淺談檔案信息化軟環(huán)境的發(fā)展狀況

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摘要：文章對信息化軟環(huán)境作了解釋、闡述了信息化軟環(huán)境發(fā)展現狀。筆者主要以“廣東省東莞市檔案館”為例，描述了信息化軟環(huán)境發(fā)展狀況和存在的問題，對此提出了相應的對策。

關鍵詞：檔案信息化；信息化；軟環(huán)境；東莞市；檔案館

一、檔案信息化軟環(huán)境的定義及現狀

就檔案信息化環(huán)境而言，通常分為兩種形式：其一為檔案信息化硬環(huán)境，即包括一些基礎設施和應用系統；其二為檔案信息化軟環(huán)境，主要指信息資源、標準規(guī)范、人才隊伍等。具體地，檔案信息化的軟環(huán)境建設,是指包括檔案信息化中的觀念更新、管理規(guī)范、數據標準、技術規(guī)范、相關法律法規(guī)體系建設、人才隊伍建設等[1]30。檔案信息化建設中，信息化猶如交通在高速公路建設中的位置一樣對整個檔案事業(yè)的發(fā)展起著舉足輕重的作用。首先為檔案信息化提供一個良好的環(huán)境，要從信息化硬環(huán)境和軟環(huán)境兩方面著手。把基礎設施、應用系統、信息資源歸為檔案信息化硬環(huán)境，標準規(guī)范和人才隊伍歸為檔案信息化軟環(huán)境。其次要明確這五方面的內容及分別在檔案信息化建設中的作用。軟硬件基礎設施是信息化建設不可缺少的條件，檔案信息網絡是其核心；如今檔案信息化建設主要是針對電子檔案而言，那么應用系統維持著檔案信息的開發(fā)和利用，在檔案網絡信息建設中將其作為重要的技術保障；檔案工作本身就具有一定的政治性，許多檔案信息會涉及國家政治經濟和發(fā)展戰(zhàn)略，開發(fā)利用好信息資源建設也是檔案信息化取得成效的關鍵；以上硬件設施基本健全，但是缺乏一定的社會影響力。因此，筆者認為要從軟環(huán)境著手加大宣傳力度，提高人們的檔案意識。目前，公眾及檔案工作人員對檔案的印象只是停留在紙質檔案，認為檔案館的職能僅僅是保存檔案，缺乏開發(fā)利用的思想。檔案室或者檔案館保存著大量冗余的檔案。造成這一現象部分原因在于檔案管理部門缺乏應有的建設理念與服務意識，因此，改變傳統“重管輕用、重建輕用”的建設思路，認真定位檔案信息化建設的功能，堅持“檔案重在利用”的建設思路，真正發(fā)揮檔案的社會服務功能。對此，筆者就“廣東省東莞市檔案館”作了分析并提出了一些建議。

二、廣東省東莞市檔案信息化軟環(huán)境的發(fā)展狀況

廣東省東莞市檔案館為了加大檔案宣傳力度，提高公眾的檔案意識，開發(fā)了自己專門的門戶網站，其中包括政務網，主要針對的是檔案業(yè)務。以政府部門為服務對象，提供了檔案在線移交平臺，各單位可以通過此平臺直接在網上提交電子檔案。用戶還可以在網上采集所需要的檔案信息，但是在采集之前需要注冊自己的賬戶和密碼才可以訪問網站。檔案工作人員還會向政府專網用戶提供檔案信息服務和業(yè)務指導。廣東省東莞市檔案館建立的政府專網是面向全市200余家立檔單位，在檔案之間、檔案館和機關檔案室之間建立一個互聯互通的檔案信息共享平臺。而且在保證網絡、數據和用戶得到管理和維護的安全環(huán)境下提供檔案管理和利用服務。該網站的主要特點是人數多、用戶訪問量較大、數據量也較大，系統穩(wěn)定性和數據安全性要求較高，必須提供永久性數據存儲與管理。因此，在檔案信息化建設中，硬件設備的配置必須與其特點相適應。廣東省東莞市檔案館針對不同的對象提供不同的信息共享平臺。為了方便大眾利用檔案，還開發(fā)了支持大眾服務的檔案公眾網。提供了以社會大眾為服務對象通用服務。通過該網絡向大眾媒體提供多種形式的檔案資料查詢、瀏覽服務，如文字資料、語音資料、視頻資料等，還可以提供虛擬現實場景等特殊服務。公眾可以通過多種方式采集信息，對自己所需的信息進行篩選和處理。另外，現在人們流行修訂家譜，檔案館對其還設立了網上家庭檔案館，類似于歐洲的私人檔案館，可以向互聯網用戶提供檔案服務和信息服務。不僅如此，檔案館還會針對一些中小企業(yè)開展檔案服務，完善各企業(yè)檔案部門的檔案，進一步促進企業(yè)的發(fā)展，提供企業(yè)經濟效益。廣東省東莞市檔案館開發(fā)的廣東省東莞市檔案網是“基于互聯網的廣東省東莞市檔案信息資源社會共享平臺”[2]44,打造了國內檔案行業(yè)的第一個檔案共享平臺，以檔案資源展示了利用為中心，資源類型豐富：文件級的案卷有868,912件、案卷級的有789,814件、全文級的有27,877件、珍品檔案有15件、今日檔案有453件、企業(yè)檔案有21件、采集的信息有8097件、檔案百科有300件[3]49。對各種類型的檔案通過多種服務手段、多種展示方式對公眾進行全方位、立體式的檔案展示與傳播，從而進一步拓寬了百姓對檔案的利用需求，加快了信息共享。綜上所述，可見檔案館在硬件基礎設施上投入了大量的資金和人力。筆者認為，檔案館并未達到最終的目的。它的最終目的還是為公眾提供檔案，提高人們的檔案意識，固然廣東省東莞市檔案館是全國第一個設立信息化共享平臺，只是在技術和設備上的信息化，檔案意識的信息化還有待進一步改進和完善。

三、廣東省東莞市檔案信息化軟環(huán)境存在的問題

廣東省東莞市檔案館由于受資金、技術、人力等各方面條件的限制，檔案信息化工作不可能一蹴而就，但目前，各檔案管理部門的檔案信息化建設目的不明確，不重視信息化檔案建設的社會效益和經濟效益，不能夠認真定位信息化檔案的功能，沒有清晰的建設規(guī)劃思路，使得信息化檔案建設過程中出現了急功近利、全部信息化等現象，導致檔案信息化成了空中樓閣，難以滿足社會公眾需求。目前，各檔案管理部門都在積極建設信息化檔案，甚至不惜重金建設信息化檔案館，但信息化檔案依然缺少社會影響力，部分原因在于我們的檔案管理部門缺少應有的服務意識，對檔案管理工作“重管輕用、重建輕用”，使檔案走不出檔案館這個門檻，在用戶與檔案管理部門之間存在著信息不暢通的問題。更由于檔案管理缺乏服務意識，導致檔案管理部門對檔案宣傳工作做得很少，甚至沒有，這就造成了社會信息閉塞問題，公眾對各部門信息化檔案了解知之甚少，難以激起對信息化檔案應用的興趣與熱情。也是由于缺少檔案管理服務意識，我們的信息化檔案建設工作更加缺少監(jiān)督，建設的好與壞、健全與否、合理與否；用戶利用率是否達標；是否有社會效益與經濟效益產生，這些問題由于缺少應有的監(jiān)督機制，檔案管理部門既成了檔案管理工作的政策制定者、執(zhí)行者，也成了管理工作的檢驗者，使得檔案管理工作缺少了制度激勵，因此，引入第三方信息監(jiān)理方加以制衡，有利于信息化檔案管理工作的推進。對許多檔案館而言，信息化檔案建設仍然是一個新命題，各館對信息化建設缺乏正確的認識。實際上各館中都存在許多內容陳舊、利用率低的檔案，將這部分檔案信息化沒有現實意義，一方面，浪費了本就有限的人力物力，分散了開展檔案信息資源其他方面工作的精力；另一方面，造成了不必要的存儲壓力，增加了基礎設施建設負擔。這導致檔案館在管理檔案過程中顯得捉襟見肘，應顧不暇。目前，我國檔案信息化質量不高，主要原因之一在于缺少統一的建設標準。就廣東省東莞市檔案網站建設來說，在網站設計、建設、運行、維護過程中，由于缺少統一標準，網站的主頁設計結構呆板、單一，缺乏美學理念，圖片、文字、色彩等隨意組合，并無協調美感。欄目設置也過于簡單，欄目名稱呆板，缺乏趣味性與親和力。其次，由于缺乏統一標準，檔案管理部門大多各自為政，缺乏溝通。目前有大量館藏信息資源無法適應跨系統，跨平臺的網絡化應用需求，使信息資源開發(fā)出現各自為政、無法連通的現象。在大數據環(huán)境下，檔案信息不斷地向公眾開放。信息化發(fā)展的過程中，保護權利人的隱私變得尤為重要。廣東省東莞市檔案館為檔案事業(yè)的發(fā)展營造良好的社會氛圍，推動檔案信息化進程，充分發(fā)揮檔案信息的社會價值。但在信息化過程中，由于《檔案法》對個人信息安全問題及個人隱私權問題缺少明確規(guī)定，而在信息收集與保存、傳輸、利用過程中，都會涉及個人信息隱私安全問題，所以為了安全起見，加強個人信息安全法制法規(guī)約束，有利于檔案信息化的推進。如浙江省檔案局和浙江省保密局聯合下發(fā)《關于加強涉密檔案登記備份和信息化管理的通知》[4]7，就為規(guī)范本省檔案信息化建設提供了制度保障，這對我們加強個人信息安全法制建設有借鑒意義。由此可鑒，廣東省東莞市檔案館在信息化的進程中還存在著很多問題，筆者給出了一些意見可供參考。

四、完善檔案信息化軟環(huán)境建設的建議

給公眾提供優(yōu)質的檔案信息資源服務，使檔案使用者可以隨時隨地地查詢、利用檔案信息資源，能夠滿足社會的基本需要，這是檔案的共享服務功能和交流傳播功能所提出的要求。檔案信息化建設必須重視社會效益與經濟效益的并重，在檔案信息化過程中，可以將信息化檔案分門別類進行信息化，例如可以偏重民生檔案、地名檔案等公眾感興趣的檔案，而對在實際中無借鑒意義又重要性不高的檔案不予信息化，這既可節(jié)省成本，又能提升信息化檔案的社會價值，推動信息化檔案的利用。而這需要我們建立完善的測評指標。在推廣信息化檔案上，目前檔案管理部門缺少主動精神，這將導致“坐以待斃”的后果。所以積極行動，創(chuàng)新機制，將信息化檔案成果推向社會，積極吸引社會人員參與檔案建設，擴大檔案工作的社會影響力，提高社會公眾對檔案部門的滿意度與認可度。因此，檔案管理部門要積極探索創(chuàng)新，在加強檔案工作業(yè)務建設的同時，不斷擴展檔案工作的社會職能，提升文化含量，強化育人功能,實現檔案服務社會的目的。譬如可開發(fā)建設檔案信息博物館這一檔案文化產品創(chuàng)新平臺，這對宣傳檔案信息化成果，擴大檔案工作社會影響力，增強社會檔案意識必有重要意義。檔案主管部門要編制統一信息化標準，嚴格各項信息化涉及事項的標準，如檔案信息化的范圍，檔案網站建設的標準，歸檔文件的格式，元數據建設、全文數據庫建設的標準，硬件設施建設的標準等，規(guī)范這些標準，也是對檔案信息化技術創(chuàng)新提升打造了一個支撐平臺。其次，檔案信息化的最終目的是實現信息資源的共享，對于跨區(qū)域的信息調閱，檔案主管部門也要有意識地去建設，不能各自為政，缺乏溝通，應在全國檔案協會等大型組織的支持下，統一意見，在相互理解的基礎上實現進一步的信息化建設的標準統一，為將來實現全國范圍內的跨系統，跨平臺的網絡化應用做好準備。檔案信息化建設是檔案事業(yè)發(fā)展的方向與趨勢，是適應大數據環(huán)境下的重要舉措。努力保持信息化硬環(huán)境的技術支撐，合理地改進和完善檔案信息化軟環(huán)境。不斷地提高公眾的檔案意識，逐步實現全國范圍內的資源整合和公眾全方位地利用檔案，為檔案大眾和檔案工作人員營造良好的檔案信息化平臺。

參考文獻

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[4]鞏寶榮.檔案信息化建設：理念?困難?選擇[J].山東檔案，2002（3）.

作者:吳偉寧 單位:鴉片戰(zhàn)爭博物館