淺談事業單位檔案信息化建設的策略

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【摘要】檔案作為社會實踐活動的真實記錄，其是承載重要信息的載體，在事業單位發展過程中，檔案管理工作中發揮著非常重要的意義。但在當前我國事業單位檔案管理工作中，由于對檔案管理工作的重要性還沒有完全認識到，這就使檔案管理工作中存在許多不足之處，檔案信息化建設進程較為緩慢。文中對當前我國事業單位檔案管理中存在的問題進行了分析，并進一步對事業單位檔案信息化建設的策略進行了具體的闡述。

【關鍵詞】事業單位；檔案信息化；管理；問題；策略?

隨著信現代信息技術的快速發展，在當前檔案管理活動中，現代化信息技術在對檔案信息進行處置、管理和社會服務過程中得以全面的應用。當前我國檔案事業發展過程中，檔案管理模式加快了向檔案信息為重心的轉變，這是一個長期的過程，需要通過對現代信息技術的有效利用，從而努力確保檔案管理和利用水平的提升，更好的促進檔案信息社會化服務的發展進程。

1當前我國事業單位檔案管理中存在的問題?

1.1缺乏專業的檔案管理人才

在當前事業單位檔案管理工作中，檔案管理人員作為檔案管理得以實施的重要主體，這就使其專業素養對檔案管理水平具有決定性的影響。當前事業單位很大一部分檔案管理人員都沒有經過檔案專業知識的系統學習，而且部分檔案管理人員年齡偏大，這就使其很難適應當前檔案信息化管理工作。在檔案管理工作中很大一部分檔案管理人員對工作缺乏認真度和責任心，存在得過且過的心理，在檔案工作中缺乏主動性，對檔案管理水平的提升帶來了較大的影響。

1.2對檔案管理工作重視度不夠

在當前事業發展過程中，管理層對人才培養和引進工作較為重視，但對檔案管理工作缺乏重視，對檔案制度也缺乏系統和全面的了解。而且事業單位內部考核制度實施過程中，過多的側重于工作人員理論知識的考核，覺得只要理論知識掌握的好，就能夠與實踐有效的聯系起來，事業單位的經營能力必然會有所提升。這就導致長期以來事業單位領導層對人才培養和引進工作較為重視，認識不到檔案管理工作的重要性，對其缺乏重視。

1.3檔案信息化建設中交接制度不嚴格

在事業單位檔案管理工作中，由于其工作較為繁瑣和枯燥，工作人員隊伍具有較大的流動性。檔案管理工作對工作人員的精細度具有較高的要求，而且每一名檔案管理人員在管理方式都是會存在一定的差異。再加之當前事業單位領導層對檔案工作缺乏重視，這就導致檔案管理人員在離職時沒有完善的交接制度。由于交接手續不完善，部分人員離職時存在不做交接的現象，這就導致新來的人員很難在短時間內接替當前的工作，給檔案工作的順利開展帶來了較大的難度。

1.4事業單位檔案管理信息化程度不足

雖然信息化技術取得了較快的發展，而且在各行各業也開始廣泛的應用，但在當前事業單位檔案管理工作，信息化程序度并不高，還存在著手工管理及紙質檔案管理的方式，這不僅對檔案管理工作的效率帶來較大的影響，而且紙質檔案很容易發生損毀的情況，而且在查閱過程中也具有較大的難度，對檔案的開發利用帶來不利影響。

2事業單位檔案信息化建設的策略

2.1提高對檔案信息化建設的認識

檔案信息化建設作為一項較為系統的工程，在事業單位檔案信息化建設推進過程中，需要事業單位領導層給予充分的重視，及時轉變觀念，認識到檔案管理工作的重要性。同時檔案管理人員也需要打破傳統的管理理念，加大對檔案信息化建設的宣傳力度，認事業單位決策者、檔案工作人員及社會大眾都對檔案信息化建設工作有一個深入的了解。只有這樣才能在檔案信息化建設過程中確保人力、物力和財務等資源的合理配置，通過制定事業單位檔案信息化建設的中長期目標，從而更好的推進事業單位檔案信息化建設的進程。

2.2加大對檔案信息化建設的資金投入

實現檔案信息化建設資金投入是很大的。館藏檔案數字化是檔案信息化建設的前提和基礎，首先，在硬件設備上，檔案部門要積極引進計算機、打印機、掃描儀、刻錄機等必不可少的應用設備，將現代化管理手段和現代化計算機技術滲透到檔案管理工作中。工作人員需要借助先進的硬件設備對現存的館藏檔案資源進行數據整理、補充、掃描以及轉換；其次，檔案工作作為一個集收集、保管、利用、共享和服務于一身的系統工程，必須要環環相扣，工作人員需要借助各類文檔處理軟件，對建立的數據庫按照一定的標準進行整理，進而提供高效的檢索服務；為客戶查詢等需求提供網上服務平臺；構建各類網絡安全防護系統，以及對相關的數據信息進行加密、備份等工作。隨著信息技術的不斷完善，做好電子檔案的更新與維護工作。以上這些工作僅僅是事業單位檔案信息化建設的部分工作，如果沒有大量資金的投入，事業單位是很難開展檔案信息化建設這項工作的。只有在保證經費的前提下，才能確保此項工作健康、穩定、持續的發展。

2.3建立完善的檔案管理人員離職交接制度

離職交接程序是保證檔案工作得以順利進行的重要制度，因此，事業單位管理人員一定要將其重視起來，對于檔案工作人員的離職和手續交接應該規定好完善的制度，使交接手續做到有據可循，有制可依，當在職的檔案工作人員要離開現有崗位時，要提前一個月做好離職申請工作，在新員工進入單位后要將手頭工作進行詳細的書面交接，在離職之后要留好聯系方式，區分好工作責任，方便管理人員對檔案管理工作進行全面的掌控。

2.4抓好檔案管理信息化工作人員隊伍建設

檔案信息化是一項專業性較強的技術性工作，作為檔案信息化的專業人才，除了掌握檔案專業知識外，還要掌握計算機技術、網絡技術等現代化的技術手段。事業單位要定期對檔案管理人員進行規范而有計劃的培訓，加強計算機應用、信息網絡等知識和技術的培訓，強化電子檔案制作、接收、保管、應用等方法和技術的學習，同時要鼓勵檔案管理人員進行不斷地學習，并把它應用到檔案管理的實際工作中去。使其在自己的崗位上發揮獨特的優勢。引進高技術的網絡技術人員，使檔案管理人員可以與網絡技術人員進行有效溝通，還要定期對事業單位檔案管理人員進行培訓。

3結語

檔案信息化管理工作作為事業單位的最基礎管理工作，與每一位員工、事業單位及國家的利益息息相關，所以需要充分的重視事業單位檔案信息化建設工作，特別是事業單位領導層更需要對檔案信息化建設給予高度的重視，將其納入到事業單位整體發展規劃中來，認識到檔案信息化建設對事業單位發展的的長遠意義，加大事業單位檔案信息化建設投入力度，確保更好的推動事業單位檔案工作的健康、有序發展，使其能夠為我國經濟建設提供更優質的服務。

參考文獻：

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[3]侯然然.強化事業單位檔案管理信息化建設的幾點思考[J].黑龍江科學,2014.

作者:安威 單位:大慶市龍鳳區機關行政事務管理辦公室