醫院人事檔案信息化建設思考

導語：醫院人事檔案信息化建設思考一文來源于網友上傳，不代表本站觀點，若需要原創文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：在醫院管理現代化中，人事檔案信息有著非常重要的基礎作用,它既是引進和配置人力資源的重要依據，也是選拔和培養優秀人才時被經常使用的信息資源。本文以人事檔案信息化內涵及其主要內容為出發點，客觀分析了醫院人事檔案信息化建設中出現的主要問題及形成這些問題的基本原因，并著眼于促進醫院管理現代化的總目標，對人事檔案信息化建設提出了對策建議。

關鍵詞：醫院現代化；人事檔案；信息化建設

黨的全面開啟了中國特色社會主義新時代，引領中國邁向社會主義現代化強國建設的新征程。社會主義現代化既體現在生產力方面，也體現在生產關系方面，既體現在經濟基礎方面，也體現在上層建筑方面。因此，作為守護人民健康的各級各類醫院，其管理的現代化也成為新時代醫院改革發展的當務之急。醫院管理現代化的基本特征主要體現在對就診群體和患者的精準、高效、優質的診療服務和健康管理。從系統論的角度看，任何一所醫院，無論其規模大小，其內部管理的主要領域是組織體系、人力資源、醫療業務、財務收支、物資設備、后勤保障等六個方面。但無論哪一方面的管理，核心是人，是人力資源，是高效的信息化管理。只有以醫護為核心的各類人員整體素質優良，人力資源合理配置、科學管理，醫院的各方面的管理才能逐步進入現代化。而這一切，又與人事檔案信息化建設有著緊密的聯系。

一、人事檔案信息化內涵及其主要內容

檔案是人類社會各項實踐活動的真實記錄，是第一手的原生信息；而人事檔案則是在日常人事管理服務活動中按一定的規范逐步積淀的、經組織審核和確認的、以個人為單位記錄的、反映人員基本情況、各類經歷、主要表現等的文字、聲音、圖像、照片、視頻等歷史資料。在人類進化和發展的長河中，檔案記錄和管理工作有著非常悠久的歷史，而檔案的記錄媒介也已經由古代的石刻、竹簡等慢慢轉變為近代的紙張。這種演變不僅體現了人類文明的發展和進步，同時也顯示出了歷史發展的必然趨勢［1］。進入新時代，以大數據、云計算和人工智能為核心的新一代信息技術的飛速發展，深刻地影響著人類社會生產、生活的各個領域，促進了人類社會的文明與進步，同樣也影響了與人的生命安全和健康密切相關的醫療領域。“人工智能+醫療”未來將在臨床診療、門診病歷錄入、出院后隨訪咨詢、醫療保健等方面廣泛應用，這些為醫院管理現代化提供了客觀條件，必然促進醫院管理現代化過程中加快人事檔案信息化建設進程。人事檔案信息化，是指應用現代信息技術，對人事檔案信息資源進行科學采集、分類、存儲、管理、開發和運用的過程與狀態。從人事檔案信息化內涵看，首先，人事檔案信息化是一種過程，它包括了選擇合適的人事信息管理應用系統軟件，規范采集歷史和現實的、以各種形式存儲的人事信息，應用系統軟件支撐下智能分類、存儲、管理、開發和運用人事信息資源等內容。其次，人事檔案信息化是一種狀態，反映了利用現代信息技術管理人事檔案資源的程度、水平。真正意義上的人事檔案信息化，不僅體現在人事檔案信息資源全部規范錄入相應的應用系統數據庫，新的人事檔案信息也能智能采集，并按權限查找、篩選、分類統計各類人員信息，體現輔助決策的功能,提升醫院整體人力資源管理水平等。通過人事信息應用系統的決策分析功能，對員工用工方式、人員多種結構、工資支出標準、人力資源成本等項目進行全方位、多角度的統計分析,?能夠剖析人力資源分布狀況以及薪酬體系等方面存在的問題,為建立科學合理的人力資源結構體系提供決策依據。由此可見，醫院人事檔案管理信息化的核心內容是計算機技術的應用，其主要表現就是利用計算機對檔案信息資源進行管理，內容如下：檔案信息數字化。人事檔案信息數字化是整個檔案管理信息化的基礎，其他環節都建立在此基礎之上。傳統檔案的管理是以紙質檔案管理為主，而信息化管理則必須將紙質信息轉變為數字化信息，使人事檔案的全部內容以各種計算機文件類型（文字、圖表、語音、視頻等）存入計算機數據庫。這既要完成對已有的紙質檔案信息進行數字化轉換，也要求在現實檔案接收、歸檔時就實現數字化。檔案信息網絡化。傳統人事檔案服務主要是以面對面的形式為主，即提交者和查閱者都必須親自到檔案室完成相應的各種手續，這給檔案管理人員和查閱者都帶來了諸多不便。實現以網絡為基礎的信息化管理后，檔案的提交和查閱都可通過網絡完成相應的業務，管理人員通過網絡審核后，即可按規定收取或查閱檔案，極大方便檔案管理與運用。檔案檢索自動化。傳統檔案管理方式中檢索是依靠檔案檢索卡片進行的，借閱者要在大量的卡片中檢索出需要的信息，需要花費一定的時間與勞動的，這導致借閱效率低甚至無法查閱的結果。實現檔案信息計算機管理后，查閱者從客戶端提交關鍵詞，系統將自動在數據庫中進行檢索，其速度、效率是傳統檢索工具無法比擬的。檔案利用一體化。檔案利用一體化是將上述三個方面整合起來，使檔案管理的各項活動環環相扣，成為一個連續的整體，以便獲得更高的效率。實現檔案利用一體化的基礎是建立一個統一完整的計算機系統，包括硬件和軟件。

二、醫院人事檔案信息化的問題與成因

進入21世紀，隨著信息技術的快速發展和廣泛應用，醫院信息化建設逐步提速，HIS、財務管理、PACS、體檢系統、漏費系統、醫保系統、遠程會診等應用系統相繼在各大醫院得到推廣使用。盡管HIS系統（醫院管理信息系統）包含了院長查詢、門診管理、電子處方、住院管理、藥房管理、藥庫管理，甚至物資管理、媒體管理等，但仔細分析我們不難發現，這些應用系統，基本上都是圍繞醫療業務及其管理的信息化而開發的。雖然這些應用極大地方便了患者就診就醫，顯著提升了診療檔案信息的管理水平，促進了診療檔案信息共享，推動了診療新技術和優秀醫療人才的輻射帶動作用，但在人力資源和檔案信息管理方面，無論是硬件還是軟件都還存在明顯的問題。1.硬件建設存在的問題調查結果表明：即使是大型綜合醫院，在人力資源、組織體系、物資設備、后勤保障等方面，其管理信息化還處在十分落后的狀態，甚至多數大型綜合醫院在這些方面仍然還是“空白”，日常管理還處在“刀耕火種”時代。（1）檔案信息自動采集系統缺失阻礙了信息化。絕大多數醫院目前尚未配置人事檔案信息化系統及其設備，只是通過普通的電子表格、文字錄入方式，要求醫護人員提交個人信息。由于這種“原始”的方式需要較長時間坐在電腦旁操作，可以想象，對于承擔了巨大診療壓力的醫護人員來講，其落實過程必然是艱難的。（2）未與人力資源管理系統有機銜接阻礙了信息化。現行的人事檔案信息仍然是紙質的，人事管理服務工作中的信息采集，多數還是以紙質方式完成的，雖有一些信息是以電腦數據方式存儲和采集的，但這些信息都是依附在相應的醫療管理系統或財務應用軟件中，而不是按人事檔案和人力資源管理規范完整采集和存儲的，其結果客觀上也阻礙了人事檔案信息化發展進程。2.軟件建設存在的問題（1）管理人員能力素質不足。由于歷史原因，多數醫院人事檔案管理崗位上，都是一些年齡較大、非檔案管理或信息管理專業的轉崗人員。這些人員既缺乏人事檔案管理所必須的專業基礎知識、實踐操作技能，更缺乏現代信息技術的基本知識和基礎能力，同時又缺乏必要的有效的專門機構的培訓學習。這些也為醫院管理現代化背景下的人事檔案信息化管理的推廣與實施帶來巨大的阻力。（2）網絡的信息安全保障不足。信息安全是信息化建設工作中的關鍵，既包括網絡信息系統安全，也包括個人信息安全。多數醫院對人事檔案電子文檔的保密和安全，還沒有系統的制度規定。文件無加密，傳輸介質無限制，存儲、查詢無密鑰，可以說檔案信息泄漏的風險處處可見。這些情形的存在，不僅干擾了檔案管理信息化進程，而且還存在巨大的泄密風險。（3）檔案信息化缺乏標準規范。任何一個先進的信息應用系統，其核心的要素之一就是各功能模塊和子系統能保持信息在錄入、傳輸、調用的過程中的標準化與統一性。但現實情況是：由于檔案信息化缺乏標準和規范，醫院人事檔案的相關電子文檔難以統一歸檔并進行一致性的調用，搜索查閱過程中出現亂碼或無法訪問的問題較多。之所以出現上述問題，根本的原因在于醫院的信息化進程，是從醫療業務和診療收費的信息化起步，然后隨著需求的擴展和技術的發展而逐步向前邁進，而不是從整個醫院信息化管理的需求分析入手，實施頂層系統設計和開發，最終導致現代醫院管理的信息化，尤其是人事檔案信息化建設“先天不足”。

三、醫院人事檔案信息化的目標與舉措

醫院人事檔案管理信息化必須以推進人力資源管理智能化，進而促進醫院管理現代化為總目標，其具體目標應有以下幾個方面。其一，人事檔案信息系統應具備智能分類統計功能，在人力資源管理中能夠為相關領導人員在決策上提供依據,進而在提高醫院人才隊伍專業素質的同時,還能極大的保證人力資源開發和利用效率。如醫院要跨學科組建科研團隊，聯合申報重大醫學科學研究項目，輸入相應的關鍵詞，應用系統應能自動分類統計列表有相關研究經歷和特長的醫療專家。其二，人事檔案信息系統能夠為醫護人員職稱評聘工作提供包括學歷、學位、入職時間、工作年限、任現職稱職務時間、日常工作獎懲、年度考核結果、業務專長等多方面的重要基礎信息和參考依據，并能實現按特定條件自動篩選等智能管理。如要選派有較豐富臨床經驗、手術成功率達到一定要求的心內科醫生赴國內外一流醫院學習手術新技術，設定基本條件后，系統就能自動分類統計出相關人員。其三，能夠使人力資源管理人員在實際管理過程中,注重對人力資源所具有特點的深入分析,并結合醫院自身發展情況完善現有的管理制度。通過這種制度在管理工作中的使用,不僅在一定程度上提高當前醫院發展效率,同時還促使醫院人力資源管理工作更加滿足實際需求［2］。為實現上述目標，在高度重視檔案信息系統安全管理和檔案從業人員能力素質提升的前提下，首先要組織相關管理人員認真研究、分析醫院人力資源特點，并在廣泛聽取內部各方面管理者代表的意見和建議基礎上，提出包括人事檔案管理在內的人力資源管理系統的功能需求分析報告，通過以下兩個基本途徑，實現人事檔案信息化的建設目標：一是立足多渠道分散引進各類信息管理系統的現實，引進成熟的EHR（電子人力資源管理）產品，從而達成通過集中式的人事核心信息庫、自動化的信息處理、員工自助服務桌面、內外業務協同以及服務共享，降低管理成本、提高管理效率、改進員工服務模式以及提升人力資源效能的戰略目的。這一途徑雖省時省力省資金，但仍然需要軟件供應商針對現代化醫院人力資源和人事檔案信息的特點與特殊管理功能需求，實施二次開發；同時，還必須面對如何有效消除“信息孤島”，使該應用系統能與已有的其它應用系統共享數據庫的巨大難題。二是面向國內有醫院信息系統開發經驗、實力強的信息技術公司招標，從頂層設計開發入手，整體重構包括功能強大的人力資源管理系統、涵蓋各領域管理功能的完整的醫院信息管理應用系統。這一途徑無疑是費時費力，且經費支出巨大的，但優勢是各應用系統能無縫銜接，能高度共享基礎數據庫，能為醫院管理現代化提供智能管理支撐。

四、結語

管理現代化背景下醫院人事檔案信息化建設是一項系統性全、安全性強的復雜工程，涉及軟、硬件設施設備及環境建設，無論采取何種途徑，加快推進包括人事檔案信息智能管理在內的人力資源管理信息化建設，已成為管理現代化背景下醫院全面升級內部管理信息化水平的當務之急。

［參考文獻］

［1］馬絲絲.人事檔案管理信息化建設概述［J］.商情，2016（44）:153.

［2］孫愛平.淺談人事檔案信息在醫院人力資源管理中的應用［J］.現代經濟信息，2018（2）:68.

作者:魏偉 單位:十堰市太和醫院