醫院工會檔案信息化管理探究

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摘要：醫院工會檔案是醫院工會組織在履行其職能過程中形成的具有保存價值的文字、圖像、錄音及其他形式的原始記錄，是工會工作的重要信息載體，在保障職工權益方面發揮著重要作用。本文在分析了醫院工會檔案信息化管理內容及現實必要性的基礎上，針對醫院工會檔案信息化管理現狀，提出了具體的解決對策，對于提升醫院工會檔案信息化工作水平具有積極的現實意義。

關鍵詞：工會檔案；信息化；檔案管理

醫院工會檔案是醫院工會組織在履行其職能過程中形成的具有保存價值的文字、圖像、錄音及其他形式的原始記錄，是工會工作的重要信息載體。醫院工會檔案信息化管理是指利用計算機技術、信息網絡技術，以工會檔案管理為對象，滿足信息社會條件下工會檔案管理工作各項要求，做好工會檔案的收集、整理、保管和開發利用等，從而提高工會檔案管理工作服務職工的功能。

1醫院工會檔案信息化管理內容

醫院工會一般采取雙重領導機制，既要受到上級工會組織的領導，也要受到所在醫療機構黨組領導。醫院工會檔案信息化管理的內容主要是對工會檔案進行信息化收集、存儲、傳輸和利用等。具體來說，主要包括：1）上級工會組織下發或轉發的相關工會文件；2）醫院每一年度制訂的工會工作計劃、工會工作總結；3）醫院每一屆工會委員會選舉期間的文件資料，如工會召開的批復、參加人員名單、領導講話等；4）每一屆醫院職工大會的相關材料，如，醫院職工大會的會議通知、會議議程、工會工作報告；5）醫院工會組織日常開展的工會活動、會員名單及檔案資料，以及工會組織給予個人或集體的標準獎勵名單等資料。醫院工會檔案信息化管理，便是將上述工會檔案信息進行處理后，保存至醫院檔案管理系統或醫院工會信息管理系統。隨著信息技術的快速發展，工會檔案管理與信息技術應用深度融合，做好醫院工會檔案信息化管理，能夠有效發揮工會檔案的價值和作用，保障醫院職工的合法權益。

2醫院工會檔案信息化管理的現實必要性

2.1工會工作信息化的需要。當前，計算機信息網絡技術快速發展，包括醫院工會工作在內的各個領域的資料信息管理、使用方式都發生了深刻的變化，為適應信息時代的發展需要，醫院工會工作也積極引入了信息化管理手段，信息化水平顯著提升。此外，隨著醫院發展規模的不斷擴大，醫院職工隊伍數量不斷增加，人員結構復雜多樣，醫院工會檔案管理面臨的形勢愈加復雜。因此，積極采用信息化管理手段，能有效應對信息技術應用以及滿足醫院發展的現實需要。2.2工會工作自身發展的需要。隨著經濟社會的發展，社會組織形式越來越多樣化，醫院內部的人員分工越來越細，不同人員的崗位職責呈現出多樣化特點，醫院內部的職工成分結構更加多樣復雜，有聘用人員、臨時工、合同工，還有特聘專家等，既有一線醫療技術人員，也有護理人員、行政管理人員等，醫院工會組織工作的對象、重點以及工作的方式方法發生了巨大變化，醫院工會組織的檔案資料的歸檔、管理以及信息開發都面臨著新的挑戰。面對新情況新挑戰，工會組織要不斷改變工作模式，提升包括檔案管理在內的信息化管理水平，才能適應新時期工會工作的現實需要。2.3工會工作社會化的需要。醫院工會是職工群眾資源結合成立的組織，醫院工會組織是為廣大在院職工服務的組織，具有較廣泛的社會性和群眾性。醫院工會組織在履行其職能，維護職工權益過程中產生大量具有保存價值的工會檔案資料。將這些工會檔案進行信息化處理，有助于醫院工會組織與上級工會管理部門之間的信息交流，也有利于醫院工會組織與其他業務部門之間的溝通聯系，有助于醫院廣大職工及時了解、關注和支持工會工作，增加工會工作的透明度，使醫院工會工作朝著更加專業化、社會化方向發展。

3醫院工會檔案信息化管理的現狀

3.1信息化意識薄弱。醫院工會工作存在“重管理輕檔案保管利用”的現象，廣大工會檔案工作者在思想上對醫院工會檔案工作的信息化管理的意識淡薄，滿足于收集、保管工會檔案工作，利用信息化管理的意識不強，工會檔案工作的主動性、創新性意識不強。此外，由于工會檔案工作人員的年齡結構老化、知識結構單一等問題，使得工會檔案的信息化管理能力不足，工作上依賴于傳統的手工操作為主，信息化應用素能不強。3.2信息化力量薄弱。近年來，隨著醫院發展規模的不斷增加，職工隊伍的規模日益龐大，從事工會檔案管理工作人員較少，一些基層醫院甚至還沒有配備專職檔案管理人員，工會檔案工作兼職管理現象較為普遍，相關人員缺乏相應的工會工作經驗，工會檔案資料收集、整理、歸檔不規范、不完整現象時有發生。加之信息化知識應用不夠熟練，工會檔案信息化設施配備不齊全等，極大地制約了工會檔案信息化管理工作的推進。3.3信息化基礎薄弱。工會檔案信息化離不開一定的軟件和硬件支持，但從當前工會檔案信息化工作來看，基礎還十分薄弱，主要表現在：硬件方面，工會檔案信息化缺少專門的辦公場所，計算機、掃描儀等必備設備老化。軟件方面，主要表現在工會檔案信息化管理的相關制度不健全，收集歸檔不及時、不齊全；檔案標題書寫不規范，缺少相應的內卷目錄等。此外，工會檔案信息化錄入開展進度緩慢，重要的工會檔案資料依然以紙質載體形態保存。

4醫院工會檔案信息化管理對策

4.1思想上，要高度重視工會檔案信息化工作。醫院領導以及具體分管工會和檔案工作的管理者應高度重視工會檔案信息化工作，加大工會檔案信息化管理的人、財、物的支持力度，要把工會檔案信息化作為提升醫院管理水平、保障職工權益的重要舉措，加強工會檔案信息化工作的領導，配齊配強專職檔案管理人員。廣大工會檔案工作者要牢固樹立信息意識、服務意識，把工會檔案信息化工作具體要求落到實處，積極做好工會檔案資料的收集和整理。加快對原有工會檔案資料的信息化進程，通過掃描儀等信息技術設備，將已經歸檔的工會檔案資料進行數字化處理，不斷豐富檔案信息資源。4.2隊伍上，要大力提升檔案者工作綜合素能。醫院要加強對工會檔案工作者業務素能的再培訓，尤其是要注重信息技術領域新知識、新理論、新技術的學習、培訓，不斷提升工會檔案工作人員的信息化技能。此外，還要結合工會知識和檔案專業理論知識，做好工會檔案信息的鑒別、收集、整理、保管等檔案專業知識的培訓，通過邀請專家來院授課、選派優秀檔案業務骨干赴先進院考察學習等形式，切實提升檔案工作者的專業素能。要強化廣大工會檔案工作者的保密意識，對其進行安全知識再教育。信息網絡時代，工會檔案信息化管理面臨著諸多的非傳統領域的安全威脅，光盤、磁盤、軟盤以及云盤等新的檔案載體的應用等，對信息時代工會檔案管理的安全和保密工作提出了更高要求，需要廣大工會檔案工作者牢固樹立安全保密意識，增強安全保密管理能力，為醫院工會檔案管理信息化工作順利推進奠定堅實基礎。4.3保障上，要夯實工會檔案信息化管理基礎。加強醫院工會檔案信息化管理基礎設施建設，從硬件和軟件兩個方面為工會檔案信息化管理提供強有力的保障。硬件方面，醫院工會組織或檔案管理部門要設立專門的辦公場所，配齊配強必備的信息化管理設備，如，計算機、掃描儀、照相機等，并做好相關設備的安全保障；此外，還要加強信息化管理軟件建設，例如，進一步完善醫院工會檔案信息化管理技術標準和規范，明確工會檔案信息化管理的范圍、內容和要求，為工會檔案信息化管理提供可操作性強的操作規范。此外，要開通醫院局域網，將工會檔案管理系統與醫院的檔案系統和工會組織的辦公系統鏈接起來，實現工會檔案網絡化管理，加快推進醫院工會檔案信息化管理進程。4.4制度上，要不斷完善工會檔案信息化管理制度。沒有規矩不成方圓。醫院工會檔案信息化管理也需要一套完善的制度作為保障。要高度重視工會檔案信息化制度建設，具體來說，應該結合醫院工會和檔案管理實際，制定《工會電子文件歸檔與管理辦法》《工會電子文件保密規定》《工會數字檔案查詢利用若干意見》，以及《工會檔案數據管理維護規定》和《工會數字檔案鑒定銷毀制度》等，進一步明確工會電子檔案的歸檔、移交、利用的范圍、時間、標準和要求，建立嚴密的規章制度，從而為醫院工會檔案信息化管理提供制度保障，提升工會檔案信息化管理的規范化、科學化水平。

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作者:楊莉 單位:福建省立醫院