企業(yè)人事檔案信息化研究

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［摘要］隨著企業(yè)的發(fā)展和大數(shù)據(jù)時代的到來，對企業(yè)人事檔案工作提出了更高的要求。人事檔案的信息化是企業(yè)人事檔案管理的必由之路，是信息時代人事檔案事業(yè)發(fā)展的大勢所趨。為適應(yīng)信息時代的數(shù)據(jù)大爆炸，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的效益最大化，必須加快人事檔案信息化建設(shè)的步伐。為此，應(yīng)通過加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、規(guī)范管理、建立完備的企業(yè)人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)化管理體系、建設(shè)高素質(zhì)的人事檔案管理人才隊(duì)伍等有效途徑，推進(jìn)人事檔案管理信息化進(jìn)程。

［關(guān)鍵詞］人事檔案；大數(shù)據(jù)；信息化；企業(yè)

大數(shù)據(jù)是指無法在一點(diǎn)時間范圍內(nèi)用常規(guī)軟件工具進(jìn)行捕捉、管理和處理的數(shù)據(jù)集合，是需要新處理模式才能具有更強(qiáng)的決策力、洞察發(fā)現(xiàn)力和流程優(yōu)化能力的海量、高增長率和多樣化的信息資產(chǎn)。企業(yè)人事檔案對于企事業(yè)單位進(jìn)行人才的選拔、晉級和晉升等人力資源方面的管理工作起著重要的憑證、依據(jù)和參考作用。面對新的信息化、大數(shù)據(jù)化的背景以及人事制度改革的不斷深入，人事檔案的管理工作也由傳統(tǒng)人工手工的管理方式向著現(xiàn)代信息化的管理方式轉(zhuǎn)變，這種高效化的管理方式已成為企業(yè)人事檔案改革的重要趨勢。

1企業(yè)人事檔案管理現(xiàn)狀

1）人事檔案管理人才缺乏。在企業(yè)單位人事檔案的管理中，兼具檔案管理技術(shù)和計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)的復(fù)合型人才缺乏。從而導(dǎo)致人事檔案的信息化建設(shè)缺乏計(jì)算機(jī)技術(shù)支持，更難以將大數(shù)據(jù)處理運(yùn)用在企業(yè)人事檔案管理中。2）人事檔案管理技術(shù)落后。目前企業(yè)人事檔案還是以實(shí)體檔案為主，依靠傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案建立和保管，沒有充分利用計(jì)算機(jī)建立電子檔案、進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)查詢與檢索。使得人事檔案管理的工作效率低，甚至影響了企業(yè)的整體發(fā)展水平。3）基礎(chǔ)人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)缺乏。企業(yè)人事檔案信息庫建設(shè)中存在功能不全，難以實(shí)現(xiàn)對數(shù)據(jù)的精確分析、檢索、操作繁瑣等問題。

2大數(shù)據(jù)背景下的企業(yè)檔案信息化建設(shè)

2．1意義。企業(yè)人事檔案管理面臨著諸多問題。人事檔案管理總伴隨著人事檔案工作人員對大量的紙質(zhì)檔案資料的登記、更新、歸檔等手工處理，這極大影響了檔案管理的效率；并且在對檔案信息進(jìn)行查找時，難以在大量紙質(zhì)資料中精確定位，更難以對已有信息加以分析、研判。若將大數(shù)據(jù)應(yīng)用在企業(yè)人事檔案的管理中，則可以將大量紙質(zhì)信息電子化，儲存于數(shù)據(jù)庫中，并且能精確定位、快速查找已錄入的信息。在單位之間調(diào)取人事檔案也可以通過網(wǎng)絡(luò)傳輸或網(wǎng)絡(luò)云端下載代替之前復(fù)雜的檔案郵寄。甚至可以通過軟件研判個人信息進(jìn)行量化評比，為人力資源工作提供理論數(shù)據(jù)支持。這將大大減輕檔案管理工作人員的工作強(qiáng)度，提升企業(yè)人事檔案的管理效率。2．2舉措。1）加大對人事檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)力度。為了保障企業(yè)人事檔案的信息化管理。首先，應(yīng)該要建立一個企業(yè)員工的完整、全面的電子信息檔案。需要使用管理軟件來實(shí)現(xiàn)人員基本信息錄入、檔案的目錄編輯、檔案轉(zhuǎn)遞等幾個計(jì)算機(jī)應(yīng)用（見圖1）。收集員工的包括紙質(zhì)檔案在內(nèi)的各類基本信息錄入計(jì)算機(jī)或者網(wǎng)絡(luò)云端，從而實(shí)現(xiàn)基本數(shù)據(jù)庫的建立。其次，在數(shù)據(jù)庫中，云計(jì)算將使用大數(shù)據(jù)算法將各類信息進(jìn)行預(yù)分類，以便后期檢索、使用。圖1人事檔案數(shù)字化加工流程圖2）加強(qiáng)對企業(yè)人事信息檔案的安全防范。介于檔案的保密性要求，系統(tǒng)的安保措施也是極為重要的。企業(yè)人事信息檔案的管理將要設(shè)置不同的登陸和使用權(quán)限，并且要建立高效的防火墻，并定期升級安全防范措施，防止外部黑客的入侵。從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息化的安全發(fā)展。3）加大對企業(yè)人事檔案信息化的重視。要實(shí)現(xiàn)基本數(shù)據(jù)庫和安全防范措施的建立，需要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對企業(yè)人事檔案工作給予足夠的重視和支持。因?yàn)椋隧?xiàng)工作不但要求專業(yè)性人才的培養(yǎng)，還要求投入更多的資金來用于信息化設(shè)備的購置。4）發(fā)展大數(shù)據(jù)等新型網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的使用。企業(yè)人事檔案在信息化的基礎(chǔ)上，還可以發(fā)展對大數(shù)據(jù)、云端計(jì)算等高端計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)科學(xué)技術(shù)的使用，針對企業(yè)單位的發(fā)展規(guī)劃，對人力資源調(diào)配提出準(zhǔn)確的、量化的參考。比如使用大數(shù)據(jù)中的數(shù)據(jù)挖掘、決策樹等技術(shù)，建立單位內(nèi)部員工的年齡、專業(yè)、工作能力以及工作表現(xiàn)等諸多方面的量化模型，并用神經(jīng)算法將其與工作崗位的量化模型做優(yōu)化處理，展開全面的統(tǒng)計(jì)與分析，可以得出最優(yōu)的工作調(diào)配方案。

3結(jié)束語

在大數(shù)據(jù)背景下，要對人力資源工作進(jìn)行高效、量化的指導(dǎo)，就必須實(shí)現(xiàn)企業(yè)人事檔案的信息化建設(shè)。企業(yè)單位要看清當(dāng)前人事檔案管理方面所存在的問題，不斷創(chuàng)新其管理理念。充分使用新型計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，完善企業(yè)的人事檔案信息管理方式，使企業(yè)人事檔案工作真正、有效地發(fā)揮作用，為企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益。

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作者:高峰珍 單位:中石化江漢油田分公司江漢采油廠