高職院校檔案信息化問題及解決方案

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1前言

檔案管理模式正由傳統的手工管理轉變為綜合應用計算機技術、網絡技術的現代化管理。因而，加快高職院校檔案信息化建設步伐，有效整合利用檔案信息資源，滿足學校、社會對檔案信息資源的利用需求，已成為高職院校檔案事業發展的必然要求。

2高職院校檔案信息化建設的內涵和意義

所謂檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和為社會提供服務，加速實現檔案管理現代化的進程［1］。在《全國檔案事業發展“十二五”規劃綱要》中，檔案信息化建設被列為“十二五”期間檔案事業發展八大主要任務之一。其內容主要包括檔案信息化基礎設施建設、檔案信息資源建設、檔案管理應用系統建設、檔案信息化標準規范建設、檔案信息化人才隊伍建設、檔案信息安全保障體系建設［2］。高職院校在教學、科研以及管理等各項活動中都積累了豐富的檔案資料。隨著學校對檔案工作的重視以及檔案內涵的不斷豐富，檔案的數量在急劇增加，使用的頻率也在不斷提高。同時，因計算機技術、網絡技術的快速普及，各種電子版的檔案也隨之越來越多。長期以來，學校的檔案管理模式多為手工方式，使得檔案管理工作效率低下，服務質量不高，檔案信息化建設成為當務之需。

3高職院校檔案信息化建設的現狀

3．1國外研究進展

以美國為例，美國檔案管理機構非常明顯地劃分為兩種類型:一種類型為聯邦級的檔案管理機構，主要包括國家檔案館及其設置在各地的分館，構成集中統一的管理體制;而另一種類型則為各地方政府、院校、企業、社會組織等自行設立的檔案管理機構，它們形成了一種分散的、多元的、無中心的管理體制，彼此之間可以通過協會來溝通和協作。美國檔案管理的重要特點是檔案、圖書和資料的一體化管理模式，很多機構的檔案管理在職能方面和圖書、資料管理都屬于統一的管理機構，也就是圖書館，這在它們的高職院校中也是如此。在NARA的牽頭和組織下，美國建成了NAIL(檔案信息導航系統)。NAIL是擁有全國各種檔案館藏信息的聯網可檢索數據庫。實現了全國數字資源的網上集成化查詢、檢索和利用，成為世界上第一個實現檔案信息網絡一體化的國家。除了國家級的大型工程外，還有許多專項工程:塔夫斯大學于1987年實施的Perseus(珀爾修斯)工程;哥倫比亞、杜克和密西根大學合作實施的AdvancedPapyrologyInformationSystem(高級莎草紙信息系統)工程等等。

3．2國內高職院校檔案信息化現狀

筆者以江蘇為例，從以下幾個方面來說明高職院校檔案信息化建設的現狀。

3．2．1檔案信息化硬件設施建設開發情況

目前大多高職院校檔案室都有足夠的庫房面積，并且都配備有計算機、打印機、復印機以及掃描儀等電子設備，部分檔案室配備去濕機、光盤柜、底圖柜、消毒設備等設施。大多檔案室配有檔案柜，另有部分檔案室配有檔案密集架。部分檔案室使用了檔案管理軟件，但是錄入數據僅限于歸檔文件目錄，未著入全文數據庫，尚未開發與實物三維圖像、數碼照片、錄音、錄像等關聯信息。檔案辦公室電腦多與校園局域網聯接，但檔案管理系統沒有實現網絡鏈接，檔案信息大多實行管理員單機查詢。歸檔的電子公文保存方式不規范，沒有按照檔案分類方案進行，電子文件只存儲在計算機硬盤中。

3．2．2學校檔案管理機構和人員情況

高職院校均設置綜合檔案室作為檔案管理機構，隸屬學院(學校)辦公室、黨委辦公室等部門沒有獨立建制館(室)。50%的學校成立檔案工作委員會，負責領導學校的檔案工作。檔案室均配備1－2名及以上專職工作人員，75%的院校在二級機構設置了兼職檔案員。專職檔案員文化程度:本科以下學歷占22．7%，本科生占27.3%，研究生占50%;具有檔案學專業學歷占31．8%，計算機專業占13．6%，其他專業占54．5%，年齡在35歲以下占45．5%，35－50歲占36．4%，50歲以上占18．2%，且女性居多，占91%。專職檔案管理員中非檔案管理專業居多，有部分是轉崗而來，缺乏扎實的專業知識技能。另一方面，兼職檔案員變換頻繁，檔案管理專業的培訓較少，缺乏基本的知識技能。

3．2．3檔案的信息化收集和利用情況

由于高職院校辦學歷史相差較大，如蘇州農業職業技術學院長達109年，而蘇州工藝美術職業技術學院建校僅17年，所以館藏檔案數量差別較大，有的上萬卷，有的只有1000多卷。檔案開放度與利用率情況更是差強人意，“以藏為主”、“重藏輕用”的現象十分突出。檔案資源一般只對本校的教職員工和學生開放，對社會開放較少，多數檔案室只提供檔案檢索目錄，不能提供全文檢索信息和聲像圖片檢索信息。學校少有專門的查檔室、檢索室和視聽室，如需查閱一般在辦公室進行。檔案編研工作缺乏計劃和安排，一般只開展了一些如文件匯編、大事記等，但沒有形成常規化和程序化，而文獻出版、全宗介紹、檔案專題等編研工作鮮有開展，檔案資源的開放程度以及開發利用程度較低。

4高職院校檔案信息化建設中的問題分析

4．1檔案信息化建設觀念落后

目前部分高職院校領導及教職工，缺乏對學校檔案工作的足夠重視。檔案規章制度不健全，檔案工作人員不專業，管理方式比較落后，依然停留在立卷、歸檔、鑒定、保管等環節上，認為只要不丟失、不損壞就行，缺乏檔案資源數字化、信息化管理觀念;認為檔案工作是一項附帶工作，做好做壞無關緊要，不會對學校產生多大影響;認為檔案信息化建設與自己毫無關系，是技術部門負責的工作。

4．2檔案信息化基礎設施薄弱

盡管高職院校目前具備一定的基礎設施，比如打印機、計算機以及掃描儀等，但目前這些檔案設施的配置還無法滿足信息化高速發展的需求。很少有高校會使用專門的檔案管理系統軟件，大部分都是運用計算機對檔案進行簡單管理。

4．3檔案信息化建設缺乏統一的標準規范

檔案管理工作規范化、標準化是指采用統一的規范標準對文件檔案信息進行存儲、交換以及共享，檔案信息化建設對檔案的數據格式、存儲形態、整理流程等方面的要求較高，而目前我國高職院校檔案管理缺乏完善的制度作為依據，檔案信息化建設隨意性較大，對于檔案文件的歸檔、整理方面還缺乏統一的標準作為參考。

4．4檔案工作隊伍綜合素質有待提高

檔案信息化建設，對檔案工作人員的知識水平和技術水平有著較高要求，但由于檔案效益具有隱蔽性和滯后性，高職院校目前對檔案工作并不重視。首先，檔案信息化工作是一項要求細致的工作，各個環節都很繁瑣，要求檔案工作者能夠沉得下心、耐得住性子，專注以待。由于檔案室隸屬校辦，多數高職院校檔案工作人員不僅要完成檔案工作任務還要處理校辦的其他事務，專職不專，導致檔案工作得過且過，其他事務勉強應付。檔案工作者的積極性不高，責任心缺乏，創新意識更是無從談起，嚴重制約學校檔案事業的發展。其次，擁有專業計算機知識以及專業檔案業務知識的復合型人才少之又少，這使得檔案信息化管理缺乏人才支撐。

5加強高職院校檔案信息化建設的對策

5．1樹立檔案信息化意識

檔案信息化建設是檔案滿足現代化需求的必然趨勢，包括檔案資源的開發利用、檔案管理制度的建立等多項內容，檔案信息化建設水平能直接反映高職院?，F代化水平的高低。只有做好檔案信息化建設，才能促使高職院校多元化發展。要從根本上轉變觀念，強化檔案信息化管理觀念，運用全新的理念來指導高職院校檔案信息化建設［3］。應不斷的用現代化的方式來處理所遇到的問題，擺脫傳統的觀念，充分結合管理工作與重點工作，找出共性，將信息化建設工作落實到位。

5．2加強基礎設施建設

高職院校檔案室應該根據學校自身的信息采集需求，配備專門的光盤刻錄機、計算機以及信息管理系統軟件等基礎設施，為了便于采集電子文件以及目錄數據，應建立專門的電子檔案錄入的接收中心。檔案信息管理系統軟件除了要具備基本的管理功能，還應該具備與其他數據庫共享數據的功能。

5．3加強檔案信息化標準體系建設

檔案管理需要遵循一定的程序，如檔案的收集、整理、歸檔以及利用等，都需要有合理的規范和標準作為支撐。對于電子檔案，應該對其進行集中式的管理，并在此基礎上建立一個實用性較強、大多數軟件均能接收的文件存儲及交換的格式標準，以此來確保校園內檔案電子信息的資源共享。國家相關管理部門制定了一系列標準化管理規范及技術指導文件，如《電子文件歸檔與管理規范》、《磁性載體檔案管理與保護規范》等。高職院校應嚴格執行，并以此為依據科學制定適合本校實際情況的檔案信息化管理標準，確保所有檔案文件標準統一，保管和使用有序。

5．4加強人才隊伍的建設

一是要努力引進和培養計算機專業人才，并加強培訓他們的檔案業務知識，使其能更快適應檔案信息化管理工作的需求。二是加強對已有檔案人員的業務技能培訓，并將其納入技術考核體系中。應充分利用繼續教育培訓平臺，有針對性地對檔案人員的技能水平、知識水平展開培訓，使其業務水平得到提高。在掌握計算機知識的同時，還具備檔案業務知識。只有培養出專業的復合型人才隊伍，才能使高職院校檔案信息化建設滿足現代信息化需求，使檔案管理工作向現代化、規范化方向邁進。

6結語

總而言之，檔案信息化建設是順應時展的必然趨勢，除了提高檔案管理效率，還提高了查詢檢索效率。所以高職院校檔案信息化建設勢在必行。要認清形勢，不僅要制定規范可行的管理制度，還應具備清晰明確的實施方案以及完善的基礎設施建設，只有這樣，才能穩步高效地推進高職院校檔案信息化建設。

作者:金榮蓉 王樹嫻 單位:南京鐵道職業技術學院

參考文獻:

［2］國家檔案局中央檔案館關于印發《全國檔案信息化建設實施綱要》的通知檔發〔2002〕8號．

［3］童曉風．對高校科技檔案數字化建設的思考［J］．檔案信息化，2013，(1):18～19．