企業檔案信息化管理平臺建設對策

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摘要：企業檔案信息化平臺作為信息化建設的重要手段和內容之一，也是實現企業檔案信息化管理的一項基礎性條件。加快推動企業檔案信息化管理平臺建設，是適應信息化時代企業檔案管理的必要舉措，對提升企業檔案管理能力和水平具有積極的現實意義。本文針對企業檔案信息化管理平臺建設面臨的障礙，以及平臺建設的內容，提出了具體的建設對策措施，有一定的參考借鑒價值。

關鍵詞：企業檔案；檔案信息化；平臺建設

企業檔案信息化管理，是指利用計算機為主的智能化手段計劃、組織、協調和指揮企業檔案管理。企業檔案信息化管理平臺，則是由計算機軟硬件、網絡及其他設備組成，以及多媒體、信息通信網絡技術應用，實現企業檔案信息數字化傳遞、程序化處理，從而為企業檔案提供標準化、規范化管理系統。一言以蔽之，企業檔案信息化管理平臺，是由硬件設備與軟件工具共同組成的企業檔案信息資源與企業公共信息傳遞系統相結合而形成的計算機服務平臺。企業檔案信息化平臺作為信息化建設的重要手段和內容之一，也是實現企業檔案信息化管理的一項基礎性工作。加快推動企業檔案信息化管理平臺建設，是適應信息化時代企業檔案管理的必要舉措，對提升企業檔案管理能力和水平具有積極的現實意義。

1企業檔案信息化管理平臺建設面臨的障礙

信息化快速發展時代，企業檔案信息化管理面臨諸多挑戰，迫切需要加快推進信息化管理平臺建設。

1.1管理觀念滯后

在激烈的市場競爭環境下，企業重生產、輕檔案管理的現象較為普遍，對企業檔案信息化平臺建設缺乏足夠重視。就檔案管理而管理的落后的企業檔案管理念較為突出，企業生產者、經營者和管理者未能樹立“大檔案”管理理念，沒有充分認識到企業檔案實際上就是企業重要資源，企業檔案信息實際就是企業重要資產，導致企業檔案信息化平臺建設過于重視企業檔案管理的效率和便捷性，遷移保管、容災備份、實時歸檔及開發利用等方面重視不夠。

1.2標準體系滯后

作為市場主體，企業在其生產、經營、管理過程中產生大量檔案，包括文書檔案、科技檔案、人事檔案、基建檔案等，使企業檔案管理更具復雜性、特殊性。為此，國家檔案局先后出臺了《企業數字檔案館建設指南》《企業電子文件歸檔和電子檔案管理指南》《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》等，推進企業檔案信息化建設。但企業檔案管理軟件、管理信息系統及硬件平臺紛繁復雜，系統之間不兼容、不統一現象較為普遍。如，企業文書檔案管理系統、會計檔案管理系統、人事檔案管理系統等，各檔案信息管理系統之間相對“孤立”，導致信息資源相互“隔絕”，缺乏統一、標準的信息化管理平臺標準體系。

1.3信息人才缺乏

信息化管理形勢下企業檔案信息化平臺建設，實現了企業檔案信息資源的集中、統一管理，這就需要一支既熟練掌握檔案業務知識，又掌握計算機信息技術應用的復合型人才隊伍。但從企業現狀看，檔案管理隊伍中普遍存在知識結構單一、年齡結構老化、身份結構多樣（身兼數職），復合型信息人才缺乏等突出問題，不能滿足工作需要。

2企業檔案信息化管理平臺建設內容

企業檔案信息化管理平臺建設是企業信息化建設的重要組成部分，也是實現企業內部檔案資源集成、檔案業務流程優化，建立適應信息時代檔案管理模式的必然要求，對提升企業檔案信息化管理水平具有重要意義。企業檔案信息化平臺應該是一個綜合性檔案信息化管理平臺，包括企業檔案管理、資料管理、檔案利用和資料利用四個子系統，涵蓋系統管理、后臺管理、服務指南、個人中心等功能板塊，實現企業檔案著錄、保管、檢索、統計、利用等管理功能。

2.1檔案管理系統與OA系統對接

隨著信息技術在企業生產、經營、管理中的應用，90%企業管理類檔案資料由辦公OA系統產生。電子文件數量大、傳播速度快、系統依賴性強，信息格式多樣。因此，在“單套制”管理趨勢下，應構建企業檔案管理子系統與企業OA辦公系統對接，實現電子文件在線歸檔。2.1.1統一、規范企業檔案形成條件。企業文件運行結束，利用系統接口做到同步在線歸檔。2.1.2注重企業特殊、重要檔案及時歸檔。如，利用特征字段篩選出企業紅頭文件，增強企業檔案歸檔完整性。2.1.3明確電子檔案歸檔條件。經接收、審核、登記、管理、保存等完整流程的企業電子文件方可納入歸檔范疇。2.1.4確定電子文件接收。利用檔案管理子系統與OA系統對接，分門別類地將OA系統中的電子文件歸入對應的企業檔案管理模塊，根據企業檔案檔號組成規則自動生成檔號，予以歸檔。

2.2資料管理系統與PLM系統對接

PLM（ProductLifecycleManagement，簡稱PLM），表示產品生命周期。PLM系統與企業資料管理對接，形成將所有與企業產品相關的文件信息進行全生命周期管理的信息系統。PLM系統中將作為企業產品檔案前身的企業不同版本圖紙、技術文件納入歸檔管理范疇。鑒于企業傳統CAD圖紙、縮微膠片、紙質檔案等載體形式保存于檔案庫房，在企業檔案管理子系統中，對企業產品檔案資料進行邏輯歸檔，將企業檔案管理子系統與PLM系統對接，在沒有改變企業原文件存儲位置及方式的前提下，根據企業產品資料關鍵字段同步條目數據，結合產品資料類別與圖號匹配規則，實現條目數據自動分類，形成企業產品資料總賬目與分類賬目，利于后期的查詢、利用和管理。

2.3加強企業檔案業務流程管理

將企業檔案收集、整理、鑒定、保管、編目、編研、利用和統計等環節內容納入計算機管理，實現企業檔案收集、查詢、借閱、歸還等工作流程的申請、審批、登記、歸還、銷毀等流程網上流轉。借助計算機信息技術，不斷優化企業檔案管理流程。具體可在檔案管理系統中設置自動生成系統，制作《企業檔案查詢、借閱申請及處理單》，處理單包括申請、審批、辦理、歸還等業務流程。每一個流程需要填寫相應內容，方可完成相應流程內容。如，“申請”環節需要填寫案卷題名、檔號、密級、申請單位、申請人、申請原因等；“審批”環節需要填寫項目主管領導、保密辦審核、公司領導簽名及簽批日期等。

3企業檔案信息化管理平臺建設對策

企業檔案信息化管理平臺建設是一項基礎性、長期性工作，需從軟件、硬件兩個方面入手。既要做好企業檔案管理系統建設、加大檔案管理軟件設備投入，也應優化企業檔案管理系統設計，加強人才隊伍建設。

3.1構建檔案信息化管理系統

企業檔案信息化管理平臺建設，其核心內容是要搭建企業檔案數據庫系統，并將企業檔案數據庫系統與OA辦公系統、PLM系統，以及管理系統相對接，將企業檔案收集、整理、鑒定等各個環節納入計算機信息管理系統。應利用檔案管理系統對企業檔案信息進行管理、維護及備份，最終實現企業檔案數據處理、業務流程管理和檢索查閱利用平臺集成化管理。

3.2加大系統設備投入

企業檔案信息化平臺建設離不開軟硬件的投入，需要立足企業檔案管理需要，加大企業檔案信息化平臺建設所需的系統設備投入力度。將檔案信息化平臺建設編入企業信息化規劃，配備計算機、掃描儀、數碼相機、裝訂機、打印機、存儲設備、專業掃圖儀等硬件設備，還要配齊相應的檔案信息化管理應用軟件系統，如，紫光檔案管理軟件BS版、OCR軟件，專業檔案掃描軟件或檔案平臺集成，定期做好信息化管理系統的升級，使企業檔案信息化管理始終處于先進水平。

3.3優化系統內容設計

企業檔案信息化平臺系統架構應包括收發文管理、歸檔管理、統計查詢和檔案借閱、系統管理模塊等組成；安全系統設計包括應用系統日志、數據備份與恢復，采用SSL協議加強外部訪問數據加密處理；利用Webservice技術構造文件自動分類歸檔引擎，實現企業檔案文件自動導入檔案管理系統及歸檔管理。

3.4強化人才隊伍建設

信息化人才隊伍建設是企業檔案信息化平臺建設的重要支撐和保障。3.4.1立足企業檔案信息化管理平臺建設和后期管理需要，加大人才引進力度，重點是加大計算機信息技術人才引入，持續優化企業檔案管理人才的年齡、知識結構。3.4.2做好現有檔案人員業務知識培訓，重點是加強計算機信息技術、大數據，以及檔案信息化管理軟件應用的知識輪訓。通過走出去、請進來等方式，持續加大檔案隊伍建設，將檔案信息化納入隊伍建設重要內容，不斷提升企業檔案工作人員的綜合業務素質。

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作者：趙柏葉