疾控中心檔案信息化管理思考

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[摘要]根據(jù)國家檔案局頒布的第13號令，明確了機(jī)關(guān)檔案信息化工作管理要求。本文針對疾控中心固定資產(chǎn)儀器設(shè)備檔案信息化管理現(xiàn)狀，分析疾控中心固定資產(chǎn)儀器設(shè)備檔案管理在工作中存在的問題，提出可行性建議和措施。

[關(guān)鍵詞]固定資產(chǎn)；儀器設(shè)備檔案；信息化管理

根據(jù)國家檔案局第13號令，明確了機(jī)關(guān)檔案信息化工作管理要求，對傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化和電子檔案的管理做出了詳細(xì)規(guī)定，為提升數(shù)字檔案室建設(shè)品質(zhì)和水平提供了依據(jù)。數(shù)字檔案室建設(shè)是新時(shí)代推動機(jī)關(guān)檔案工作的一個(gè)重要抓手。借助現(xiàn)代化信息技術(shù)，對疾控中心固定資產(chǎn)儀器設(shè)備檔案進(jìn)行整合和利用，便于資源共享，降低成本，從而保障了疾控中心順利的開展各項(xiàng)工作。

1固定資產(chǎn)儀器設(shè)備檔案信息化管理現(xiàn)狀

儀器設(shè)備檔案，指的是固定資產(chǎn)管理的儀器設(shè)備從計(jì)劃、申請、采購、驗(yàn)收、安裝、使用、維護(hù)維修一直到更新改進(jìn)、報(bào)廢處理等每個(gè)階段全過程形成的各種載體的全部材料。疾控中心的儀器設(shè)備歸檔范圍是：單位各類儀器、設(shè)備、車輛、宣傳器材等使用技術(shù)說明書，儀器設(shè)備的圖紙、說明書、合格證書、裝箱單、開箱照片及其登記卡、操作規(guī)程、安裝調(diào)試，驗(yàn)收運(yùn)行過程中大、中修記錄（貴重儀器）、維修保養(yǎng)、交接手續(xù)記錄等資料。因疾控中心單位本身和科研發(fā)展的需要，每年都要購置儀器、設(shè)備等固定資產(chǎn)。當(dāng)前，疾控中心的固定資產(chǎn)儀器設(shè)備檔案已經(jīng)使用了信息化管理模式，在OA系統(tǒng)中增加了申請、審批、政府采購、報(bào)廢等流程管理和設(shè)備檔案的數(shù)據(jù)管理，實(shí)行了網(wǎng)絡(luò)平臺信息化管理，使單位的資產(chǎn)管理更加系統(tǒng)化、規(guī)范化，在實(shí)際操作過程中具有良好的效果。

2固定資產(chǎn)儀器設(shè)備檔案信息化管理存在的問題

目前，疾控中心使用了設(shè)備資產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)，通過信息系統(tǒng)能較快捷準(zhǔn)確的查到每份資產(chǎn)檔案資料，但是信息化程度不高。2.1固定資產(chǎn)儀器設(shè)備檔案的共享信息化程度不高。由于各部門職能和分工不同，存在資源分散、封閉的模式，通過此系統(tǒng)的輸入或輸出模式，彼此之間均是單一的，沒有關(guān)聯(lián)，對于設(shè)備信息的錄入，只是簡單的輸入，并作記錄保存，就數(shù)據(jù)文件而言，難以知道其完整的信息。對固定資產(chǎn)儀器設(shè)備檔案信息數(shù)字化管理需要綜合辦公自動化、財(cái)務(wù)管理、計(jì)劃管理、監(jiān)督管理等各類檔案資源的管理需求，缺乏一個(gè)互通的信息化平臺來開展固定資產(chǎn)儀器設(shè)備檔案管理數(shù)字化的工作。2.2固定資產(chǎn)儀器設(shè)備檔案的效益評估信息化程度不高。對儀器設(shè)備使用過程中的各種數(shù)據(jù)沒有很好的信息化平臺和軟件的統(tǒng)計(jì)分析，無法及時(shí)掌握固定資產(chǎn)儀器設(shè)備的效益評估。2.3固定資產(chǎn)儀器設(shè)備檔案的動態(tài)管理信息化程度不高在資產(chǎn)形成、配置、使用、管理、處置等各環(huán)節(jié)之間缺乏動態(tài)的管理監(jiān)控系統(tǒng)，無法實(shí)時(shí)管理，造成資產(chǎn)的使用效率不高，維修環(huán)節(jié)薄弱，甚至存在閑置和浪費(fèi)現(xiàn)象。

3推進(jìn)固定資產(chǎn)儀器設(shè)備檔案信息化管理模式和手段

3.1把固定資產(chǎn)儀器設(shè)備。檔案信息化建設(shè)納入本單位信息化建設(shè)整體規(guī)劃設(shè)備資產(chǎn)管理和檔案管理工作相輔相成，完善設(shè)備資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)、提升管理信息化水平，不但能提高管理效能，也能促進(jìn)設(shè)備資產(chǎn)檔案管理的信息化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。把檔案信息化建設(shè)納入本單位信息化建設(shè)整體規(guī)劃，有利于統(tǒng)一規(guī)劃、合理調(diào)整與配置，從人力、財(cái)力、物力上統(tǒng)籌安排，推進(jìn)固定資產(chǎn)儀器設(shè)備檔案信息化，實(shí)現(xiàn)對檔案形成、積累和歸檔的全過程監(jiān)督指導(dǎo)，提供方便快捷的儀器設(shè)備資產(chǎn)檔案服務(wù)。3.2利用信息化手段。進(jìn)行固定資產(chǎn)儀器設(shè)備檔案管理根據(jù)歸檔資料建立信息網(wǎng)絡(luò)，建立統(tǒng)一規(guī)范的固定資產(chǎn)儀器設(shè)備檔案數(shù)據(jù)庫，包括儀器設(shè)備申報(bào)、采購、驗(yàn)收、使用、檔案建立到報(bào)廢等整個(gè)過程資料的統(tǒng)一管理。將所有儀器設(shè)備名稱、型號、生產(chǎn)廠家、購入日期、單價(jià)、使用房間號等資料輸入系統(tǒng)。編制檔案檢索工具，專題目錄、分類目錄和各種索引做得要盡可能詳盡，便于查詢、分類統(tǒng)計(jì)等管理工作，每個(gè)科室都有權(quán)限對網(wǎng)上數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢、統(tǒng)計(jì)和打印，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，提高工作效率。將固定資產(chǎn)儀器設(shè)備的靜態(tài)檔案（審批文件、磁盤資料等）進(jìn)行信息化管理，將紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案進(jìn)行存儲和利用，并對設(shè)備運(yùn)行、維護(hù)階段產(chǎn)生的動態(tài)檔案進(jìn)行信息化管理，使靜態(tài)管理變?yōu)閯討B(tài)管理，由事后監(jiān)督變?yōu)槭虑皩彶楹蛯?shí)時(shí)監(jiān)控。3.3加強(qiáng)指導(dǎo)、溝通和培訓(xùn)。要想確保固定資產(chǎn)儀器設(shè)備檔案的完整性、準(zhǔn)確性以及系統(tǒng)性，對儀器設(shè)備檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平具有較高的要求，應(yīng)具備檔案管理、聯(lián)系協(xié)調(diào)、檔案信息化、檔案宣傳等多種能力。這就需要對參與固定資產(chǎn)儀器設(shè)備檔案管理人員的采購部門、使用部門、總務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等一些有關(guān)工作人員進(jìn)行資產(chǎn)信息化管理的定期專業(yè)知識培訓(xùn)，使他們了解本單位的固定資產(chǎn)儀器設(shè)備檔案數(shù)字化的相關(guān)要求，熟練運(yùn)用固定資產(chǎn)儀器設(shè)備檔案系統(tǒng)，掌握歸檔內(nèi)容和進(jìn)程，提升整個(gè)資產(chǎn)檔案的數(shù)字化水平。

4結(jié)語

總之，做好固定資產(chǎn)儀器設(shè)備檔案信息化管理貫穿在檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)和具體工作中，對后期的運(yùn)行、維修、管理等工作都起著重要的作用，是實(shí)現(xiàn)設(shè)備資產(chǎn)的動態(tài)管理，使固定資產(chǎn)儀器設(shè)備檔案這一無形資產(chǎn)的效用最大化，更好地服務(wù)于疾控的科研工作。

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作者:錢曉敏 單位:浙江省疾病預(yù)防控制中心