，另一方面提高了檔案利用效率，具有積極的實踐意義和價值。從市場經濟環境來看，高校競爭壓力對其自身核心競爭力的發展提出了更高的要求，這就使得高校處于市場經濟影響的考慮而不得不集中優勢資源打造自身核心競爭力，即應用型高校著重發展應用型教學，研究性高校著重發展科研與教學，這使得高校的檔案管理工作可借助社會力量提高檔案管理水平，而不必耗費過多的學校精力與資源。因此在這中背景下，社會參與理念的提出對于發展高校檔案信息化管理，以及提高管理水平具有積極的意義。

2社會參與檔案信息化管理模式的設計思路

在網絡信息技術環境下，檔案管理自身發展的趨勢與要求，使得高校檔案管理逐漸發展成為實體控制與信息控制兩種不同的層面，并且在“大檔案資源觀”的深入影響下，信息控制使得檔案管理融于信息管理網絡，發揮信息的綜合作用與優勢，實體控制則以集中控制的模式實現設備、人力等自愿的集約化管理與規模經濟管理，這種分層模式的檔案信息化管理成為市場經濟環境下的全新發展模式。在市場經濟體制下，為最大限度節約高校教育資源，以及最大限度發揮高校檔案作用，提高檔案管理水平，高校可以在可控范圍內設計社會參與模式的檔案信息化管理模式，具體思路為高校檔案信息化管理外包給社會中介組織管理或者部分交予社會中介組織管理，進而達到高校檔案管理的成本降低、效益增加的目的。通常來說，高校檔案信息化管理的社會力量外包分為以下階段：一是詳細了解和分析高校檔案信息化管理現狀以及進行業績評估，并規劃檔案信息化管理發展前景；二是根據自身狀況制定合理的外包策略，以及具體外包項目或權限；三是對社會力量的管理水平及能力進行綜合評價，進而設定科學合理的外包合同；四是對高校檔案信息化管理的社會力量及外包過程進行監督管理，進而完成項目驗收。

3社會參與檔案信息化管理模式中的社會力量分析

3.1檔案中介機構功能

從高校檔案信息化管理的流程及管理模式來看，社會力量參與的中介結構功能主要包括四個方面：①社會服務功能，這也是檔案中介機構的基本功能之一，體現了社會力量的社會服務性屬性與本質。社會力量所具備的較強的市場經濟特性能夠使其利用高校檔案管理轉移職能完成檔案服務于社會的改革，同時又能促進檔案管理行政部分的改革，進而擴大社會服務范圍與社會服務效益；②社會溝通功能，以中介組織為主的檔案管理社會力量既不隸屬于高校等行政部門，也不隸屬于市場，其從本質上是溝通檔案醒著能夠管理部門與市場之間的橋梁，起到社會溝通的功能；③公證鑒定功能，檔案中介結構具有獨立性、技術性、客觀性的特征，因此其具備為社會提供公證服務、鑒定證明等獨特功能；④市場調節功能，檔案中介組織完全按照市場經濟運行規律而運行，因此其能夠在市場中發揮其調節市場的作用，比如聯系勞務、技術、信息等要素的供給與需求，并且其還可以在社會或市場招聘檔案管理專業人才并充分發揮其專業技能，進而促進高校檔案信息化管理的發展。

3.2檔案協會職能與管理方式

檔案協會與檔案中介組織是市場經濟體制下的兩種主要社會參與力量，檔案協會是建立在自愿基礎上的、以謀求會員共同利益為目的的、具有法人資格的經濟社團，其是市場經濟發展的產物。從職能上看，檔案協會的主要職能包括以下幾個方面：①代表協會內全體會員的共同利益，及代表職能；②溝通職能，與檔案中介組織一樣，能夠實現市場以及高校相關部門的溝通；③協調職能，通過制定行業協會內的檔案信息化管理制度與標準，協調各會員之間的經營行為；④監督職能，對本行業產品、服務質量、競爭對手、經營作風、進行嚴格的監督，維護行業信譽，鼓勵公平競爭，打擊違法、違規行為；⑤研究職能，借助自身的市場優勢，對國內外檔案市場進行深入的研究分析，并提出相應的建議以促進高校檔案信息化管理的發展和檔案效益的開發。檔案協會與檔案中介組織是參與高校檔案信息化管理的重要社會力量，對推動高校檔案管理具有積極的作用。檔案協會與檔案中介組織能夠與高校建立起各種新型關系，比如獨立運營、寫作平臺運營、合作伙伴運營等。社會力量的參與能夠將最新的管理理念與管理方式引入到高校檔案信息化管理中，并且能夠在市場經濟的推動下實現檔案開發利用效益的最大化，這是高校檔案信息化管理未來發展的趨勢。

作者:金芳 單位:太原理工大學