地質(zhì)檔案信息化管理論文

時(shí)間:2022-03-10 08:52:18

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地質(zhì)檔案信息化管理論文

摘要:現(xiàn)在已經(jīng)全面進(jìn)入了信息化社會(huì),這也推動(dòng)了檔案管理業(yè)的發(fā)展,利用信息化系統(tǒng)對(duì)地質(zhì)檔案進(jìn)行管理也是現(xiàn)代化建設(shè)最主要的成果,其幫助了檔案管理工作更加的有效地進(jìn)行,實(shí)現(xiàn)地質(zhì)檔案工作走向數(shù)字化和標(biāo)準(zhǔn)化,這也是檔案信息化管理未來主要的建設(shè)目標(biāo)。本文分析了地質(zhì)檔案信息化管理的相關(guān)問題。

關(guān)鍵詞:地質(zhì)檔案;管理;信息化

社會(huì)發(fā)展步伐在加快,地質(zhì)檔案管理工作也向著信息化和電子化方向發(fā)展,這在檔案管理工作中是最新型的一個(gè)課題,實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理能有效減少人力勞動(dòng)的程度,能讓檔案管理的工作有所提高,地質(zhì)檔案管理系統(tǒng)也逐漸被開發(fā),發(fā)揮出其特有的作用。和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理相比,這種信息化管理更有力管理工作的進(jìn)行,為檔案需求者帶來諸多便利,也方便了管理人員的管理工作,這能將資料檔案的作用發(fā)揮出來。檔案信息化管理也是時(shí)代的要求,更是諸多管理者和檔案利用者的需求,所以這也是地質(zhì)檔案管理工作中最重要的問題。

1地質(zhì)檔案信息化管理概述

1.1檔案信息化的內(nèi)涵。所謂檔案信息化就是對(duì)利用信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù),對(duì)當(dāng)前不使用的檔案信息和相關(guān)資料進(jìn)行管理。并利用信息技術(shù)等先進(jìn)計(jì)算形成一個(gè)現(xiàn)代化的管理理念,主要的目的就在于服務(wù)于所有的檔案需求者,這其中涉及的科學(xué)知識(shí)和領(lǐng)域是比較多也比較雜的,信息化管理介質(zhì)平臺(tái)也是檔案管理的現(xiàn)代化管理業(yè)務(wù)。在日常的工作中,檔案管理人員對(duì)檔案進(jìn)行編號(hào),然后歸檔管理,如果有需求者想利用檔案,管理人員可以通過計(jì)算機(jī)介質(zhì)對(duì)檔案進(jìn)行查詢,根據(jù)編號(hào)去尋找檔案,再借閱給利用者;當(dāng)利用者歸還檔案的時(shí)候,再依據(jù)檔案的編號(hào),將其歸檔到相應(yīng)的位置,再將檔案編號(hào)錄入到電腦中,標(biāo)注檔案在檔,這樣能方便下一次的檔案借用,還不會(huì)出現(xiàn)差錯(cuò)。這就是信息化管理為檔案管理工作帶來的便利。檔案信息化建設(shè)的基本動(dòng)力是資訊科技檔案管理中的廣泛使用以及檔案信息化建設(shè),以提高對(duì)檔案工作的現(xiàn)代化水平和建立基本網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的框架,檔案管理和檔案信息服務(wù)在檔案信息化建設(shè)過程中一定要注意反思以及記錄管理的原則、理論和方法,檔案信息化建設(shè)的最終目標(biāo)是最大限度地提高文件的廣泛信息化水平,以滿足建設(shè)社會(huì)的需要,更好的社會(huì)服務(wù)。1.2地質(zhì)檔案信息化管理必要性。對(duì)地質(zhì)檔案進(jìn)行信息化管理將是檔案管理工作必然的發(fā)展趨勢(shì),利用信息化技術(shù)對(duì)檔案資源進(jìn)行收集,再對(duì)檔案資源進(jìn)行整理,然后開發(fā)檔案資源所具有的利用價(jià)值,最后實(shí)現(xiàn)檔案的利用。在整個(gè)過程中,都是要利用數(shù)字信息對(duì)檔案資源進(jìn)行整理的,并實(shí)現(xiàn)信息資源的存儲(chǔ)和檢索,管理人員再依據(jù)檔案管理的載體對(duì)檔案進(jìn)行整理利用,現(xiàn)在傳統(tǒng)檔案管理也在時(shí)展的要求下進(jìn)行了創(chuàng)新,向著信息化這一領(lǐng)域邁進(jìn)。通俗地說,檔案管理就是對(duì)有用的信息資源和有價(jià)值的信息進(jìn)行開發(fā),再到利用的過程,其利用結(jié)果是要依據(jù)社會(huì)信息化發(fā)展?fàn)顩r來定。當(dāng)然,這種現(xiàn)代信息化的檔案管理,更有利于各種信息的存儲(chǔ),也更能發(fā)揮其自身利用價(jià)值,這是信息時(shí)展的產(chǎn)物。

2地質(zhì)檔案信息化的管理現(xiàn)狀

2.1缺乏通用性的系統(tǒng)平臺(tái)。信息化管理平臺(tái)都是有其各自特色的,最基本的要說就是要有記錄管理功能,如今的文件信息已經(jīng)向著更遠(yuǎn)的方向發(fā)展,檔案管理平臺(tái)和電子政務(wù)系統(tǒng),在集成平臺(tái)中也都是優(yōu)先考慮文件管理這一功能,而這并不是單一形式的,檔案部門不同,那么計(jì)算機(jī)的模型不同,文件系統(tǒng)平臺(tái)也就不同,也就導(dǎo)致了規(guī)格的不同,各個(gè)軟件開發(fā)系統(tǒng)也是有一定差異的。所以在各個(gè)檔案部門之間,是不能有效利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理工作的,也不能對(duì)檔案資料進(jìn)行快速地歸檔,在信息上也是有一定弊端的,這也使檔案信息化管理受到了發(fā)展的制約。2.2缺乏規(guī)范化管理。要想實(shí)現(xiàn)檔案信息的規(guī)范化管理以及標(biāo)準(zhǔn)化管理,首先要做的工作就是對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)進(jìn)行完善,光搞形式是沒有用的,對(duì)表面不實(shí)用的東西并沒有什么要求。現(xiàn)在的檔案管理則是沒有明確的等級(jí)分類,管理服務(wù)做的不到位,和檔案需求者和提供者也沒有過多地交流,這和新型的信息資源管理是相悖的,尤其是文件夾沒有得到有效的共享,管理系統(tǒng)不能對(duì)所有的文件類型進(jìn)行兼容,在檔案資料進(jìn)行移植時(shí),也沒有與之相對(duì)應(yīng)的書目,文件自動(dòng)化管理還是沒有完善的標(biāo)準(zhǔn)。多數(shù)情況下,檔案資料也都是限制于一種類型,只能提供給一小部分的人使用,這樣是不利于檔案信息化管理向更好方向發(fā)展的。

3檔案信息化建設(shè)的實(shí)施措施和途徑

3.1檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化建設(shè)。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化是檔案信息資源的共享過程,通過制定和實(shí)施的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)使其基本文件到達(dá)標(biāo)準(zhǔn)化,這也是規(guī)范的重要前提。勞動(dòng)力的技術(shù)部門一直是—個(gè)統(tǒng)一的科學(xué)標(biāo)準(zhǔn)的部門,是為了確保檔案工作與檔案管理的有機(jī)結(jié)合,以達(dá)到最佳效果。3.2檔案資源信息化。作為一種有價(jià)值的信息資源的地質(zhì)檔案,它的征收管理以及開發(fā)利用檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)之一是實(shí)現(xiàn)資源的文件共享。使隱藏文件的價(jià)值得到最大化的凸顯。在不久的將來,檔案資源信息化建設(shè)作為檔案管理現(xiàn)代化的核心內(nèi)容繼續(xù)推進(jìn)現(xiàn)代管理記錄不斷向前發(fā)展。3.3檔案信息的數(shù)字化。傳統(tǒng)的地質(zhì)文件基本上都主要是以紙張文件的形式存在的。勞動(dòng)密集型的管理使得其訪問也很困難,并且占用了很多的倉庫空間以及增加了很多管理成本,保管十分麻煩。如紙張容易發(fā)黃,變脆。但數(shù)字文件能夠克服傳統(tǒng)檔案館的缺點(diǎn),節(jié)省了大量人力、物力和財(cái)力。使用者可以在世界各地范圍內(nèi)的所有地方享受其的方便。任何人通過網(wǎng)絡(luò)的任何一點(diǎn)、任何終端可以訪問他們需要的信息的文件。這是真正意義上的資源共享。3.4檔案干部隊(duì)伍通才化。檔案干部隊(duì)伍是檔案管理的主體。檔案工作人員的質(zhì)量對(duì)檔案工作的實(shí)際成果以及更好地促進(jìn)檔案信息化建設(shè)過程起著直接影響。提高檔案工作者的技術(shù)水平是整體性能提高的關(guān)鍵之一。培養(yǎng)一大批掌握現(xiàn)代科學(xué)和技術(shù)復(fù)雜的文件管理的工作人員是為了適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展的需要,更好地推動(dòng)現(xiàn)代化的檔案工作和信息化水平的提高。

隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步與發(fā)展,地質(zhì)單位也將有很大的發(fā)展空間,地質(zhì)檔案管理必須從管理思想、管理方法、管理人才和管理手段等方面緊跟時(shí)代的步伐。這也要求地質(zhì)檔案工作者不斷學(xué)習(xí)、不斷進(jìn)取,以完善的專業(yè)知識(shí)和豐富的信息處理、計(jì)算機(jī)操作技能,滿足社會(huì)進(jìn)步和地質(zhì)發(fā)展對(duì)檔案管理的要求,為建設(shè)有中國特色的社會(huì)主義地質(zhì)檔案事業(yè)、為更好地服務(wù)于社會(huì)主義和諧社會(huì)建設(shè)作出貢獻(xiàn)。

作者:辛 玲 單位:黑龍江省煤田地質(zhì)物測(cè)隊(duì)

參考文獻(xiàn)

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