科技檔案信息化問題和對策

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摘要：在信息時代，科技檔案要得到充分有效利用，必須進行信息化處理。本文旨在闡述科技檔案信息化的重要性，分析科技檔案信息化存在的問題，提出改進對策。

關鍵詞：科技檔案；信息化；信息安全；標準；安全法規

21世紀是信息時代，信息科學技術已經廣泛滲透于社會、經濟、文化等各個領域，改變了人們的生產生活方式和思維方式。科技檔案的本質也是一種信息資源，其主要記錄的是科學技術產生的全過程，承載著科技知識與信息，具有極高的社會價值以及經濟價值。充分利用現代科技手段和通信技術，開展科技檔案信息化建設，提升科技檔案信息資源的開發力度，在國家法律規定范疇內，充分挖掘科技檔案信息資源的價值，提升對信息的利用效率，對促進我國社會發展以及提高科技水平有著重要的現實意義。

1科技檔案信息化的意義

1.1避免檔案損壞，延長檔案壽命。受傳統和使用習慣的影響，目前科技檔案的存在形式仍以紙質文件為主，如項目申報書、項目結題報告、設計圖紙等。這類檔案在保存和使用過程中，由于內部諸因素和外部環境的影響，會發生一些變化，如紙張變黃、發霉、蟲蛀、字跡褪變和擴散等，從而造成信息的損耗和變形。利用數據庫技術、多媒體技術、高速掃描等科技手段，將傳統文件檔案和電子文件檔案整合在一起，形成綜合性的檔案信息資源庫，可以對檔案實體起到物理隔離作用，有效防止傳統檔案在使用中的損壞，極大地延長了檔案的使用壽命。1.2提高檔案信息的使用效率。以數據為基礎，以數據網絡建設為中心，對檔案信息進行數字化處理，將檔案信息以網絡數據的形式存于互聯網中，從而擺脫了信息使用時間和空間上的限制，節約了檔案使用時間。同時，區別于紙質檔案只能提供給單一使用者的局限，電子檔案易于復制，可實現多人同時共享，有效提高了工作效率。1.3方便檔案管理人員對檔案的有效管理。傳統的檔案管理模式下，檔案歸檔前需要立卷。在實際工作中，報送材料往往及時性和完整性難以兼顧，導致了檔案管理員對部門工作無法作出整體的把握和判斷，檔案案卷質量難以提高。改變以往集中式立卷的建檔方式，采用現代信息技術手段，以“件”代“卷”，隨時隨地處理檔案，不僅可以增加電子檔案立卷量，而且有效提升了檔案的使用率。同時，在實現檔案數字化管理后，借助于網絡強大、靈活、便捷的檢索功能，通過檔案編碼就能精確查找檔案，降低了工作難度，節約了工作時間。

2科技檔案信息化存在的問題

2.1配套軟硬件設施陳舊落后。我國在檔案信息化建設上的起步相對較晚，諸多單位的信息化軟件與硬件配套設施的建設并不完善，整體條件相對落后，無法實現科技檔案全面信息化，更不能為科技檔案信息化建設提供相應的專業性服務。其中基礎設施陳舊落后、數字化設備功能不全面、服務器不穩定等問題最為突出，嚴重制約著科技檔案信息化的建設進程。2.2缺少專業的人才。現階段，由于我國并不重視科技檔案的信息化建設，導致科技檔案管理工作一直處于邊緣游離的狀態，其中很多單位為了精簡組織結構、降低人力資源成本，大部分檔案管理人員都身兼數職，很多管理人員并非專業人員，未接受過系統化的專業教育，缺少理論基礎與實踐經驗，自身不具備檔案信息化技能，在實際工作中，無法熟練使用信息化檔案處理工具，從而影響著科技檔案信息化建設。2.3無法全面保證信息安全。所謂的信息化管理是依托于計算機技術與互聯網技術實現的，因此，網絡安全問題對信息也存在著較大的威脅。由于目前網絡安全問題并未得到合理的解決，安全措施并不健全，科技檔案在傳輸環節極有可能遭受病毒的干擾，導致信息內容被盜取、篡改等；而且如果網絡系統安全性較差，系統容易遭受攻擊，導致信息內容丟失、被盜。這些情況都會造成嚴重的經濟損失，再加上當前檔案管理人員缺乏安全意識，不具備安全防護技能，經常因操作不當等問題導致科技檔案信息丟失，遺留了諸多安全隱患。

3解決科技檔案信息化問題的有效對策

3.1轉變思想觀念，重視檔案信息化建設。檔案管理人員應該清醒地意識到，傳統紙質科技檔案的整理和使用模式，已經不能適應信息化時代的需要，必須盡快轉變思想觀念，集中精力，主動出擊，充分利用電子檔案傳播速度快、檢索目標準、收錄信息全的優勢，盡快讓檔案服務方式“轉型升級”，建立系統規范、結構合理的檔案信息檢索網絡。3.2健全信息化標準規范。科技檔案信息化建設徹底革新了科技檔案處理以及管理模式，擺脫了手工操作管理的束縛，但信息化使信息資源的傳遞更加便捷，大量的科技檔案信息資源需要建立好具有通用性以及共享性的數據庫，根據我國出臺的文件，在《電子文件歸檔與管理規范》《紙質檔案數字化技術規范》《電子公文歸檔管理暫行辦法》等文件中明確規定：應由國家或各地方建立統一的、固定的國家級標準數據庫，按照統一的執行標準納入檔案信息內容，力求電子目錄在納入檔案館后能夠實現數據共享，有效解決數據與電子檔案在格式上存在的不通用或不兼容等問題。如果在檔案信息化建設過程中出現了新問題或新狀況，可以在原有規范基礎上進行擴展，并重新制定新的標準規范內容，保障檔案信息化建設中各項管理內容的執行有可靠的依據，促進檔案信息化建設的順利進行。3.3提升科技檔案信息安全管理力度。一方面，提升信息資源傳輸環節的安全管理力度。各單位應選擇安全的、先進的系統硬件設施，并根據信息內容價值完善安全防護軟件建設，實現內外網物理隔離、客戶端的IP地址與交換機或防火墻的所有MAC地址綁定、防黑客掃描工具等多種保護。同時，在傳輸過程中，利用加密數據文檔、設置電子檔案安全屬性、數字簽名驗證等手段提升防護級別；此外，應利用智能化感應與識別系統，自動檢測傳輸過程中的安全情況，出現問題應及時發出警告信息，以便檔案管理人員能夠及時發現，做出處理。另一方面，提升信息資源管理環節的安全性。應先從思想上讓檔案管理人員正確認知保障檔案信息安全的重要性，提升管理人員工作的警覺性，并建立檔案安全管理制度，保障檔案管理工作規范、有序落實。大部分科技檔案都包含著知識產權、產品研發等機密性質的信息，關系到科研所的未來發展，對于極為重要的檔案應通過專人專管制度、責任制度，提升管理工作各個環節的安全性，應與管理人員簽訂檔案安全保密承諾書，以便在檔案管理出現安全問題時，能夠及時做出處理，減少對科研所造成的損失。3.4完善網絡安全法規建設。隨著科學技術的發展，信息安全問題更多發生在跨時空網絡系統以及網絡空間中，因此，近年來我國也致力于在網絡空間領域針對信息安全問題進行立法，先后出臺了諸多針對網絡安全管理的法律法規，但目前法律建設的成果僅僅實現了中國網絡空間安全制度框架，具體內容并不細化，因此，結合發展形勢以及信息安全的實際需要完善網絡安全法規建設仍然是一項艱巨的任務。建立網絡安全法律法規需要立法人員著眼于現實與未來，透徹分析當前信息技術的發展與未來發展趨勢，以及其會對我國法律帶來的挑戰與監管困境，從而及時對當前現行法律法規進行梳理，延伸法律適用范圍，提升執法力度。同時，從立法角度捋順穩定與發展兩者的關系，使穩定的法律能夠始終適應紛繁變化的網絡環境，并及時針對新問題以及新狀況，通過急用先上的策略，完善新法律規定的建設。3.5加快專業人才隊伍建設。一是建立健全教育培訓監管機制。將技術培訓、繼續再教育、學歷提高等納入檔案工作考核指標，督促檔案人員提高知識水平和業務能力。二是探索檔案管理準入制度，實行持證上崗，推動檔案管理人才向專業化方向發展。三是優化人才結構，注重人才引進，盡量引入具有扎實的知識功底和熟練的計算機操作技能的專業人才，適應新時期檔案信息化工作的要求。四是創造條件，穩定人才隊伍。改善辦公條件，激發檔案人員工作熱情；完善用人制度，營造“創業有機遇，干事有舞臺、發展有空間”的良好氛圍；提高薪資水平和福利待遇，吸引優秀人才、留住優秀人才，推動人才隊伍朝健康穩定的方向發展。

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作者:劉卓 單位:海南省海洋與漁業科學院