檔案信息化建設現狀與對策分析

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【摘要】隨著信息技術的蓬勃發展，信息技術已經在各個行業都得到了普遍的應用，檔案管理也步入了新的征程。檔案不僅是數據的集合，也充分的反映了社會發展的歷程，是社會發展的縮影。必須通過科學的方法來加強對這些檔案的收集、管理和開發利用,確保這些檔案能夠更好的發揮其自身的價值。本文首先分析了實行檔案信息化的重要意義，在此基礎上分析了現行檔案管理制度存在的問題并提出了解決措施。

【關鍵詞】檔案；信息化建設；問題及對策

一、檔案信息化的意義

1.提升相關部門的業務能力。檔案管理對于某個組織內部人員來說是對在職人員身份信息、能力水平、獎懲情況的匯總，信息化能有效幫助各類組織人事部門的相關工作，對人員調整有著十分積極的作用。檔案信息化對與相關人員的業務實操也有著至關重要的作用。政府制定政策最直接的參考依據就是歷史檔案，通過檔案里的案例，了解社會的變遷以及各類政策的優劣，能有效的協助當下進行決策。因此，檔案信息化能大大縮減政府人員查詢歷史檔案的時間，更重要的是，能做到案例重現和不斷積累，對政府的業務水平提升有著不可替代的作用。2.節約成本且安全。檔案信息化節省了大量的空間，也節約了大量的人力和物力資源。這些資源的節省將成本大大地削弱，能夠將更多的資金用于基礎建設。此外，紙質檔案的記載及保存都受到相關人員以及物理條件的制約，試想，若有一場大火發生，紙質檔案的損失之大，而檔案信息化則在一定程度上避免了這些危險事故的影響。

二、檔案信息化建設過程中的主要問題

1.資金缺乏。隨著信息化技術的興起與發展，越來越多的機構已經增加了檔案信息化的工作，但是管理方法和管理設施卻沒有與時俱進。檔案管理設備是保證檔案信息化工作正常進行的重要保障，良好的管理條件是提高檔案管理效率的重要保證，不僅能夠促進檔案完整管理，還能促進檔案安全管理。但是，一些衛生院檔案室所擁有的管理條件非常差，甚至沒有專門的檔案室，基礎管理設備落后，設施不健全。例如，檔案室空間狹小，潮濕，防潮、防火、防蟲工作不到位，致使檔案材料發霉、丟失、被蟲蛀等問題頻頻發生。2.工作人員專業素養缺乏。檔案信息化離不開專業人才的支撐。但是一些工作人員對于檔案信息化的重要性缺乏清晰的認識，認為這一工作對于整個機構的高效運行沒有任何影響，觀念的不端正自然無法造就高效的工作。此外，檔案信息化工作人員自身理論知識儲備不足，實踐經驗缺乏，責任意識差，對工作流程不甚了解等因素都會導致檔案信息化過程中風險事件的發生。現階段檔案管理的專業人員比較缺乏，很多都是非專業人員，有些檔案管理人員只是在簡單培訓后就上崗工作，對于相關操作流程缺乏了解，這對于檔案管理信息化建設工作來說是非常不利的。3.衛生院檔案標準化管理制度不完善。俗話說：“沒有規矩，不成方圓”。完善的管理制度對于規范相關人員的作為有著巨大的作用。而目前我國大多數機構對檔案信息化并沒有制定出合理的制度，或者即使做出了規定也只是流于形式，并沒有切切實實貫徹落實到有關人員身上。對于各項操作流程以及規范，工作人員存在著不熟悉、不熟練的現象。所以，現如今企業在進行檔案管理信息化建設時面臨的一個重要問題就是檔案管理制度問題。與此同時，由于企業每個部門之間都與檔案部門有所關聯，完善檔案管理制度對企業其他部門的管理工作以及制度的完善起到引導作用。

三、檔案信息化建設問題的應對策略

1.加大資金投入。良好的檔案管理設備是把該項工作落實好的基礎條件。第一，提升檔案管理工作的經費，嚴禁挪用。檔案信息化管理雖然被歸為檔案管理部門的職責，但這并不意味著這項工作不需要其他部門的支持。應當加大經費投入，及時更新檔案管理設備，以促進檔案管理部門不斷完善自己、提高自身的服務水平，提高工作質量與效率。第二，深入挖掘檔案的價值。檔案并不是數據的堆砌，作為記載相關資料的重要文獻，檔案從側面反映了社會的發展，本身具有重大的應用價值，只是人們忽略了其作用，沒有發現而已，因此，檔案管理部門要深入挖掘檔案的價值，促進檔案資料發揮更大的作用。2.組織工作人員學習，培養檔案標準化能手。工作人員是戰斗在檔案信息化的第一把手，他們的工作方式直接決定了檔案信息化的效率。因此，應當加大對相關工作人員的培訓力度，使之掌握必要的工作流程，了解工作標準，純熟運用各種管理軟件,保證信息渠道通暢,每年有資料匯總、統計、分析,主要數據上墻。此外，還應當做好信息的開發利用工作。可以開設必要的考核制度，引進競爭機制，只有合格后方能上崗。3.完善檔案標準化管理工作標準化管理制度。良好的制度是保證檔案信息化的堅實基礎，檔案要求定期整理,及時更新,實行動態管理,不得有死檔、空檔出現,要科學地運用檔案,每年進行一次更新、增補內容及檔案分析,對衛生院的病人狀況進行全面評估,并總結報告保存。檔案要專人、專室、專柜、分類、分組保存,檔案管理人員應嚴格遵守保密紀律,確保患者檔案安全。為了促進檔案標準化管理，還應當加強對有關工作人員的激勵。為了跟上信息化發展的腳步，應該對相應的管理制度進行不斷優化和更新，確保在檔案管理信息化建設過程中煥發新的活力。

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作者:馬麗穎 單位:赤峰市紅山區接訪中心