黨支部學習檔案的信息化管理探析

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摘要：檔案管理作為記錄歷史記載的信息載體，是一項專業性較強且十分重要的工作。隨著科學技術尤其是信息技術的迅猛發展，黨支部檔案管理中也逐漸引進了信息化管理方式，極大改善了傳統檔案管理帶來的不便。但在《檔案法》修訂背景下，黨支部在學習檔案信息化管理過程中，發現黨支部中黨員檔案信息化管理素質較為薄弱、管理制度不健全、黨務公文與非公文管理區別對待、信息化投入力度不夠等問題逐漸成為影響黨支部學習檔案信息化管理的重要因素。對此，為盡快貫徹《檔案法》修訂后的檔案信息化管理內容，黨支部需從實際出發，從管理意識、管理制度、管理方式、管理投入等方面尋求檔案信息化管理的有效改善策略。

關鍵詞：《檔案法》；信息化管理；策略分析

早在黨的十八大中就已明確提出，今后要將信息化建設內容滲透到黨建工作的方方面面，唱響網上黨建主旋律。之后黨的和四中全會中也針對社會整體信息化建設提出了一系列重點指示。在2020年的6月，十三屆全國人大常委會第十九次會議通過了修訂后的《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱新《檔案法》），從黨建檔案管理工作中率先明確了信息化建設的重要意義，彰顯了信息化發展于推進國家治理體系和治理能力現代化的重要作用，同時也是新時代檔案工作發展的必然趨勢。在此背景下，各單位需全面建設和應用互聯網，善于運用網絡解決新時代黨建工作中的檔案管理問題，完善黨建工作。由此，黨支部檔案管理工作中需深入貫徹落實信息化建設，運用網絡信息技術創新黨支部各項工作，開辟黨支部檔案信息化管理新格局。

一、《檔案法》的修訂中對檔案信息化管理條文的主要解析

從新修訂的《檔案法》內容中可發現，條文中新增了“檔案信息化建設”相關內容，這為今后黨支部的檔案信息化管理提供了法律保障。而在此之前的《檔案法》中從未就檔案信息化建設做出詳細規定，在前兩次修訂中也未對檔案信息化建設作出明確要求。此次新《檔案法》中，專門增設了“檔案信息化建設”章節，總共7條，包括政府責任、規劃、信息系統、電子檔案系統、數字檔案館建設、數字檔案資源共享、電子檔案接收等內容，較為全面梳理了今后檔案信息化管理與建設工作安排。具體可分為三部分內容：第一，明確了政府責任。在新《檔案法》第三十五條規定：“各級人民政府應當將檔案信息化納入信息化發展規劃，保障電子檔案、傳統載體檔案數字化成果等檔案數字資源的安全保存和有效利用。檔案館和機關、團體、企業事業單位以及其他組織應當加強檔案信息化建設，并采取措施保障檔案信息安全?！边@一條文指明了政府在檔案信息化管理中的具體責任，針對各單位檔案信息化建設難以統一規劃與管理等問題，加強了政府引導、協調作用，如此可保障黨支部檔案信息化管理工作順利進行。第二，確定了電子檔案的法律效力。新《檔案法》第三十七條規定：“電子檔案應當來源可靠、程序規范、要素合規。電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用。電子檔案管理辦法由國家檔案主管部門會同有關部門制定?！边@一條文明確肯定了電子檔案的法律地位和社會地位，表明今后電子檔案將入駐各個企事業單位，受到平等重視。這一條文為黨支部電子檔案的使用增加了法律支撐。第三，列明了檔案信息化建設具體內容。新《檔案法》第三十八條、三十九條、四十條中主要針對部分單位檔案管理信息化進展緩慢、數字檔案資源未充分利用以及對傳統檔案原件如何處置等相關問題進行了進一步明確，同時也鼓勵、引導、支持了各單位檔案信息化建設和檔案數字化管理工作的開展，如此為黨支部檔案信息化管理提供了法律上的多方助力。

二、《檔案法》的修訂中對檔案信息化管理的意義

黨支部檔案管理作為黨建工作中的重要組成部分，是推進黨組織各項事業建設工作的真實記錄，是全面落實黨建政策的具體寫照，如何科學規范地管理黨支部檔案管理，已成為如今黨建工作中的迫切問題。而且檔案管理工作是一項專業性和政治性較強的工作，檔案管理水平的好壞直接影響著檔案的保存和利用效果。因此隨著科技進步，各項信息技術應被充分運用于檔案管理工作中，為其提供新的管理方式與管理渠道。當前，在新《檔案法》修訂中增加了“檔案信息化建設”章節，更為系統地將檔案管理工作內容進行了深入展現，使得各企事業單位中的檔案信息化管理工作有了法律上的根本保證，這對于今后黨支部檔案信息化體系的構建與轉型具有歷史性意義。1.有助于基層黨建工作的滲透。黨建即黨組織建設，黨組織建設內容中包括確保黨的基本路線、方針、政策和各項決策部署，而黨支部作為黨建工作中的重要單元，與時代接軌，積極開展檔案信息化建設尤為重要。而且黨支部工作中，檔案信息化管理建設體系的完善，能夠督促廣大黨員發揮先鋒模范作用，自覺肩負起教育、管理、監督和組織等責任，按照當前形勢的迫切要求，創新黨建檔案信息化管理形式，從而更加深入地開展基層黨建檔案管理工作，實現黨建黨務整體工作改革創新。2.有助于黨員檔案管理深入革新。在長期工作實踐中發現，黨支部檔案管理工作體系存在諸多問題，需進行全面調整和革新才能助力檔案管理更加完善，于是便引進了檔案信息化管理模式。這一模式的使用，不僅可有效節省人力物力，提高檔案管理工作效率，同時黨員干部及相關管理人員可根據黨支部具體工作內容，及時學習并更新檔案信息，在提升黨員檔案管理信息技術基礎上還能實現檔案現代化和信息化發展，具有積極現實作用。

三、《檔案法》修訂背景下黨支部學習檔案的信息化管理中的問題

檔案管理是黨支部建設改革工作中的重要內容之一，如今在全面實現信息化建設過程中，黨支部檔案管理工作也應全面實現信息化，而且隨著全面從嚴治黨政策的深入推進，如何科學化、規范化、信息化管理與建設黨務檔案工作，已成為當前黨建改革工作中需解決的前提問題。然而在實際信息化建設中，黨支部檔案人員素質不強、信息管理制度不完善、信息投入力度不夠等問題極大阻礙了當前的檔案信息化工作的開展。對此需深入分析原因，找準問題癥結。1.黨支部人員檔案信息管理素質有待加強。當前黨支部檔案信息化建設過程中面臨的根源問題在于內部人員信息管理素質不強。首先，部分黨支部檔案管理人員對檔案信息化的重要性認識不足，具體表現為各級黨支部成員平時忙于各項黨務工作，對黨支部中的檔案信息化建設力度、建設方式等投入精力不夠，而且檔案一般都有專人管理，其他人員則不會過多干涉檔案是否采用信息化管理。其次，部分基層黨支部檔案管理人員早已習慣于使用傳統方式進行檔案管理工作，對于各項信息化技能與設備操作流程不夠熟悉，甚至部分人員對檔案信息化管理還存有排斥心理，怠于使用信息化技術開展檔案管理工作。2.黨支部檔案信息化管理制度不夠健全?，F有黨支部檔案管理制度中缺乏對黨務資料收集、整理、歸檔、利用等工作流程的詳細規定，隨意性較大，檔案信息化管理范圍、管理內容、檔案設備維護等都未有明確規定，而且各級黨支部單位中普遍存在不同檔案工作重復管理的狀態。這種分散型管理體制造成了檔案責任不明確、分工不清晰等問題，極大影響了黨支部檔案信息化管理工作的開展。另外，部分黨支部檔案信息化管理建設總體較為滯后，相關政府部門并未將黨支部的檔案信息化統籌到政府信息化建設大局中，而且各級黨支部中也未有主動融入的舉措，電子文件不歸檔、電子系統歸檔功能缺失等情況較為普遍。另外，黨支部檔案信息化管理中標準不健全、法律效率不明確等問題較為突出，難以保障檔案信息化的真實性、可靠性。3.重黨務公文，輕非公文材料管理。部分黨支部檔案信息化建設中，受管理體制和運行機制的限制，檔案管理中針對公文材料具有完善而規范的管理流程。而在黨支部其他部門內流轉的非公文材料卻存在存檔管理意識不強、管理制度不明確或無人管理狀態，導致在檔案歸檔時，會議記錄、學習記錄、繳費憑證、教育活動材料等內容不夠完善，照片、圖像等資料留存較少，而且伴隨檔案管理人員的流動變化，檔案收集管理的連續性和完整性遭到截斷，部分管理人員對檔案信息化查閱、整理、編研等工作內容不夠熟悉，為檔案信息化管理造成極大不便。4.各級政府對黨支部檔案信息化投入不夠當前，部分黨支部檔案資料管理中普遍存在信息化投入不夠問題。一方面，政府及相關單位重視程度不夠，對資金、設備、人才等資源的支撐力度較小，而黨支部自身經費有限，無法購置先進的信息化操作設備等所需資源，使得黨支部檔案信息化建設成效十分緩慢。另一方面，部分黨支部自身對檔案信息化管理建設投入精力也較少，比如檔案資料收集、檔案信息化搶救保護、安全保護、陳列展覽等留出的專項經費未合理利用；黨支部內部存在人員老化問題、專職信息人員引進和培養投入力度不大問題，致使檔案信息化管理工作缺乏生機和活力。

四、《檔案法》修訂背景下黨支部學習檔案的信息化管理策略

檔案是文化的體現，檔案以其獨特的再現功能，清晰記錄了國家和民族的產生、發展、演變歷程，可見檔案管理工作之重要。在當今時代，社會各個領域都已開始探索信息化建設路徑，以此實現產業持續發展，黨支部檔案管理作為記錄黨內事務的重要工作，更需積極引進信息化建設內容，強化人員信息化管理能力、改善信息管理方式、統一信息管理途徑，為黨建黨務信息化發展提供完善基礎支撐。1.強化黨員干部檔案信息化管理能力。黨支部檔案信息化管理建設過程中，需重點提升黨員干部檔案信息化管理能力，增強黨員干部信息化管理意識。首先，要提升黨支部黨員干部業務素質與學習能力。具體黨支部可定期為黨員干部及其他管理人員進行業務理論與實踐培訓，組織業務素質鍛煉活動，比如，開設檔案管理理論、檔案管理技術、檔案智能編研等學習課程；還可組織“檔案宣傳日”，集中學習新《檔案法》和檔案信息化管理理論，提升其工作質量。其次，要提升其信息技術和檔案信息化管理能力。黨支部可定期組織工作人員進行計算機培訓、網絡技術培訓、數據庫培訓、光盤技術培訓等內容，以便熟練操作內部檔案信息輸入與輸出；還可參觀學習其他黨支部檔案信息化管理模板，借鑒其優秀管理經驗，有效推進本單位的檔案信息化建設工作。2.構建黨支部檔案信息化管理體系。《機關檔案工作條例》第十一條規定：“機關應建立、健全文件材料的歸檔制度……”，因此，黨支部應按照工作條例規定，制定完善的檔案信息化管理制度，做好本單位的檔案管理工作。首先，應制定完善的網絡安全保障機制，加強對各類涉密檔案的信息化安全管理。具體需定期監測智能設備中各項服務系統的漏洞和配置情況，及時檢查排除安全隱患，采取有效防病毒技術維護檔案管理正常開展。其次，各級黨支部需切實制定本單位的檔案信息化管理規劃，具體可參照《機關檔案工作條例》中的要求，在各級黨支部檔案信息化管理內容中細化檔案信息化管理職能、線上檔案收集范圍、線上保管借閱等工作，明確職能分工，實行統一規劃領導，以此提升檔案信息化管理體系。3.統一規劃黨務材料，實行標準化管理方式。針對如今部分黨支部檔案信息化管理方式模糊、單一等問題，需要相關人員統一規劃黨務檔案材料，開展標準化的管理方式。首先，黨支部可搭建檔案信息化統一應用平臺，擴大檔案存量電子化、增量數字化。具體可設置電子檔案專項試點模塊，將電子檔案、電子車票、電子憑證等內容安排到模塊中，將紙質版檔案盡量替換為電子版，便于檔案保存與管理。其次，黨支部可推行檔案信息化臺賬政策，真實記載和寫實記錄黨支部檔案相關內容，具體包括以信息化為平臺的檔案設置、檔案制度、檔案教育、檔案監督、檔案公開、檔案調查等內容，還可設置檔案信息化保管期限表，管理人員按照表中規定收集整理各項檔案，錄入信息系統中，助于完善檔案信息化立卷歸檔工作。4.加大對黨支部檔案信息化工作的投入力度。政府部門及相關單位應深刻意識到黨支部檔案信息化管理建設的長遠意義，進而采取有力措施，加大對黨支部檔案信息化工作的投入力度。首先，有條件的政府及相關單位可下撥資金建設數字檔案室，為黨支部檔案管理部門配備相應網絡基礎設施、系統硬件、基礎軟件、安全保障系統等輔助設備，沒有條件的政府及相關單位可向社會企事業單位、組織機構等公開募集信息化建設資金，為黨支部檔案信息化管理的完善奠定資金基礎。其次，政府、相關單位、黨支部應定期公開向社會招聘信息技術型人才，放寬人才引進政策和制度，組建檔案管理團隊，專門負責處理檔案信息化管理中的棘手問題，為黨支部檔案信息化管理建設提供人才投入。

從新《檔案法》的修訂內容中可發現，隨著社會發展與變化，檔案信息化管理已成為必然趨勢，檔案信息建設工作的完善與否，直接關系到檔案資料能否得到妥善保管和維護，直接關系到檔案信息資源的充分利用和健康發展。因此在今后的黨支部檔案工作中，應以立法依據為工作準則，回應檔案信息化管理和建設要求，為全國黨支部檔案事業發展做好榜樣支撐。

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作者:李曉紅 單位:內蒙古財經大學