如何應對檔案信息化人才短缺問題

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摘要：隨著社會的發展，信息化技術越來越多的應用于各個行業，成為一種主流趨勢。檔案管理工作也不例外，也正在逐步實現信息化管理。但是在檔案信息化管理進程中卻受種種因素的限制，其中檔案信息化人才的短缺尤為明顯，可以說市縣國家綜合檔案館和各級機關企事業單位的檔案室都面臨著檔案信息化“人才荒”的問題。本文重點從檔案信息化人才短缺帶來的影響入手，詳細分析人才短缺問題產生的原因，并有針對性的提出解決措施，為破解檔案信息化人才短缺問題提供參考。

關鍵詞：檔案；信息化；人才短缺

隨著全社會檔案意識的提高，檔案的重要性越來越被社會各界所認可，檔案也日益成為國家基礎性戰略資源，隨著國家大數據發展戰略和“互聯網+”行動的深入推進，對檔案工作的發展帶來了深刻的影響，檔案工作領域更加廣泛、內容更加豐富，地位和作用也越來越重要。但是，在信息化加速發展的新時期，檔案工作的發展卻面臨著越來越多的挑戰，如何破解檔案信息化人才短缺問題，造就適應現代化管理的復合型檔案才隊伍，就是檔案工作面臨的主要挑戰之一。對于社保部門來說，社保檔案管理工作是社會保障工作的重要內容，做好社保檔案的管理工作也有著十分重要的意義，然而在社保檔案管理方面，檔案人才配備卻相對不足，特別是縣區級的社保部門，檔案管理人員配備存在人員數量不足、學歷低、年齡大、信息化水平差等問題，其中信息化能力的短板造成的“人才荒”影響力格外大，這就給社保檔案的科學化、數字化管理帶來較大程度的影響。

一、新時期檔案工作的特點和面臨的環境

當前，網絡技術、科學技術迅猛發展，社會全面進入信息化時代，在這種信息發達、大數據環境下，信息的傳輸、共享越來越便利、速度越來越快，檔案工作也不可避免的受其影響，檔案管理工作也進入了快速發展階段。隨著信息化技術在檔案管理工作中的應用，對檔案管理人員提出了更高的要求，檔案管理人才隊伍面臨全新的挑戰，檔案管理工作不再是傳統的收集、整理、保管和查閱利用，而是一種全新的信息化管理模式，這種模式對于檔案工作來說是把雙刃劍，一方面，檔案信息化管理提高了檔案管理工作的效率，減輕了檔案管理工作人員的勞動量，減小了對紙質檔案資源的損壞，提高了檔案利用服務的效率；另一方面，檔案信息化管理是以利用信息化技術為基礎的，這就要求檔案管理人員不僅僅要具備傳統的檔案管理知識和能力，而且還要有較高的計算機應用技術，能熟練操作檔案信息化管理設備和管理平臺。然而，綜觀縣區級的社保部門，大部分檔案室的管理人員不能滿足檔案信息化管理的需要，這就給社保檔案的信息化管理提出了新的挑戰，從事社保檔案管理的管理人員既要具備專業的檔案管理知識，也要熟練掌握各種信息技術。

二、加強檔案信息化人才隊伍建設的意義

適應時展，掌握檔案信息化管理，最需要的就是檔案信息化人才，加強檔案信息化人才隊伍建設具有重要的意義。一是加強檔案人才隊伍建設是適應新時期檔案工作發展的現實需要，檔案信息化管理已是大勢所趨，要實現檔案的信息化管理，必須要加快培養專業的檔案管理人才隊伍，檔案管理人員自身也要加強學習，努力學習新業務、新技術，使自己成長為全面的復合型人才，確保滿足檔案發展的需要；二是加強檔案信息化人才隊伍建設是做好檔案工作的有力支撐，檔案信息化管理是為了檔案工作的科學化、規范化、現代化管理，加強檔案信息化人才隊伍建設，是推動檔案事業健康、科學發展的有力保障和關鍵支撐。

三、檔案信息化人才短缺引發的連鎖反應問題

近年來，各級檔案行政管理部門、檔案館及檔案室，都不斷加強在檔案信息化方面的投入，加快檔案數字化掃描加工，開發信息化檔案管理系統平臺，檔案信息化管理水平不斷提高，社保部門也加強了信息化方面的投入。但是，在軟硬件水平提高的背后，往往都會忽視一個關鍵問題，那就是檔案信息化方面的人才匱乏，由此引發的連鎖反應問題更是值得思考。1.檔案信息化人才短缺，會制約檔案信息化發展水平。檔案信息化發展需要信息化專業人才，沒有專業的檔案信息化人才，即便有再高端的信息化設備，再完善的檔案管理操作平臺，也沒法真正的實現檔案信息化管理。但是從現實的情況來看，大多數的國家綜合檔案館基本上都存在信息化人才匱乏的現象，更何況是社保部門的檔案室，檔案信息化人才不僅僅是缺乏，有的甚至是一人都沒有，明顯存在檔案信息化人才短缺問題。在《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》中，明確提出要“加快提升電子檔案管理水平”，提出了“全面推進檔案資源存量數字化、增量電子化、利用網絡化；創新檔案信息化管理模式，加快與信息社會融合，以信息化為核心的檔案管理現代化水平明顯提升。”的發展目標，但是檔案信息化人才的嚴重短缺，必然會影響檔案信息化的推進，制約檔案信息化發展的水平。現有的檔案管理人員，大多數都不能滿足檔案信息化發展的 需要。2.檔案信息化人才短缺，會影響數字檔案安全管理。傳統紙質檔案的安全，無論是對于國家綜合檔案館還是社保部門的檔案室均可以做到安全無隱患，但是隨著信息化工作的推進，部分市縣區綜合檔案館基本上全部開始了數字化掃描工作，更有一些市縣的國家綜合檔案館還成功通過了“全國示范數字檔案館”或“國家級數字檔案館”的測評驗收，大多數的市縣級機關企事業單位，包括社保部門在內的檔案室都逐步對管理的檔案進行了數字化，可以說各級各部門都對檔案信息化工作十分重視。但是隨著越來越多檔案數字化掃描工作的完成，掛接到服務器上的數字檔案也就越來越多，這便涉及到大家都關注的一個問題——安全問題。數字檔案管理系統作為失泄密的易發領域，極容易遭受黑客或者海內外不法分子的攻擊和侵入，這不僅需要防火墻等防護措施，更需要專業的檔案信息化人才來采取應對措施，只有應對妥當，措施得當，才能確保檔案信息化資源的安全。由此來看，如果信息化人才短缺，整個檔案室缺乏檔案信息化技術人才，一旦出現管理不到位的問題，被不法分子鉆了漏洞，則必然會為數字檔案的安全管理留下隱患，甚至出現檔案資源的失泄密問題。3.檔案信息化人才短缺，會降低檔案公共服務能力。檔案的價值在于利用，對于社保檔案來說更是如此，因為社保檔案管理涉及眾多參保單位和個人參保情況的詳細記錄,查詢利用的頻率格外高，能否便捷、準確查詢社保信息，涉及每個參保人員的切身利益，努力滿足社會各方面對社保檔案信息的利用需求，才能真正實現檔案的價值，體現檔案工作以人為本作為的核心價值。因此，建立高效、便捷、普惠的檔案利用服務體系，也便成為一項重要的工作。在信息化快速發展的今天，充分利用檔案信息化成果無疑成為提高檔案公共服務能力的最佳選擇，利用信息化管理系統不僅能快速準確的檢索，還能節省更多的時間，最大化的方便利用服務。但是信息化檔案系統的操作管理，同樣離不開檔案信息化人才，如果檔案信息化人才短缺，那必然會降低檔案公共服務能力。

四、引發檔案信息化人才短缺的原因分析

1.培養檔案信息化人才的困難較多。隨著檔案影響力的不斷提升，機關企事業單位的檔案室，大多數都會配備一定數量的專職檔案管理人員，從事具體的檔案管理工作。但是，在配備人員中，大多數單位沒考慮到信息化設備的操作能力，在現有人員中年輕人占比小，高學歷人員占比小，導致出現現有人員“高齡化”嚴重，學歷普遍較低的現象，這就給檔案信息化管理的應用及普及帶來了麻煩。由于檔案信息化管理的專業性較強，技術性要求較高，學習難度也較大，加上現有檔案管理人員的新技術接收能力有限等原因，必然導致培養難度加大，直接導致了檔案信息化人才短缺問題的出現。2.招錄檔案信息化人才的難度較大。加強檔案信息化人才隊伍的途徑除了培養現有人員之外，最直接的方式就是從高校引進人才，這對于各級國家綜合檔案館及各級機關企事業單位來說無疑是最佳的選擇，然而在實際工作中卻面臨著種種難題。從各地的實際情況來看，檔案信息化人才的引進存在較大的困難。各級各類機關事業單位檔案室，包括各級國家綜合檔案館，引進的人才全部走事業編制，但是大部分地區，尤其是縣級事業編制的收入相對較低，而大學生就業時對工資待遇考慮又相對較多，這便出現了與畢業大學生的就業取向存在差別，尤其是對于掌握較強技術能力的人才吸引力度更是不大。根據近年來各地市縣人員招錄和人才引進公告來看，每年都有很多家單位都曾在人員招錄或人才引進時設置專門的崗位，但是限于工資待遇、工作地點、發展前途等方面的原因，很少有單位能順利找到適合人才。由此可見，引進人才的難度加重了信息化人才短缺的 問題。3.留住檔案信息化人才的難度較大。在招錄引進檔案信息化人才的難度較大的情況下，能夠長期留住人才，才是更大的問題，很多單位都曾出現過費勁千辛萬苦引進的人才，時間不長就流失的現象，由此可見，難留住人才也是一個導致出現檔案信息化人才短缺問題的不容忽視的原因。檔案信息化人才以年輕人為主力軍，然而“人往高處走”，追求更高的收入、更舒適的工作環境、更向往的城市和生活方式，這是當下年輕人的主流思想，穩定的工作并不一定是他們的首選，這就必然會導致人才的流失，千方百計引進的人才也會逐漸減少。此外，對人才的激勵機制也尚不健全，對于檔案信息化人才，沒能制定一套可行的培養和晉升機制，可能會與他們的期望有落差，這也會導致人才的流失。總之，人才的流失也為檔案信息化人才短缺問題雪上加霜。

五、應對檔案信息化人才短缺的對策建議

盡快解決檔案信息化人才隊伍建設問題，才能更順利的實現檔案信息化管理，這就需要各部門各單位共同努力，多措并舉，為檔案信息化人才營造一個良好的工作環境。1.加強思想教育，提升檔案管理人員的責任感和使命感。提升現有檔案管理人員的素質，首要是要加強對他們的思想教育，轉變他們的思想認識，更新他們的管理理念，從而提高現有檔案管理人員的工作責任感和使命感，一是要讓他們解放思想，勤于學習，勤于思考，提高學習的主動性和自覺性，從而加強學習檔案信息化管理相關知識和技能；二是要讓提高他們的敬業精神和奉獻精神，樹立“干一行愛一行”的理念，徹底投入到檔案管理實際工作中，積極進取，發奮自強，用實際行動踐行“為黨管檔、為國守史、為民服務”的宗旨，提高檔案工作的責任感和使命感。2.統一規劃，合理設置檔案管理人員教育培訓。找準差距，補齊短板，是解決檔案信息化人才短缺的重要手段之一，加強現有人員的教育培訓，在現有檔案管理能力基礎之上，有針對性的加強信息化業務培訓。結合社保系統現有的檔案管理人員現狀，必須挑選出部分學歷高、工作能力強、接受新知識快的年輕人，專門進行信息化相關知識業務培訓。在培訓計劃制定時，必須明確提升檔案信息化管理能力這一突出目標，創新培訓內容，改進培訓方式，全面提高社保檔案干部素質，確保現有人員能扛起社保檔案信息化管理工作的重擔。3.創新培訓方式，提高檔案管理人員業務素質。對于現有檔案管理人員，要創新培訓方式，提高他們的知識接受程度，從而提高培訓的效果。一是開展好崗前培訓，對于大多數的機關企事業單位檔案室來說，檔案管理人員流動性相對較大，新的檔案管理人員在進入崗位前要認真開展好信息化知識的教育，并將此作為是否能夠成為檔案專業技術崗位的必要條件；二是配合人社部門事業單位管理科室開展好繼續教育工作,目前大多數的繼續教育工作均依靠網絡開展，滿足廣大檔案管理人員的學習要求，而且開設的課程可選擇較多，內容豐富，有利于普及檔案信息化管理知識；三是邀請各級國家綜合檔案館的信息化專家進行專題培訓或開展專題講座，由于檔案館的專家授課普遍具有針對性，結合實際比較緊密，貼近工作現實，比較容易被接受，尤其是信息化設備的使用、檔案管理軟件的應用和網絡安全管理知識等方面,通過開展這樣的專題培訓和講座,將會為各級各類機關企事業單位檔案室培養一批合格的檔案信息化管理人才。4.完善人才引進機制，招錄引進檔案信息化管理人才。人才引進是當前補充社保檔案管理人才的主要途徑，優勢就在于目標明確，直接引進單位所需的信息化人才。但是，目前大多數的市縣機關企事業單位沒有完善的人才引進機制，為人才開出的條件吸引力度不夠，為檔案信息化人才招錄引進帶來極大限制，此外，部分機關企事業單位對于檔案信息化人才定位不準確，導致人才引進難度加大。以市縣區社保部門為代表的機關企事業單位，要切實根據自己單位的實際情況，建立科學的引才機制，合理確定人才引進計劃，既要講究“高、精、尖”，又要務實,不能盲目的追求名校、高質量，而忽視市縣區的工資福利待遇和人才發展空間，只有合理的人才引進機制，才能既滿足檔案信息化人才的需求，又能解決我們人才短缺的現實困難。5.建立激勵機制，確保檔案信息化人才不流失。無論是培養的人才還是招錄引進的人才，能確保人才留得住，不流失才是關鍵所在。尤其是財政欠發達的一些地區，更要多方面探索建立合理的激勵機制，讓檔案信息化人才扎根本地區本單位，這也是我們社保部門都必須考慮的現實問題。一是要堅持以品德、能力和業績為導向，注重實踐和貢獻的評價標準，建立合理的檔案人才評價方式，拓寬檔案人才評價渠道，將檔案干部交流、使用列入干部選拔任用統一規劃，為檔案信息化人才的個人發展提供空間。二是合理設置獎懲制度，檔案信息化人才的管理需要一套嚴格的獎懲制度，要根據實際的工作成效，及時進行獎懲，以此來帶動檔案信息化人才的工作動力。此外，還要優化人才管理方式，優化人才結構，為我市社保檔案事業可持續發展提供人才保障。

總之，檔案信息化工作的成敗關鍵在技術，技術的關鍵在人，只有我們做好“育才、引才、留才”工作，才能真正破解檔案信息化人才短缺問題，從而提高社保檔案的信息化管理程度，進而提升全市檔案工作的科學化管理水平。

參考文獻：

[1]李瀟.新時期檔案隊伍建設的思考.檔案天地，2017

[2]鄭宇琢.加強檔案隊伍建設的思考.黑龍江檔案，2014

作者:孫浩 單位:單縣人力資源和社會保障局