區域軌道交通檔案信息化建設論文

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天津軌道交通檔案資料來源于各軌道交通單位，包括地鐵、輕軌、地方鐵路、有軌電車等，并分別由各單位形成保管。具有數量大、涉及專業廣，同時管理分散的特點。因此，軌道交通檔案信息化建設尤為重要。為貫徹落實京津冀協同發展國家重大戰略和對京津冀協同發展的總要求，構建京津冀建設項目檔案管理工作的合作監管服務機制，利用檔案為京津冀協同發展建設項目服務。實現區域三大軌道交通網絡化發展，及各個交通體系之間的互聯互通，在區域軌道交通大發展的背景下，開展軌道交通檔案信息化建設滿足社會需求[1]。

一、建立一支分工合理、結構科學、素質過硬、保障有力的管理團隊

檔案信息化建設工作需要計算機技術、通信技術、網絡技術等現代技術的應用，并涉及數字化檔案信息資源建設、計算機網絡建設、辦公自動化和文檔一體化等檔案管理的專業理論。為做好軌道交通檔案信息化工作，就要建立一支科學、合理，專業知識過硬的團隊。團隊成員應具備正確堅定的政治信念，熱情向上的工作態度和細致嚴謹的工作作風，有較強的事業心、責任心和使命感。能熟練運用相關信息工具，特別是網絡傳輸工具；能快速、準確地獲取數據庫中的相關信息；能準確判斷、篩選、分析數據信息；能有效地加工、提煉信息。拓寬引進人才的范圍和視野，不斷從不同領域物色領軍人才、高端人才，特別是引進工程技術專家、檔案管理專家、信息化專家組成專家組，使其成為檔案信息化建設的中堅力量。

二、建立健全軌道交通檔案信息化標準規范

檔案信息化標準規范主要包括管理性標準規范、業務性標準規范和技術性標準規范。針對軌道交通檔案信息化建設，我們要以相關國家標準和法律法規為依托，編寫有針對性的標準規范和實施細則，形成一套完整的貫穿軌道交通檔案信息化業務始終的操作規范，使軌道交通檔案信息化建設工作有章可循、有法可依、有據可查。例如，軌道交通檔案信息著錄的規范化。檔案著錄包括著錄原則、方法、項目、格式、文字、來源、詳簡級次、主要規則和標識符號等。搜集元數據，進行檔案著錄是建立軌道交通檔案信息數據庫的第一步。通過元數據的著錄，可以將文件的內容和形式特征記錄下來，形成數據條目，經過計算機的處理，形成檔案信息數據庫。統一的著錄規范有助于避免在出現同一工程點位或同一工法有不同的名稱，而不同的工程點位或不同的工法卻具有同一名稱等一系列問題時，出現同一檢索點的條目前后不一致的現象。保證軌道交通檔案數據庫目錄檢索的精確和高效。目前，我們可以參考的國家標準有《檔案著錄規則》《電子文件著錄規則》等，要求我們根據現有的規范體系，結合軌道交通檔案信息特點，建立有軌道交通工程檔案特色的信息著錄規定。

三、以各單位為主體進行檔案數字化處理，集中管理電子檔案

各單位以建設項目法人為主體，進行檔案的收集、整理、歸檔等工作，包括從項目立項、設計施工至竣工驗收、投產使用等全過程形成的各種載體的全部檔案，遵循項目文件的形成規律和成套性的特點，有利于檔案資料的科學分類、合理組卷和保持項目文件的有機聯系。各單位依據軌道交通檔案信息化標準規范，遵循真實、完整、有效、安全的原則，對各種載體的全部檔案進行數字化處理，形成符合標準的電子檔案，并通過接收平臺在線或離線傳輸到軌道交通檔案信息綜合管理部門審核，審核通過后進行統一整合，重新分類整理，集中保管并結合電子數據備份管理工作和脫機載體異地備份等工作，確保電子數據的安全。

四、分類整理檔案數據庫，建立索引

各單位以工程項目為單位進行的檔案收集、整理、歸檔等工作，遵循項目文件的形成規律縱向組卷。大致可分類為：工程準備階段文件（包括立項文件；建設用地、征地、拆遷文件；勘測、設計文件；工程招投標文件、合同；建設項目開工審批文件；設備采購文件；財務文件；建設施工監理機構及負責人等）、監理文件（包括施工管理；施工安全控制；施工質量控制；施工進度控制；造價控制；合同管理文件；驗收資料等）、土建及附屬工程施工文件（包括工程管理與工程質量檢查驗收資料；施工管理資料；施工技術資料；施工測量及監控量測記錄；施工材料資料；施工記錄；施工試驗記錄；施工質量驗收記錄等）、機電設備施工文件（包括綜合管理文件；施工文件等）全線測量、竣工測量文件、竣工圖、竣工驗收文件，以及各類聲像檔案資料。為軌道交通電子檔案數據庫中的海量信息進行分類、提取、分析、加工、管理。以需求為導向，綜合分析軌道交通工程建設中對檔案資料的應用情況，提出科學合理的橫向分類方案，并建立索引。方便用戶利用模糊查詢、組合查詢、分類查詢等多種查詢方法在數據庫中快速檢索出需要的檔案信息。

五、建立軌道交通檔案公共信息服務平臺

常見的檔案網站是檔案機構在公共信息服務網站上建立的站點，一般以主頁方式提供相關檔案服務和開展檔案宣傳。要建立軌道交通行業信息交流網站，具備服務功能、宣傳功能、交流功能等多功能于一體。平臺建設要既能滿足檔案人員日常的計算機管理要求，又能滿足行業內查找各類資料的需求。主要內容包括軌道交通建設工作信息、軌道交通企業信息、軌道交通檔案資源信息以及軌道交通檔案利用服務信息等。目前，各單位都有自己的OA系統，可以實現實時歸檔。在此基礎上，可以通過建立信息服務平臺實現與各單位OA系統之間的互聯互通。我們可以在完善各單位文檔一體化工作的基礎上，通過信息服務平臺建立與軌道交通各單位間的互連接口，實現電子文件的實時歸檔，實時上傳，實時更新數據庫信息[4]。

六、軌道交通數字檔案館的建立與聯通

軌道交通檔案信息化建設的最終目標是建立軌道交通數字檔案館，實現館藏檔案的數字化利用、館藏開放檔案的互聯網利用以及館藏電子檔案的安全保存和長期可利用。為實現這一目標我們必須要步步為營，穩扎穩打。首先，各單位要利用信息化手段，按照“存量數字化”要求，全力推進各類傳統載體檔案的數字化工作，完善文檔一體化工作；積極開展方便機檢的目錄編制工作，開發適應軌道交通行業要求的檔案檢索工具；建設一批具有軌道交通領域特色的檔案信息專題數據庫[5]。其次，開發區域版電子檔案數據管理系統，在檔案業務網絡平臺上開展在線指導、在線培訓、視頻會議、資料傳輸等信息化應用，實現軌道交通數字檔案館和各單位數字檔案室的信息共享、業務交流、協同辦公。依托電子政務內網、專網和外網，與全國其他區域的軌道交通數字檔案館實現“館館通”。全力打造區域軌道交通檔案信息門戶網站，建立依托軌道交通信息化建設工作的信息平臺和查詢利用系統，最大限度地實現館藏信息的社會共享[3]。當前，天津正處于加快建設美麗天津的關鍵時期，正在五大戰略機遇疊加期，積極應對困難和挑戰，主動適應經濟發展新常態，努力實現有質量、有效益、可持續發展。在這一發展過程中，將產生大量檔案，各項工作也都要記錄在案，許多工作要汲取歷史經驗，有的工作還要追根溯源，這些都需要檔案按工作及時跟進、發揮作用。軌道交通檔案信息化工作將融入美麗天津建設實踐，與全市工作大局同頻共振，必將對區域軌道交通建設工作產生積極的促進作用[2]。

作者:宋妍 單位:天津軌道交通集團有限公司

參考文獻:

[1]天津市檔案局，北京市檔案局，河北省檔案局.關于印發《關于做好京津冀協同發展建設項目檔案工作的意見》的通知.津檔發〔2015〕3號[Z].

[2]天津市檔案局.關于印發市委常委、市委秘書長、市委宣傳部長成其圣同志對檔案工作的批示和市政府秘書長張強同志在全市檔案工作會議上講話的通知.津檔發〔2015〕5號[Z].

[3]天津市檔案局.關于印發《2015———2017年天津市檔案信息化發展規劃》的通知.津檔辦〔2015〕31號[Z].

[4]周風云，趙煥中，姜桂娥.淺談檔案信息化建設的思路[J].山東檔案，2004（2）.[5]崔麗君.檔案信息化建設芻議[J].當代經理人，2006（6）.