企業檔案信息化戰略思考

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摘要：現代信息技術的深入應用加快了企業檔案現代化管理的進程，自下而上、業務驅動的檔案信息化建設模式已難以適應數字社會發展的需要。本文在分析企業檔案信息化戰略建設必要性的基礎上，構建企業檔案信息化戰略模型，從戰略目標、實施策略、組織保障進行分析和探討，旨在為企業檔案管理信息化的建設與發展提供思路和方法。

關鍵詞：檔案信息化;戰略模型;組織保障

隨著現代信息技術、網絡技術、通信技術的不斷發展與創新，信息化已成為推動社會全方位轉型與變革的重要力量，信息資源日益成為重要生產要素、無形資產和社會財富。在此背景下，企業檔案信息化的理論研究與實踐經驗得到前所未有的發展。目前，自下而上、業務驅動的企業檔案信息化建設模式導致企業檔案信息化管理與發展困難重重、效率低下，給企業帶來人力、物力、財力的浪費。

一、企業檔案信息化戰略建設的必要性

我國《辭海》中解釋“戰略是依據敵對雙方軍事、政治、經濟、地理等因素，照顧戰爭全局的各個方面、各階段之間的關系，規定軍事力量的準備和運用。”[1]戰略依賴于內、外部環境因素而制定，通常包括總體謀劃、實施和控制，戰略對全局具有決定性影響。據此，企業檔案信息化戰略是指通過戰略視角，統籌規劃企業檔案信息化建設，制定切實可行的實施步驟，并通過有效的控制，最終實現企業檔案信息化目標的長遠運作機制和體系。企業檔案信息化是企業信息化戰略的重要組成部分，決定著企業檔案信息建設的方向。（一）企業檔案信息化戰略是時展的新趨勢。從國家政策環境看，《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》中指出，全國檔案事業發展目標之一，到2020年初步實現以信息化為核心的檔案管理現代化。早在2011年，馮惠玲教授的著作《電子文件管理國家戰略》一書立足全局勾勒了我國電子文件管理國家戰略的設計、構建、健全和推進之路，為我國電子文件管理提供了戰略方向。企業作為全國檔案信息化戰略的重要組成部分，制定企業檔案信息化戰略，是企業信息化發展的必然選擇。從行業環境看，企業電子文件歸檔和電子檔案管理工作已納入國家《電子商務“十三五”發展規劃》和《促進電子商務發展三年行動實施方案（2016—2018）》。蘇寧云商、浙江能源集團、江蘇核電、國泰君安等33家企業成為國家檔案局、國家發展改革委員會企業電子文件歸檔和電子檔案管理第一批試點單位，為推動國家檔案信息化戰略的實現發揮了示范作用。（二）企業檔案信息化戰略是現狀改變的新要求。1.電子文件信息價值與分散管理的矛盾亟須解決現代信息技術的發展，促進了企業電子文件的大量產生與應用。據統計，2007年，“中央和國家機關及其直屬企事業單位的電子文件數量占全部文件數量的72.7%”[2]。電子文件逐漸成為企業生產、建設、發展過程的真實記錄以及企業記憶傳承的媒介。目前企業電子文件分散保存在各業務部門（文件形成部門）、行政部門（文件流轉部門）、檔案室（文件整理部門）、檔案館（文件永久保存部門），跨部門流轉增加了電子文件全程管理、前端控制的難度，導致電子文件的質量無法保障。2.文件信息孤島與共享服務的矛盾亟須解決相關數據表明，目前僅在辦公領域就有1萬多種辦公文件格式，常用文檔格式有300多種[3]。信息孤島現象的出現，大量異構數據轉化成統一數據格式的成本高昂、轉換速度低下、轉化效果難以保障，電子文件的長久保存與長期可讀難度加大。電子文件歸檔保存的最終目的是實現企業檔案信息資源的共享服務和利用，為企業提供智能分析和輔助決策支持。如何解決文件信息孤島與共享服務的矛盾，成為企業檔案信息化建設的重要課題。3.業務系統與文件歸檔規則的矛盾亟須解決據統計，2007年我國1.5萬個國有大中型企業中，80%—90%企業中都建立了信息化系統。[4]為提高業務系統歸檔自動化，企業在建設檔案管理系統的同時紛紛選擇與各業務系統進行數據交換。然而各業務系統有一套獨立的管理標準和業務規則，接換到檔案系統的數據無法滿足文件歸檔的需求。如企業PM系統（項目管理系統），與檔案系統接口的映射關系中，無法匹配到檔案系統中的案卷、卷內文件的概念，也無法智能化地為案卷命名。盲目的進行接口數據互換，只會造成人力、物力、財力的浪費。

二、企業檔案信息化戰略模型

企業檔案信息化戰略模型可以從戰略目標、戰略實施、組織保障三部分進行構建。戰略目標揭示了企業檔案信息化建設所要達到的目標和效果，戰略實施是為了實現企業檔案信息化建設目標所采取的策略，組織保障則是為企業檔案信息化建設實施提供人力、物力、財力等方面的支持。如圖1所示。（一）戰略目標。隨著信息技術的發展，企業檔案信息化建設面臨從目錄數字化、業務自動化，向內容管理、知識服務的方向發展。企業檔案信息化建設的最終目標是通過技術手段，整合、共享檔案信息，深度挖掘企業檔案的隱性知識和顯性知識，為企業輔助決策、法規遵從發揮作用。企業在進行檔案信息化統籌規劃時，應把構建企業檔案知識服務中心作為其戰略目標，通過企業檔案知識的挖掘、推送，提供知識服務，構建企業檔案的知識地圖。（二）戰略實施。為實現企業檔案知識服務中心的戰略目標，企業應實施標準、制度和規范策略，文件生命周期全過程管理策略、企業數字檔案館（室）建設策略。1.標準、制度、規范策略企業標準、制度、規范是由企業制定的，以特定形式的，企業所有成員共同遵守的準則和依據。企業檔案信息化戰略目標的實現離不開企業相關標準、制度和規范的制定、下發和執行、考核。企業應建立文件產生、流轉、歸檔、保管等各階段的標準、制度、辦法，用于規范、指導各單位、各部門電子文件的產生格式、元數據信息、移交手續、保管要求以及安全規范等方面的具體業務過程。下表列舉了部分標準、制度、辦法，[5]僅供參考。2.文件生命周期全過程管理策略企業檔案信息化的對象按照其產生方式可分為計算機信息系統數據（結構化數據、非結構化數據）文件和傳統載體檔案的數字化文件（如紙質、縮微、膠卷等）。無論計算機信息系統數據文件，還是數字化文件，其從最初產生到最終銷毀或永久保存是一個完整的生命周期。（1）結構化數據文件的全過程管理結構化數據是由二維表結構來邏輯表達和實現的數據，如企業的財務系統、項目管理系統、人力資源系統等，為保障企業各業務系統歸檔數據的齊全完整，首先檔案部門要參與企業各業務系統的系統設計，提供歸檔要求、歸檔文件格式以及檔案系統接口規則等。并預留功能擴展的空間；其次通過元數據、加密技術、身份驗證、操作日志等技術手段，控制文件流轉過程中電子文件的質量，確保電子文件的真實可靠、齊全完整；最后，通過電子文件檔案化管理、數據備份、數據遷移等手段，制定企業自身的電子文件長期保存策略。（2）非結構化數據文件的全過程管理非結構化數據包括所有格式的辦公文檔、文本、圖片、XML,HTML、各類報表、圖像和音頻/視頻信息等。一是應制定非結構化數據的格式標準以及歸檔標準；二是歸檔移交非結構化數據的同時，移交相關元數據信息、技術說明書以及相關軟件安裝包；三是檔案管理系統要通盤考慮企業非結構化數據的兼容性以及長期保存機制。（3）傳統載體數字化的全過程管理傳統載體的數字化過程包括整理、掃描/錄音筆/數碼相機、存儲、目錄建庫、數據掛接、數據驗收、數據備份等，檔案部門應詳細登記數字化的每一環節，并采集其屬性標志、參數以及非通用格式的相關軟件等。3.企業數字檔案館（室）建設策略企業數字檔案館（室）建設是一項系統工程，應通過項目推動數字檔案館（室）系統建設，加強IT集約化服務的持續更新，立足于數字檔案資源的長期保存，滾動活用企業數字檔案館（室）系統。（1）項目推動的集中建設策略。項目是目前企業信息化建設的重要手段，項目的好壞直接影響著企業信息化建設的成功與否，并與企業數字檔案館項目建設水平的高低息息相關。企業應集中企業領導、企業信息部門、檔案部門、企業各業務部門等在內人力資源、智力資源，具體實施企業數字檔案館（室）項目的建設工作，全面推進企業檔案的信息化、數字檔案館（室）系統的選型、硬件系統的配置、檔案網站建設以及項目建設的管理等，構建滿足企業實際發展需要的數字檔案館（室）系統。（2）IT集約化服務的持續發展策略。數字檔案館（室）系統項目的成功部署與實施僅僅是數字檔案館（室）建設的第一步，更重要的是數字檔案館（室）的運行維護以及滾動發展。企業應建立精通IT技術、跟蹤檔案業務發展的檔案團隊，開展面向檔案的IT集約化服務，持續更新數字檔案館（室）技術，及時解決檔案業務發展過程中的新問題、新需求，構建一個能夠支持輔助決策、及時響應需求變化、可充分擴展并具長久生命周期的數字檔案館（室）系統。（3）數字檔案資源長期保存的滾動服務策略。數字檔案資源的技術依賴性，導致數字檔案資源的長期保存面臨著挑戰，企業應定期或不定期進行多重備份、格式轉企業各業務過程相關標準、制度、規范策略一覽表文件生命件生命周期周期周期名稱稱通用標準企業檔案管理標準企業文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定企業檔案信息化標準企業電子文件元數據標準文件產生階段企業電子文件格式規范（包括公文格式、多媒體文件格式等）文件流轉階段企業電子公文傳輸管理辦法企業基于XML電子公文格式規范文件歸檔階段企業電子文件歸檔與管理標準企業電子文件移交與接收辦法企業紙質檔案數字化規范文件保管階段企業電子文件保管辦法化、數據遷移等，以確保數字檔案資源的長期可讀、滾動服務。在長期保存的基礎上，提供方便快捷的一體化檢索手段、整合共享數字檔案資源，主動為企業各項業務提供服務。（三）組織保障體系。1.組織與人員配合企業檔案信息化建設是一項智力密集型工作，需要檔案部門、各業務部門、信息部門等通力合作、密切配合，才能最終實現企業檔案信息化建設的成功。企業檔案信息建設初期，應組建包括企業領導、檔案部門領導、信息部門領導以及檔案人員、信息人員、業務人員的企業檔案信息化領導小組和實施小組，明確職責與范圍。其中檔案館或檔案所屬主管部門負責企業檔案信息化調研分析、需求分析、質量評價、系統測試、驗收鑒定等工作，信息部門負責數字檔案館系統的開發、實施、運維等工作，各業務部門應全面配合收集企業檔案信息化需求以及提供業務支持等。2.技術支持與服務構建企業檔案知識服務中心離不開計算機技術的支持，如檔案數字化技術、數字檔案館系統開發技術、檔案數據庫設計技術、數字檔案信息的共享與整合技術、數字檔案長期保存技術等都依托于現代信息技術的發展與應用。現代媒體技術如數字檔案館系統手機端APP、微信公眾號、藍信信息推送等，為企業輔助決策、文化傳承、工作需要等提供方便、快捷、優質的檔案知識服務。3.資金支持與保障企業應重視檔案信息化建設，保障檔案信息化建設所需要的各項經費，并列入企業年度預算。在申報預算之前，檔案部門與信息部門應根據企業檔案信息化需求，進行市場調研，估算本企業檔案信息化建設的費用，及時納入本企業預算。企業領導應重視檔案信息化建設項目，并給予資金支持，以確保企業檔案信息化建設有質有量地完成。

三、結語

企業檔案信息化以構建企業檔案知識服務中心為目標，通過制度、標準和規范策略，文件生命周期全過程管理策略和企業數字檔案館（室）系統建設策略，在企業組織與人員、資金、技術的支持下，推動企業檔案信息化建設不斷發展。企業檔案信息化戰略的實施不能一蹴而就，應依據檔案信息化建設目標進行年度分解，分階段、分步驟推進。

參考文獻：

[1]辭海編輯委員會.辭海[M].上海辭書出版社,1980:1351.

[2]馮慧玲,劉越南等.電子文件管理國家戰略[M],中國人民大學出版社,2011:8.

[3]梁振鵬,孫琎等.打破微軟壟斷UOML成中國軟件收個國際標準[EB/OL],第一財經日報,2008-11-05.tech.qq.com/a/20081105/000028.htm

[4]羅洪澤.分析：企業信息化的三個層次、四個階段[EB/OL],2007-9-5.www.docin.com/p-66879370.html.

[5]馮慧玲,劉越南等.電子文件管理國家戰略[M],中國人民大學出版社,2011:294.

作者:張盼 單位:蘇州協鑫集團有限公司