城建檔案管理信息化建設探索

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摘要：隨著現代信息技術的發展，城建檔案管理也開始慢慢朝著數字化、現代化、規范化、智能化的方向發展。現代信息技術的應用有效促進了城建檔案管理效率的提高，也讓檔案管理工作更加便捷。檔案管理人員應當意識到推進城建檔案管理工作信息化建設是一項長期性系統性的工程，必須要予以充分重視。基于此，本文結合筆者實際工作研究，對此展開了探討。

關鍵詞：城建檔案；信息化；建設路徑

近年來城市現代化建設進程逐漸推進，也在很大程度上增加了城建檔案管理的工作量，對城市建設信息資料的整理、分析和開發利用難度進一步提升，在新時期下必須要努力推動城建檔案管理信息化建設工作，從而對城建檔案進行科學高效地管理。信息技術的應用能夠讓檔案管理活動更加便捷、規范，也推動了城建檔案管理事業的長足發展。

一、城建檔案信息化建設的重要性

（一）符合時展需求。推進城建檔案管理信息化建設是檔案事業創新改革和現代社會不斷向前發展的客觀要求。城市建設檔案材料數量龐大，類型繁多，如果實施過去那種人工收集管理的工作模式，必然會降低檔案管理工作效率，而紙質檔案材料也不利于長期保存，在查詢利用時存在一定的難度。信息化建設的不斷推進，城建檔案管理工作依靠現代信息技術的幫助，結合了數字化技術，也讓傳統檔案管理工作模式有所創新，真正做到了從紙質檔案管理朝著數字化檔案管理的轉變。現階段，城建檔案信息化管理步伐日益加快，能夠利用的現代技術更為豐富，如通過建設數字檔案信息管理平臺、城建檔案動態化管理系統、在線實時查詢下載平臺、城建檔案信息數據庫等，在很大程度上可促進城建檔案信息化管理水平的提升，為城市建設發展作出有力的貢獻。（二）推進檔案管理規范化。推進城建檔案信息化建設，能夠有效保證城建檔案管理工作朝著更加規范化的方向發展，也彰顯出信息技術的價值與功能。比如，可借助信息化管理模式，從城市建設項目報建到驗收整個流程實現動態化、可視化管理，確保城建檔案資料收集管理的所有環節都能夠做到規范準確。而城建檔案信息數據庫的構建實現了城建檔案的信息化統一管理，其和城市空間管理系統相結合，能夠實現城建檔案的集成化、可視化管理。又如，借助信息技術打造城建信息數字服務基站，其能夠與城建檔案信息服務平臺進行對接，從而非常方便查詢和調取相應的城建檔案材料，有效發揮數字檔案材料的開發利用價值。

二、城建檔案信息化建設的主要內容

在工作實踐過程中，推進城建檔案管理信息化建設一般來說有三個環節：一是需要對城建檔案材料予以接收，審查檔案材料的完整性和規范性，接收過程中應當把成果和資料實施分類整理并歸檔；二是需要對城建檔案實施備份處理，將紙質檔案數字化后進行備份存儲，保證城建檔案的完整；三是對檔案材料的借閱與利用，管理人員應當根據相應政策法規和工作標準對數字化檔案材料實施借閱管理和挖掘開發[1]。推進城建檔案信息化建設的過程中需要尤其重視幾點內容：第一，基礎設施建設是城建檔案信息化建設的重要基礎，不單單要根據國家規定的標準規范來設計檔案館，還需要對城建檔案信息化建設涉及到的各種軟硬件設備、工具等予以采購安裝；第二，確保城建檔案信息化建設過程中，數字檔案資源的安全、標準存儲，各類圖片、文字、影像等檔案材料都必須嚴格根據標準予以建檔和歸檔；第三，檔案信息管理系統主要是負責城建檔案材料的錄入、處理、存儲和查詢等，要開展好檔案信息管理服務系統的維護工作，確保其充分發揮在檔案管理工作中的價值和作用，促進城建檔案管理工作效率的不斷提升。在實際工作中必須要定期堅持對檔案管理信息服務系統進行檢查維護，從而確保城建檔案信息化建設朝著更加規范化和科學化的方向邁進。

三、城建檔案管理信息化建設路徑

（一）加強檔案信息資源管理。檔案管理人員必須要盡快轉變過去那種陳舊的思想理念，要真正做到與時俱進，緊跟時展步伐，樹立符合新時展的工作思維，將檔案管理重心逐漸轉移到信息管理方面，唯有如此才可以確保城建檔案管理信息化建設目標的最終實現。在工作實踐過程中，還需要強調電子檔案材料收集整理的規范性，保證電子檔案材料的真實完整。同時，因為城建檔案常常源于各個部門與機構，因此還需要制定完善相應的管理制度，規定檔案管理人員在接收檔案文件后，按照統一的標準規范進行收集歸檔。唯有在獲得城建檔案材料之后進行深入全面地研究分析，才可以確保檔案管理活動的準確性與高效性[2]。（二）注重檔案信息的安全。安全管理屬于城建檔案信息化建設的重要一環，如何保證檔案資源的安全完整，可靠性與準確性非常關鍵，這也與檔案信息化建設水平的提升和檔案的開發利用直接相關。應當在城建檔案信息化建設之初就確定好入選范圍和成果，合理制定各環節的工作計劃，嚴格開展好檔案材料鑒定審查工作，提前制定應急機制，依靠全面有力的安全舉措來確保檔案信息化建設的有序開展。在利用信息技術進行檔案管理服務時，不但能夠滿足多種不同的檔案使用需求，還可以促進檔案整理、歸檔、開發、查詢等效率的提升。最后應采取有針對性的信息安全技術如設置防火墻、入侵檢測技術等來避免數字化城建檔案因為計算機病毒或黑客入侵而受到損壞。（三）加強電子文件的收集。電子文件通常來說指的是各類數字檔案資源，如音頻文件、視頻文件、圖片資料等，也是城建檔案信息化建設后越來越多的檔案文件形式。首先，檔案管理人員需重視對電子文件的收集整理，在實際工作中要確保電子文件的準確性，確保其系統性及完整性，有效確保城建數字化檔案材料的安全，為后續的整理歸檔工作打下良好的基礎。其次，必須要注意電子文件的存儲問題，確保城建數字化檔案能夠真正做到隨時可存取、可查閱、可利用。最后，應當統一電子文件的格式，保證數字檔案管理的規范與標準。讓各單位各機構都根據統一的標準和格式來實施數字化處理，從而更好地實現城建檔案的共享開發，提升檔案管理工作效率，避免在實際工作中出現不規范的問題[3]。（四）進一步加大投入力度。一方面，應當進一步加大對城建檔案信息化建設工作的人力、物力、財力投入。把城建檔案信息化建設資金納入到地方財政預算，選擇逐年投入的模式來處理好檔案基礎設施建設和運行維護的相關問題。可通過自主解決、外包服務或者開放合作等不同方式，推進城建檔案信息化建設發展，從不同的途徑來獲取更多建設發展經費。另一方面，應當確保城建檔案信息化建設所涉及到的各類軟硬件設施完整齊全，堅持從實際出發和嚴控成本的基本原則，確保檔案管理部門能夠擁有齊全的信息化管理設備設施，例如計算機、數碼相機、掃描儀、復印機、移動存儲設備、UPS電源、激光刻錄機等。此外，還需建立更加安全系統的局域網絡，保證城建檔案信息化建設管理工作的有序推進。總而言之，城建檔案管理信息化建設屬于時展的必然選擇，然而從現階段的實際情況看，在這一過程中依舊存在一些影響因素，在一定程度上阻礙了檔案管理信息化建設。對于檔案管理人員來說，必須要真正認識到城建檔案信息化建設的重要性，采取科學有效的對策不斷推進城建檔案的數字化發展，不斷提升檔案管理工作效率，為城市現代化建設作出更多的貢獻。

參考文獻：

[1]劉慶平.新時期城建檔案管理信息化建設分析[J].辦公室業務,2019(22):97+113.

[2]隋曼.基于城建檔案信息化建設的理論思考[J].農家參謀,2019(20):215.

[3]林振坤.城建檔案管理信息化問題研究[J].辦公室業務,2019(17):62.

作者:陳紅 單位:昭通市城建檔案館