審計檔案信息化的安全與維護

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一、審計檔案信息化的安全

由于各級政府財政部門和各大企業多數都在開展計算機在會計中的應用工作，組建自己的會計信息系統。雖然審計檔案工作有一定的標準，但各單位應用的會計軟件沒有統一的規定，所以行業內要統一標準很困難，審計檔案信息化的安全性、硬件的可靠性尚無可靠保證，這使得反映一個單位經濟活動的重要史料和證據———審計業務檔案的安全與維護成為審計系統的一個工作重點。我認為在工作中應注意以下幾點：（一）保證按審計檔案信息化要求生成審計檔案。各種審計信息化檔案的生成都要保證檔案按審計業務常規化的標準，既要考慮審計業務的特殊性，又要考核會計信息的豐富性。二者有機結合才是一個完整的審計信息化的檔案。（二）審計業務檔案信息易篡改問題。審計檔案中的會計部分在保管時必須保證其沒有經過篡改，傳統的紙質檔案由于其材質的特性決定了如果被修改就會留下痕跡，因此保留下來的會計檔案數據不容易被篡改。而電子檔案的特性則使其可以被修改而不留下痕跡，保存前一定仔細核對，保證原始信息的真實。（三）審計業務檔案信息泄密問題。審計信息化檔案中的會計檔案作為機關、行政事業和企業財務的重要數據關系到整個機關、行政事業和企業的經營活動，需要保證會計檔案中的信息不被非法訪問。計算機信息的特性，使得對審計檔案信息化的會計檔案的復制竊取變得更加容易且不易發現，同時，大部分會計軟件都沒有對存儲在數據庫中的數據進行加密，簡單的復制數據庫文件即可很輕易地獲得會計信息化檔案資料。（四）審計業務檔案信息計算機病毒。現代計算機技術的快速發展，導致計算機病毒日益猖獗。審計信息化檔案是以文件形式存儲在計算機上的，當前的計算機病毒不僅可以破壞數據和網絡通信功能，而且可以從被感染的計算機中獲取系統控制權，直接將檔案文件通過網絡發送給病毒的支配者或監控計算機的硬件設備。不僅如此，隨著計算機硬件和網絡的發展，計算機病毒感染率正在日益提高，感染途徑也從以前的存儲介質傳播發展到現在的在網絡上傳播。同時，大量的專用病毒和間諜軟件的出現也對審計信息化檔案的安全造成極大的威脅（五）保證審計檔案安全有效利用。審計檔案的提供利用主要服務對象是本單位的各個業務部門。要做到審計檔案能夠安全效利用，一要嚴格審計檔案查閱利用批準手續，做好查閱利用登記工作，確保審計檔案安全利用；二要建立完善的審計檔案檢索體系，以方便利用者查閱利用；三要開辟多種查閱利用途徑，對不涉密和可公開的審計檔案，可以通過計算機網絡等方式，以電子文本的形式進行查閱利用。在開展提供審計檔案有效利用的同時，還要加大對審計檔案信息資源開發，例如編輯一些檔案資料匯編、基礎數字匯總、重要案例剖析等，使審計檔案更好地發揮作用。

二、審計檔案信息化的維護

審計檔案信息化是檔案工作發展的大勢所趨。要確保審計檔案信息安全，必須加強對審計檔案信息的管理維護，這不僅要求計算機操作人員具有較高業務和技術要求，而且對存儲設備也有一定的專業要求。對計算機操作人員來講，不僅要熟悉計算機軟件的相關使用與維護知識，還應具備一定的審計管理方面的專業知識和技能。同時，對存儲的計算機硬件來說，要在保證存儲數據安全穩定的前提下，盡可能降低存儲成本，并選擇使用更加方便的計算機及其存儲設備。現代計算機常用的外存儲設備為硬盤，因其存儲量大、存儲方便等優點，被各種計算機設備作為外存儲器使用，但硬盤是磁性介質，對使用和保存環境要求較高。同時，硬盤的單位存儲量成本較高，因此硬盤只適合作為計算機組成部分使用，不適宜做長期和大批量的數據保存。審計檔案如果采用光盤作為一種光存儲是比較合理的。而光盤存儲容量大且造價低廉、存儲時間長、保存方便、對環境要求低，因此，對數據的存儲一般應以光盤存儲為主。即使采用光盤，也要用AB備份法，對審計檔案數據進行備份，另一方面審計財務軟件版本的統一與電子數據的日常處理要相結合。在審計財務軟件的選擇上，不僅要看軟件的功能，還要看軟件的開發者是否具有可靠的信譽、足夠強的資本和能力。此外，還應注意審計檔案與對應的財務軟件版本的一致性，部分審計會計軟件在使用的時候還需要使用一些外部設備如“加密狗”，并且在計算機軟件和硬件更換的時候做好記錄，并將淘汰替換下的軟硬件和相關說明文檔一并存檔。由于許多商業化會計軟件在使用時會有諸多限制，這也要求計算機操作人員在保存的時候需要與審計會計軟件一起隨同會計檔案信息進行保存和管理。由于信息技術已經滲透到了經濟社會生活的方方面面，成為當前社會主流的管理手段，審計檔案信息化建設也為審計檔案工作帶來了新的契機。審計檔案信息化管理是適應社會信息化發展的必然要求，也是全面提升審計檔案工作為社會服務能力的必然選擇，做好審計檔案信息安全與維護是審計檔案工作的重中之重，要切實加強這方面的管理與監督工作，使審計檔案信息化工作能夠與時俱進、安全推進，推動審計檔案工作不斷邁向新的臺階。

作者:劉丹 單位:黑河市審計局