高校人事檔案信息化管理創(chuàng)新策略

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高校對人事檔案的信息化管理，是當(dāng)今時代人事檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢，是辦公自動化系統(tǒng)不可缺少的重要環(huán)節(jié)。隨著計算機、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，按照《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》的要求，各個高校干部人事檔案管理信息化建設(shè)工作都依據(jù)各自實際情況，取得了一定的進展，但在實施過程當(dāng)中還存在著一些問題。

一、高校人事檔案的內(nèi)涵及特征

（一）人事檔案的概念。人事檔案是機關(guān)、單位準(zhǔn)確記錄和反映一個人成長歷練、學(xué)習(xí)、工作經(jīng)歷的文件材料，是個人信息的儲備庫，并且能夠給用人單位、組織部門提供人事、勞資、工資、學(xué)歷、職稱等方面的原始記錄，為考核每一個人提供最有利依據(jù)。

（二）人事檔案的基本特征。人事檔案具有全面性、現(xiàn)實性、流動性、機密性四個特征。

1.人事檔案的全面性特征。人事檔案是與任何一個社會人的行為極為密切的一種檔案。包括員工的學(xué)歷學(xué)籍檔案、專業(yè)學(xué)習(xí)情況、工作履歷表、自傳、年度考核表、職務(wù)任免決定、評優(yōu)決定、職稱評聘材料、入團入黨申請書，因此具有全面性特征，它既能如實記錄每個員工的個人信息，又能從側(cè)面概括出員工工作經(jīng)歷及全貌。

2.人事檔案具有現(xiàn)實性特征。人事檔案是由各級人事、組織、勞動各部門，在現(xiàn)職人員和離退休人員為單位建立的，由專門反映員工個人情況的文件材料所組成，人事檔案始終依據(jù)個人崗位職責(zé)的現(xiàn)實分工，真實記錄員工在工作、學(xué)習(xí)過程中所產(chǎn)生的現(xiàn)實狀況，按檔案管理要求和規(guī)范組建個人檔案材料，在用人單位提拔、任免、職稱評定方面及時提供和反映真實顯而易見的情況，凸顯人事檔案的現(xiàn)實性特征。

3.人員檔案兼具流動性的特點。人才市場是流動的，人才也是流動的，人事檔案更具有流動性的特點。如今高校人才流動頻繁，對人事檔案的管理和利用也要順應(yīng)時代的步伐，按照人事檔案的管理原則，不管人員調(diào)動到何處，檔案一定要同隨調(diào)人員一道，轉(zhuǎn)入到新的主管接收單位，在職人員到規(guī)定退休年齡、或者有去世的人員，檔案的保管部門也會相應(yīng)發(fā)生變化，因此在保管過程中一定要嚴(yán)格按照檔案管理的規(guī)范要求進行整理收集。

4.人事檔案管理內(nèi)容的機密性。人事檔案對于個人和各個單位都十分重要，具有機密性特征。因此對于從事人事檔案工作的人員必須具備高度的責(zé)任心，還要恪守檔案的保密制度，對涉及到個人和單位的人事檔案的內(nèi)容，不管在任何場合都要按照檔案保密制度做好保密工作，對于確因工作需要必須查閱人事檔案的，要嚴(yán)格按制度規(guī)定審批和登記程序，對查閱事項辦理登記手續(xù)。

二、研究高校人事檔案信息化管理的必要性

高校人事檔案信息化管理是實現(xiàn)檔案科學(xué)化管理人才的重要手段。一個學(xué)校的人事工作水平的高低直接關(guān)系到是否能夠合理、公平選拔任用人才，通過人事檔案工作對預(yù)選人員進行有計劃地篩選、調(diào)配、考核、聘任直至對其委以重任都起著舉足輕重的作用。高度重視高校人事檔案信息化建設(shè)是今后人事檔案工作的重點，信息化建設(shè)既能為高校選用人才提供準(zhǔn)確的信息依據(jù)，又為加強高校的教學(xué)與科研工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。傳統(tǒng)人事檔案主要以手工操作與紙質(zhì)管理為主，由單位專門人員對所需表格、資料進行手工填報、整理，為今后提供服務(wù)利用，隨著現(xiàn)階段檔案信息量的急劇增加，還繼續(xù)沿用傳統(tǒng)的方法進行管理不僅勞動強度大，而且效率低，還容易造成差錯率的增加。為適應(yīng)形勢所需，需要運用現(xiàn)代信息技術(shù)方法，創(chuàng)新人事檔案管理工作方法、轉(zhuǎn)變管理理念，提高人事檔案工作質(zhì)量和效率，及時將原始人事檔案材料通過掃描、刻錄，逐一錄入計算機人事檔案管理系統(tǒng)，并建立相應(yīng)的個人檔案文件夾、目錄，實行個人人事檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理，對今后的及時查閱提供便利條件，充分發(fā)揮信息化管理的優(yōu)勢，提高檔案的利用率，更好地促進對高校人事檔案的服務(wù)利用。

三、人事檔案管理存在的弊端

高校的人事檔案信息管理工作都會大量運用到計算機，但由于目前所建的人事檔案系統(tǒng)還沒有統(tǒng)一規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)，數(shù)據(jù)庫功能各有不同，很難實現(xiàn)真正意義上的信息資源共享。

（一）高校檔案管理采編方法落后。檔案事業(yè)的發(fā)展對原始的檔案信息采編方法是一個較大的沖擊，落后的采編方法并不能適應(yīng)人事檔案事業(yè)發(fā)展的要求，都需要得到進一步改進。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理工作重視程度不高，加之從事具體事宜的檔案人員個人業(yè)務(wù)素質(zhì)和責(zé)任意識都不是很高，因此會造成對檔案信息工作采編整理不規(guī)范和不完整，造成較多的缺陷，不能適應(yīng)社會對人事檔案的查閱利用。

（二）人事檔案管理領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，基礎(chǔ)較為薄弱。大多數(shù)單位的人事檔案工作領(lǐng)導(dǎo)都不夠重視，在此崗位上工作的人員很難做出顯著的成績，領(lǐng)導(dǎo)對此項工作不太重視，對檔案管理工作的投入就會極少，基礎(chǔ)設(shè)施也得不到有效的改善，會直接影響檔案工作人員的工作積極性和檔案管理水平的發(fā)揮。

（三）人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理嚴(yán)重滯后。由于檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)在大多數(shù)單位得不到領(lǐng)導(dǎo)層的重視，加上在基礎(chǔ)設(shè)施方面資金投入少，往往會出現(xiàn)對人事檔案管理方面計算機技術(shù)的嚴(yán)重滯后，檔案系統(tǒng)硬件設(shè)施、應(yīng)用軟件設(shè)施都沒有嚴(yán)格按照國家檔案管理標(biāo)準(zhǔn)進行添置和操作，設(shè)備標(biāo)準(zhǔn)化程度達不到統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，今后的檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)發(fā)展也有一定的盲目性，會給今后的檔案資源建設(shè)帶來工作上的阻礙。

（四）缺乏專業(yè)性管理人員。高校的人事檔案業(yè)務(wù)工作水平提高緩慢，與缺乏高素質(zhì)、高技術(shù)的專業(yè)性管理人員有直接的關(guān)系。目前，信息化管理程度的極速發(fā)展，對這方面的人才需求量也會供不應(yīng)求，急需要解決的就是培養(yǎng)具有較高素質(zhì)和專業(yè)技術(shù)的人才，才能適應(yīng)當(dāng)前檔案管理工作的需要。

四、人事檔案信息化管理的創(chuàng)新策略

（一）加強領(lǐng)導(dǎo)意識，確保基礎(chǔ)建設(shè)的實施。高校領(lǐng)導(dǎo)要加強對此項工作的重視，加大對檔案工作的經(jīng)費投入，從經(jīng)費上嚴(yán)格保證，對檔案工作基礎(chǔ)設(shè)施嚴(yán)格按照國家檔案管理標(biāo)準(zhǔn)進行添置和操作，設(shè)備標(biāo)準(zhǔn)化程度嚴(yán)格按照檔案規(guī)范的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)予以實施，這樣，基礎(chǔ)設(shè)施能夠得到較大的改善，為今后更好地開展檔案管理工作打下了良好基礎(chǔ)。有了好的設(shè)備和設(shè)施，能夠提高檔案管理的工作效率。

（二）提升制度規(guī)范意識，建立健全人事檔案管理規(guī)范制度。沒有規(guī)矩就不成方圓，一個單位人事檔案工作水平的高低，取決于制度規(guī)范程度。強硬的制度才是搞好人事檔案工作的前提條件。要根據(jù)高校自身工作實際情況制定出合乎學(xué)校發(fā)展的人事管理規(guī)章制度，確保人事檔案在采編、收集、整理等過程中的全面性和完整性，并對相關(guān)材料進行真?zhèn)蔚挠行цb別，保證其檔案資料的真實可靠程度。

（三）加強人事檔案信息化建設(shè)，必須注重對檔案管理人員進行專業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)。信息化管理程度的極速發(fā)展，對檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)提出了更高的要求。從事人事檔案管理的工作人員必須具備良好的思想素質(zhì)、熟練的計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、專業(yè)的檔案知識、較高的文字采編能力和綜合分析能力。高校領(lǐng)導(dǎo)要把培訓(xùn)人事檔案管理人員作為常規(guī)性的工作任務(wù)，制定出相應(yīng)的培訓(xùn)人才的計劃，定期對這些檔案管理人員進行專業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)，使他們成為能熟練掌握檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)、精通檔案業(yè)務(wù)管理的復(fù)合型專業(yè)人才，迅速推進高校人事檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展。

（四）建立人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)，創(chuàng)新人事檔案信息化建設(shè)。為了提高對人事檔案的服務(wù)利用，更好地提升工作質(zhì)量和工作效率，建立人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)，利用網(wǎng)絡(luò)平臺系統(tǒng)、為組織、人事部門提供全面、高效、快捷的利用服務(wù)，充分發(fā)揮人事檔案的應(yīng)有作用，為推進高校的發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

作者:史桂湘 單位:益陽廣播電視大學(xué)

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