檔案信息化軟環境建設初探

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信息化是當今世界經濟和社會發展的大趨勢。在國民經濟和社會信息化的宏觀背景下，信息資源已經成為人類社會活動和經濟活動的戰略資源。檔案管理部門應該順應時代的發展，以檔案信息化建設為契機，認真分析信息化建設對傳統檔案管理模式造成的沖擊。檔案管理信息化是將檔案資源和檔案管理各項過程數字化，以通訊技術、計算機技術以及相關信息手段和技術支持，完成檔案信息的傳輸、處理、存儲與輸出，實現檔案信息資源的共享，使檔案資源的管理、開發和利用更加合理、有序、高效。這個過程可以簡要地歸結為“三化”，即檔案信息的數字化，檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化，檔案信息的網絡化。具體的工作內容主要包括檔案檢索數據庫的建設、檔案全文的數字化、檔案資源的二次開發、檔案局域網和網站的建設、檔案管理軟件的開發等。但是許多相關領域信息化的經驗和教訓告訴我們，信息化建設不僅需要搞好硬環境的建設，如計算機等設備、軟件、網絡、技術支持等，更要重視信息化的軟環境建設。所謂信息化的軟環境所指內容較多，本文所指軟環境，主要是指信息化的觀念、管理規范和標準建設、人才隊伍建設等。現在信息化發展的主要趨勢是技術越來越簡單化、“傻瓜”化，管理越來越規范化、標準化，信息系統使用效率的高低、好壞，越來越依賴于軟環境的優化，依賴于信息系統的使用者的素質。

1對檔案信息化的認識

《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》，由國家檔案局于2016年4月1日頒布并印發，綱要確定了檔案事業發展的指導思想和目標：到2020年，實現以信息化為核心的檔案管理現代化，加快檔案管理信息化進程，持續推進數字檔案館建設，全國50％的縣建成數字檔案館或啟動數字檔案館建設項目。檔案信息化已經成為檔案管理研究中的熱門話題，各種檔案管理信息化的方案、建議不斷涌現，研究不斷深入，形成了檔案管理信息化的熱潮，推動著檔案管理中的信息化不斷前進。目前，全國各地主要檔案館和各高校檔案館都已經裝備了計算機、掃描儀、打印機等基本的硬件，同時計算機大都安裝了辦公自動化軟件，基本可以實現文本、數字、圖形、圖像輸入、輸出的信息化；并且隨著國家和城市網絡化的建設，各地主要檔案館和各高校檔案館也都實現了寬帶網絡互通。目前信息化的硬件基本具備，而且隨著計算機技術和通訊技術的快速發展，信息化硬環境建設將不斷完善。但目前檔案管理、利用的信息化工作仍處于較低水平，僅限于檔案館內部文本、數字、圖形、圖像的輸入與輸出，可以說，只是實現了檔案管理技術手段上的變化，檔案管理的主要思路、方法并沒有改變，這是制約我們進一步推動檔案信息化的重要障礙。究其原因，在于我們在檔案信息化過程中，重硬環境建設，包括硬件、軟件和網絡建設，而忽視了檔案信息化的軟環境建設，包括檔案信息化中的觀念更新，管理規范、數據標準、技術規范、相關法律、法規體系建設、人才隊伍建設等。

2檔案信息化的軟環境要求

2．1更新觀念，由管理型向服務型轉變

檔案信息化建設是實現檔案資源社會共享的基礎，檔案信息化的建設，有助于從根本上提高檔案服務質量，強化檔案信息的社會需求，有助于實現檔案的實體模式向信息管理模式的轉變，社會發展到今天，經濟全球化進程加快，科技進步日新月異，檔案管理要針對新形式下產生的新問題積極探索，要解放思想，轉變觀念，充分認識到信息化為檔案事業的發展帶來了前所未有的挑戰和發展機遇，檔案管理理念也正以傳統的物本管理向人本管理轉變，在不斷探索如何利用信息時代的有利條件，充分展現人的創新性和靈活性，促進管理和服務的發展。面對社會的發展被動服務已不能滿足人們的需求，因此，檔案信息化的建設為檔案資源的社會共享提供了條件。

2．2管理和標準規范建設

檔案管理和開發應用的標準規范建設是檔案管理信息化的關鍵和核心，目前我們的檔案管理信息化實踐中，由于沒有相應的數據標準和技術規范，在文件的命名、存儲方式、數據格式、使用的軟件平臺等方面各行其是，不要說利用網絡進行資料自動交換，即使是在大量的計算機文件中尋找特定的檔案資料也成了一件困難的事情。例如，在文字檔案中插入一幅圖像，經常只注意文字存儲的格式，而忽略了插入圖像的格式，這對于查找圖像來源，確定圖像的原始性，就十分不利，而原始性、真實性是檔案的基本屬性；又例如，由于個人使用計算機習慣的不同，基本按個人習慣給文件命名，隨著時間推移和資料的大量積累，尋找文件變得越來越難，這些都是我們在日常工作中經常遇到的問題。因此，檔案信息化管理和標準規范建設必須盡快提到議事日程上來。標準是對一定范圍內的重復性事物和概念所做的統一規定。它以科學、技術和實踐經驗的綜合成果為基礎，以獲得最佳秩序、促進最佳社會效益為目的，經有關方面協商一致，由主管機構批準，以特定形式，作為共同遵守的準則和依據。對于檔案信息化管理來說，所謂標準和規范主要包括管理規范和技術規范兩大部分。管理規范主要包括檔案資料建設和使用中的一些管理規定，如數字檔案相關術語、定義，標準的制訂原則、程序，檔案信息的分類、代碼，檔案原始性保證、利用方式，檔案使用定價、安全性保證等方面的規定和規范。檔案信息化管理和標準規范有一定基礎。我國的“檔案法”，各級相關管理部門和檔案館制訂的各類檔案資料管理規定在相當程度上可以在檔案信息化管理和標準規范中引用，有一部分可能需要修訂，還有一些新的規定和規范需要制訂。技術規范與標準是關于保證管理規范能夠具體落實的各種規范性的技術方法的規定和規范，如信息化檔案館軟硬件基礎設施建設標準、軟件系統工作平臺標準、文件存儲格式、元數據標準、數字水印、加密算法等。技術規范與標準引用國家計算機信息管理相關標準就足夠使用，基本上不需要新制訂，其中一部分標準和規范可能根據實際需要修改，以適應檔案信息的特殊要求。檔案技術規范與標準方面相對困難的是如何理解和落實的問題。由于檔案管理工作者大多計算機水平有限，對于國家計算機信息管理相關標準中的一些術語和技術難點理解上有困難，如果產生畏難情緒，可能影響計算機信息管理相關標準的落實。因此，一方面，檔案管理工作者要不斷提高自己的計算機水平，另一方面，在相關標準引用過程中，加以適當的注解，以方便計算機水平相對較低的使用者使用。

2．3檔案信息人才隊伍建設

根據檔案信息化的不同要求，檔案信息人才隊伍的建設也需要分層次、有序地進行。一般來講，可以把檔案信息化人才分為3個層次。2．3．1檔案信息化建設研究型人才。檔案信息化建設研究型人才。高層次的研究型人員是檔案信息化建設的主要人才，這部分人才是檔案信息化建設的主力軍，完成架構檔案信息化建設的理論和檔案信息化建設的標準，研究新技術、新方法在檔案領域的應用等工作。因次，要充分發揮高等院校師資力量雄厚，在傳統的檔案專業課程設置中增加計算機課程的份量，同時，各專業檔案館要積極創造條件。吸引計算機專業的畢業生到檔案館工作。2．3．2檔案信息化管理人才。檔案信息化建設是一個系統工程，需要一個可行的目標，良好的運行機制，有效的組織和協調，需要掌握信息化建設的現狀、問題及發展方向。因次檔案信息化的實施將帶來檔案管理創新的巨大機遇，將打破原有管理體系和管理模式，檔案信息化管理人才的培養就顯得由為重要。要建立系統的培訓計劃，分層次，對檔案管理人員進行培訓，使我們的檔案管理人員能夠在深厚的檔案學基礎理論下，創新更科學更先進的管理方法，指導檔案信息化工作的有序開展。2．3．3檔案信息化實用操作人才。知識經濟時代對人才的基本要求是知識和能力。檔案信息化建設的本質也是逐步實現檔案保管由實體型向信息開發型轉變，檔案信息化建設過程中對知識與能力的要求在朝著復合型和全方位的方向發展，因此，檔案信息化人才不僅應具有技術性知識和能力，還具有全程化參與的能力。應當看到，當檔案信息化建設到一定階段后，對檔案人員數量的要求將會相對減少，而對人員能力的要求將會不斷提高。檔案信息化實際操作人員要必須懂得現代化管理的基本知識、熟練操作計算機，了解網絡知識，靈活使用檔案管理軟件，熟悉從計算機網絡系統環境控制、電子文件形成到文檔歸檔、編研、提供利用等一系列環節的工作。

總之，檔案管理的信息化已經成為一種趨勢，與其他行業的信息化相比，檔案管理信息化目前正處在起步階段，我們應該借鑒其他行業信息化的經驗教訓，在大力推進硬環境建設的同時，重視軟環境建設，既重視信息化觀念、管理規范和標準，以及人才隊伍建設，使檔案管理的信息化少走一些彎路，以加快檔案管理信息化的步伐。

作者:洪涓 單位:集美大學

［參考文獻］

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［2］李衛忠．高檔檔案信息化管理的現狀及對策研究［J］．內蒙古財經學院學報，2012，（10）