人力資源檔案信息化建設路徑探討

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人力資源檔案信息化建設是國內外人力資源管理發展的一種主流趨勢，也是提高企事業單位人力資源管理效率和水平、增強我國企事業單位核心競爭力的重要手段。筆者結合檔案信息化管理的實踐經驗，提出人力資源檔案信息化建設的必要性，分析人力資源檔案信息化建設與人力資源管理系統的關系，針對人力資源檔案信息化建設面臨問題進行研究，探討推進人力資源檔案信息化建設路徑，這對提高企事業單位人力資源管理水平具有重要的現實意義。

一、人力資源檔案信息化建設的必要性

企業單位通常實行多層級子公司或事業部管理模式，事業單位實行人事部門主管，各部門分管的二級管理模式，管理幅度、跨度較大，人力資源檔案亦呈現多層級管理模式。這種多層級管理模式，使管理信息傳遞不到位，政策執行不一致，造成人力資源檔案管理流程不規范，檔案信息轉遞、刷新不及時。未形成系統化的動態跟蹤管理，造成員工檔案的新材料不能及時存入檔或者檔案資料不完整的現象。因此，構建以人力資源管理系統為基礎的人力資源檔案信息化建設，是解決人力資源檔案信息化、系統化、規范化的有效路徑。

二、人力資源管理系統與人力資源檔案信息化建設的關系

人力資源管理系統與人力資源檔案信息化建設密切相關，相輔相成。人力資源管理系統在實現系統、機構、合同、薪資、保險、晉級、教培等人力資源管理過程中形成新的人力資源檔案材料，人力資源檔案材料與人力資源信息相呼應。人力資源管理系統形成數據的真實性和準確性直接影響到人力資源管理水平，而人力資源檔案作為人力資源管理的組成部分，它是職工信息的重要載體，是人力資源管理信息系統各個模塊的主要信息源，促進人力資源管理系統的開發和利用，合理利用人力資源檔案中的信息資源，可以避免采集錄入時的重復勞動，節省大量的人力、物力和財力，提高工作效率。

三、推進人力資源檔案信息化建設措施

（一）完善人力資源檔案信息化體系建設，推進信息化進程。人力資源檔案管理若采用傳統的管理方法必然會增大工作量，降低工作效率。管理者必須轉變理念，明確人力資源管理各部門職責與崗位間分工協作以及信息流的共享，明確人力資源管理系統與人力資源檔案信息化建設的關系，同時，建立人力資源檔案信息化建設的總體規劃，逐漸完善以信息化為核心，網絡化、標準化為重點的體系建設。人力資源檔案信息在錄入到人力資源管理系統時，代碼標準采用國家人事部、中組部頒布的全國統一標準代碼，數據庫格式采用人力資源檔案網絡環境下信息的存儲與著錄，確保目錄輸入的規范化、合理化，實現網絡環境下人力資源管理系統與人力資源檔案信息化系統數據有效兼容和共享，實現人力資源各部門、各子模塊之間的整合、協調與合作，推進信息化建設進程。

（二）選擇合適的人力資源檔案信息化建設系統，優化業務流程。在梳理人力資源管理體系基礎上，企事業單位應該積極與管理軟件供應商、相關專門管理咨詢公司充分溝通，把企事業內部的管理語言轉化為技術人員、操作人員易于理解的信息技術的語言進行軟件開發。此外，在選擇信息軟件和系統時，首先要注意分析軟件產品與企業自身管理需求之間是否能夠契合，企事業單位應根據自身情況，綜合考慮各項因素，選擇相關軟件產品。企事業單位應以自身所處的行業、面對的群體以及未來戰略的發展方向為指導，去尋找并創建適合本單位的人力資源管理與人力資源檔案信息化建設相兼容或集于一體的管理系統。

（三）加強人力資源檔案信息化建設保密和安全管理。人力資源檔案是保密性很強專業檔案，人力資源檔案信息化建設人員必須要樹立保密意識，制定并嚴格執行檔案信息化建設的規章制度和操作規程。嚴格落實訪問權限控制，既可以通過用戶或用戶組對目錄、文件、設備的訪問權限設置，還可以采取網絡鎖定控制對非法用戶訪問的次數進行設定與自動鎖定。嚴格落實訪問權限控制企事業單位人力資源檔案信息。需要安裝并更新防病毒軟件建立病毒入侵監控與報警系統確保檔案數據免遭破壞，對密級信息資料要采用動態口令、多道加密等手段，防止病毒惡意篡改或攻擊；要完善備份和恢復制度，防止電子檔案和數據信息的丟失。

（四）加大培訓，提升檔案管理人員的職業素質。企事業單位需要充分發揮企事業單位人力資源檔案管理信息化的作用，取得長遠發展，人才是重中之重。人力資源檔案管理工作是專業性、政治性、機密性較強的工作，涉及個人的隱私和企業員工的成長、工作、遵紀守法的記錄，其材料份數多，資料復雜，實現信息化管理，對檔案管理人員要求，不僅具備一定的政治素養和專業素養，還要具備一定的檔案業務知識、電腦操作知識、速錄技能、一定的軟件應用能力和網絡知識，才能做好人力資源檔案材料的管理和存放，才能做好人力資源檔案的信息化維護和管理。因此，要組建一支高素質和高水平的使用和維護隊伍，一方面應該不遺余力地吸引優秀的復合人才；另一方面應該重視企業現有檔案管理人員的培訓和繼續教育，重點是使用人員對信息系統的保密意識和規章制度及操作規程培訓，并對使用過程中發現問題及時組織學習，讓使用人員熟悉實際情況。

參考文獻:

1.盧艷.基于人力資源管理信息化平臺的人事檔案管理信息化構建[J].現代商業，2011.29

2.許玫.論我國中小企業人力資源管理的信息化發展策略[J].中國商貿，2013.8

作者:劉煥霞 單位:黑龍江農業經濟職業學院